Contabilidad (40%)

• Mantener cuentas de banco actualizadas semanalmente, en las plataformas financieras utilizadas por la organización. 
• Mantener control sobre todas las transacciones (ingresos y egresos) realizados mensualmente.
• Principal encargado de cuentas por pagar: i.e. pago de salarios, seguros, vendedores, proveedores, y servicios públicos, planes de celular, seguros de automóviles; así como cuadrar y mantener datos de respaldo entregados por proveedores y planilla de empleados.
• Preparación de presupuestos para gastos semanales y revisión semanal de fondos de caja chica y cuenta de la organización junto con Associate Director.
• Cuadrar y mantener datos de respaldo, correspondientes a fondos de caja chica. 
• Entrega y liquidación de viáticos al equipo en campo.
• Manejar reportes mensuales de finanzas de manera puntual con el director ejecutivo.
• Preparar reportes para el tesorero de la junta directiva cuando sean solicitados.
• Preparar adecuadamente la documentación fiscal para el buen cumplimiento de las obligaciones.

Manejo de Oficina (40%)

• Supervisar el mantenimiento y reparación de los equipos de oficina así como los automóviles de la organización. 
• Identificar las deficiencias en la oficina y determinar los requisitos de instalaciones en caso de ser necesario.
• Hacer cotizaciones, reemplazo de suministros, revisión de pedidos para suministros y aprobar/negociar los precios de los mismos.
• Tener conocimientos acerca de las necesidades e instrumentos a utilizar por parte del equipo educativo.
• Comprar implementos necesarios para el equipo educativo y necesidades de la oficina para el correcto funcionamiento de la misma y determinar sus fechas de compra.
• Cultivar y mantener relaciones profesionales con distribuidores y proveedores de servicios, manteniendo una base de datos actualizada de los mismos.
• Mantener un inventario actualizado de oficina (libros, materiales de bibliotecas y actividades de lectura)

Misc. (20%)

• Elaboración de constancias de trabajo, contratos de trabajo, y otros asuntos varios de recursos humanos (manejo de seguros de salud) cuando sean solicitados.
• Coordinar el equipo para asegurar la eficiencia y el cumplimiento de la oficina para la misión de la organización.
• Crear y actualizar registros y bases de datos con datos del personal, financieros y de otro tipo.
• Colaborar con otros departamentos en sus tareas cuando sea necesario.

• Ayudar a redactar comunicaciones por parte de la organización en el teléfono y por correo brindando más información acerca de la organización.

   

Requisitos:

• Experiencia demostrable como administrador de oficina, asistente de oficina o en un puesto pertinente.
• Excepcionales habilidades comunicativas e interpersonales.
• Excelentes capacidades de organización y de liderazgo
• Familiaridad con los procedimientos de gestión de oficinas y los principios contables básicos.
• Conocimiento excelente de MS Office y software de gestión de oficina.
• Organizado y capaz de manejar su tiempo de manera efectiva.
• Alto nivel de organización y detallista.
• Ser capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
• Habilidad para conducir en carretera, con licencia de conducir vigente, no excluyente.
• En caso de ser seleccionado para el último filtro de entrevistas, se solicitará la presentación de antecedentes penales con un mínimo de tres meses de emisión.

**Únicamente serán tomados en cuenta las postulaciones enviadas al correo [email protected], adjuntando CV, carta de presentación e imagen de licencia de conducir carro liviano vigente.