Nombre del puesto: Asistente de operaciones para Plataformas, BD y Oficina regional
Reporta a: LACRO Operations Manager for platforms, BD, and Regional Office
Departmento: LACRO
Banda: 4
Ubicación: esta posición está abierta para aplicantes de: El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, o México
1. Acerca de CRS:
Catholic Relief Services es la agencia humanitaria internacional oficial de la comunidad católica en los Estados Unidos. CRS trabaja para salvar, proteger y transformar vidas necesitadas en más de 100 países, sin distinción de raza, religión o nacionalidad. El trabajo de ayuda y desarrollo de CRS se lleva a cabo a través de programas de respuesta de emergencia, VIH, salud, agricultura, educación, microfinanzas y construcción de la paz.
2. Resumen del puesto:
Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a programación de alta calidad.
3. Responsabilidades del puesto:
La posición dividirá su nivel de esfuerzo (LOE) entre las siguientes plataformas/áreas realizando las responsabilidades según la siguiente distribución:
- Water Smart Agriculture – WSA 25% LOE
- Peacebuilding platform – PB, 25% LOE
- Business Development – BD, 25% LOE
Regional Office, 25% LOE
4. Responsabilidades del puesto:
Facilitar comunicación y coordinación con todos los miembros del equipo de las plataformas, regional y personal relevante en otros países/proyectos/plataformas/equipos e interesados externos según sea el caso.
Preparar documentos transaccionales en apoyo de procesos administrativos generales. Procesamiento de requisiciones de compra, recepciones de bienes y servicios, verificación de la calidad de bienes y servicios adquiridos, autorizaciones de viajes especiales, anticipos de viajes, reserva de hoteles, seguimiento de pagos, seguimiento de entregables, seguimiento de planillas de entrega de material, planillas de participación seguimiento del plan de compras con el equipo técnico etc.
Mantiene un control actualizado con datos financieros, fechas y datos importantes para monitoreo presupuestario de las compras realizadas, adquisición de servicios, consultorías, así como el seguimiento oportuno de los productos, fechas de entrega y documentación necesaria.
Coordina la logística de eventos, reuniones, capacitaciones, materiales y actividades realizadas de acuerdo con las diferentes solicitudes, virtuales y presenciales, creación y envió de invitaciones con links de reunión, coordinación de intérpretes para sesiones de trabajo según sea requerido.
Asistir a reuniones/eventos donde se requiera, cuando sea necesario para apoyo logístico y/o administrativo.
Apoya en la implementación de procesos de administración de propiedades, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de bienes, conteo físico, resguardo, etc.
Apoya y facilita el proceso de elaboración de convenios de subreceptor, enmiendas, memorándum de entendimiento, cartas de acuerdo, cartas de donación presupuestos, MOU, proyecciones según sea requerido.
Actualizar al equipo técnico del proyecto sobre información de procesos administrativos, cuando se requiera, capacitar a personal nuevo en la dinámica del trabajo y trámites administrativos que correspondan.
Apoya arreglos de viaje y logísticos para personal, visitas nacionales, regionales e internacionales.
Apoyar en la revisión, control y elaboración de informes financieros y desembolsos a socios, ingresando mensualmente los datos al sistema interno, realizando el seguimiento de liquidación, recopilando las firmas necesarias en el tiempo estipulado, y sirviendo como canal de comunicación entre los actores involucrados.
Realiza y apoya los procedimientos administrativos en el manejo de la documentación, elaboración de cartas, memos, correos, organización y archivo electrónico actualizado; traducciones requeridas, digitación, formato de documentos, grabar y transcribir minutas así mismo se encarga de la correspondencia relevante de plataformas y oficina regional.
Otras atribuciones relacionadas al puesto.
5. Antecedentes, Experiencia y Requisitos Típicos:
Educación y Experiencia
- Estudios universitarios en administración de empresas, auditoría, o ciencias sociales
- 2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
- Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
- Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial. Dominio de Word.
Experiencia y habilidades en la creación de redes y relaciones con donantes, organizaciones pares, y socios basados en la fe y de la sociedad civil. Comprensión de los principios de asociación es altamente deseado.
Habilidades Personales
- Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
- Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.
- Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
- Idiomas requeridos: Español e Ingles intermedio.
Viajes: se requiere un 15% del tiempo laboral para viajes dentro de la región.
6. Relaciones laborales clave:
Responsabilidades de supervisión: N/A
- Internas: Plataformas de Personal, Personal de BD, Equipos de Operaciones de CP, HQ GSCM y GPR, DRD/Ops, DRD/PQ, RD, Asesor Regional de Operaciones, Gerente de Operaciones de LACRO para plataformas, BD y Oficina Regional.
Externas: Personal de organizaciones socias, proveedores de bienes y servicios, consultores.
7. Competencias de la Agencia (para todo el personal de CRS)
- Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizadas por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y alcanzar los resultados deseados.
- Integridad
- Mejora Continua e Innovación
- Construye Relaciones
- Desarrolla Talento
- Mentalidad Estratégica
Rendición de Cuentas y Administración
Nuestra identidad católica está en el corazón de nuestra misión y operaciones. Catholic Relief Services lleva a cabo el compromiso de los Obispos de los Estados Unidos de asistir a los pobres y vulnerables en el extranjero. Damos la bienvenida a personas de todas las fes y tradiciones seculares que comparten nuestros valores y nuestro compromiso de servir a los necesitados como parte de nuestro personal. Los procesos y políticas de CRS reflejan nuestro compromiso de proteger a los niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.
Aviso Legal: Esta descripción de trabajo no es una lista exhaustiva de las habilidades, esfuerzos, deberes y responsabilidades asociados con el puesto.
- PARA APLICAR: Enviar su Carta de Interés y hoja de vida actualizada a Recursos Humanos CRS a la siguiente dirección: [email protected] con el nombre de la vacante: “Asistente de Operaciones LACRO” en el asunto. Se recibirán aplicaciones hasta el miércoles 31 de Julio del 2024.
NOTA: DEBIDO AL NUMERO DE APLICACIONES QUE RECIBIMOS, SOLO LOS FINALISTAS SERÁN CONTACTADOS
- Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.
Empleador con Igualdad de Oportunidades