Position Information

Position Title: Asistente de programa, subvenciones

Position Grade: G4

Duty Station: San Pedro Sula, Honduras

Position Number: SVN 003 2024

Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office, or a Country Office based position? Honduras

Position rated on: 19 de febrero de 2024

Reports directly to: Asistente Senior de Subvenciones

Number of Direct Reports: N/A

SECTION 2

Organizational Context and Scope

El programa Respuestas Integradas sobre Migración (IRM, por sus siglas en inglés) en Centroamérica (IRM) financiado por USAID busca abordar brechas y desafíos sobre la (re)integración sostenible en la región mediante la mejora de los servicios de la (re)integración en sus dimensiones: social, psicosocial y económica, a nivel individual, comunitario y estructural.

Para esto el programa contrata el servicio de socios implementadores para un trabajo sostenible en sus distintas dimensiones. Estos acuerdos con socios implementadores demandan una estrecha coordinación entre la OIM y los distintos socios, haciendo necesario un manejo ordenado y eficiente de los documentos que envían los socios. 

Bajo la supervisión directa de la asistente senior de subvenciones y la supervisión general de la oficial subregional de subvenciones, y de la coordinadora nacional del programa en Honduras, la persona asistente de subvenciones será responsable de apoyar en el seguimiento de procesos administrativos de las actividades implementadas en el marco del programa IRM en Honduras.

SECTION 3

Responsibilities and Accountabilities

• Apoyar a la asistente senior de subvenciones en el seguimiento y monitoreo de las actividades de socios implementadores del programa IRM en Honduras. 
• Brindar apoyo para el seguimiento de socios implementadores para que se cumplan con los procesos financieros y administrativos del programa conforme a las normativas de la OIM y del donante.
• Apoyar en el seguimiento de requisiciones de compra (PR), Órdenes de Compra (PO) y seguimientos de pagos a socios implementadores conforme a las normativas de OIM.
• Actualizar la documentación en SharePoint del IRM y del socio y llevar un registro de toda la documentación relacionada a las subvenciones administrativas como técnicas como: reportes de avance de socios implementadores, minutas y/o actas de reuniones y todo documento técnico y administrativo de los proyectos implementados por socios implementadores en el país para futuras auditorías internas y del donante.
• Brindar apoyo logístico en los eventos desarrollados con socios: talleres, capacitaciones, transferencias metodológicas, reuniones presenciales, entre otras actividades.
• Elaborar las minutas de reuniones con socios implementadores.
• Llevar una matriz de seguimiento mensual de los plazos de entrega de los informes narrativos, financieros y los entregables por parte de los socios implementadores y el seguimiento en los plazos de revisiones por parte de colegas de IRM.
• Apoyar la revisión de presupuestos, informes financieros, respaldos de gastos, reajustes presupuestarios, recuperación del ISV y el seguimiento de la ejecución financiera de las subvenciones. 
• Mantener estrecha relación con las unidades técnicas en el programa, así como el área administrativa en coordinación con subvenciones.
• Todas las actividades que en el marco de sus funciones le sean solicitadas de acuerdo con su experiencia y capacidad.

SECTION 4

Required Qualifications and Experience

EDUCATION

• Estudios a nivel de licenciatura en Administración, Contaduría Pública, o carreras afines, con al menos dos años de experiencia profesional en áreas relacionadas.

EXPERIENCE

• Experiencia en proyectos vinculados a la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, y  de población migrante, será una ventaja.
• Experiencia en la elaboración y revisión de informes financieros, presupuestos, respaldos de gastos y en la elaboración de documentos y análisis financieros.
• Conocimiento general de la realidad nacional y especialmente del territorio, departamentos, municipios, será una ventaja.
• Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja. 
• Experiencia con la asistencia administrativa de acuerdos de socios implementadores será una ventaja. 
• Buen manejo de programas de procesamiento de datos: Excel, Word, Power Point, Access, así como de otros programas del paquete Office u otros sistemas.
• Experiencia en el manejo de estadísticas y presentación de resultados obtenidos.

SKILLS

• Capacidad para redactar en español.
• Atención al detalle y capacidad de organización.
• Excelentes conocimientos de informática: Word, Excel e Internet.
• Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación
• Capacidad para trabajar bajo presión con supervisión mínima.

SECTION 5

Languages 

REQUIRED: Español (Excelente). 

DESIRABLE: Inglés (medio)

SECTION 6

Competencies

The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies:

VALUES - All IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.

Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.

Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.

Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.
 

CORE COMPETENCIES - Behavioural indicators –  Level 1

Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.

Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.

Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.

Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.

Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

 

COMO APLICAR: Candidatos interesados enviar su CV y Carta de Interés al correo [email protected] con el código de la vacante (SVN 003 2024) en el asunto del correo a más tardar el 03 de marzo de 2024.