Nombre del Puesto:              Asistente de pagos

Departamento:                          Operaciones

Reporta A:                              Gerente de Operaciones

País/Ubicación:                          Tegucigalpa Honduras

 1. Resumen del Puesto: 

Brindará servicio de calidad relacionado con la eficiente administración de la documentación y sistemas relacionados con los compromisos adquiridos por la Organización por compra de bienes y servicios en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. 

 2. Responsabilidades del Puesto:

• Revisar que los documentos de pago (facturas, recibos, documento de cobro de servicios públicos) sean emitidos conforme al Régimen de Facturación, que contenga los datos de la Orden de Compra Exenta (si es el caso) y que los datos de CRS estén debidamente descritos. 
• Revisar que los documentos soporte de pago (listados de asistencia, ayuda memoria, actas de recepción, certificados de servicio, constancia de pagos a cuenta, bitácoras) correspondan al documento de pago y que las cantidades y descripciones coincidan.
• Llevar un control en el medio escrito y tecnológico que sea proporcionado para tal fin, donde se registre de manera correcta tanto los documentos de pago como los documentos de soporte entregados por los proveedores, empleados o guardias de seguridad, detallando los siguientes datos: tipo de documento, nombre del proveedor, número del documento de pago, monto, fecha de recibido por parte de Administración, nombre y firma de la persona que entrega y nombre y firma de la persona de Administración que recibe.
• Reunirse diariamente con los Oficiales de Compra para que los documentos de pago recibidos y sus soportes se adjunten al expediente de Compra debiendo revisar que los datos relacionados a: montos, descripción, cantidades, entre otros datos; coincidan con la Orden de Compra.
• Completar los campos requeridos en la herramienta tecnológica de pagos, de tal manera se lleve un control y seguimiento a todos los compromisos de pago por compra de bienes y servicios de la Organización.
• Solicitar a los preparadores la recepción de los bienes y servicios en el sistema Insight, adjuntando en la herramienta de pagos, toda la documentación relacionada al proceso, y de ser requerido dar seguimiento y apoyo.
• Revisar que en las recepciones en el sistema Insight se haya adjuntado los documentos soporte requeridos, así mismo, que las cantidades y montos en la recepción en Insight coincida con los valores de la Orden de Compra y documento de pago.
• Entregar a Finanzas los expedientes de pago en los días y horas establecidos para ello.
• Diariamente dar seguimiento a los expedientes de pago que sean devueltos o rechazados, para que en el menor tiempo posible sean enviados nuevamente a pago en Finanzas, así mismo, debiendo llevar un control de estos expedientes para asegurarse que no pasen mucho tiempo sin pasarlos a pago nuevamente.
• Revisar que los pagos de servicios públicos, tanto de la oficina de CRS como de las viviendas de los empleados extranjeros estén pagados con anticipación a la fecha de vencimiento de las facturas. En caso de que la factura aun no esté generada, buscar los medios tecnológicos disponibles como banca en línea para pasar a pago.
• En caso de los pagos de rentas de alquileres y pago de servicios rutinarios de la oficina, solicitar las facturas a los proveedores a inicio de mes, de tal manera sean pasados a pago en tiempo y forma. Si fuera necesario emitir una Orden de Compra exenta para el servicio, se debe pedir la factura proforma al proveedor con anticipación. 
• Una vez que Finanzas realiza el pago y envía el documento de comprobante de pago, enviar el documento al proveedor como comprobante que el pago de la renta o servicio ha sido completado.
• Apoyar en el ingreso de requisiciones según necesidad requerida por departamento de Cadena de Suministros, Flota vehicular, Finanzas, y Administración.
• Cualquier otra actividad a fin al puesto que sea requerido por la Organización. 

 3. Antecedentes, Experiencia y Requisitos:

Educación y Experiencia

• Título de bachiller o perito mercantil requerido. Diploma/certificado profesional o cursos en Administración preferible.
• 2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial. 

Habilidades Personales

• Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
• Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
• Fuerte orientación al servicio al cliente interno y externo

Habilidades Personales

• Excelentes capacidades analíticas con capacidad de detectar y reportar inconsistencias.
• Excelentes habilidades organizativas con gran atención al detalle.
• Conducta ética de acuerdo con códigos de ética profesionales y organizacionales.
• Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones y resultados.
• Capacidad de trabajar colaborativamente.
• Capaz de mantener información confidencial
• Fuerte habilidad y ética de servicio al cliente.
• Capacidad de realizar tareas rutinarias independientemente.
•  

Disponibilidad para viajar: un 30% del tiempo laboral para visita a oficinas y bodegas de los proyectos.  

 4. Relaciones Laborales Clave: 

Interno:          Departamento de Cadena de suministros (Compras), departamento de Flota Vehicular, departamento de Finanzas CRS Honduras, otro personal del área operativa.  Técnicos y Asistentes Administrativos de proyectos. 

Externo:          Proveedores, socios, visitantes de la oficina de CRS.

Competencias REDI de la Agencia (para todo el personal de CRS):

Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

• Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
• Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y la misión de CRS.  Se considera honesto.
• Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
• Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
• Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la oportunidad de aprender cosas nuevas.

Competencias de liderazgo de la agencia:

• Lidera el cambio: Busca continuamente formas de mejorar la agencia a través de una cultura de agilidad, apertura e innovación.
• Desarrolla y reconoce a los demás: Desarrolla la capacidad del personal para alcanzar su máximo potencial y mejorar el desempeño del equipo y la agencia.
• Mentalidad estratégica: Entiende el papel en la traducción, comunicación e implementación de la estrategia de la agencia y las prioridades del equipo.

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local.

Al solicitar este trabajo, es entendido y reconocido que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, es entendido que, si es un candidato exitoso, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes, y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia anterior.

PARA APLICAR: Enviar su Carta de Interés y hoja de vida actualizada a Recursos Humanos CRS HN a la siguiente dirección [email protected] con el nombre de la vacante: “Asistente de Pagos” en el asunto a más tardar el 29 de marzo del 2024.

NOTA: DEBIDO AL NUMERO DE APLICACIONES QUE RECIBIMOS, SOLO LOS FINALISTAS SERÁN CONTACTADOS

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y             adultos vulnerables del abuso y la explotación.

Empleador con Igualdad de Oportunidades