Nombre del Puesto: Asistente Administrativo

Departamento: Gerencia de Operaciones

Banda: 4

Reporta A: Gerente de Operaciones

País/Ubicación: Honduras/La Esperanza

 1. Acerca de CRS

Catholic Relief Services es la agencia humanitaria internacional oficial de la comunidad católica de los Estados Unidos de América. CRS trabaja para salvar, proteger y transformar vidas necesitadas en más de 100 países, sin distinción de raza, religión o nacionalidad. El trabajo de asistencia y desarrollo de CRS se logra a través de programas de respuesta a emergencias, VIH, salud, agricultura, educación, microfinanzas y construcción de paz.

 2. Resumen del Puesto:

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a programación de alta calidad.

 3. Responsabilidades del Puesto:

• Facilitar comunicación con todas las unidades de la organización y con interesados externos en la medida sea relevante. Enviar/recibir y distribuir toda la correspondencia/documentos de pago (facturas, recibos, documento de cobro de servicios públicos) de parte de proveedores/socios/colegas que se recolecten y que deben ser enviados a la oficina de CRS según sea requerido.
• Revisar que los documentos de pago sean emitidos conforme al Régimen de Facturación vigente, que contenga los datos de la Orden de Compra Exenta (si es el caso), que corresponda los datos de la factura con la Orden de Compra y acta de recepción y que los datos de CRS estén debidamente descritos.
• Revisar que los documentos soporte de pago (listados de asistencia, ayuda memoria, actas de recepción, certificados de servicio, constancia de pagos a cuenta, bitácoras) correspondan al documento de pago y que las cantidades y descripciones coincidan y que los mismos sean enviados a la oficina de CRS en Tegucigalpa lo antes posible.
• Llevar un control en el medio escrito y tecnológico, donde se registre de manera correcta tanto los documentos de pago como los documentos de soporte entregados por los proveedores, empleados o guardias de seguridad, detallando los siguientes datos: tipo de documento, nombre del proveedor, número del documento de pago, monto, fecha de recibido por parte de Administración, nombre y firma de la persona que entrega y nombre y firma de la persona de Administración que recibe.
• Recibir y revisar los bienes adquiridos por CRS, que sean acorde a las especificaciones indicadas en la Orden de Compra.
• Proporcionar transacciones y procesos administrativos especializados (p. ej. manejo de la plataforma de PAMEH, emisión de Ordenes de Compra exoneradas, liquidación mensual de Órdenes de Compra Exoneradas, Manejo de talonario de boletas de compra y comprobante de retención, y apoyo en la emisión y declaración de otros documentos fiscales, manejo de caja chica y/o de cualquier sede donde se requiera apertura de caja chica).
• Preparar documentos transaccionales en apoyo de procesos operativos generales y apoya la coordinación de procesamiento de transacciones (p. ej. Apoyo en procesos de pago de servicios y rentas según necesidad, Ingreso de Requestor Form (Formato de Requisición) al sistema integrado ERP (Insight) según necesidad requerida por departamento de Cadena de Suministros, Flota vehicular, Finanzas, y Administración, realización de reserva de hospedajes para colegas de Operaciones).
• Realizar y dar seguimiento a la programación de revisiones 360 de vehículos de flota que estén en su zona, coordinando con los colegas de Programas para que lleven los vehículos al Taller en las fechas previamente pactadas. 
• Realizar visitas periódicas a proveedores de la zona para asegurar la calidad del servicio brindado a CRS y conciliación de estado de cuenta para asegurar que los pagos sean aplicados correctamente por el proveedor.
• Apoya en arreglos de viaje y logísticos para personal y visitantes. Programa y coordina citas. Brinda apoyo logístico y de comunicaciones en actividades de planificación de eventos.
• Realiza la implementación de procesos de administración de bienes, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de bienes, conteo físico, etc.

 4. Antecedentes, Experiencia y Requisitos:

Educación y Experiencia

• Título de bachiller requerido. Diploma/certificado profesional o cursos en Administración preferible.
• 2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Educación adicional podría sustituir alguna experiencia.
• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial. Dominio de Word.

Habilidades Personales

• Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas y de manera coordinada.
• Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.

Lengua Extranjera Requerida/Deseada: No requerido.

Disponibilidad para viajar: 30% en la zona de intervención de los Proyectos

Relaciones Laborales Clave:

Interno: Departamento de Cadena de suministros (Compras, Logística e Inventarios), Administración, Departamento de Flota Vehicular, Departamento de Finanzas, otro personal del área operativa.  Bodegueros y Asistentes Administrativos de proyectos.

Externo: Proveedores, socios, visitantes de la oficina de CRS, personal de oficinas de gobierno con quien se coordinen procesos administrativos.

Competencias REDI de la Agencia (para todo el personal de CRS):

Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

• Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
• Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y la misión de CRS. Se considera honesto.
• Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
• Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
• Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la oportunidad de aprender cosas nuevas.

Competencias de liderazgo de la agencia:

• Lidera el cambio: Busca continuamente formas de mejorar la agencia a través de una cultura de agilidad, apertura e innovación.
• Desarrolla y reconoce a los demás: Desarrolla la capacidad del personal para alcanzar su máximo potencial y mejorar el desempeño del equipo y la agencia.
• Mentalidad estratégica: Entiende el papel en la traducción, comunicación e implementación de la estrategia de la agencia y las prioridades del equipo.

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local.

Al solicitar este trabajo, es entendido y reconocido que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, es entendido que, si es un candidato exitoso, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes, y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia anterior.

PARA APLICAR: Enviar su Carta de Interés y hoja de vida actualizada a Recursos Humanos CRS HN a la siguiente dirección [email protected] con el nombre de la vacante: “Asistente Administrativo” en el asunto a más tardar el 23 de noviembre del 2024.

NOTA: DEBIDO AL NUMERO DE APLICACIONES QUE RECIBIMOS, SOLO LOS FINALISTAS SERÁN CONTACTADOS

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.

Empleador con Igualdad de Oportunidades.