Responsable de Administración 1331

Departamento Federal de Asuntos Exteriores DFAE

Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación COSUDE

Oficina de Cooperación Suiza en Honduras

Responsable de Administración

Descripción de la plaza vacante

El objetivo del puesto consiste en asumir el funcionamiento administrativo y logístico de la Oficina de Cooperación Suiza en Honduras y  de la gestión del personal de la oficina. Garantizar una utilización transparente y eficiente de los recursos atendiendo las directrices institucionales de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación COSUDE.

Responsabilidades:

Servicios Administrativos y logísticos:

  • Asegurar las compras de bienes, elaborar contratos de servicios para la oficina y las importaciones de equipo para la oficina.
  • Autorizar pagos y adelantos y velar sobre la liquidación de gastos.
  • Asegurar la gestión y el mantenimiento de la oficina y de residencias, equipos, vehículos y todos los bienes. Controlar el inventario de activos fijos.
  • Asegurar la eficiencia en mecanismos de circulación de correspondencia.
  • Asegurar la gestión del archivo físico y electrónico y de la documentación según las normas y reglas institucionales.
  • Garantizar que se apliquen las reglas, normas, procedimientos y herramientas de gestión administrativa de la COSUDE y Sistema de Control Interno.

Servicios legales y protocolarios:

  • Asegurar la realización de trámites relacionados a todos los bienes de la oficina, como compras, importaciones, dispensas, impuestos, matriculas, ventas, donaciones. Conocer las reglamentes locales en la materia.
  • Asistir a expatriados en los diferentes trámites legales y protocolarios, relacionados a la acreditación y estancia del personal extranjero, su familia y sus bienes.

Tareas de gestión del personal local:

  • Dirigir y orientar el personal subordinado. Coordinar los planes de trabajo y las ausencias.
  • Asegurar el cumplimiento de la directiva de personal local en la gestión del personal (reglamentos, seguros médicos, seguros sociales, leyes locales, etc.).
  • Elaborar los pagos del personal y dar seguimiento a la gestión del personal (nóminas, seguros sociales, vacaciones, gastos médicos, horas extras, viáticos, etc.) conforme al reglamento interno, y coordinar con la oficina regional de Managua reclutamientos, contrataciones y mutaciones.
  • Mantener el archivo físico y numérico de las carpetas del personal.
  • Asegurar la correcta utilización de los recursos en función de las normas de la COSUDE y de las leyes locales (tributación, laboral, etc.).
  • Aplicar de mejoras concernientes a la administración basada en las recomendaciones derivadas de las evaluaciones, revisiones internas y externas.
  • Actualizar el Handbook (parte administrativa) y el reglamento del personal en coordinación con Jefe de Finanzas, Personal y Administración.
  • Promover la work force diversity (inclusión social y por genero) y apoyar el desarrollo institucional y humano.
  • Promover las medidas y el cumplimento de las reglas de seguridad.
  • Mantener el contacto con el abogado y médico de confianza.

Gestión administrativa de OfCo Honduras

  • Supervisar y controlar los pagos y la caja chica.
  • Planificar y supervisar las compras de materiales.
  • Asegurar la implementación de las medidas de seguridad. Actualizar el Plan de Gestión de Seguridad
  • Ser punto focal de seguridad para la OfCo Honduras y ser miembro del equipo de seguridad.

Atribuciones específicas

  • Participar en las reuniones / talleres / eventos de la OfCo Honduras. Ser miembro del grupo de seguridad y contribuir a la preparación y gestión de crisis.
  • Apoyar en la organización de eventos (talleres, misiones) según necesidades.
  • Atender a los auditores internos y externos de la oficina.
  • Ser la suplente Asistente Consular y de la system administrator.
  • IT en ausencia de la Asistente Operativa y de Comunicaciones.
  • Asumir la suplencia de la Asistente Consular durante ausencias.
  • Otras tareas: en la realización de las actividades se podrán encomendar otras tareas financieras o administrativas no detalladas en este documento.

Requisitos para la plaza vacante

  1. Requisitos del puesto:
    • Formación universitaria en administración de empresas con maestría.
    • Experiencia profesional mínima de 12 años, con al menos 5 años en cargos similares en la cooperación internacional.
    • Experiencia profunda en gestión de personal, gestión administrativa y logística.
    • Conocimientos profundos de leyes tributarias y laborales.
    • Experiencias solidas en la gestión de equipos.
    • Sólidos conocimientos en el manejo MS Office (Word, Excel, etc.) y tecnologías de la información.
    • Conocimientos del inglés (nivel avanzado) y nociones en francés o alemán son una ventaja
    • Esta posición tiene un grado ocupacional del 100%.

Como aplicar a la plaza vacante

La contratación de esta posición se encuentra dentro de términos y condiciones de categoría local. Este proceso de selección es administrado a través de consultoría independiente.

Si usted reúne los requisitos y desea aplicar a esta posición, favor enviar su hoja de vida, título universitario y cartas de verificación laboral a la siguiente dirección electrónica antes del 15 de febrero de 2018:   integra.solucioneshn@gmail.com

Y completar el formulario que encontrará en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScm9FILtJ0XZM5ish6BoYoTvjg-I1NO08nLb3YKbWKqlxjTvg/viewform?usp=sf_link

Su hoja de vida y otros documentos serán evaluados de forma inmediata y confidencial. solo se evaluarán hojas de vida enviadas a esta dirección electrónica. Solo las personas que reúnen los requisitos serán contactadas por la consultora.

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Descripción
  • Dirección Tegucigalpa, Departamento de Francisco Morazán, Honduras

RDS-HN

Somos una organización que fomenta el desarrollo sostenible en Honduras, mediante el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y la desarrollo de proyectos para facilitar la investigación, gestión, concertación e intercambio de información y conocimientos; la difusión, sensibilización y promoción del cambio social; y el fortalecimiento de capacidades institucionales y comunitarias para impulsar el desarrollo del país.

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