PROPOSITO DE LA POSICION
Asegurar la adecuada administración y gestión de los fondos del proyecto en cumplimiento con los requerimientos del donante. Esta posición es también responsable de manejar la documentación soporte de las transacciones de compras, inventarios, logística de materiales y otros requeridos por el proyecto en formato físico y digital.
RESPONSIBILIDADES
- Realizar conjuntamente con el equipo del Proyecto revisiones periódicas a los procesos ejecutados monitoreando el plan de compras para su correcta ejecución.
- Conducir los procesos de adquisiciones de bienes y/o servicios en el proyecto siguiendo políticas y procedimientos establecidos por ChildFund y el donante.
- Establecer términos y condiciones con proveedores para desarrollar el plan de adquisiciones y pago de servicios en el marco del proyecto.
- Realizar trabajo colaborativo como miembro de la unidad gerencial y administrativa del proyecto.
- Retroalimentar sobre procesos administrativos y cumplimiento de ejecución presupuestaria al líder de proyecto, gerencia de finanzas y líder de programas.
- Colaborar con la elaboración de reportes técnicos proveyendo la información administrativa.
- Participar de manera activa en las reuniones de unidad administrativa y gerencial del proyecto y reportar actividades realizadas en el área administrativa.
- Coordinar con la gerencia o coordinación del proyecto y gerencia de finanzas de ChildFund la implementación de acciones preventivas y/o correctivas en el área administrativa para el desarrollo del proyecto.
- Participar de manera activa en los procesos formativos y cursos mandatorios facilitados por ChildFund y otros requeridos.
- Brindar apoyo técnico y operativo al personal del proyecto para el desarrollo de la operación programática.
- Dar seguimiento a recomendaciones y hallazgos de auditoría, gerencia de proyecto, administración de oficina de país de ChildFund y gerencia de finanzas de ChildFund.
- Preparar de manera anticipada y coordinada con la Direccion del Proyecto el plan de cierre del proyecto así como la demostración al cumplimiento del mismo de manera anticipada y oportuna
- Apoyar en la elaboración de ajustes presupuestarios del Proyecto en coordinación con la parte técnica.
- Controlar y revisar los saldos de las cuentas presupuestarias.
- Mantener el control de los inventarios de equipos entregados en custodia y adquiridos con los recursos de la donación, así como el monitoreo de equipos tecnológicos.
- Realizar la gestión administrativa del proyecto para asegurar el oportuno abastecimiento de los bienes y servicios requeridos en base a la planificación y manteniendo el adecuado uso de los recursos.
- Llevar adelante los procesos de compra recabando cotizaciones, preparando cuadros de análisis y haciendo seguimiento a los procesos de contrataciones en general.
- Mantener actualizado el plan de compras realizando el seguimiento correspondiente para un oportuno cumplimiento de dicho plan.
- Coordinar la logística de eventos y reuniones online: compra de los espacios, asegurar los certificados, entrega final, encuestas de evaluación del espacio.
- Digitalizar respaldos de transacciones de compras, entregas de materiales e insumos y todo respaldo necesario para asegurar un eficiente control de las actividades del proyecto.
- Cuando se requiera dar apoyo en la preparación de términos de referencia para contrataciones.
- Colaborar en todos los aspectos no previstos en el proyecto para asegurar una ejecución oportuna de recursos y actividades.
CALIFICACION Y EXPERIENCIA
- Título profesional de nivel licenciatura en Contaduría Pública, Auditoria o Administración de Empresas o ramas afines.
- Experiencia general profesional no menor de cinco años en labores administrativas, financieras y contables con especial énfasis en la gestión de compras, manejo de inventarios y logística de materiales en general.
- Experiencia en la preparación, control y seguimiento presupuestario.
- Experiencia en gestion de proyectos.
- Conocimiento de paquetes informáticos: Excel, Word, Power Point
- Facilidad de expresión, claridad de ideas, aptitud para trabajar bajo presión y en equipo.
ChildFund International está comprometido a salvaguardar los intereses, los derechos y el bienestar de las niñas y los niños con quienes está en contacto y a llevar a cabo sus programas y operaciones de manera segura para la niñez.
ChildFund crea una cultura donde se celebra la diversidad de personas, pensamientos y experiencias, y cada persona es reconocida y bienvenida por igual.
Descargo de responsabilidad: Esta descripción de cargo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades relacionados con la posición.