Objetivo:  asistencia técnica y administrativa a la dirección de Operaciones.  

Responsabilidades

1. Realizar los procesos de contratación.
2. Control y liquidación de gastos de combustible y servicio de conserjería.
3. Agendar y coordinar los servicios de entrega de encomiendas.
4. Realizar el control de bodega y asignación de bienes y suministros
5. Atención de la planta telefónica y visitas.
6. Gestión de eventos y viajes.
7. Cotización, compra de bienes y suministros.
8. Realizar pagos de servicios y tarjetas de crédito.
9. Mantener actualizadas las bases de datos y archivos digitales y físicos.
10. Mantener actualizado el banco de proveedores y catálogo de precios.
11. Elaborar el plan de adquisiciones institucional. 

Educación

Graduado del área administrativa o con amplia experiencia en procesos administrativos.

Experiencia

1. Procesos de compras, cotizaciones y gestión de proveedores.
2. Procesos administrativos (planes de compras, verificar facturas, realizar solicitudes de pago, etc.)
3. Coordinar logística de eventos y viajes.
4. Uso de Microsoft 365/OneDrive/SharePoint/Outlook
5. Atención a clientes.
6. Coordinar procesos administrativos o relacionados.
7. Manejo de matrices en Excel.
8. Realización y análisis de cotizaciones.
9. Coordinación con proveedores, mensajería y áreas internas.

Conocimiento

1. Control presupuestario y validación de gastos.
2. Gestión documental y archivo físico y digital.
3. Normativas y políticas institucionales aplicables a compras, contrataciones, viáticos y activos.

Habilidades

1. Capacidad para priorizar tareas y manejar varios procesos al mismo tiempo
2. Capacidad para dar seguimiento a procesos hasta su cierre.
3. Puntual, organizado y proactivo.
4. Atención al cuidado del detalle.
5. Buenas relaciones interpersonales.
6. Prevenir problemas, encontrar soluciones a emergencias o problemas.
7. Interés por comprender las necesidades de los otros.
8. Trabajar en función de una planificación y metas.
9. Buena redacción y ortografía.
10. Manejo adecuado de información sensible y confidencial.
11. Capacidad para priorizar tareas y manejar múltiples procesos simultáneamente.

Valores

1. Responsable y comprometido.
2. Honesto.

Herramientas que debe conocer: uso de scanners, fotocopiadora. Se valorará la experiencia y conocimiento de herramientas digitales de gestión administrativa.  Se valorará ser bilingüe (inglés/español)