IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

TITULO DEL PUESTO:     Asistente Administrativo

OBJETIVOS O PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO

Efectuar todas las acciones de logística de compras locales presupuestados en el plan de Adquisiciones, en respuesta a los sectores de Agricultura, WASH (Agua potable y saneamiento básico), MPCA (Asistencia Financiera multipropósito) y medios de vida en los departamentos de Copán, Ocotepeque, Valle, Cholutea, La Paz y El Paraíso basados en el presupuesto de Global Communities y de los proyectos manejados. Cumplir con la política de compras del proyecto, el manual de adquisiciones de Global Communities y el manual de Finanzas de Global Communities.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Gestionar y brindar apoyo logístico para los diferentes sectores del programa.
• Participar en el proceso de levantamiento e identificación de necesidades de los posibles beneficiarios.
• Realizar oportunamente las requisiciones de compras de materiales de acuerdo a las prioridades y necesidades.
• Apoyar el proceso de compras siguiendo los pasos de requisición, cotización, recepción de elementos y entrega al área solicitante.
• Inventariar y controlar los recursos físicos que abastecen o se distribuyen del almacén o de la bodega a través de los formatos adecuados
• Realizar las entregas de los materiales a las familias que lo requieran
• Obtener actas de entrega / recepción de los materiales y artículos distribuidos a las familias
• Participar activamente en el buen funcionamiento del área, mediante la generación de propuestas de mejoramiento, colaboración y trabajo en equipo.
• Preparar reportes de los bienes recibidos.
• Solicitar pagos al departamento de contabilidad una vez que el Bien o Servicio se haya recibido.
• Verificación en el Sistema de la SAR de las liquidaciones de Órdenes de Compra Exentas que se emitan, así como el correspondiente reporte mensual de las misma para entrega a la SAR
• Mantener archivo de las gestiones de recepción y entrega de bienes, así como de las importaciones y exoneraciones de impuestos.
• Informar semanalmente el status de los productos y servicios pendientes de recibir.
• Recibir y entregar bienes, dando el seguimiento oportuno a la distribución en las diferentes regiones solicitantes.
• Elaborar actas de evaluación de las solicitudes de compra asignadas
• Brindar apoyo logístico a los procesos de adquisiciones
• Apoyo a las unidades del programa para digitación de documentos y/o datos. 
• Apoyar cualquier otra tarea que jefe inmediato le solicite 
• Realizar cualquier otra función relacionada al puesto.

COMPETENCIAS

• Amplia comprensión de los principios de acción humanitaria ayuda de emergencia y los objetivos de resiliencia, y en particular de sectores como transferencias monetarias, vouchers y la protección humanitaria.
• Habilidades de trabajo en contextos de emergencia y manejo de mecanismos distribución rápida de insumos de ayuda humanitaria
• Excelentes habilidades de pensamiento crítico y buen juicio.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita y alto nivel de organización y atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y escucha, incluyendo la capacidad de interactuar con las partes interesadas internas y externas de una manera profesional.
• Capacidad para trabajar en un entorno de equipo intercultural y disperso geográficamente.
• Capacidad demostrada para trabajar con supervisión limitada.
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y oral.
• Buena negociación y habilidades de resolución de problemas.
• Conocimiento de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Sensibilidad social y cultural, para manejar con paciencia, tacto y diplomacia situaciones complejas de necesidad, vulnerabilidad y riesgo.

 REQUISITOS

• Educación media o pasante universitario
• Mínimo 1 años de experiencia en proceso administrativos y de compra.
• Experiencia con programas y organizaciones no gubernamentales.
• Vivir en la Zona

CONDICIONES A CONSIDERAR PARA APLICAR.

• Interesado enviar hoja de vida al correo electrónico [email protected] además anexar carta de interés que contenga su aspiración salarial de preferencia en formato PDF con la siguiente nomenclatura en el asunto del correo: CV-nombre de quien aplica – Asistente Administrativo
• Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
• Debido al alto volumen de aplicaciones, solamente se contactará a las personas calificadas en el proceso.
• Documentos a incluir: Título universitario, diplomas, certificados y constancias que acrediten conocimiento experiencia, copia tarjeta de identidad.
• Fecha límite de aplicación: 24 de enero del 2024.
• No se considerarán aplicaciones incompletas, que no cumplan los requisitos y recibidas fuera de la fecha límite de aplicación.
• Global Communities promueve, valora, respeta, y se beneficia totalmente de las cualidades, antecedentes, raza, cultura, edad, genero, discapacidad, valores, estilos de vida, perspectivas o intereses singulares de cada individuo; creando y manteniendo un ambiente de trabajo que promueve que su personal y futuros colaboradores cumplan las políticas para evitar el acoso y la discriminación de todo tipo.