DESCRIPCION DE FUNCIONES

1. IDENTIFICACION DEL PUESTO

1.1 Título del puesto:

Asistente administrativo y Adquisiciones

1.2 Área o Sección:

Administración

1.3 Título del jefe Inmediato:

Administración Financiera 

1.4 Grado de Supervisión:

Directa: Ninguna

Indirecta: Ninguna

1.5 Ubicación del puesto:

Tegucigalpa

2. DESCRIPCION DEL PUESTO

2.1 RESUMEN DEL PUESTO:

Es responsable de llevar a cabo las tareas de asistencia administrativa relacionadas con los procesos de ejecución de los fondos de programas y proyectos, adquisición de bienes y servicios, procesos administrativos de documentación y respaldo de las operaciones. 

3. FUNCIONES

1. FUNCIONES 
2. Participa en la elaboración de presupuestos anuales de los diversos fondos.
3. Participa en la elaboración de proyectos:
   4. Actualización de base de datos de proveedores. 

3.1.2.1 Verificación de la disponibilidad de recursos de cada fondo. 

3.1.2.2 Realización de cotizaciones. 

3.2.2.3 Elaboración de cuadro resumen de cotizaciones.

1. Elabora la solicitud de fondos, órdenes de compra y gestiona las firmas autorizadas en el formulario.
2. Recepciona documentos fiscales.  
3. Participa ante el Comité Para Adquisición de Bienes y Servicios (CPABS) en la presentación de solicitudes/proyectos con los requisitos establecidos en el manual de adquisiciones.
4. Entrega a la administración los proyectos aprobados y los registra en el libro de control correspondiente.  
5. Una vez realizado el pago por la administración, se procede a la confirmación de la transferencia al proveedor y detalles de compra de productos y/o servicios. 
6. Agiliza la provisión de los productos y/o servicios en el lugar y tiempo acordado. 
7. Al momento de recibir el producto realiza la verificación de acuerdo con criterios de calidad y cantidad pactados.
8. Atiende a los proveedores para la inspección de la calidad de los materiales, equipos adquiridos, así como los servicios de mantenimiento.
9. Gestiona la logística para la recepción de mercancías y servicios.
10. Conduce los vehículos de la institución para recoger y hacer el traslado del producto al lugar correspondiente.
11. Registra en inventario, asigna y entrega el/los activos con formato establecido. 
12. Realiza el registro de operaciones en libros auxiliares-diario de acuerdo a los procedimientos establecidos.
13. Revisa junto con el/la administrador(a) financiero los saldos de las cuentas con el propósito de conocer la disponibilidad de recursos por parte de la Institución. 
14. Presenta a su jefe inmediato la ejecución y saldos de proyectos.
15. Revisa retenciones en planilla de SAR, IHSS, RAP, INPREMA, COLEGIOS PROFESIONALES, seguros de vida colectivo y seguros de vehículos.
16. Prepara datos para los informes financieros requeridos, semestral y anual. 
17. Cumple con las fechas señaladas en los procesos de cierre contable y entrega de información.
18. Gestión/Seguimiento de contratos con personal y proveedores (Honducor, servicios tecnológicos y otros proveedores).
19. Apoya en el registro de asistencia del personal.
20. Organización de reuniones y eventos relacionados con los proyectos coordinando la logística con el personal técnico.
21. Organización de viajes y visitas de campo encargándose de la logística y coordinación de actividades.
22. Gestión de inventarios. 
23. Comunicación interna y externa (atención telefónica, abrir el portón, atención al público).
24. Seguridad de las instalaciones verificando el cierre de todas las puertas, ventanas, luces, ventiladores, estufas, aires acondicionados y llaves antes de salir.
25. Participa en actividades de capacitación y reuniones técnicas internas y con otras instituciones preparando presentaciones, materiales y logística.
26. Atender visitas, cuando se requiera preparar presentaciones, material promocional y otra información requerida.
27. Custodia la maquinaria y equipo institucional.
28. Apoya al personal técnico en el llenado de formularios administrativos para una correcta gestión.
29. Visitas de campo para la identificación de necesidades, verificación del uso de los materiales en los programas, proyectos y servicios
30. Gestión de reparación de equipo.
31. Acompañamiento del personal de aseo mediante reuniones de orientación y retroalimentación.

4. REQUISITOS DEL PUESTO

4.1 EDUCACIÓN:

Licenciatura o pasante de carreras administrativas como Contaduría Pública, Administración de Empresas y otras afines. 

2. EXPERIENCIA:
3. Haber desarrollado cargos en la asistencia administrativa. 
4. Experiencia en procesos de adquisición de bienes y servicios.
5. Experiencia en procesos administrativos con ONG del sector social y el conocimiento de las temáticas relacionadas con educación.
6. HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:
7. Capacidad para solución de problemas.
8. Habilidad para analizar, evaluar, razonar, construir o crear soluciones.
9. Saber conducir vehículo mecánico y de doble tracción 
10. Ser una persona proactiva, organizada y con compromiso social, capaz de trabajar autónoma y en equipo y excelente capacidad de adaptación a diferentes situaciones.
11. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:
12. Conocimiento sobre contabilidad básica
13. Gestión de proyectos 
14. Márquetin digital 
15. Conocimiento de office (Word, Excel, Power Point)
16. Internet
17. Manejo de plataformas de publicación de plazas 
18. Plataformas de comunicación virtual como: zoom, Google meet entre otras.