Objetivo del Puesto

La Asistente & Oficial de Gestión de la Información maneja un amplio panorama de flujo de información, incluso confidencial, dentro de la Misión, facilita el trabajo de la jefatura, garantiza el buen funcionamiento en su área de especialización), incluyendo la gestión de la información, actuando como la persona de referencia (protocolo, correspondencia, seguridad de documentación, archivaje, tecnología básica, la identidad visual y power user).

Responsabilidades

• Es el punto focal para Gestión de la Información en la Misión de Honduras.
• Actúa como la persona de referencia para el protocolo, las reglas de correspondencia, de la seguridad de los documentos, y del uso de las herramientas informáticas estándar. 
• Se asegura de que todos los colaboradores entiendan los desafíos y apliquen las políticas y procedimientos institucionales en la materia.
• Proporciona capacitación y apoyo a los colegas sobre las herramientas informáticas y soporte técnico. 
• Apoya a la jefatura en todas las cuestiones de gestión de la información.
• Punto focal para las gestiones IT para todo el equipo, en coordinación con el ICT Manager de la DR MEX

Gestión de la información 

• Gestiona el flujo de información, asegurando que el personal lo entienda y aplique las políticas y procedimientos institucionales adecuados para TEG/SPS. 
• Contribuye activamente al desarrollo, implementación y monitoreo de programas/proyectos relacionados a la gestión de la información y participa en los intercambios sobre las nuevas prácticas.
• Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Shared drives y aplicaciones de Internet) en HON.
• Redacta, revisa, edita y finaliza la correspondencia, presentaciones, y otros documentos. 
• Informa a los colaboradores de la misión de Honduras sobre los procedimientos, procesos, y nuevas prácticas en relación con la gestión de la información, protocolos escritos y correspondencia, normas sobre las firmas y la protección de documentos, uso y almacenamiento de los archivos y las herramientas CICR.
• Organiza, supervisa o administra las herramientas de trabajo cooperativo (TeamSpace, base de datos locales, shared drives) de la Misión de Honduras.

Capacitación y apoyo 

• Informa a todo nuevo colaborador de la Misión de Honduras sobre programas/software CICR (briefing inicial de Outlook, Lotus Notes, TeamSpace, Intranet, Share Drives y procedimientos cancillería). 
• Organiza sesiones esporádicas de formación a los colaboradores sobre la gestión de la información, protocolos, correspondencia, normas sobre las firmas y la protección de documentos, uso y almacenamiento de los archivos y las herramientas CICR.
• Se asegura de que los colaboradores conozcan y pongan en práctica las reglas de correspondencia y el protocolo CICR; de ser necesario, propone adaptaciones contextuales; se asegura de que toda la correspondencia protocolar que se emite en la delegación sea validada por el colaborador competente; conoce y hace aplicar las reglas en cuanto a firmas en la delegación.
• Se mantiene actualizado con relación a las herramientas estándares (de mensajería, flujo de la información, Record Manager, Intranet, etc.); se involucra en toda la evolución de las prácticas y de las herramientas, se capacita para favorecer un mejor acompañamiento a los cambios y transmite sus conocimientos.
• Se asegura de que el papel membretado, las tarjetas de visita, los sobres, etc., se produzcan conforme a las normas vigentes en cuanto a la identidad visual.

Soporte a la Jefatura 

• Redacta en español e inglés, la correspondencia protocolar o informal – de manera autónoma – para la firma de la Jefatura; edita y/o revisa su correspondencia, los informes u otro tipo de documentos; 
• Trabaja los borradores de  las minutas de las reuniones hechas por la jefatura poniéndolos en forma. 
• Apoya al Jefe de misión con tareas administrativas y protocolares.
• Apoya con la preparación de expedientes sobre temas específicos, eventos y visitas de alto nivel.
• Apoya a los otros departamentos con eventos importantes. 
• Compila y finaliza los documentos de síntesis, informes periódicos (MOR, BFR, PfR, etc.)

IT – Power User

• Organiza el reemplazo y la compra de equipos según las directrices del ICT Manager de acuerdo con especificaciones/características de los equipos
• Punto focal para revisar que la red esté trabajando adecuadamente
• Contacta a los diferentes proveedores de servicios para solucionar posibles problemas
• Apoya en las dificultades básicas que tengan los colaboradores en materia IT 
• Asegura que los colaboradores llenen adecuadamente y envíen sus tickets al Service Desk para resolver los problemas que surgen
• Hace recordatorios sobre el manejo de los equipos de cómputo y buenas prácticas.
• Socializa la implementación de nuevos software y plataformas
• Responsable del inventario de equipo de cómputo, préstamos, etc. 
• Asignar equipo al personal nuevo o reemplazos
• Apoya al ICT Manager a hacer visitas a las subdelegaciones, cuando sea necesario.

Requisitos y habilidades requeridas: 

• Nivel universitario: Título en Relaciones Internacionales, socioeconómicas, administración de empresas o ciencias afines.
• Nivel intermedio de inglés (oral y escrito)
• Habilidades demostradas en redacción, traducción, comunicación y presentaciones en inglés/español
• Capacidad de síntesis, análisis, priorización, organización y evaluación
• Alta atención al detalle
• Discreción, neutralidad y confidencialidad frente a su trabajo
• Excelentes relaciones interpersonales y de trabajo en equipo
• Proactividad y respeto dentro de los marcos institucionales
• Sentido de responsabilidad y de autonomía
• Facilidad de comunicación (capacidad de redacción y hablar en público)
• Capacidad de flexibilidad al trabajar con equipos multidisciplinarios
• Conocimiento con el Movimiento de la Cruz Roja y sus principios (deseable)

Experiencia laboral

• Experiencia profesional de 2 a 4 años en responsabilidades similares
• Experiencia comprobada en gestión de la información administración y/o asistente
• Experiencia en archivaje físico o digital (sharepoint), así como manejando documentos e información (clasificación de confidencialidad, flujo y acceso de información). 
• Excelente conocimiento de Microsoft (Word, Excel, Power Point, etc) y Sharepoint o herramientas a fin para bases de datos y de trabajo digital colaborativo. 
• Experiencia comprobada en trabajo con organizaciones humanitarias y/o internacionales (deseable)
• Experiencia comprobada en manejo de bases de datos y/o plataformas de la información

Ofrecemos: Sueldo competitivo, prestaciones superiores a la ley, oportunidad de contribuir en una organización internacional humanitaria.

Lugar de trabajo: Tegucigalpa M.D.C., Honduras, TEG-24-04 Asistente y Oficial de Gestión de la información.

Cómo Aplicar: 

Todos los postulantes sin excepción deberán enviar su candidatura con CV y carta de motivos al siguiente Link:

https://icrc.hiringroom.com/jobs/get_vacancy/65c4147414aab9440595a480

Fecha de cierre de aplicaciones:  domingo 25 de febrero  de 2024 a las 5:00 pm Hora de Honduras

No se considerarán postulaciones fuera de las fechas y canales arriba indicados. 

IMPORTANTE: Candidatos extranjeros deberán contar con permiso de trabajo y Residencia en Honduras.

Nos reservamos el derecho de contactar y notificar únicamente a los candidatos que cumplan con el perfil solicitado.