La Deutsche Gesellschaft  für  Internationale  Zusammenarbeit (GIZ), requiere de una  Recepcionista para los programas APRODE y PROCAMBIO 2182

 La Deutsche Gesellschaft  für  Internationale  Zusammenarbeit (GIZ), requiere de una  Recepcionista para los programas APRODE y PROCAMBIO

Santa Rosa de Copan

Código de la Posición: RPAP-GIZ-069

 

 

  1. Ámbito de responsabilidades

El/La titular es responsable de:

 

  • Brindar una atención telefónica de calidad, de las llamadas telefónicas entrantes y salientes de los programas, tomar mensajes y referirlos al personal de los programas, con el fin de asegurar la calidad de atención en los servicios del cliente interno y externo
  • Recibir a los (as) visitantes que por razones de trabajo deban ingresar a las instalaciones, respetando las normas de seguridad para el personal de los programas, así como cuidar la imagen del área de recepción con el fin de asegurar un trato personalizado en todo momento.
  • Recibir y distribuir la correspondencia entrante y saliente, describiendo toda documentación en el control creado para este fin, asegurando su correcta entrega  en tiempo.
  • Coordinar con el personal de los programas la calendarización del uso de la sala de reuniones y coordinar con la persona de aseo la limpieza y equipamiento para  atención a las visitas, con el fin de asegurar su correcta atención y en tiempo.

En tal sentido, la titular desempeña las siguientes funciones:

 

  1. Funciones
  2. Atención telefónica y recepción

 

El/La titular se encarga de:

 

  • Atender llamadas telefónicas, recibir y tomar mensajes para trasmitirlos al personal de los programas, con el fin de asegurar la remisión de la información en tiempo y con el debido seguimiento que corresponda.
  • Llevar un registro de las llamadas entrantes, así como la remisión de mensajes a través del correo electrónico  personal que no pueda atender las mismas por razones de ausencias de trabajo, con el fin de informar al personal para el seguimiento de las mismas.
  • Registrar, documentar y organizar toda la correspondencia entrante y saliente (paquetes, periódicos y mensajes), con el fin de asegurar la correcta remisión de información al personal responsable del seguimiento.
  • Asegurar una excelente atención a los (as) visitantes, indicando la ubicación de las oficinas del personal con el fin de brindar información correcta y oportuna.

 

  1. Servicios y funciones de oficina

 

El/La titular se encarga de:

 

  • Actualizar periódicamente el directorio de contactos (número de teléfonos, dirección de correo electrónico), con el fin de remitir esta información a quien corresponda.
  • Clasificar y repartir correspondencia entrante (mensajes de correo electrónico, otros documentos oficiales, facturas etc.) con el fin de asegurar la correcta entrega en tiempo.
  • Apoyar con fotocopiado de documentos, envíos postales o paquetes con el fin de asegurar un envío en tiempo de la información requerida por el personal.
  • Coordinar la utilización de la sala de reuniones, equipos y materiales para talleres o seminarios, revisar el estado del equipo a la devolución del mismo con el fin de asegurar la correcta utilización de los activos del personal responsable de los programas
  • Atender a los visitantes en el marco de los eventos y reuniones realizadas en la oficina, en coordinación con la auxiliar de servicios de la oficina.
  • Asistir en el control de los libro de rutas y rendimiento de vehículos para los programas así como llevar un control de préstamo del equipo de los programas.
  • Asistir en la gestión de  cotizaciones para los eventos y compras de materiales para los programas con el fin de agilizar procesos para atender los diferentes requerimientos.

Otros cometidos / funciones adicionales

El o la titular se encarga de:

  • Asumir otras actividades y funciones a solicitud del superior jerárquico.

 

  1. Calificaciones, experiencia y competencias

 

Calificaciones

  • Poseer título educación media
  • Poseer conocimientos comprobados del idioma ingles

 

Experiencia Profesional

  • Experiencia de por lo menos 2 años en organismos internacionales y/o programas y proyectos de desarrollo.
  • Buenos conocimientos profesionales en el manejo de tecnologías de información y comunicación (programas informáticos correspondientes, teléfono, fax, correo electrónico, Internet) y en aplicaciones como MS Office

 

  • Poseer dominio completo de comunicación verbal y escrita en español e inglés debido a la atención de visitantes de otros países
  • Capacidad de interactuar con otras personas y culturas
  • Capacidad de trabajar en equipo y proactividad

 

Competencias Deseables:

  • Atención a detalles
  • Trabajo en equipo
  • Excelentes relaciones interpersonales y auto motivación

 

 

  1. Otros conocimientos / competencias
  • Poseer buenas capacidades administrativas y organizativas, así como actitud orientada a los clientes y a la prestación de servicios

 

  1. Requerimientos para postulación de candidatos/as:

Para su postulación favor enviar los documentos descritos a la dirección de correo: talentohumano@giz.de

 

  • Hoja de vida resumido en 2 páginas máximo en formato de PDF
  • Carta de presentación en una página indicando su expectativa salarial mensual
  • Copia de título de educación media
  • Copia del diploma de estudios de ingles
  • Fecha límite para recibo de solicitudes: 18-03-2018

 

Otra información importante a considerar:

Sede de trabajo: Santa Rosa de Copán.

Tiempo del contrato: contrato temporal de abril a diciembre de 2018

Beneficios de ley.

 

Únicamente serán tomados en cuenta las postulaciones que sean recibidas bajo los requerimientos antes descritos.

 

 

 

  • ¡Esta oferta esta caducada!

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