JUSTIFICACIÓN
En aras de la trasformación de los procesos administrativos de la Asociación de Municipios de Honduras buscando la eficacia en los mismo, es necesario la adquisición de un sistema informático para ser implementado por la Gerencia Administrativa Financiera en los procesos contables, pero que al mismo tiempo se pueda unificar otros procesos a un mismo sistema con los estándares internacionales de la contabilidad, especialmente las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), garantizando así una rendición de cuenta ante nuestros agremiados, Agencias de Cooperación, aliados estratégicos como ante las autoridades nacionales.
Objetivo General
Contar con un sistema contable moderno, que proporcione información en tiempo real sobre la situación financiera institucional, que contribuya a la toma de decisiones oportuna de las Autoridades de la AMHON, que permita la automatización de los procesos administrativos para el mejor control y eficiencia de los recursos humanos, económicos y tecnológicos.
Objetivos específicos
- Automatizar los registros de los procesos administrativos realizados por el área de Recursos Humanos, contabilidad, inventario, administración y suministros, mediante la sistematización de sus procesos.
- Contar con un sistema que genere reportes en tiempo real.
- Formación del personal en la implementación de la nueva herramienta.
Principales Actividades
Bajo la supervisión de la Gerencia Administrativa Financiera la empresa será responsable de:
- Diagnóstico de los requerimientos técnico-administrativo de la AMHON, para determinar acciones colaterales a cubrir.
- Diagnóstico del equipo donde van a instalar el sistema.
- Instalación del Software en un promedio de 20 computadoras.
- Capacitación del personal en la utilización del sistema.
- Instalación del sistema en el equipo seleccionado y funcionando al 100%.
- Supervisión y asistencia en el proceso de implementación.
Entregables
- Licencia para uso del Sistema Contable.
- Manuales de uso y funcionamiento del software propuesto.
- Informe de capacitación y recomendaciones a la administración.
PERFIL REQUERIDO DEL SISTEMA
El sistema deber cumplir con módulos que contengan las siguientes características:
- Módulo de Contabilidad:
- Integrado a todos los módulos
1.1 Moneda lempiras
1.2 Multi empresas o multi proyectos
1.3 Centro de costos
- Módulo de Presupuesto:
2.1 Moneda Lempiras
2.2 Multi empresas o multi proyectos
2.3 Centro de costos
2.4 Registro por objeto de gasto
2.5 Registro por componente
2.6 Registro por categoría de gasto
2.7 Registro de la ejecución del presupuesto: programado/planificado, comprometido, devengado, pagado y disponible.
2.9 Integrado con todos los módulos
2.10 Reporteria
- Módulo de Caja y Bancos
3.1 Auxiliar de bancos
3.2 Conciliación bancaria
3.3 Emisión automática de órdenes de pago
3.4 Pago por transferencias
3.5 Pago por cheques
3.6 Notas de debito
3.7 Notas de crédito
3.8 Ingresos
3.9 Centro de costos
3.10 Partida contabilidad financiera y presupuestaria
- Módulo de Activos Fijos
4.1 Libro mayor de activos fijos
4.2 Cálculo de depreciación automática
4.3 Partida contable y presupuestaria
- Módulo de Inventario (Bienes Consumibles)
5.1 Hoja de control de existencia
5.2 Control de entradas y salidas
5.3 Método de evaluación
5.4 Partida contable
5.5 Control de Activos Fijos
6.1 Auxiliar de cuentas por cobrar
6.2 Integración de la cuenta
6.3 Antigüedad de saldos
6.4 Partida contable
6.5 Reporte de vencimientos
7.1 Auxiliar de cuentas por pagar
7.2 Clasificación por tipo de grupo
7.3 Reporte de vencimientos
7.4 Partida contable
- Módulo de RRHH:
8.1 Expediente de Personal
8.2 Planilla con todas las deducciones
8.3 Voucher de pago
8.4 Libro de sueldos y salarios
8.5 Control de vacaciones, permisos, sanciones y días no Laborados
8.6 Calculo automático de todas las obligaciones.
- Módulo de Seguridad y Accesos:
9.1 Reporteria de bitácoras de uso de sistema
9.2 Base de datos sobre el uso del sistema
9.3 Alerta de acceso no autorizado a los diferentes módulos del sistema
9.4 Apartado para realizar respaldo de la base de datos.
10. Otros aspectos necesarios que deberá contener el sistema.
10.1 Emisión de solicitudes Viáticos (opcional).
10.2 Control de vehículos (opcional).
10.3 Reportes automáticos programados a las autoridades que contenga estados financieros.
10.4 Permitir que varios usuarios trabajen en el sistema simultáneamente.
10.5 Sistema con más de 10 años de utilización en el mercado hondureño.
10.6 Costo por las distintas asistencias posterior al proceso de implementación.
10.7 Que el sistema sea cliente servidor (Instalación Local).
DURACIÓN DEL CONTRATO
El tiempo de contratación para la implementación será hasta dos meses.
FORMA DE PAGO
De acuerdo a negociación
PROCESO DE SELECCIÓN
Se constituirá un Comité de Selección formado por personal de AMHON, que establecerá los criterios de selección y valorará las candidaturas. Las personas preseleccionadas serán convocadas para la realización de una entrevista personal en la sede la AMHON.
La contratación se adjudicará al que OBTENGA LA CALIFICACIÓN MAS ALTA EN BASE A CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA.
PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS
La documentación solicitada es:
- Acreditación de representación del propietario del Software en Honduras.
- Carta de presentación, incluyendo su propuesta económica.
- Copia del Documento Nacional de Identificación del representante legal.
- Escritura de Constitución y sus modificaciones.
- Copia del RTN.
- Permiso de Operación Municipal.
Aquellas candidaturas que no presenten la documentación requerida y/o que no sean presentadas dentro del plazo señalado, serán excluidas del proceso de selección.
CONSIDERACIONES FINALES
Los productos que se generen en el proyecto como ser informe, trabajo, estudio u obra producida tienen carácter privado y sobre ellos recae propiedad intelectual, en consecuencia, los derechos de autor o de cualquier otra naturaleza, derivados del mismo, serán propiedad exclusiva de la AMHON.
La AMHON no será responsable de pérdidas, accidentes, daños o lesiones sufridas por el contratado, derivados del contrato o por cualquier otra razón.
Se efectuarán los pagos establecidos con la entrega de los informes sobre las actividades desarrolladas.
PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:
Se realizará una reunión con el propósito de compartir las necesidades de la AMHON y para que evacuen sus consultas en este espacio, para presentar una oferta de acuerdo a nuestras necesidades.
Esta reunión se llevará a cabo el día 22 de febrero a las 9 de la mañana en las instalaciones de la AMHON, acto seguido se concederá 30 minutos a cada oferente de acuerdo al orden de llegada, para que haga una corta presentación del sistema a ofertar.
Fecha de publicación: 16 de febrero del 2024.
Periodo de presentación de la oferta: 19 al 26 de febrero 2024 hasta las 3 de la tarde.
Los (las) proponentes deberán presentar los documentos solicitados en un sobre completamente sellado, debiendo ser entregadas a la Asistente de la Dirección Ejecutiva de la AMHON la Licenciada Virginia Salgado, mediante registro de firma y recibo consignando fecha y hora, debiendo estar rotulado de la siguiente forma:
Oferta:
ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA UN MEJOR CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVA DE LA ASOCIACIÓN DE MUNICIPIOS DE HONDURAS
Atención:
Director Ejecutivo
Asociación de Municipios de Honduras (AMHON)
Colonia Matamoros, paseo La Campaña, edificio 721, Tegucigalpa M.D.C., Honduras, C.A.
Advertencia:
NO ABRIR HASTA LA REUNIÓN DE EVALUACIÓN DE LA COMISIÓN
Remite:
[Nombre del proponente.]
Fecha de presentación:
[00-00-2024]
Debe entregar la documentación en la Oficina de la Dirección Ejecutiva, con la Lic. Virginia Salgado/ Asistente Administrativa de la Dirección Ejecutiva.