POST DESCRIPTION
I. Position Information
Position title: Asistente de Servicio al Cliente CVAC
Position grade: N/A - Pasantía
Duty station: Tegucigalpa, Honduras
Position number: INT 001 2024
Job family: CVAC
Organizational unit: IMMIGRATION AND VISA SUPPPORT
Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office or Country Office based position?: Country Office
Position rated on : 2021-06-03
Reports directly to: Team Leader CVAC
Number of Direct Reports: 0
II. Organizational Context and Scope
Bajo la supervisión general del Team Leader del CANVAC, el titular se encargará de:
III. Responsibilities and Accountabilities
- Brindar excelencia en el servicio al cliente en todo momento a todos los solicitantes, cumpliendo a cabalidad la Declaración de Trabajo de IRCC y sus respectivos estándares de servicio.
- Apoyar en la entrega de información al cliente: distribución de formularios de aplicación, hojas informativas y listas de revisión para los requisitos de visado; apoyar las consultas de los clientes vía teléfono, fax, e-mail, chat y mensajes SMS (incluyendo requisitos para la presentación de aplicaciones de visa y la ubicación de los pasaportes de los clientes), brindando información de manera fidedigna y oportuna; marketing y asistencia a los clientes en forma de Servicios de Valor Agregado incluyendo pero no limitados a modalidades de Auto-servicio y Servicios de Ingreso de Datos de manera asistida. Informando a los clientes de cualquier cambio en los requisitos de visa o procedimientos para las aplicaciones.
- Asistir en la recolecta y re-envío de aplicaciones completadas según las listas del revisión de IRCC, incluyendo la recolecta de datos biométricos: brindando una guía a los clientes acerca del correcto llenado de los formularios de aplicación, mientras se revisa y recolecta dichas aplicaciones junto a la requerida documentación adicional o de soporte; registrar, despachar y dar seguimiento a las aplicaciones y pasaporte; acordar citas con los solicitantes de visa que las requieran.
- Captura de Datos; Asistir en mantener un alto nivel de pericia al utilizar la plataforma de software provista para el CANVAC; en el ingreso de datos de solicitantes, en la inscripción biométrica según se requiera, en el envío ordenado de documentos de aplicación, junto con su debida información anexa (solicitante, pasaporte y datos de cita) a IRCC; en el rastreo de aplicaciones y documentación soporte mediante el sistema de código de barras del CANVAC;
- Devolución de pasaportes, documentación soporte y decisiones de visa. Asistirá en la recolecta de aplicaciones procesadas; devolución de las mismas, pasaportes y documentación de soporte;
- Mantener una apariencia profesional y actitud amigable hacia la migración en todo momento;
- Mantener una relación de trabajo positiva con el Socio VAC líder de OIM, VFS Global y personal de IRCC.
- Informar inmediatamente a la administración de cualquier problema relacionado con su trabajo diario y dar sugerencias de manera regular acerca de cómo mejorar la eficacia y el servicio al cliente.
- Cumplir con la política de OIM acerca de un ambiente de trabajo respetuoso, acuerdo de confidencialidad, manual de protección de datos, Normas de Conducta y la política de reporte de prácticas irregulares.
- Todas las actividades que su supervisor inmediato le asigne.
Recolección de tarifas: Cuando se requiera, el titular recolectará las tarifas aplicables correspondientes al proceso de visado y al servicio brindado por OIM; emitirá recibos fidedignos; así como también su respectiva conciliación y reporte; se encargará de la seguridad del almacenaje de las aplicaciones, documentación soporte y tarifas recolectadas y será también responsable de las llaves de la Oficina del CANVAC
IV. Required Qualifications and Experience
Education
- Graduado de Educación Secundaria.
Estudios o Título Universitario será considerado una ventaja.
Experience
- Mínimo 4 años de experiencia profesional relevante preferiblemente en atención al cliente.
SKILLS
- Buen conocimiento de los instrumentos y sistemas estándar de tecnología de la información para oficinas.
- Habilidad demostrada en mantener la confidencialidad y exactitud al momento de desempeñar sus habilidades;
- Excelente manejo de la computadora, específicamente en lo que respecta a MS Office.
- Buenas relaciones interpersonales y de comunicación,
- Habilidad de trabajo en equipo y bajo presión.
- Habilidad para realizar múltiples tareas.
V. Languages
Required: Español e Ingles fluido
Desirable: Frances
VI. Competencies
Accountability
- Acepta y da criticas constructivas
- Sigue todos los procedimientos, procesos y políticas
- Cumple con los plazos, costos y requerimientos de calidad para resultados
- Monitorea su propio trabajo para corregir errores
- Asume responsabilidad para cumplir con los compromisos y cualquier deficiencia
Client Orientation
- Identifica clientes inmediatos y periféricos del propio trabajo
- Establece y mantiene relaciones de trabajo eficaces con los clientes
- Identifica y monitorea los cambios en las necesidades de los clientes, incluyendo donantes, gobiernos y beneficiarios de proyectos
- Mantiene informados a los clientes de los avances y contratiempos
Continuous Learning
- Contribuye al aprendizaje de sus colegas
- Demuestra interés en mejorar habilidades pertinentes
- Demuestra interés en adquirir las cualificaciones necesarias para otras áreas funcionales
- Se mantiene al día de los desarrollos en su propia área profesional
Communication
- Comparte activamente información relevante
- Comunica claramente y escucha reacciones en, cambios de prioridades y procedimientos
- Escribe claramente y efectivamente, adaptando redacción y estilo a la audiencia dirigida
- Escucha con eficacia y se comunica con claridad, adaptándose a la audiencia
Creativity and Initiative
- Busca activamente nuevas formas de mejorar los programas o servicios
- Amplía las responsabilidades manteniendo las existentes
- Persuade a otros a considerar nuevas ideas
- Desarrolla de forma proactiva nuevas maneras de resolver problemas
Leadership and Negotiation
- Convence a los demás a compartir recursos
- Activamente identifica oportunidades y promueve el cambio organizacional
- Presenta los objetivos e intereses compartidos
- Articula visión para motivar a los colegas y seguir con los compromisos
Performance Management
- Proporciona una retroalimentación constructiva a los colegas
- Identifica caminos para que su personal desarrolle sus aptitudes y carreras
- Provee evaluaciones de personal justas, precisas, oportunas y constructivas
- Utiliza las evaluaciones de personal apropiadamente en el reclutamiento y otros procedimientos relevantes de Recursos Humanos.
- Tiene directamente administradores responsables de proporcionar evaluaciones de personal justas, precisas, oportunas y constructivas.
Planning and Organizing
- Establece objetivos claros y alcanzables consistentes con las prioridades acordadas por uno mismo y los demás
- Identifica las actividades prioritarias y asignaciones para uno mismo y los demás
- Organiza y documenta que permitan entregas planificadas y no planificadas
- Identifica riesgos y hace planes de contingencia
- Ajusta prioridades y planes para alcanzar los objetivos
- Asigna tiempos y recursos apropiados para el propio trabajo y la de los miembros del equipo.
Professionalism
- Domina la materia relacionada a sus responsabilidades
- Identifica temas, oportunidades y riesgos central a las responsabilidades
- Incorpora las necesidades relacionadas con el género, perspectivas y preocupaciones y promueve la participación equitativa de género
- Persistente, tranquilo y cortés en cara a los retos y el estrés
- Trata a todos los colegas con respeto y dignidad
- Trabaja de manera efectiva con personas de distintas culturas adaptándose a los correspondientes contextos culturales
- Conocedor y promotor del mandato nuclear de OIM y soluciones de migración
Teamwork
- Contribuye activamente a un entorno de equipo eficaz, colegial y agradable
- Contribuye a y sigue los objetivos del equipo
- Da crédito a quien lo merece
- Busca insumos y retroalimentación de los demás
- Delega tareas y responsabilidades según corresponda
- Activamente apoya e implementa decisiones finales de grupo
- Asume responsabilidad conjunta para el trabajo en equipo
Technological Awareness
- Se mantiene informado sobre la evolución de la tecnología disponible
- Identifica proactivamente y aboga por soluciones tecnológicas rentables
Comprende la aplicabilidad y las limitaciones de tecnología y busca aplicarlo al trabajo adecuado.
Resource Mobilization
- Establece requisitos reales de los recursos para cumplir con las necesidades de OIM
Technical
- Interactúa correctamente con los asociados o posibles donantes y con los solicitantes de visas.
- Desarrolla alianzas eficaces con posibles donantes y otras partes interesadas.
- Establece y mantiene relaciones de trabajo eficaces con asociados en la ejecución y demás personal de la Organización.
The appointment is subject to funding confirmation.
Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, any residency or visa requirements, and security clearances.
No late applications will be accepted.
Immediate availability is required.
COMO APLICAR: Candidatos interesados enviar su CV (máximo de 2 páginas) y Carta de Interés al correo [email protected] con el código de la pasantía (INT 001 2024) en el asunto del correo a mas tardar el 6 de agosto de 2024.