OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN
Garantizar la gestión administrativa, financiera y logística del Programa de Fortalecimiento de Capacidades para la Gobernanza Territorial, la Resiliencia Comunitaria y la Resolución Pacífica de Conflictos, asegurando el uso eficiente, transparente y oportuno de los recursos asignados al proyecto El/la Administrador/a será responsable de coordinar los procesos de ejecución presupuestaria, control financiero, adquisiciones, conciliaciones, documentación de respaldo y cumplimiento de los lineamientos administrativos del PMA y de Sur en Acción. Asimismo, brindará soporte operativo al equipo técnico y facilitará los mecanismos de rendición de cuentas, contribuyendo al logro de los resultados y a la correcta implementación del proyecto en los departamentos Olancho y Colón.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
1.1. Gestión administrativa del proyecto:
Administrar los procesos administrativos del proyecto conforme a las políticas de Sur en Acción.
Gestionar la documentación de respaldo de todas las actividades (listas de asistencia, facturas, contratos, órdenes de compra, bitácoras, etc.).
Mantener actualizado el archivo físico y digital del proyecto, garantizando orden, trazabilidad y disponibilidad para auditorías.
Coordinar la logística de talleres, reuniones, desplazamientos y actividades comunitarias en los tres departamentos priorizados.
1.2. Gestión financiera y presupuestaria:
Administrar el presupuesto asignado al proyecto, asegurando un uso eficiente, transparente y oportuno de los recursos.
Elaborar conciliaciones, reportes financieros mensuales y documentación de soporte para la rendición de cuentas.
Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria, alertando sobre desviaciones y proponiendo ajustes cuando sea necesario.
Verificar que todos los gastos cumplan con los procedimientos de compras, adquisiciones y control financiero de la organización Sur en Acción.
1.3. Compras, adquisiciones y control de inventarios:
Gestionar procesos de compra de bienes y servicios, garantizando transparencia, competencia y cumplimiento de políticas institucionales.
Elaborar solicitudes de cotización, cuadros comparativos, órdenes de compra y contratos con proveedores.
Supervisar la recepción, distribución y control de materiales, insumos y equipos utilizados en las actividades del proyecto.
Mantener actualizado el inventario del proyecto y asegurar su uso adecuado en territorio.
1.4. Monitoreo administrativo y cumplimiento:
Garantizar el cumplimiento de los procedimientos administrativos, financieros y de adquisiciones establecidos por la organización Sur en Acción.
Preparar documentación para auditorías internas y externas.
Asegurar la correcta aplicación de políticas de protección, salvaguardas y estándares institucionales.
Mantener comunicación permanente con el área administrativa central de Sur en Acción.
2. ACTIVIDADES
Realizar las labores administrativa, financiera y logística de la organización con el fin de asegurar una gestión eficiente y transparente de los recursos del “Desarrollo de Infraestructura Productiva Resiliente a Desastres en Comunidades Montañosas de los Departamentos de Olancho y Colón.
Asegurar la administración correcta y eficiente del Proyecto, velando por el cumplimiento de las normas administrativas y política de la organización de acuerdo con lo establecido en el convenio de Proyecto.
Coordinación con El Coordinador de Proyecto, sobre las labores administrativas según el Plan de Trabajo de Proyecto aprobado.
Dar seguimiento a los procesos administrativos y financieros según las normas administrativas establecidas por la Organización SUR EN ACCIÓN.
Planificación coordinada de todas las acciones administrativas, financieras y logísticas, a fin de lograr el cumplimiento de las actividades y resultados previstos.
Gestionar la adquisición de bienes y servicios, ejecutarlo y darle seguimiento.
Elaboración de contratos, consultores y firmas consultoras, según las normas y procedimientos administrativos de la organización.
Coordinar los aspectos de evaluación del desempeño.
Llevar el registro y expedientes del personal y expedientes de los procesos administrativos.
Asegurar que el personal cumpla con las líneas administrativos y financieros para el requerimiento, administración y liquidación de recursos para la ejecución de actividades.
Gestionar solicitudes de desembolsos y pagos a proveedores de bienes y servicios, velar por la correcta utilización de los mismos y realizar las liquidaciones correspondientes.
Elaborar y presentar informes administrativos-financieros-contables mensuales, y finales del proyecto y entregar a los enlaces del PMA.
Elaborar, operar y documentar el control administrativo y financiero.
Mantener una estrecha relación de comunicación y apoyo mutuo con el coordinador y personal de Técnico.
Colaborar con las auditorías, proporcionando la información y documentación e implementar sus recomendaciones.
Realizar las actividades relacionados con sus funciones que le sean asignadas.
Participar en reuniones de trabajo con el que se estimen conveniente para el logro de los objetivos del proyecto.