Términos de Referencia

Asistente de Administración y Adquisiciones     

Antecedentes de la organización

ACDI/VOCA con sede en Washington, D.C. es una organización de desarrollo internacional sin fines de lucro que provee asistencia técnica y administrativa en ámbitos de agroindustria, servicios financieros, desarrollo empresarial y seguridad alimentaria, con el fin de promover el crecimiento económico y asegurar una sociedad civil vibrante. Para más información de ACDI/VOCA, visite el portal www.acdivoca.org

Antecedentes del programa

ACDI/VOCA se encuentra ejecutando el Proyecto Agronegocios Sostenibles de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo International (USAID). El propósito de Agronegocios Sostenibles es fortalecer los sistemas de mercado agrícola para que sean más competitivo, inclusivo y resiliente para reducir de manera sostenible la pobreza en Honduras. 

Agronegocios Sostenibles aplica un enfoque de desarrollo de sistemas para hacer frente a las causas fundamentales detrás de los círculos viciosos que marginan a personas y empresas, e identifica puntos de influencia (leverage points) que den lugar a nuevas formas virtuosas de hacer negocios y mejores oportunidades económicas. Esto dará como resultado un aumento sostenible en los ingresos, a través de más de negocios, más ventas y más puestos de trabajo para los hondureños, al mismo tiempo que se contribuirá a la construcción de un crecimiento económico de base amplia, y de largo plazo.

Propósito

El/La Asistente de Administración y Adquisiciones es responsable de coordinar las actividades Administrativos y de Adquisiciones del proyecto en la oficina que se encuentre asignado, así como de apoyar las actividades Logísticas para asegurar el correcto funcionamiento administrativo y el cumplimiento de las políticas y reglamentos de ACDIVOCA y USAID.

Lugar de trabajo

Tegucigalpa

Responsabilidades 

• Gestionar y registrar en Sharepoint los pagos a proveedores de bienes y servicios de los procesos de Administración, Adquisiciones y Logística; Asegurando el cierre de cada proceso entregando la factura fiscal original a Contabilidad.
• Gestionar la apertura de líneas de créditos con nuevos proveedores en cumplimiento de las políticas de ACDI/VOCA y UDAID: Hoteles, transporte y demás proveedores de bienes y servicios.
• Recibir la correspondencia y mensajes, direccionándolos al área, oficina regional o personal correspondiente, siguiendo estrictamente el protocolo de escaneo, numeración y archivo de documentos.
• Realizar servicios de conserjería a solicitud de su supervisor inmediato. 
• Manejo de los inventarios de insumos de oficina y material de bioseguridad según corresponda.
• Ejecutar y registrar en Sharepoint los procesos de adquisiciones hasta un monto de $50,000.00 de bienes y servicios de la oficina asignada, asegurando el cumplimiento de los procesos y políticas de ACDI/VOCA y USAID.
• Gestionar y registrar en Sharepoint las solicitudes de pagos recurrentes asignados por la Gerencia de Administración y Adquisiciones.
• Emitir y cerrar las órdenes de compra exoneradas de su propia gestión en la plataforma PAMEH, asegurando la entrega de la OCE original a los proveedores y apoyar a la Gerencia de Administración y Logística con la elaboración del informe mensual de órdenes de compra exoneradas. En caso de ser necesario, apoyar las solicitudes de OCE de otras áreas.
• Gestión según asignación de la Gerencia de Administración y Adquisiciones asegurar la logística para el desarrollo de eventos en las diferentes regiones donde opera el proyecto y en caso de ser necesario en apoyo de/a las Asistentes Administrativas asignada a las Oficinas regionales. 
• Gestionar las solicitudes de movilización y reserva de hoteles para el personal del proyecto en el desarrollo de las actividades planificadas a nivel nacional e internacional.
• Realizar cualquier otra tarea adecuada para su posición que le sea asignada. El/La Asistente Administrativo(a), deberá seguir todos los procesos de ACDI/VOCA y deberá estar en permanente contacto con la Gerencia Administrativa para asegurarse que todos los procesos realizados en la oficina cumplen con las regulaciones tanto de USAID como de ACDI/VOCA.

Formación Profesional 

• Secundaria completa.
• Pasante universitario de Licenciatura en Administración de Empresas, Economía, Finanzas, Mercadeo, o carrera afín (Deseable

Experiencia

• Al menos 4 años de experiencia en actividades administrativas y manejo de oficina.
• Preferible con experiencia previa en manejo administrativo con organismos internacionales.
• Experiencia en manejo y control de inventarios.
• Habilidades para utilizar MS Office, particularmente Microsoft Word, Microsoft Excel y Power Point. 

Conocimiento

• Solido conocimiento de actividades administrativas y de operaciones.
• Habilidades para utilizar MS Office, particularmente Microsoft Word, Microsoft Excel y Power Point.
• Ingles oral y escrito a nivel básico deseable.

Como aplicar

Estamos contentos de su interés por formar parte de nuestro equipo de trabajo, somos una ONG internacional con igualdad de oportunidades. 

Personas calificadas e interesadas deben enviar sus hojas de vida a más tardar el 16 de julio de 2024 a las 5:00 pm a la dirección, [email protected] detallando en el asunto del correo “Asistente de Administración y Adquisiciones” Solo candidatos/as que cumplan con los requisitos y sean preseleccionados/as serán llamados para entrevistas. Las personas serán preseleccionadas al ir recibiendo las aplicaciones.