Consultoría Contratación de auditoría externa del Proyecto “Los Derechos se llevan en el cuerpo” 268

TÉRMINOS DE REFERENCIA

PLAN INTERNATIONAL

Contratación de auditoría externa

  • ANTECEDENTES

 

Plan Internacional Inc. y Plan Honduras, es una organización no gubernamental cuyo propósito audaz que dirige nuestro trabajo durante el ciclo de vida de los Objetivos de Desarrollo Sostenible es: “Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas”. Esto se realiza mediante la implementación de sus diversos programas y proyectos a través de las Unidades de Programas, las cuales operativizan las intervenciones en las zonas de cobertura de Plan Internacional en Honduras.

Nuestra estrategia tiene como meta un mundo donde los niños en general y, particularmente, las niñas: APRENDAN, LIDEREN, DECIDAN, PROSPEREN

 

Las niñas tienen el poder de cambiar el mundo.

 

Como un líder en el movimiento mundial por los derechos de las niñas, nuestra ambición es:

“Juntos, tomamos acciones para que 100 millones de niñas aprendan, lideren, decidan y prosperen”

 

Nuestra ambición se enfoca en las niñas porque es aquí donde vemos las mayores violaciones a los derechos de la niñez. Para trabajar por el mundo justo que todos queremos ver para todos los niños y las niñas, es necesario enfocarnos en aquellos a quienes se les vulneran más sus derechos.

 

Así mismo Plan Internacional cuanta con valores establecidos que son esenciales para alcanzar la cultura organizacional que necesitamos para cumplir con nuestra estrategia y nuestro propósito.

Nuestros valores se enmarcan en:

 

  • Interés superior del niño y niña.
  • Ética, honestidad, transparencia e integridad.
  • Empoderamiento del personal, la niñez y comunidades.
  • Respeto a los derechos de la niñez y los derechos humanos.
  • Trabajo en equipo y asocio mutuo.
  • Rendición de cuentas.
  • Aprendizaje, mejoramiento continuo, la innovación, el emprendimiento, la creatividad y el cambio.
  • Somos independientes, no tenemos afiliación religiosa, política o gubernamental.

Respecto a las entidades socias del proyecto:

La Coordinadora de Instituciones Privadas Pro las Niñas, Niños, Adolescentes, Jóvenes y sus Derechos (COIPRODEN), es una institución no gubernamental, de carácter social, sin fines de lucro, surge en el año 1989, con Personería Jurídica 252-97, y conformada por organizaciones que trabajan para el bienestar de la niñez de Honduras.

Su Visión es “Coordinar y fortalecer acciones en la promoción y defensa del interés superior de la niñez hondureña, a fin de alcanzar su desarrollo integral”.

Su Misión “Ser organización participativa y eficaz en la construcción de una sociedad donde se respeten y disfruten los derechos de las niñas y los niños de Honduras”

La Asamblea General es la autoridad máxima de COIPRODEN, está integrada por 31 instituciones acreditadas, representadas por los directores y suplentes con derecho a voz y un voto por institución, se reúne cada dos meses para trazar las orientaciones políticas de COIPRODEN.

GoJoven

La Asociación GOJoven Honduras es una Organización No Gubernamental de Desarrollo (ONGD), de carácter social, sin fines de lucro, surge en el año 2004 y constituida legalmente en el año 2013, con personería jurídica No. 751-2014, y está conformada por la comunidad de becarios/as del Programa de

Liderazgo Joven en Salud Sexual y Reproductiva GOJoven Internacional, para promover el desarrollo integral de adolescentes y jóvenes en Honduras

Su Visión es “Lideres jóvenes promoviendo y protegiendo derechos humanos a nivel global”

Su Misión “Desarrollar y apoyar a líderes jóvenes y sus organizaciones para promover el bienestar, la educación, desarrollo sustentable, y participación civil alrededor del mundo.”

En relación al proyecto:

El proyecto “Los derechos se llevan en el cuerpo” tiene como objetivo la promoción del ejercicio de los derechos sexuales y derechos reproductivos de adolescentes y jóvenes mediante el fortalecimiento de organizaciones juveniles de sociedad civil trabajando en redes.

Datos del convenio de donación

En enero del 2,015 se celebró el convenio de donación entre Plan International Honduras y Plan International Suecia, identificado como acuerdo FAD HND100094 “Los derechos se llevan en el cuerpo” con un presupuesto aprobado de SEK5,430,648, con una duración de enero 2,015 a junio 2018, ejecutado por Plan Honduras y 2 organizaciones sub ejecutoras COIPRODEN y Gojoven

Lugar a realizar la auditoria: Tegucigalpa M.D.C.

 

 

  • DE LA AUDITORÍA

 

Ejecutar una revisión y análisis administrativo y financiero de los recursos donados por Plan International Suecia y ASDI cuyos fondos son administrados por Plan International Honduras bajo el documento de FAD HND100094 para la implementación del proyecto los Derechos se Llevan en el Cuerpo del periodo 01 de Julio 2017 al 30 de junio de 2018, de acuerdo con el documento de FAD, La Norma Internacional de Auditoria NIA 800 y 805 y la presentación del informe de hallazgos de conformidad con la NISR 4400

  1. El objetivo de la auditoría externa consiste en expresar una opinión de auditoría profesional según NIA 800 o NIA 805 sobre si respeta los Estados financieros del proyecto en todo el material, están en conformidad con la aplicable Reglamento financiero de Plan Internacional y términos y condiciones del acuerdo de financiación.
  2. «La organización» libros de cuentas proporcionan la base para la preparación de los Estados financieros y se establecen para reflejar las transacciones financieras respecto de la «la organización» y que mantiene controles internos adecuados y apoyar documentación de las transacciones.
  3. El objetivo de esta auditoría es también para el Auditor verificar que los gastos detallados por Plan International Honduras en los Estados financieros del proyecto contempladas en el acuerdo se han producido («realidad»), precisos (exacto) y elegibles y presentar un Informe de constataciones fácticas en relación con los procedimientos acordados había realizada según Plan y ISRS 4400 instrucciones de auditoría de Suecia en el Anexo 2 de este ToR. Elegibilidad significa que han sido gastos conforme a los términos y condiciones del acuerdo. Sin embargo, la verificación física del proyecto ni la opinión del auditor de los resultados y efectos del proyecto está incluidos en la auditoría financiera del proyecto.
  4. Analizar si el proyecto/ programa ha sido llevado a cabo de conformidad con el acuerdo.
  5. De corresponder, analizar si se ha practicado una auditoría, de acuerdo con las instrucciones impartidas por Plan Suecia, en todas las oportunidades en que los fondos fueron transferidos a otras organizaciones de ejecución y resaltar los hallazgos significativos del informe realizado por el auditor local. Si no se encontraran hallazgos significativos, dejar constancia de dicha situación.
  6. Analizar si los fondos fueron transferidos a otra organización de ejecución a través de una cuenta bancaria.
  7. Analizar si, en el caso de que la organización haya firmado acuerdos con otras organizaciones hacia las que se canalizaron fondos, se transmitieron los requisitos de auditoría (en los casos que corresponda).
  8. Analizar si la organización posee normas de contratación y, de tenerlas, si fueron cumplidas.
  9. Analizar si la organización posee un sistema de control interno adecuado para llevar a cabo el proyecto e informar sobre el desarrollo del mismo, de conformidad con el acuerdo firmado.
  10. Verificar que los desembolsos están soportados con eproceso de aprobación respectivo para el desembolso.
  11. Un proceso de cotización (de acuerdo a los procesos internos de Plan Honduras y de las sub-ejecutoras).
  12. Facturas originales.
  13. Evidencia de entrega de las compras, bienes adquiridos o servicios contratados, basados en una muestra representativa.
  14. Verificar que se hayan presentado a Plan Suecia, los informes financieros respectivos, en los formatos y fechas acordados en el respectivo contrato.

 

Fase I

Productos específicos a entregar:

  1. Informe de auditoría independiente

El auditor examinará los proyectos/ programas de acuerdo con la NIA 800 (Normas Internacionales de Auditoría) “Dictámenes sobre estados financieros preparados de acuerdo con una base integral de contabilización distinta de las normas internacionales de contabilidad o de normas nacionales” y la NIA 805 “Consideraciones especiales- Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero”.

El auditor deberá presentar un “Informe de auditoría independiente”, que incluya una expresión de opinión. El apéndice 1 muestra el formato del Informe de auditoría independiente.

Es fundamental que la auditoría se lleve a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y que el informe contenga una clara expresión escrita de opinión.

  1. Informe de hallazgos

El auditor deberá presentar, adjunto al Informe de auditoría independiente, un Informe de hallazgo realizado de conformidad con las ISRS 4400 (en español, NISR: Norma Internacional sobre Servicios Relacionados) apéndice 2. El auditor debe de mirar a los hallazgos de los otros años para determinar si ellos fueron manejados.

  1. Informes de Control Interno para cada socio
  • Las recomendaciones deberán presentarse en orden de prioridad.
  • Todos informes deberán incluir los comentarios de la administración
  • Elaborar un informe de control interno consolidado y resumido de hallazgos de todas las entidades.

Las cifras de los Estados Financieros deberán presentarse en la moneda sueca SEK, y en moneda local, Lempiras.

Los Estados Financieros deberán presentarse en los rubros presupuestales utilizados en los informes enviados por Plan International Honduras al Donante.

Los informes deben ser presentados en español, 2 copias en versión impresa y electrónica en formato PDF debidamente firmado por el socio representante.

El Auditor deberá entregar a la Gerencia de Finanzas de Plan Internacional Honduras, en su oficina ubicada en el edificio Metrópolis, torre 2, piso n° 22, Boulevard Suyapa. Tegucigalpa, Honduras, los productos esperados detallados en este documento

Presentación de informes Ver como Anexo 1, 2 las instrucciones específicas del donante para la presentación de informes.

El Auditor se compromete al cumplimiento de las siguientes políticas corporativas de Plan Internacional:

  • Política de protección a la niñez
  • Código de conducta y política de silbato.
  • Antifraude y anticorrupción.
  • Política de género para proveedores.
  • Política sobre uso de sistemas informáticos.
  • Política de filtrado de información de internet.

 

El Auditor proporcionará el recurso logístico para la realización de las actividades, vehículos, papelería, alimentos y viáticos de las personas que participen en la Auditoría.

El Auditor realizará al menos una reunión para socializar resultados con base a los productos. Las fechas para la entrega de los productos son inamovibles.

 

  1. FORMA DE PAGO

La forma de pago de esta consultoría, se realizará de manera porcentual en base al monto que se negocie y según se ejecute cada uno de los procesos y contra entrega de los siguientes informes:

Aprobada la adjudicación, el adjudicatario se obliga a suscribir el contrato correspondiente, en el que se fijarán las condiciones que garanticen los derechos y obligaciones de los contratantes.

Plan Internacional pagará de la siguiente manera:

Concepto % Entregable
Primer pago 30% Dentro de los 5 días posteriores a la firma del contrato
Segundo pago 70% Dentro de los 5 días posteriores a la entrega de los documentos a conformidad de Plan International Honduras que contemplen:

Contra entrega y aprobación de todos los productos

Los pagos se realizarán en moneda local

  1. RETENCIONES Y GARANTÍAS

El monto total de honorarios de la consultoría está sujeto a la retención de un porcentaje por concepto de pago del Impuesto sobre la Renta conforme lo establece la Ley de Tributación vigente en el país, mismo que absorberá la empresa consultora o el consultor o, en su defecto éste quedará exento de esta retención, siempre y cuando presente el documento liberatorio de esta obligación extendida en legal y debida forma por el Servicio de Administración de Rentas SAR, en original y una copia de la Nota tres (3) días hábiles previo a la firma de contrato.

La propuesta económica puede presentarse en cualquier de las dos opciones a continuación detalladas

  • Costo total en suma alzada, quiere decir que el costo que coloca será la cantidad a recibir exclusivamente, incluyendo en ella todas aquellas cosas que en su opinión son necesarias para la correcta terminación y funcionamiento de la consultoría, aunque no estuvieran incluidas en la propuesta recibida para la realización de la consultoría. Este monto incluye todos los impuestos en base a ley tributaria.

 

  • Costo desglosado de honorarios y de gastos operativos del proceso. En esta opción el consultor o la empresa consultora liquidará cada monto pagado, y en el caso del último pago debe liquidarlos antes de proceder a devolverle los montos de garantías retenidas (favor leer más adelante). Dentro de los costos se deberán especificar los gastos de honorarios y los gastos operativos requeridos del proceso, entendiendo estos como los gastos de viaje, costos de talleres, reuniones, entrevistas y demás insumos requeridos hasta llegar a la producción del documento final. Todos los gastos operativos deberán estar incorporados en la propuesta económica presentada por el consultor (a) o empresa consultora.

De igual forma el consultor (a) o Empresa Consultora deberá coordinar las acciones logísticas requeridas para cada jornada de trabajo al igual que la convocatoria requerida con el personal de Plan International, apoyarán en la medida de lo posible la identificación de actores y acciones de cada jornada, pero; recae en la consultoría la responsabilidad misma del proceso

 

  • PLAZO DE EJECUCIÓN:

 

Tiempo de auditoría y fecha de presentación de informes

Periodo del proyecto a ser auditado con un presupuesto de SEK 2,011,417 Fecha de entrega de borrador de informes Fecha de entrega de informes finales
Julio 2017 a junio 2018 10 de octubre 2018 25 de Octubre 2018

 

 

  • CALIFICACIÓN DE LA EMPRESA

 

La Empresa o firma auditora y su equipo deberán contar con lo siguiente:

      • Ser miembro de la Federación Internacional de Contadores (IFAC) (Presentar constancia)
      • Ser una firma de auditores independientes, es decir, que sus auditores no tengan ninguna relación con las entidades a ser auditadas.
      • Ser miembros de asociación de firmas auditoras (AFA)
      • Ser una firma de reconocido prestigio y experiencia en auditar programas de desarrollo, preferiblemente programas de desarrollo comunitario. Adjuntar Curriculum de los integrantes de la firma, que intervendrán en la auditoría. Plan International se reserva el derecho de evaluar cualquier posibilidad de conflicto de intereses que pueda afectar el proceso de selección de acuerdo a su normativa interna.
      • Nota: El proceso de selección será llevado a cabo por medio de convocatoria a auditores pre calificados con los respectivos procesos de revisión y aprobación.
  • CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

 

Aspecto a Valorar Técnicamente Ponderación
Cumplimiento de los requisitos 40
Propuesta Técnica 20
Valor total de la propuesta 40

Plan International acuerda contratar a la empresa auditora con el mayor puntaje y por ende llamar a la que ha sido seleccionada y se dispone que de no aceptar los términos de la contratación, se adjudicará a la siguiente empresa que en la evaluación de ponderación haya sido identificado como la segunda ganadora y así sucesivamente. Plan International se reserva el derecho de establecer el porcentaje mínimo de evaluación en base a la ponderación antes descrita para este proceso.

  1. PROPIEDAD DE MATERIALES. – Todos los informes, gráficos, programas de computación o cualquier otro material preparado por la empresa auditora para Plan International en virtud de la contratación, así como toda la documentación que se origine como consecuencia de éste, serán propiedad de Plan International.
  2. CONFIDENCIALIDAD. – La empresa auditora se compromete a guardar la confidencialidad de toda la información que le fuese transmitida, que llegue a su conocimiento o que desarrolle al contenido de la consultoría, manteniendo siempre la discreción de los actos que se realicen dentro de la misma, así como de cualquier otra información de la cual Plan International tenga conocimiento.
  • CONTENIDO DE LA OFERTA
  • Secciones

 

La empresa auditora deberá completar, firmar y presentar los siguientes documentos:

  • Oferta Técnica
  • Oferta Financiera
  • Detalle de trabajos anteriores (Mínimo 2)
  • Hoja de Vida de las personas que realizaría en el trabajo
  • Evidencias de trabajos afines realizados recientemente

 

  • Aclaraciones

 

La empresa auditora podrá solicitar aclaraciones sobre cualquiera de los documentos relativos a esta auditoría más tardar el 15 de septiembre de 2017. Toda solicitud de aclaración deberá ser enviada por escrito, por servicio de mensajería o por medios electrónicos a la dirección de Plan International descrita:

consultorias.honduras@plan-international.org

Desde Plan International se responderá por medios electrónicos, y remitirá copias de la respuesta (incluyendo una explicación de la consulta, pero sin identificar el origen de la misma) a todos las empresas o consultores que hayan confirmado su intención de presentar una Oferta.

Plan International se compromete a dar respuesta a estas demandas de aclaración con rapidez, pero cualquier demora en la respuesta no implicará ninguna obligación por parte de Plan International de ampliar el plazo de presentación de Ofertas, a menos que Plan International considere que dicha prórroga está justificada y es necesaria.

  • PREPARACIÓN DE LA OFERTA
  • Costos

 

La empresa auditora correrá con todos y cada uno de los costos relacionados con la preparación y/o presentación de la Oferta, independientemente de si ésta resulta seleccionada o no. Plan International en ningún caso será responsable de dichos costos, independientemente de la modalidad o los efectos del proceso de contratación.

  • Formulario de presentación de la Oferta

 

La empresa auditora utilizará el formulario de presentación de la oferta que considere oportuno para evidenciar su propuesta, pues Plan International no tiene un formulario único.

  • Formato y contenido de la Oferta técnica

 

La Oferta Técnica deberá estructurarse de tal manera que evidencie lo siguiente:

  • Objetivos de la auditoría.
  • Procedimientos a aplicar claramente definidos.
  • Fotocopia de constancia de inscripción en el registro de auditores externos de la CNBS
  • Fotocopia de constancia de colegiado del socio titular.
  • Recomendaciones de otras contrataciones
  • Cronograma de Trabajo.
  • Presupuesto detallado por honorarios y gastos operativos/oferta económica.

Experiencia de la Empresa y/o Curriculum vitae del auditor: Esta sección proporcionará información detallada sobre la estructura de gestión de la empresa o hoja de vida del auditor titular; su capacidad y sus recursos organizativos y la experiencia; la lista de proyectos y contratos (tanto finalizados como en curso, tanto nacionales como internacionales) relacionados o de naturaleza similar a los requisitos de esta proceso

Especificaciones Técnicas y Plan de Implementación: En esta sección se deberá demostrar la respuesta de la empresa auditora a la lista de requisitos y especificaciones técnicas, mediante la identificación de los componentes específicos propuestos, de cómo se abordarán los requisitos especificados, punto por punto; la inclusión de una descripción y especificación detallada de los servicios que se solicitan, y los planos y esquemas cuando proceda; las características esenciales de funcionamiento, con identificación de los trabajos o partes de ellos que se subcontraten; una relación de los principales subcontratistas y una explicación de cómo la Oferta cumple o supera las especificaciones al tiempo que garantiza la idoneidad de la aproximación a las condiciones locales y al resto del entorno operativo del proyecto. Los detalles de la Oferta Técnica deberán ir acompañados y apoyados por un calendario de implementación, que especifique los plazos de transporte y entrega, cuando proceda.

Elementos conceptuales básicos.

  • Técnicas a aplicar, cuyo empleo hará más probables los resultados esperados.
  • Métodos y técnicas sistematizadas que deberán ser empleadas por el auditor.
  • Estrategias de desarrollo de la consultoría

 

Estructura administrativa y personal clave: Esta sección debe incluir el currículo completo del personal clave asignado para apoyar la implementación de la Oferta Técnica, con una definición clara de sus funciones y responsabilidades. Los currículos deberán establecer su competencia y demostrar sus cualificaciones en los ámbitos relacionados con los requisitos de esta auditoría.

En el cumplimiento de esta Sección, la empresa asegurará y confirmará a Plan International que el personal nombrado estará disponible para cumplir con las exigencias del Contrato durante todo el período indicado. En caso de que alguna de las personas clave no esté disponible más adelante, salvo si ello es debido a motivos inevitables como fallecimiento o incapacidad médica, entre otros, Plan International se reserva el derecho de declarar la Oferta inaceptable. Cualquier sustitución deliberada debida a razones de fuerza mayor, incluyendo el retraso en la implementación del proyecto de programa por causas ajenas a la Oferta, deberá hacerse sólo una vez que Plan International haya aceptado la justificación de la sustitución y haya aprobado las calificaciones de la persona reemplazante, que deberá poseer unas credenciales iguales o superiores a las de la persona sustituida.

 

  • Oferta financiera

 

La empresa auditora utilizará el formulario de presentación de la oferta que considere oportuno para evidenciar su propuesta, pues Plan International no tiene un formulario único.

Se debe garantizar que la oferta financiera, incorpore los costos de los principales componentes vinculados a los bienes y servicios conexos, y el desglose detallado de dichos costos. Todos los bienes y servicios descritos en la Oferta Técnica deberán tener un precio individual, en una correspondencia uno a uno. Todos los productos y las actividades descritas en la Oferta Técnica cuya cotización no figure en la Oferta Financiera se considerarán que se incluyen en los precios de otras actividades o productos, así como en el precio final total de la Oferta.

Si la propuesta no está detallada bajo suma alzada, la propuesta debe contener cuadros, con las notas explicativas correspondientes, que incluyan entre otros aspectos, información y datos estimados sobre las siguientes categorías.

 

      1. Gastos de personal: Consultores extranjeros (Personal profesional, calificación, ubicación, posición, honorarios meses/hombre, viáticos y gastos de viaje, impuestos, otros)
      2. Gastos administrativos: Alquileres, equipos, papelería, pago de servicios, impuestos, otros
      3. Gastos de naturaleza especializada, que sea necesaria la subcontratación
  • Periodo de validez

 

La Oferta seguirá siendo válida a partir de la fecha límite de presentación de ofertas.

Toda Oferta válida por un período más corto será inmediatamente rechazada por Plan International y será automáticamente considerada no aceptable.

En circunstancias excepcionales, antes de la expiración del período de validez de la Oferta, Plan International podrá solicitar a los licitantes la ampliación del periodo de validez de sus Ofertas. La solicitud y las respuestas se harán por escrito y se considerará que forman parte integrante de la Oferta.

  • Plazo de contratación

 

Del 20 de septiembre 2018 al 20 de Noviembre 2018

 

  • PRESENTACIÓN
  • Presentación

 

La Oferta Financiera y la Oferta Técnica deberán presentarse por separado y bajo sello en un sobre, y entregadas ya sea personalmente, por servicio de mensajería o por un medio electrónico de transmisión. Si la presentación no se realiza por medios electrónicos, la Oferta Técnica y la Oferta Financiera deberán ir juntas y bajo sello en un sobre cuya parte externa deberá:

  • Llevar el nombre de la empresa;
  • Estar dirigida a Plan International tal como se especifica en los términos de referencia.
  • Llevar una advertencia de no abrirlo antes de la fecha de apertura señalada en los términos de referenciaPlan International indicará, para que quede constancia, que la fecha y hora oficiales de la recepción de la Oferta son la fecha y hora efectivas de la llegada física de dicha Oferta a las instalaciones de Plan International.
  • Las empresas deberán tener en cuenta que el mero acto de presentación de una Oferta, en sí y por sí, implica que acepta los Términos y Condiciones Generales de Contratación
  • Si el sobre no está cerrado ni etiquetado de forma adecuada, la empresa deberá asumir la responsabilidad por el extravío o la apertura prematura de la Oferta debidos al inadecuado sellado y etiquetado por parte de la empresa
  • Plazo de presentación de la Oferta y ofertas de última hora

 

Las Ofertas deberán obrar en manos de Plan International en la dirección y, a más tardar, en la fecha y hora especificadas para esta contratación

Plan International no tomará en consideración ninguna Oferta que llegue con posterioridad a la fecha y hora límites de presentación de las Ofertas. Toda Oferta recibida por Plan International después de la fecha límite para la presentación de la Oferta será declarada tardía, y será rechazada y devuelta a la empresa sin abrir.

 

  • Confidencialidad

 

La información relativa a la revisión, evaluación y comparación de las Ofertas, y la recomendación de adjudicación del contrato, no podrán ser reveladas a las empresas ni a ninguna otra persona que no participe oficialmente en dicho proceso, incluso después de la publicación de la adjudicación del contrato. Cualquier intento por parte de una empresa de influenciar a Plan International en la revisión, evaluación y comparación de las decisiones relativas a la Oferta o a la adjudicación del contrato podrá ser causa, por decisión de Plan International, del rechazo de su Oferta.

En el caso de que una empresa no tenga éxito, podrá solicitar celebrar una reunión de información con Plan International. El objetivo de dicha reunión es discutir los puntos fuertes y las debilidades de la presentación de la empresa, a fin de ayudar éste a mejorar las Ofertas que presente a Plan International. En estas reuniones, no se discutirá con la empresa el contenido de otras Ofertas, ni se compararán éstas con la Oferta presentada por la empresa.

 

  • ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
  • Derecho a aceptar, rechazar o considerar no aceptable cualquiera o todas las Ofertas

 

Plan International se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier oferta, declarar una o todas las Ofertas no aceptables, y rechazar todas las ofertas en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato, sin incurrir en ninguna responsabilidad u obligación de informar a las empresas auditoras afectados de los motivos de la decisión de Plan International. Además, Plan International no está obligado a adjudicar el contrato a la oferta de precio más bajo.

Plan International verificará y rechazará asimismo de inmediato las ofertas correspondientes a empresas consultoras o consultores que figuren en la Lista de Personas y Entidades Vinculadas con Organizaciones Terroristas

  • Conflicto de Intereses

 

Plan International verificará y rechazará asimismo de inmediato las ofertas correspondientes a empresas auditoras que tengan relación de negocios con empleados o empleadas de Plan International por el cual se crea un potencial conflicto de interés.

Así mismo se determina como conflicto de interés si dentro de la empresa auditora o equipo de trabajo, se encuentre desempeñándose uno o varios ex empleados de Plan International, teniendo presente que debe pasar un año calendario completo para que un ex empleado pueda ofertar a Plan International sus servicios de consultoría o servicios profesionales, proveedores de otros productos y servicios o ser parte de equipos de trabajo de los ofertantes.

  • Criterios de adjudicación

 

Antes del vencimiento del período de validez de la Oferta, Plan International adjudicará el contrato a la empresa auditora calificado y elegible que se estime responda a las exigencias de la Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas, y haya ofrecido el precio más bajo.

  • Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación

 

En el momento de la adjudicación del Contrato, Plan International se reserva el derecho a modificar la cantidad de bienes y/o servicios, hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%) de la Oferta total, sin cambios en el precio por unidad o en otros términos y condiciones.

  • Naturaleza del Contrato

 

  1. El contrato será por prestación de servicios por lo tanto “EL CONTRATADO (A)” no estará sujeto a relación de dependencia frente a “EL PROYECTO” o a Plan International, no generando por tanto vínculo laboral entre las partes, derecho a compensación por tiempo de servicios, ni beneficio social alguno y se enmarcará en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y sus Reglamentos aprobados.

 

  • Firma del contrato

 

En el curso de tres (3) días a contar desde la fecha de recepción del Contrato, la empresa auditora que haya recibido la adjudicación firmará y pondrá fecha al Contrato y lo devolverá a Plan International.

El monto del contrato estará de acuerdo a la revisión de la propuesta técnica y económica y a la disponibilidad financiera del Proyecto.

  • Forma y Plazo para entrega de propuestas

Las empresas presentaran sus propuestas económicas en sobre sellado dirigido a Yenifer Sierra Asistente administrativa con el lema ”Contratación de auditoría externa” a más tardar el día lunes con fecha 17 de septiembre de 2018 a las 5:00pm en oficinas de Plan International ubicados en Edificio Metrópolis, Torre 2, Piso 22, Boulevard Suyapa frente a Emisoras Unidad Tegucigalpa, o vía electrónica al correo: consultorias.honduras@plan-international.org. Para responder a consultas pueden escribir al correo antes descrito o pueden llamar a los teléfonos PBX 2270-7322 y comunicarse con Yennifer Sierra

 

Instrucciones de auditoría para los proyectos comprendidos dentro del acuerdo marco con la Agencia Sueca de Cooperación Internacional para el Desarrollo (ASDI)

 

Los informes financieros, incluidos los informes de transferencias de fondos a las etapas siguientes, deberán ser auditados de acuerdo con las siguientes directrices. Se deberá generar una cadena ininterrumpida de informes de auditoría e informes de hallazgos. Este procedimiento incluye a la organización o asociado local que sea receptor final de la subvención. Esto significa que, si los fondos hubieran sido transferidos a otra organización (como por ejemplo, un asociado local que es el receptor final de la subvención; o sea, una persona jurídica independiente que recibe los fondos en forma directa a través de la oficina del país, la oficina regional o un socio), dichos fondos también estarán sujetos a una auditoría practicada por un auditor externo. La auditoría solo podrá ser realizada en las organizaciones que registran los gastos en sus cuentas y presentan informes conforme a un acuerdo. Esto significa que las organizaciones que reciban adelantos y, posteriormente, justifiquen dichos adelantos mediante la emisión de un recibo; no serán auditadas.

En todos los niveles, la auditoría deberá llevarse a cabo conforme a estas directrices. El principio básico de división de responsabilidades entre la organización y el auditor es el siguiente: el auditor solo expresa una opinión sobre la organización que ha auditado y no sobre las demás organizaciones de las siguientes etapas de la cadena. El auditor solo expresa una opinión sobre los controles de auditoría de las etapas siguientes, llevados a cabo por la organización auditada; pero no sobre las auditorías practicadas por dichas organizaciones.

Los controles de las auditorías de las etapas siguientes son muy importantes y la responsabilidad de realizar controles de este tipo recae sobre la organización auditada. Los informes de auditores externos practicados a organizaciones asociadas, no serán presentados a Plan Suecia. La organización tiene la responsabilidad de auditar a las etapas siguientes y el auditor de dicha organización expresa una opinión sobre el sistema de control interno de auditorías en las etapas siguientes. El mismo principio aplica en los casos en que la cadena tenga más etapas de las que aparecen en el gráfico que se ofrece más adelante.

Las organizaciones de todos los niveles responderán ante la organización de la que han recibido la subvención, mediante un informe de auditoría especial. Cada etapa tiene la responsabilidad de realizar los controles de auditoría que deberá enviar a las etapas previas, de acuerdo con lo siguiente:

  1. Elección del auditor (debe ser externo, independiente y calificado)
  2. Control del informe del auditor independiente.

La evaluación del informe de auditoría y cualquier otra acción requerida que deba ser informada a la instancia superior.

 

En aquellos casos en que varios asociados locales implementen un proyecto con Plan y reciban una subvención de poco valor (hasta 40 000 dólares), la auditoría podrá realizarse sobre una selección muestral de dichas organizaciones.

 

 

 

 

Caso1: El proyecto es ejecutado por Plan junto con varios asociados locales que, conforme al acuerdo celebrado con cada uno de ellos, recibirán un importe mayor a 40 000 dólares cada uno. En este caso, se deberá realizar una auditoría a todas las organizaciones (Informes de auditoría especiales e Informes de hallazgos de cada una de ellas).

 

Caso 2: El proyecto es ejecutado por Plan juntos con cinco asociados locales, del siguiente modo:

Asociado 1: 50 000 dólares de aporte para el período proyectado, según acuerdo.

Asociado 2: 13 000 dólares de aporte para el período proyectado, según acuerdo.

Asociado 3: 21 000 dólares de aporte para el período proyectado, según acuerdo.

Asociado 4: 39 000 dólares de aporte para el período proyectado, según acuerdo. Asociado 5: 80 000 dólares de aporte para el período proyectado, según acuerdo.

 

Las auditorías de los asociados 2, 3 y 4 se llevarán a cabo en base a una muestra (subvenciones menores a 40 000 dólares). El resto de las organizaciones, serán sometidas a una auditoría completa, como en el ejemplo 1.

 

Caso 3: Socios contratados. Incluye institutos de investigación, académicos, grupos profesionales, consultores y otras organizaciones de la sociedad civil que fueran contratadas para realizar una actividad o servicio específico (Por ejemplo: talleres o investigación). En este caso, no es necesario llevar a cabo una auditoría, pero deberán cumplirse las políticas y procedimientos de contratación interna de Plan.

 

La auditoría deberá ser realizada por un auditor externo, independiente y calificado, certificado por un miembro de la Federación Internacional de Contables (IFAC, según sus siglas en inglés). Las auditorías en las etapas siguientes podrán ser practicadas por el mismo auditor o ser realizadas por

 

auditores diferentes. La auditoría deberá presentarse de conformidad con lo estipulado en los apéndices 1 y 2 del presente documento. Estos incluyen la opinión del auditor en el Informe de auditoría independiente y un Informe de hallazgos, realizados según los procedimientos convenidos. La auditoría realizada es una auditoría financiera, por lo que el auditor no deberá expresar su opinión en relación a los efectos y resultado del proyecto.

De la auditoría practicada, surgirán dos informes del auditor o un informe que conste de dos partes:

  • Informe de auditoría independiente

El auditor examinará los proyectos/ programas de acuerdo con la NIA 800 (Normas

Internacionales de Auditoría) “Dictámenes sobre estados financieros preparados de acuerdo con una base integral de contabilización distinta de las normas internacionales de contabilidad o de normas nacionales” y la NIA 805 “Consideraciones especiales- Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero”. El auditor deberá presentar un “Informe de auditoría independiente”, que incluya una expresión de opinión. El apéndice 1 muestra el formato del Informe de auditoría independiente. Es fundamental que la auditoría se lleve a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y que el informe contenga una clara expresión escrita de opinión.

 

·         Informe de hallazgos

El auditor deberá presentar, adjunto al Informe de auditoría independiente, un Informe de hallazgo realizado de conformidad con las ISRS 4400 (en español, NISR: Norma Internacional sobre Servicios Relacionados). El Informe de hallazgos deberá describir los hallazgos observados para cada uno de los siguientes procedimientos:

Análisis sobre si el proyecto/ programa se llevó a cabo de conformidad con el acuerdo firmado con Plan Suecia y ASDI (todas las desviaciones importantes deberán ser informadas):

  1. Analizar si el proyecto/ programa ha sido llevado a cabo de conformidad con el acuerdo.
  2. De corresponder, analizar si se ha practicado una auditoría, de acuerdo con las instrucciones impartidas por Plan Suecia, en todas las oportunidades en que los fondos fueron transferidos a otras organizaciones de ejecución y resaltar los hallazgos significativos del informe realizado por el auditor local. Si no se encontraran hallazgos significativos, dejar constancia de dicha situación.
  3. Analizar si los fondos fueron transferidos a otra organización de ejecución a través de una cuenta bancaria.
  4. Analizar si, en el caso de que la organización haya firmado acuerdos con otras organizaciones hacia las que se canalizaron fondos, se transmitieron los requisitos de auditoría (en los casos que corresponda).
  5. Analizar si la organización posee normas de contratación y, de tenerlas, si fueron cumplidas.
  6. Analizar si la organización posee un sistema de control interno adecuado para llevar a cabo el proyecto e informar sobre el desarrollo del mismo, de conformidad con el acuerdo firmado. Todos los informes deberán ser enviados a Plan Suecia en alguno de los siguientes idiomas: Apéndice 1
  7. inglés, francés o español.              
  8. En el apéndice 2 hay un ejemplo del formato del Informe de hallazgos.

Ejemplo del Informe de auditoría independiente

INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE

Para: [Destinatario correspondiente]

Hemos auditado el informe financiero del proyecto [NOMBRE Y NÚMERO DE PROYECTO] del período [DD MES AAAA- DD MES AAAA], con un costo total de [MONEDA] [MONTO]. El informe financiero ha sido confeccionado por la Gestión del Proyecto de conformidad con el acuerdo celebrado con ASDI y Plan Suecia de fecha [DD MES AAAA] y que, sobre la base de INSTRUCCIONES PARA EFECTUAR UN INFORME FINANCIERO.

 

Responsabilidad de la Gestión del Proyecto sobre el informe financiero

La elaboración del informe financiero es competencia de la gestión del proyecto, de conformidad con el acuerdo mencionado y los controles internos que dicha gestión juzgue necesarios para confeccionar un informe financiero que no contenga inexactitudes significativas, ya sean estas derivadas de fraude o error.

 

Responsabilidad del auditor

Nuestra responsabilidad es emitir una opinión sobre el informe financiero basada en la auditoría practicada. Hemos realizado la auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría (NIA 800/ 805) y las partes que, a nuestro juicio resulten pertinentes, del acuerdo celebrado entre [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] y Plan Suecia. Dichas normas exigen tanto el respeto de las normas éticas, como la planificación y ejecución de los trabajos de auditoría a fin de obtener garantías razonables de la ausencia de anomalías significativas en el informe financiero.

Una auditoría consiste en aplicar los procedimientos pertinentes para obtener elementos probatorios relativos a los importes y la información suministrados por el informe financiero. La elección de los procedimientos queda a criterio del auditor, así como la evaluación del riesgo de que el informe financiero contenga inexactitudes significativas, ya sean estas derivadas de fraude o error. Para evaluar dicho riesgo, el auditor toma en cuenta el sistema de control interno vigente en la organización, relativo a la elaboración y presentación fiel del informe financiero, con el objeto de definir los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, sin expresar opinión sobre la eficacia de dicho sistema de control interno. Una auditoría incluye, también, una evaluación sobre la idoneidad de los principios contables utilizados y la razonabilidad de las estimaciones contables formuladas por la gestión del proyecto, así como la evaluación de la presentación global del informe financiero.

Consideramos que los elementos probatorios recopilados son suficientes y adecuados y proporcionan una base razonable para sustentar nuestra opinión.

Opinión

En nuestra opinión, el informe financiero resulta, en todos los aspectos significativos, coherente con las cuentas de la organización y ha sido preparado, en todos los aspectos significativos, conforme al acuerdo celebrado entre [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] y Plan Suecia.

Base contable y restricciones en la distribución

Sin modificar nuestra opinión, queremos destacar el hecho de que el informe financiero ha sido preparado conforme al acuerdo celebrado entre [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] y Plan Suecia. El informe financiero se elabora con el objeto de ayudar a [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] para que cumpla los requisitos de Plan Suecia. En consecuencia, dicho informe financiero puede no ser adecuado para otros fines. Nuestro informe está destinado solo a [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], Plan Suecia y ASDI, y no deberá ser distribuido a terceros ajenos a [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], Plan Suecia o ASDI.

Otras cuestiones

Conforme al mandato recibido, también hemos presentado un Informe de hallazgos.

Lugar, fecha [DD MES 20AA]

[Fecha del informe de auditoría]

[Firma del auditor]

[Nombre completo del auditor]

[Cargo del auditor]

[Domicilio]

Apéndice 2

Plantilla conforme a las ISRS 4400 para dar cumplimiento a los procedimientos acordados respecto a la información financiera

 

INFORME DE HALLAZGOS

Dirigido a la gerencia de la organización [NOMBRE]

Hemos cumplido los procedimientos acordados, según se indica más adelante, relativos al informe financiero adjunto. Dicho informe, dirigido a Plan Internacional, se refiere al proyecto número [NÚMERO DE PLAN GAD/ FAD], para el período DD MMMM AAAA a DD MMMM AAAA, que indica un desembolso total de [MONEDA] [MONTO]. Nuestra tarea fue realizada conforme a las Normas Internacionales sobre Servicios Afines relativas a compromisos para realizar procedimientos acordados (NISR 4400). Los procedimientos fueron llevados a cabo únicamente con el objeto de ayudar a la organización a que cumpla los requisitos de Plan Internacional relativos a la presentación de un informe sobre la utilización de los fondos recibidos de ASDI. Dichos procedimientos, se resumen a continuación:

 

  1. Hemos analizado si el proyecto/ programa fue llevado a cabo de conformidad con el acuerdo.
  2. Hemos analizado si se ha practicado una auditoría de acuerdo con las instrucciones impartidas por Plan Suecia, en todas las oportunidades en que los fondos fueron transferidos a otro organismo de ejecución
  3. Hemos analizado si los fondos fueron transferidos a otra organización de ejecución a través de una cuenta bancaria.
  4. Hemos analizado si, en los casos en los que la organización ha firmado acuerdos con otras organizaciones hacia las que se canalizaron fondos, se transmitieron los requisitos de auditoría.
  5. Hemos analizado si la organización posee normas de contratación y si dichas normas fueron cumplidas.
  6. Hemos analizado si la organización posee un sistema de control interno adecuado para llevar a cabo el proyecto e informar sobre el desarrollo del mismo, de conformidad con el acuerdo.

Resultado y observaciones significativas

A continuación, informamos nuestros hallazgos:

 

[NOTA: en los casos en que se hayan formulado observaciones o existan dudas en relación a alguno de los ítems, se deberá proporcionar una descripción detallada sobre dicha observación o duda].

El presente informe se emite únicamente al efecto expuesto en el primer párrafo del mismo y con carácter informativo, y no debe utilizarse para ningún otro propósito ni distribuirse a terceros ajenos a Plan Internacional o ASDI. Este informe se refiere solo al informe financiero especificado anteriormente.

[Fecha y lugar]

[Nombre completo del auditor]

[Cargo del auditor]

[Domicilio]

 

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