CONSULTORÍA – Auditoría Financiera de la APROSACAO 1821

LA ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES DE SISTEMAS AGROFORESTALES CON CACAO ORGANICO-OLANCHO, requiere contratar:

 Los servicios profesionales de consultoría para

realizar “auditoría financiera” dirigida a la organización

 

 

  1. Principios fundamentales

1.1 La auditoría financiera (“auditoría financiera”) debe realizarse por un auditor independiente (“el auditor”) que disponga de la necesaria competencia y experiencia profesional y en conformidad con los principios de auditoría internacionales generalmente aceptados.

 

1.2 Los presentes Términos de Referencia (“TDR”) definen el mandato del auditor en relación con la auditoría financiera. La auditoría financiera se basa en los requisitos profesionales y en las normas que regulan el trabajo profesional que debe realizar un auditor en relación con un compromiso procedimental acordado.

 

1.3 En la planificación, realización e información relativa a la auditoría financiera, el auditor debe tener debidamente en cuenta las siguientes normas de auditoría y otras normas promulgadas por los órganos profesionales internacionales:

 

ISA – International Standards on Auditing (Normas Internacionales de auditoría)

 

IFAC – International Federation of Accountants (Federación Internacional de Contadores)

 

Además, el auditor debe tomar en consideración las normas pertinentes que regulan la profesión contable local, así como la legislación local vigente en materia de contabilidad y reporting en el país en el que se realice la auditoría financiera.

 

 

  1. Principios generales de la auditoría financiera

El auditor debe planificar, realizar e informar sobre el compromiso de auditoría financiera, con el fin de establecer un juicio profesional sobre los siguientes temas relacionados con las actividades y la organización del socio:

 

  1. Principios de exactitud (regularidad financiera)

 

  1. Existencia, adecuación y eficacia del Sistema de Control Interno (SCI)

 

  1. Conformidad con los objetivos de la organización y cumplimiento de las condiciones contractuales

 

  1. Realización económica de las actividades y uso eficiente de los recursos financieros

 

  1. Documentos de referencia

Los documentos y materiales siguientes deberán considerarse por el auditor como referencias básicas para la realización de la auditoría financiera:

 

 

Legislación:                 Legislación nacional

 

Proyecto/programa:  Acuerdo de cooperación relativo a la organización, proyectos/programas

Presupuestos, planes de financiación, programas de actividades

Procesos de gestión financiera, estatutos, reglamentos y políticas de la organización.

Cualesquiera otros documentos relativos a la organización.

 

Contabilidad:  Documentos contables sujetos a la auditoría financiera, Informes financieros y operativos relativos a la organización.

 

Auditor:  Los presentes términos de referencia y el mandato relacionado para la auditoría financiera Informes de auditoría internos y externos anteriores de la organización.

                Cualquier otra información solicitada por el auditor

 

 

  1. Planificación de la auditoría financiera

El auditor debe planificar su compromiso de auditoría financiera de  manera adecuada con suficiente antelación para asegurar que la auditoría financiera se lleve a cabo con la máxima calidad profesional de manera económica, eficiente y en los plazos acordados.

 

Basándose en la información recibida durante la fase preparatoria, incluyendo su evaluación del riesgo de auditoría, el auditor debe determinar:

 

          el tipo de transacciones por controlar y el método de control (completo o muestra aleatoria),

          el tipo de verificaciones físicas y los lugares por seleccionar, y

          el número de visitas previstas.

 

El auditor se compromete a garantizar la continuidad del enfoque de control con respecto al compromiso de auditoría financiera y con respecto al equipo de auditoría, incluso si hubiese un cambio de director del equipo de auditoría frente al año anterior.

 

 

  1. Lugar de la auditoría financiera

 

La auditoría financiera debe llevarse a cabo en el entorno de la organización (oficinas administrativas y/o lugares descentralizados, si procede).

 

 

  1. Declaración de la dirección de facilitar información completa

 

El auditor recibe una declaración por escrito firmada por la Dirección de la organización auditada, en la que se certifica:

  1. a) que se reconoce la responsabilidad de la organización en el establecimiento de cuentas y estados financieros correctos, completos y sinceros, que representan hechos reales, conforme a los objetivos de la organización y a los documentos de referencia (contratos, presupuesto, informes financieros ) y conforme a la legislación nacional,
  2. b) que todos los registros contables, comprobantes y otros documentos, actas y cualquier otra información pertinente necesaria para la auditoría están a disposición del auditor,
  3. c) la integridad de las informaciones relativas al patrimonio y a los bienes,
  4. d) la integridad de las informaciones relativas a la financiación recibida o por recibir, financiación propia relativa al periodo auditado, para la organización objeto de la auditoría,
  5. e) que está dispuesta a suministrar, ya sea oralmente o por escrito, todas las informaciones y explicaciones que pudieran ser solicitadas por el auditor en la realización de su manda
  6. f) En el caso de contribuciones de NGO locales, la declaración debe certificar la integridad de la información relativa a la financiación recibida o por recibir y a la financiación propia relativa al periodo auditado para la organización objeto de la auditoría y para el control de los estados financieros consolidados de la organización. Los estados financieros consolidados, incluyendo los balances y las cuentas de pérdidas y ganancias de la organización deben adjuntarse a la declaración y forman parte integrante de la mism Esta declaración debe adjuntarse al informe de auditoría financiera.

 

 

  1. Procesos detallados de la auditoría financiera

 

El auditor debe aplicar procedimientos de auditoría apropiados para formarse una opinión profesional sobre los asuntos que se mencionan a continuación. Estos procesos aplicados, ya sea sobre una base completa o aleatoria, pueden incluir: controles, chequeo, evaluación, inspección, entrevista, análisis y otras técnicas de auditoría. Al seleccionar los procesos de auditoría, el auditor debe tener en cuenta los resultados de su evaluación del riesgo de auditoría (durante la fase de planificación y durante el trabajo de auditoría). Por lo tanto, el auditor establecerá y llevará a cabo las tareas de auditoría adecuadas para formarse una idea completa sobre los aspectos mencionados antes de valorar los resultados concretos de la revisión y emitir un dictamen de auditoría definitivo e independiente.

 

El auditor debe seleccionar y aplicar cualquier otro proceso de auditoría que estime necesario para la realización profesional del compromiso de auditoría.

Como posibles ejemplos de procesos de auditoría cabe destacar los siguientes:

 

 

7.1 Principios de exactitud (regularidad financiera) – Principio 2.1

 

Asuntos relacionados con la organización:

 

  1. a) Autorizaciones/aprobaciones de gastos y validez mediante comprobantes
  2. b) Detalles de los fondos recibidos y conciliación con la información suministrada por el/los donantes(s)
  3. c) Existencia física y movimientos de los bienes que constituyen el patrimonio de la organización (activos inmovilizados, partidas de existencias, activos corrientes)
  4. d) Asignación de gastos conforme al/al presupuesto(s) acordad
  5. e) Conformidad de los contratos locales con la legislación local actualmente vigente
  6. f) Disposición y puesta en práctica de observaciones, ajustes y recomendaciones de informes de auditoría anteriores

 

 

Asuntos relacionados con la contabilidad:

 

  1. g) Exactitud aritmética de cuentas, comprobantes y estados financieros e informes
  2. h) Exactitud de los asientos contables
  3. i) Oportunidad del registro de eventos y transacciones económicos en las cuentas del libro mayor
  4. j) Estados financieros e información de informes conforme a las cuentas del libro mayor
  5. k) Adecuación e integralidad de los ingresos; los ingresos se han registrado correctamente
  6. l) Evaluación de las cuentas por cobrar y adelantos; justificación de importes vencidos/impagados que daten de más de un mes
  7. m) Conciliación de balances de efectivo en caja y en bancos con las cuentas del libro mayor
  8. n) Disposición e implementación de  observaciones  y  recomendaciones,  así  como  ajustes  y recomendaciones de informes de revisión financiera y/o auditoría anteriores

 

 

7.2 Existencia, adecuación y efectividad del Sistema de Control Interno (SCI) – Principio 2.2

 

  1. a) Adecuación  de   la   organización   interna (estructuras, funciones, tareas, autorizaciones, responsabilidades, métodos, procesos, separación de poderes, etc.)
  2. b) Efectividad de la contabilidad de la organización y procesos de informes financieros.
  3. c) Cumplimiento de leyes, regulaciones e instrucciones aplicables a la legislación actual del País
  4. d)  Conservación física de activos (Inventarios)
  5. e) Prevención de errores contables y fraude financiero
  6. f) Adecuación e integridad del sistema de información y de informes financieros

 

 

7.3 Conformidad con los objetivos de la organización y cumplimiento de las condiciones contractuales – Principio 2.3

 

  1. a) Conformidad de las transacciones, gastos e ingresos mediante la comparación con los documentos básicos de la organización (Objetivos de la organización, POAS anuales programa de actividades, contratos, términos de referencia, presupuestos, etc.)

 

  1. b) Verificación de que los bienes adquiridos con los fondos asignados se utilizan de acuerdo con los objetivos definidos y aún están disponibles o han sido cedidos/vendidos conforme a los procesos previstos por la organización.
  2. c) Verificación del cumplimiento de las cláusulas de convenios con organizaciones-Socias

 

  1. d) Verificación de que los gastos corresponden a los presupuestos acordad Análisis de las desviaciones entre los gastos presupuestados y efectivos y justificación de importantes variaciones del presupuesto (+/- 10% del presupuesto)

 

 

7.4 Realización económica de las actividades y uso eficiente de los recursos financieros – Principio 2.4

 

  1. a) Los recursos financieros se utilizan para las actividades estipuladas en el acuerdo con los planes operativos anuales de la organización, contrato de proyecto establecido con el consultor/realizador y conforme a los términos de referencia, garantizando en todo momento un nivel adecuado de gastos y beneficios

 

  1. b) Existencia y aplicación de medidas adecuadas en el sistema de control interno (SCI) con respecto a la utilización de los recursos desplegados

 

  1. c) Aplicación de procedimientos de gestión relativos a las distintas transacciones de la organización. En particular, división apropiada de competencias y responsabilidades respecto a las funciones y procesos importantes, tales como la firma de compromisos, autorización y contabilización de gastos, conciliación de efectivo en caja y en bancos, seguimiento de deudores y acreedores pendientes durante largo tiempo, control físico de inventarios, etc.)

 

  1. d) Los gastos están en línea con las posiciones presupuestarias acordadas

 

  1. e) Toda desviación de los gastos efectivos frente al presupuesto están debidamente explicada y adecuadamente documentada por la gestión administrativa de la organización.

 

  1. f) Existencia de procesos adecuados de oferta y adquisición, p. ej. mejor relación calidad-precio para materiales y servicios, conformidad de ofertas de precio con las prácticas locales y niveles de costes

 

  1. g) Confirmación de que los precios y tarifas están sujetos a un control regular y que el sistema de contabilidad utilizado cumple con los requisitos de una herramienta de gestión, en particular en lo que respecta al análisis de costos

 

  1. h) auditoría y justificación de los gastos de expertos/consultores locales y extranjeros (alquiler, gastos de viaje, alojamiento, dietas, etc.)

 

  1. i) auditoría y justificación de los gastos relacionados con los empleados nacionales (salario bruto, contribuciones a la seguridad social y fondos de pensiones, impuestos sobre la renta, etc.)

 

  1. j) Existencia de un libro de control de los vehículos de servicio y verificación de que la utilización para fines privados ha sido facturada y cobrada

 

  1. k) Verificación de que el uso privado de teléfonos móviles y fijos por los miembros de la plantilla de empleados ha sido facturado y cobrado

 

 

7.5. Conclusiones y recomendaciones

En su informe de auditoría financiera, el auditor debe

 

          explicar y cuantificar cualesquiera asientos de ajuste y/o reclasificación, y

 

   formular recomendaciones para mejorar el sistema de control interno (SCI) y los procesos a seguir en relación a la contabilidad y otros que auditor considere conveniente.

 

 

  1. Reunión de clausura

Después de concluir el compromiso de auditoría financiera, pero antes de dejar la sede de la organización, el auditor debe mantener una reunión de clausura con las personas responsables de la organización objeto a auditar (directores) y con los empleados responsables de contabilidad. En la reunión deben tratarse los resultados de la auditoría de la organización, abordarse los puntos débiles importantes de la organización, la gestión administrativa y financiera (incluyendo las deficiencias de miembros individuales de la plantilla de empleados) y proponerse recomendaciones para mejorar la gestión de la organización, los procesos de contabilidad y el sistema de control interno (SCI).

 

El contenido de la reunión de clausura debe resumirse por escrito y firmarse por el representante de la organización (miembros directivos) y por el director del equipo de auditoría. Estas actas deben adjuntarse al informe de auditoría financiera.

 

  1. Informe de auditoría financiera

El informe de auditoría del auditor debe tener en cuenta explícitamente los principios generales aplicables al compromiso de auditoría, según se establece en el punto 2 anterior.

 

El auditor deberá confirmar los principios de exactitud (regularidad financiera) y la existencia del sistema de control interno (SCI).

 

En cuanto a los aspectos de adecuación y eficacia del SCI, la conformidad con los objetivos de la organización y el cumplimiento de las condiciones contractuales, así como la realización económica de las actividades y el uso eficiente de los recursos financieros, se procederá mediante la llamada “confirmación negativa”, en base a las acciones de auditoría realizadas.

 

Se espera que el párrafo que figura a continuación se incluya en el informe de auditoría:

 

“Según la auditoría que hemos realizado, no existe ningún elemento que nos lleve a creer que

–     el sistema de control interno (SCI) no está organizado adecuada y eficazmente

–     la ejecución de las actividades operativas de la organización no está en conformidad con los objetivos de POA anual y no se cumplen las condiciones contractuales

–     las actividades no se han llevado a cabo de forma económica y los recursos financieros no se han

utilizado de manera eficaz”.

 

Al informar sobre los resultados de la auditoría financiera, el auditor debe tratar los siguientes asuntos y seguir la estructura siguiente en el informe de auditoría.

 

 

9.1 Contenido y estructura del informe de auditoría financiera del auditor

9.1.1 Opinión del  auditor  (pronunciándose  específicamente  sobre  los  cuatro  principios  generales establecidos en el punto 2 anterior)

 

9.1.2 Nombre de la organización/proyecto y del socio, incluyendo el/los subcontratistas(s)

 

9.1.3 Breve descripción de la información relevante sobre la organización (historia, gestión, sistema de contabilidad, sistema de control interno

 

9.1.4 Periodo cubierto por la auditoría financiera

 

9.1.5 Fecha y lugar de la auditoría, nombre de la empresa de auditoría, desviaciones frente al programa de auditoría original

 

9.1.6 Descripción de los procesos de auditoría aplicados y conclusiones sobre la información financiera objeto de la auditoría

 

          Balance

 

          Cuenta de pérdidas y ganancias (estado de operaciones)

 

          Lista de ajustes y reclasificaciones propuestos

 

          Otros asuntos relevantes

 

9.1.7 Análisis del estado de fondos recibidos de parte de las afiliaciones o de otros ingresos

 

9.1.8 Análisis del estado de fondos recibidos de otros donantes, si procede

 

9.1.9 Recomendaciones sobre la gestión, procesos de contabilidad y sistema de control interno

(SCI)

 

 

9.1.10 Comparación presupuestaria de la organización, incluyendo comentarios sobre diferencias significativas

 

9.1.11 Lista de inventarios y activos inmovilizados adquiridos por la organización y donaciones recibidas por proyectos durante el periodo contable objeto de la auditoría

 

9.1.12 Actas de la reunión de clausura, según lo establecido en el punto 8 anterior

 

9.1.13 Declaración general de la dirección en relación con la auditoría financiera, según lo establecido en el punto 6 anterior

 

 

9.2. Moneda e idioma del informe de auditoría financiera

La información financiera contenida en el informe de auditoría financiera del auditor debe expresarse en la moneda en moneda nacional. El informe de auditoría financiera del auditor y todos los demás documentos resultantes del compromiso de auditoría deben redactarse en idioma español.

 

9.3. Firma

El informe de auditoría financiera debe firmarse por un representante del auditor y por un director del equipo de auditoría.

Los interesados que cumplan los parámetros establecidos favor enviar sus propuestas al correo
APROSACAO Honduras: aprosacaohn@yahoo.com  con el asunto de “Auditoria Financiera”, la fecha máxima para recibir las propuestas es día  15 de agosto del año en curso. Los interesados pueden llamar a los teléfonos 2799-0983.

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