Asistente del Director Residente Honduras y Nicaragua 189715

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ), requiere de un/a

Asistente del Director Residente Honduras y Nicaragua

Código de la Posición: ATJPA-0087

 

Objetivo general del puesto:

Asistir al Director Residente en el acompañamiento de sus funciones diarias en relación a la Dirección de los países de Honduras y Nicaragua. Conocimiento de normativas de la Cooperación para el apoyo de procesos administrativos y de seguimiento en las Agencias de los países.

Objetivos específicos del puesto:

Asistir al Director Residente en el acompañamiento de sus funciones diarias, logística de viajes, agenda, reuniones y documentaciones de estas, así como administrar su correspondencia entrante y saliente, correos y documentar reuniones, apoyar en desarrollo de eventos, archivos en físico y DMS, de los países de Honduras y Nicaragua.

 A. Funciones generales 

  • Asistir al director de la GIZ en el desempeño de sus labores diarias, con el fin de apoyarlo en la preparación, ejecución y rendición de medidas individuales, así como el desarrollo de presentaciones y discursos del Director.
  • Apoyar en logística de viajes según la agenda del Director como ser: compra de pasajes, viáticos, hoteles, itenerios, agendas de reuniones y otros relacionados con el fin de asegurar gestiones en tiempo.
  • Llevar la agenda del Director, así como llevar su cuenta de millas, preparar liquidaciones de gastos de viaje y solicitudes de viajes oficiales con el fin de cumplir con lo descrito en la Normativa de Viáticos de la Cooperación.
  • Coordinar y preparar reuniones y atención a visitas entre otras; las reuniones regulares con los expertos GIZ y expertos integrados CIM.
  • Documentar resultados de reuniones internas de la Cooperación y con contrapartes con el fin de dar seguimientos para los responsables de parte del Director.
  • Mantener al día la información sobre vacaciones y ausencias del personal enviado, con el fin de llevar el registro correspondiente.
  • Revisar nuevos correos recibidos en papel y electrónico, así como responder según indicaciones del Director, con el fin de dar el seguimiento oportuno y en tiempo.
  • Llevar el control de la correspondencia oficial firmada por el Director como ser: cartas, informes y en general correspondencia enviada o colocada por el personal para firma
  • Mantener contacto con entidades cooperantes, con la sede central de la GIZ en Eschborn, la Embajada alemana y otros organismos de la cooperación alemana.
  • Mantener contacto con las instituciones contraparte y entidades de Gobierno con el fin de asegurar flujos de información en tiempo.
  • Mantener un calendario de fechas y plazos importantes e informar debidamente al Director con el fin de dar su seguimiento a los responsables y actividades pertinentes.

B. Actualizaciones

  • Mantener actualizadas listas de proyectos (siempre cuando haya cambios, proactivamente), con el fin de contar con información reciente y actualizada según requerimientos específicos

C. Gestión de administración y prestación de servicios

  • Cubrir la planta telefónica por espacios cortos por movilizaciones de la recepcionista, con el fin de asegurar una cobertura de los servicios tanto a lo interno como a lo externo de la Cooperación.
  • Apoyar en la conexión de video llamadas al Director y al personal de la Agencia, en coordinación con el encargado de IT Nicaragua y Honduras.
  • Administrar correspondencia entrante y saliente como correo, e-mails y organización de esta según medidas prioritarias, así como contestar y aceptar llamadas telefónicas con el fin de asegurar su correcto seguimiento.
  • Contestar correspondencia para firma del Director en los idiomas alemán y español, con el fin de asegurar su seguimiento en tiempo.
  • Crear y organizar documentos para el Director y/o para reuniones con el fin de asegurar su seguimiento en tiempo.
  • Apoyar en la organización y coordinación de eventos en todo lo que conlleva el proceso de acuerdo a la normativa GIZ, con el fin de gestionar pagos en tiempo y de acuerdo a requerimientos de la legislación vigente en Honduras.
  • Preparar, organizar y coordinar viajes para visitantes y misiones, así como la organización del transporte y reservaciones de hotel y de pasajes internacionales con el fin de facilitar toda la logística necesaria para su estadía en HN.
  • Documentar y elaborar la ayuda memoria de reuniones de equipo de la Agencia, talleres internos y externos, y su respectiva documentación si fuera el caso para el seguimiento del Director.
  • Actualizar el archivo de documentos según los lineamientos de la GIZ para expedientes y DMS (gestión del banco de datos de la GIZ).

D. Gestión y coordinación de la oficina en especial y coordinación en general

  • Asistir y capacitar al personal de la GIZ en el uso de las instalaciones de la sala de conferencia
  • Informar a la Administración de la Agencia sobre defectos/ daños del equipamiento de la oficina

E. Relaciones Públicas

  • Persona de contacto para el diseño corporativo de la GIZ
  • Colaborar en el grupo de Relaciones Públicas referente a asuntos de cooperación de la Embajada Alemana, KFW y GIZ Honduras
  • Revisar y coordinar de la presencia internet de la GIZ Honduras
  • Crear y actualizar material de presentación de la GIZ Honduras

 F.    Administración y gestión de conocimiento

  • Capacitar al personal de la GIZ en el uso del DMS para administración de documentos.
  • Administrar el banco de datos con informaciones de dirección de contactos importantes.
  • Asistir en la instalación y mantenimiento del sistema de ficheros/ actas para la oficina, informaciones confidenciales, ante todo para las áreas de personal, seguridad y administración.
  • Actualizar diariamente el sistema de ficheros/ actas con la correspondencia entrante y saliente.

G.  Tareas generales

  • Asumir en concordancia con el Director Residente funciones técnicas
  • Asistir en la preparación y revisión de material de información y documentación para la toma de decisiones.
  • Realizar estudios e investigaciones en el área de Cooperación al desarrollo.

 

  1. H. Otras tareas adicionales
  • Asumir otras actividades relacionadas al puesto a solicitud de su superior inmediato.

Calificaciones, competencias y experiencias requeridos

Calificaciones del puesto 

  • Poseer título de licenciatura en Administración de Empresas, Economía o carrera afín

Experiencia profesional

Otros conocimientos/ competencias

  • Poseer buenos conocimientos profesionales en el manejo con IT y tecnologías de comunicación (software correspondiente y teléfono, fax, e-mail, internet) y programas de usuario (por ejemplo, MS-Office, especialmente excelentes conocimientos en power point).
  • Poseer conocimientos del idioma alemán e inglés (100% hablado y escrito), así como excelente capacidad de redacción de documentos y capacidad de comunicación del idioma alemán e inglés (se realizarán pruebas en ambos idiomas).
  • Poseer capacidades de gestión, administración, organización y trabajo en equipo
  • Poseer competencias en el área de interrelación con los colegas y de interactuar con otras culturas
  • Poseer actitud orientada a prestación del servicio y atención al personal de la Cooperación y en general a todas las instituciones o personas relacionadas.
  • Participar en capacitaciones según los requerimientos de sus funciones y tareas. Medidas correspondientes serán acordados con el directivo.

 Competencias Claves/ Organizacionales:

  • Atención a detalles
  • Trabajo en equipo
  • Comunicación efectiva
  • Brindar un excelente servicio al Cliente

 Requerimientos para postulación de candidatos (as):

Para su postulación favor enviar los documentos descritos a la dirección de correo: talentohumano@giz.de 

 

  • Carta de presentación en una página indicando su expectativa salarial mensual.
  • Hoja de vida resumido
  • Copia de título de educación superior.
  • Fecha límite para recibo de solicitudes: 10-07-2019.

Únicamente serán tomados en cuenta las postulaciones que sean enviadas bajo los requerimientos antes descritos.

 

 

 

 

 

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