Posición: Oficial Administrativo y Financiero

Ubicación de la Plaza:  Santa Rosa de Copan, Copan, Honduras

Rango Salarial: Grado de la Posicion  8 -MIN - HNL 375,000.00 – MAX - HNL 637,500.00  Anual.

Antecedentes del Proyecto

Justicia Efectiva apoya el sistema de justicia penal en Honduras con el objetivo de combatir la impunidad, la criminalidad y la corrupción, factores que impulsa a muchos hondureños a migrar irregularmente cada año. Justicia Efectiva fortalece simultáneamente la capacidad de las instituciones para prestar servicios eficaces y accesibles, al tiempo que refuerza la veeduría e incidencia política de la sociedad civil, promoviendo así un sistema de justicia penal independiente y centrado en las personas. Para lograr este propósito, Justicia Efectiva sigue un enfoque integral para mejorar el acceso a la justicia, aumentar la eficacia del sistema de justicia penal y generar confianza en las instituciones públicas a través de los siguientes cuatro temas estratégicos:

• Persecución Penal Estratégica: Mejorar de la asignación de recursos públicos y movilización de actores para optimizar la denuncia, investigación y persecución de los delitos prioritarios que impactan en la vida cotidiana de las personas. 
• Justicia Centrada en las Personas: Transformar las instituciones para responder a las demandas de los ciudadanos y mejorar los procesos judiciales de las personas vulnerables mediante prácticas participativas, inclusivas, basadas en datos y lideradas localmente
• Sistemas Locales de Justicia: Fortalecer la capacidad de los operadores locales de justicia y permitir una coordinación multisectorial e interinstitucional ágil para reducir las barreras en el acceso a la justicia.
• Justicia Abierta: Fomentar la transparencia del sistema de justicia penal, permitiendo una mayor veeduría de las instituciones gubernamentales y promoviendo una mayor confianza ciudadana. 

A través de estas líneas de acción, Justicia Efectiva contribuye al fortalecimiento de la democracia y el estado de derecho en Honduras y aborda las necesidades de justicia que afligen a los grupos vulnerables, con el fin de reconstruir el contrato social entre el gobierno y el pueblo.

Descripción del puesto

El/La Oficial de Operaciones será responsable de las operaciones administrativas eficientes y precisas de la oficina del proyecto. Él / ella apoyará con la gestión general de la oficina regional, incluyendo temas administrativos, operativos, financieros y compras, las tareas incluyen gestión de recepción, gestión de vehículos asignados, entre otros. Brindará apoyo de análisis financiero a las respectivas oficinas del proyecto de acuerdo a las instrucciones recibidas por su supervisor o coordinación con áreas funcionales de operaciones (finanzas, adquisiciones, operaciones). 

Responsabilidades

 Área Administrativa/operaciones:

• Mantener archivados los documentos administrativos que se generen en la oficina del proyecto, físicos y electrónicos. 
• Asistir al área de recepción.
• Manejo de correspondencia (envío, recepción, distribución y control de la misma).
• Brindar apoyo en la preparación de la documentación administrativa y de las adquisiciones relacionado al pago de operaciones dando seguimiento con el equipo de finanzas y adquisiciones.
• Apoyar al personal del proyecto con solicitudes operativas / administrativas.
• Brindar soporte logístico para eventos y actividades del proyecto.
• Asistir con los viajes del personal del proyecto, tales como: reserva de hotel, reserva de boletos.
• Organizar y pasar lista (Si corresponde) en las reuniones del personal.
• Programar actividades y reuniones en Outlook
• Brindar apoyo con materiales de impresión, copia y encuadernación.
• Revisión de controles del inventario de los insumos de mantenimiento, limpieza, suministro de oficina, mobiliario y equipo de oficina y otros que se soliciten.
• Asegurar la toma y el control de kilometraje de los vehículos, colectar y verificar que las bitácoras se estén completando adecuadamente para garantizar un buen uso de los vehículos del Proyecto.

Área Financiera:

• Recibir y revisar transacciones de caja chica.
• Revisar y procesar todos los anticipos de viaje y las liquidaciones, 
• Contribuir con el equipo financiero con la presentación de documentos, así como el escaneo de información financiera relevante.
• Coordinar con Finanzas que a los proveedores del proyecto se les paga de manera oportuna.
• Seguimiento, revisión y pago de todas las actividades de subvenciones.
• Apoyo al proyecto en los procesos de auditorías internas o externas.
• Asegura que las políticas y prácticas contables se lleven a cabo de acuerdo con los estándares de contabilidad generalmente aceptados y las normas internaciones de contabilidad; los controles internos del proyecto se establecen e implementan de acuerdo con las políticas de DAI, las reglas / regulaciones de USAID y los términos del contrato.
• Verifica la exactitud de las facturas de los proveedores
• Si corresponde, garantiza que se mantenga la caja chica de acuerdo con la política máxima de caja chica y que se sigan todos los procedimientos de caja chica.

• Otros deberes según le sean asignados

   

Área de Adquisiciones: 

• Administrar la adquisición de una amplia gama de bienes, productos básicos y servicios a través de subcontratos, acuerdos generales de compra (BPA Blanquet Purchase Agreements) y órdenes de compra y análisis de precio/costo/razonabilidad.
• Asegurar que toda la documentación de la solicitud, las estimaciones de costos, las declaraciones de trabajo, especificaciones técnicas etc., se comparen con los planes y presupuestos de adquisiciones del Proyecto. 
• Preparar datos de evaluación de costos y documentación de selección de ofertas
•  Apoyar al Gerente de Adquisiciones para rastrear las actividades de adquisiciones y el estado de entrega de bienes y servicios.
• Mediante esfuerzos de investigación de mercado, identificar y calificar proveedores potenciales (y productos/servicios); garantizar que se creen y mantengan relaciones beneficiosas, éticas y abiertas con los proveedores de acuerdo con las políticas de adquisiciones.
• Servir como organizador sin derecho a voto en los comités de evaluación de acuerdo con las políticas/procedimientos y umbrales de DAI.
• Otras funciones asignadas por el Gerente de Adquisiciones.

Políticas y procedimientos:

• Garantizar la integridad, la justicia y la precisión en la apertura de los procesos de adquisición.
• Garantizar que se sigan y se hagan cumplir las políticas y procedimientos de DAI, USAID y otros del gobierno estadounidenses (p. ej., FAR).
• Ayudar al personal del proyecto a familiarizarse más con las políticas y procedimientos de adquisición de DAI relacionados con la adquisición mediante la realización de capacitaciones u otros métodos según sea necesario, incluida la capacitación sobre conflicto de intereses y otros temas.
• Realizar auditorías puntuales periódicas de los archivos de adquisiciones para garantizar la integridad, la precisión y el cumplimiento. 
• Ayudar y colaborar en auditorías externas o internas según sea necesario. 
• Ayudar a mantener una lista actualizada de proveedores obteniendo y organizando la documentación de respaldo en actividades 

Gestión de sistemas 

• Uso consistente de los sistemas de operaciones y adquisiciones de DAI (TAMIS), Sharepoint en la gestión de procesos de adquisiciones.
• Mantener registros y archivos electrónicos de adquisiciones en los sistemas requeridos de DAI.
• Capacitar a otros miembros del personal de DAI en el uso de los sistemas de adquisiciones, según sea necesario.
• Garantizar que la documentación de respaldo completa para las adquisiciones se envíe al equipo de finanzas del proyecto para el pago.
• Servir efectivamente como enlace entre el equipo del programa y el equipo financiero para proporcionar la documentación necesaria para emitir pagos relacionados con las actividades.

Calificaciones:

• Título de Secundaria de Perito Mercantil y Contabilidad Publica u otras afines. 
• Licenciatura en Contaduría Pública y Finanzas, u otras carreras afines del área de ciencias económicas y/o administrativas y al menos 5 años de experiencia, demostrada, en manejo de contabilidad general en empresas legalmente constituidas del país.
• Colegiación vigente del colegio de peritos mercantiles o colegio de Contadores Públicos deseable.
• En caso de contar con el título de secundaria únicamente, tener al menos 8 años de experiencia en posiciones similares en agencias, proyectos o similares de cooperación internacional.
• Experiencia en procesos de control interno, revisión de pagos, auditoria.
• Manejo del paquete completo de aplicaciones de Microsoft.
• Conocimiento de ingles a nivel de trabajo, ya que los programas contables y la contabilidad se llevan en inglés.
• Conocimiento de las leyes vigentes de tributación, laborales y de las municipalidades, deseable
• Capacidad para planificar, organizar y priorizar solicitudes;
• Con capacidad para trabajar bajo presión, orientada al detalle y entregar resultados. 
• Iniciativa y automotivación demostradas en el manejo de todas las tareas asignadas con un mínimo supervisión