DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Cargo:                                     Asistente Administrativo y Financiero, Honduras Program

A quien reporta:                     Finance Manager

Cargos supervisados:             ----------------------------------------------

Ubicación:                               Tegucigalpa, Honduras.

Tipo de posición:                    Tiempo Completo

Coordinación Interna:            Director de Programa, Gerente de Subvenciones, Coordinadores Nacionales,    Coordinadores Técnicos de proyectos, otros equipos financieros y administrativos de WCS Regional y Central.

Antecedentes de la organización:

WCS es una ONG de conservación internacional cuya oficina central se encuentra en el zoológico del Bronx, en la ciudad de Nueva York. La misión de WCS es Conservar la vida silvestre y los paisajes naturales en todo el mundo a través de ciencia aplicada, acciones concretas de conservación y educación, inspirando a las personas a valorar la naturaleza.  Actualmente WCS trabaja en más de 60 países en África, Asia y las Américas. El programa de Las Américas trabaja en una diversidad de lugares, desde las costas árticas y mares de Alaska a los bosques de Norte y Mesoamérica, hasta la cuenca del Amazonas y las costas de la Patagonia, en 13 países.

Descripción general del programa:

WCS Honduras-Nicaragua es el único programa binacional de la organización en la región. Se compone de un pequeño equipo que está basado en diferentes lugares: Tegucigalpa en Honduras, Managua y Laguna de Perlas en Nicaragua, con la oficina de coordinación binacional en Tegucigalpa.  El objetivo primario de esta posición para finanzas y administración es brindar apoyo al programa de Nicaragua para el manejo de los sistemas financieros, el control presupuestario y los controles internos para el monitoreo de cumplimiento de las normas administrativo-financieras durante la ejecución de los proyectos, la revisión de sus operaciones y el manejo del efectivo. 

Resumen del puesto:

 Para apoyar el Programa Honduras, WCS está buscando una persona dinámica, organizada, orientada al detalle, trabajadora y comprometida para asistir al staff del equipo de WCS Honduras y en particular a la Administración del programa Honduras Nicaragua con el manejo administrativo y financiero tomando en cuenta las políticas y procedimientos de la organización y de los donantes y de acuerdo con las necesidades operativas del programa de Honduras-Nicaragua, cumpliendo con las leyes y normas del país que sean pertinentes.

Este puesto depende del Gerente Financiero y trabajará en estrecha colaboración con los equipos técnicos y financieros nacionales y regionales.

ACTIVIDADES GENERALES A REALIZAR: 

• Colaborar y apoyar a la Gerente Administrativo y Financiero en los temas financieros de WCS Programa Honduras. 
• Brindar asistencia continua al personal de WCS Honduras para asegurar la eficiencia financiera en todos los aspectos de las operaciones. 
• Contribuir con el fortalecimiento y documentación de políticas y procedimientos administrativos y financieros.  
• Seguimiento y gestión de procesos de adquisiciones y contrataciones. 
• Apoyo en la integración de Reportes, auditoría, cumplimiento y control de calidad. 
• Colaborar para que se cumplan los más altos estándares de integridad financiera. 
• Colaborar para que todos los proyectos/actividades en el programa Honduras respeten la legislación nacional, incluyendo regulaciones aduaneras, impuestos, etc. 
• Colaborar en la logística de ejecución de los proyectos, eventos y actividades organizados por el equipo del programa Honduras. 
• Apoyar al Gerente de Subvenciones en las capacitaciones a personal de organizaciones socias (ONGs locales, organizaciones indígenas) en aspectos básicos del manejo financiero y administrativo de los sub-acuerdos o contratos que reciban de WCS Honduras. 
  • Preparación de registros contable de WCS Honduras a través de la elaboración de plantillas para actualización de gastos en sistema SAP. 

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A REALIZAR: 

Contabilidad:

• Asegurar que todos los gastos se realicen de acuerdo con los procedimientos establecidos, incluida la verificación de los documentos de respaldo y la disponibilidad del presupuesto. 
• Revisión de facturas/comprobantes de cada gasto antes de procesar el pago. 

Logística/Operaciones: 

• Gestionar solicitudes de gastos de viaje presentados por el personal del programa de WCS Honduras. Asegurando que todo esté correcto antes de ser presentado al Gerente Administrativo y Financiero y director de Programa para su aprobación. 
• Gestionar las solicitudes de avances de fondos operativos presentados por el personal del programa de WCS Honduras, asegurando la pertinencia y coherencia de la solicitud antes de ser presentado al Gerente Administrativo y Financiero y director de Programa para su aprobación.
• Gestionar solicitudes de compras y contrataciones (realización de cotizaciones con proveedores a nivel nacional e internacional si es necesario) presentados por el personal del programa de WCS Honduras y/o personal regional. Asegurando la pertinencia y coherencia del proceso antes de ser presentado al Gerente Administrativo y Financiero y director de Programa para su aprobación. 
• Gestionar los pagos a proveedores ante el gerente de subvenciones asegurando que cada proceso esté documentando con sus respectivos soportes y aprobaciones. 
• Apoyar con la logística de los proyectos que WCS esté ejecutando en Honduras, bajo la guía y supervisión del Gerente Administrativo y Financiero del programa: Reuniones, talleres, eventos u organización de viajes al campo.
• Monitorear los detalles logísticos de las visitas de nuestra Sede o de la región.

Control Fiscal: 

• Preparar la información sobre declaraciones mensuales de impuestos de empleados y consultores ante la SAR para traslado al contador.
• Llevar el control de constancias de retención de impuesto sobre la renta y de facturas emitidas por cada consultor en una base mensual.
• Preparar el pago y declaración de impuesto municipal cada año de WCS ante la AMDC, previa revisión del Gerente Administrativo y Financiero.

RR. HH: 

• Elaboración de planilla de salarios del personal de Honduras para revisión del del Gerente Administrativo y Financiero y aprobación del Director de Programa.
• Gestión de hojas de tiempo del personal del programa WCS Honduras. 
• Llevar el control de ausencias de personal por bajas médicas, vacaciones, días compensatorios y permisos. 
• Preparar y gestionar el pago mensual de las planillas del IHSS, RAP, INFOP y Seguro Médico del personal de WCS Honduras.
• Apoyo en la redacción de contratos laborales y adendas del personal del programa Honduras. 

Informes y control de calidad:

• Elaboración de informes mensuales de las cuentas contables que tienen que ver con el pago de planilla (IHSS, RAP, INFOP, Severance Accrual, vacation accrual, etc.), para revisión y aprobación del Gerente Administrativo y Financiero. 
• Cuando sea requerido, apoyo en la elaboración de diversos informes financieros para los donantes, vigilando constantemente se cumplan todas las normas y regulaciones de la Institución y de los donantes. 
• Cuando sea requerido, realizar la revisión de contratos de donación, presupuestos y procedimientos o lineamientos de cada donante para su aplicación. 
• Otras ocupaciones que le sean asignadas de acuerdo con su perfil y experiencia profesional.

PERFIL PROFESIONAL REQUERIDO: 

• Licenciatura en administración de empresas, con una especialidad en adquisiciones, contrataciones y gestión de RRHH preferiblemente. Maestría en el campo se considerará como un plus. 
• Más de 3 años en experiencia en organizaciones de cooperación internacional con énfasis en el área contable, financiera y de RRHH 
• Experiencia en el manejo financiero de proyectos, subvenciones, contratos gubernamentales y de agencias de cooperación. 
• Idiomas requeridos: Español Nativo e Inglés Intermedio. 
• Habilidad demostrada en la implementación de políticas y procedimientos financieros.
• Experiencia en cálculo de impuestos fiscales, prestaciones laborales, y otros que aplique a ONG's. 
• Buena capacidad analítica y uso de fórmulas en Excel. 
• Experiencia en uso de aplicaciones informáticas (Programas contables, office 365). 
• Excelentes relaciones interpersonales. 
• Buenas habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales.
• Habilidad de trabajo en equipo e interactuar con diferentes tipos de profesionales de una manera positiva. 
• Debe ser una persona organizada y automotivada que utilice los recursos con eficacia y eficiencia, coordinando diferentes fuentes de donaciones para satisfacer lo solicitado. Debe ser analítico y detallista, con capacidad para realizar diversas tareas simultáneamente, con un alto nivel de organización y planificación. Debe estar orientado a la búsqueda de soluciones y tener una gran capacidad para resolver problemas. Ética de trabajo seria, proactiva y dispuesta a trabajar con y para su equipo. 
• Manejo de vehículo mecánico con licencia de conducir vigente se considerará un plus. 
• Disponibilidad para viajar a sitios de campo. 

Detalles de la contratación: 

Se ofrece un contrato laboral por tiempo definido (1 año), con un período de prueba de 2 meses y posteriormente renovable en función del desempeño y los fondos disponibles. 

LOCALIZACIÓN 

Sede principal la Oficina de WCS en Tegucigalpa, además de giras planificadas a la Moskitia hondureña. 

La organización ofrece igualdad de oportunidades de empleo a todos los candidatos cualificados. La organización no discrimina por motivos de edad, color, raza, discapacidad, identidad de género, origen nacional, religión, orientación sexual, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por las leyes y normativas.

COMO APLICAR: 

Favor enviar su CV y carta de presentación con aspiración salarial al correo [email protected] a más tardar el 23 de agosto del 2024, con el asunto “Asistente Administrativo y Financiero”. 

Solo se contactarán a los candidatos que reúnan los requisitos de esta posición.