TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍA EXTERNA A ADASBA

Nombre de la Organización: ADASBA

Período de auditoría: 01 de julio 2023 a 30 de junio 2024

I. Consideraciones básicas para las empresas auditoras interesadas en la realizar Auditoría Externa de ADASBA.

Estos Términos de Referencia (TDRS) proporcionan la información básica que la empresa auditora necesita para comprender integralmente la demanda del trabajo a realizar, preparar una propuesta de servicios, y planear y ejecutar la auditoria. Estos TDRs constituyen los criterios básicos contra los cuales, ADASBA, medirá la calidad del trabajo del auditor al momento de presentar el informe de auditoría 

ADASBA requiere que todas sus operaciones financiadas sean auditadas de acuerdo con las condiciones generales financiados y donaciones, así como lo establecen los respectivos Convenios, entre otros, los siguientes requisitos relacionados con la gestión financiera:

1. Evaluar la eficacia y la eficiencia de los controles internos existentes y evaluar el cumplimiento de las cláusulas contractuales establecidas en los convenios suscritos con ADASBA.

2. Determinar si los Estados Financieros fueron preparados de acuerdo con las normas, prácticas, reglamentaciones y procedimientos financieros establecidos en base a las normas NIF. 

3. Realizar una comparación financiera por proyecto fondos recibidos y fondos ejecutados del periodo a auditar.

II. Relaciones y Responsabilidades.

ADASBA es la organización interesada de la Auditoría, y de igual manera, todas aquellas organizaciones, instituciones y/o donantes que, frente a un relacionamiento interinstitucional, las requiera. Este trabajo de los auditores se establece para garantizar que ADASBA cumple con los términos de referencia y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) pertinentes.

ADASBA, garantiza la facilitación de todos los estados financieros e informes requeridos correspondientes a sus programas y proyectos, y asegurar todos los registros necesarios demandados para la auditoría; de igual forma que, todas las entradas y ajustes contables hayan sido realizados, y se tomen las acciones correspondientes para consentir a los auditores la emisión del respectivo informe.

Los auditores deben dejar adecuadamente archivada la documentación generada durante la auditoría por un período de tres años después de terminada la auditoría, entregando copia respectiva de la misma a ADASBA. Durante este periodo, ADASBA puede demandar documentación a los auditores que les sean solicitados cuando las necesidades de control interno y/o gubernamental lo requieran.

III. Antecedentes de ADASBA, sus programas y proyectos.

ADASBA es una organización privada, hondureña, sin fines de lucro, cuyo cometido principal es acompañar sueños de personas que aspiran a sociedades justas y equitativas, procesos y acciones que nos han permitido contribuir a la construcción de sociedades con mayor dignidad humana. Contamos con más de una década de vida institucional, y legalmente constituida con Registro Tributario Nacional número 1601-9011-374507 y personalidad jurídica 975-2010.

Actualmente, la cobertura geográfica de los programas y proyectos de ADASBA, se localizan de la siguiente manera: En el caso del departamento de Santa Bárbara, Honduras, ejecutamos proyectos con financiamiento de ChildFund Internacional y Financiamiento de KNH en proyecto GAG, Financiamiento de IRC con el proyecto Servicios Holísticos. De igual manera gestionamos las Redes Descentralizadas de Salud en el municipio de Atima (Santa Bárbara), Red de La Entrada, Red de El Jaral, Red de San Agustín (departamento de Copán) y Red de Lucerna (Ocotepeque). 

Los programas y proyectos que serán auditados serán los siguientes:

1- Proyecto financiado por ChildFund.

2- Red Descentralizada de Salud Atima.

3- Red Descentralizada de Salud El Jaral. 

4- Red Descentralizada de Salud La Entrada. 

5- Red Descentralizada de Salud San Agustín. 

6- Red Descentralizada de Salud Lucerna. 

7- Proyecto GAG (Grupos de Auto Gestión)

IV. Antecedentes de Auditoria.

ADASBA, debido a que, durante muchos años, solo ejecutó proyectos exclusivamente a un donante, no había realizado otras auditorías fuera de las realizadas por ese donante. Ante la ejecución de proyectos con financiamiento de otras organizaciones donantes, a partir de abril del 2022 se realizó la primera auditoría general siendo un punto de partida para la realización anual.

V. Título de la Auditoría.

Todas las propuestas, papeles de trabajo de auditoría e informes de auditoría deben referirse usando la siguiente especificación:

“Auditoría Externa a ADASBA sobre sus programas y proyectos financiados con recursos provenientes de diversas organizaciones (públicas y privadas, nacionales e internacionales), durante el período comprendido entre el “1 de julio 2023 al 30 de junio 2024.”

VI. Objetivos de la Auditoría.

Objetivos:

En las últimas revisiones y enmiendas a las políticas institucionales de ADASBA, y en la más reciente reorientación estratégica,  ante la diversidad de las actuales fuentes de financiamiento, se establece la necesidad de auditar todas las operaciones financiadas con el propósito de tener la seguridad razonable de que los recursos del financiamiento fuesen utilizados para los fines solicitados, y cumpliendo los más rigurosos estándares de acuerdo a las normas internacionales y nacionales de transparencia. Como parte de esta auditoría, ADASBA requiere una exhaustiva revisión crítica de sus estados financieros por parte de una empresa auditora que valide y certifique sus procesos administrativos y contables.

Los propósitos de la auditoría son ofrecer una vista general de la calidad de la gestión de los programas y proyectos; proveer una opinión técnica experta sobre la utilización de los fondos, atendiendo las obligaciones contraídas en el marco de los convenidos; realizar una comparación técnica entre el respectivo gasto con respecto a los establecido en los presupuestos, y su debida documentación; valorar juiciosamente la pertinencia de los criterios de elegibilidad del gasto de conformidad con los objetivos de dichos convenios; revisar cuentas, tales como: Caja y bancos, cuentas por cobrar, activo fijo, pasivo y patrimonio, y resultados de operación; asimismo, examinar la documentación y los requisitos legales que todos los procesos deben cumplir. Y, por último, recomendaciones en caso de ser necesario, con el propósito de establecer y enriquecer un plan de mejora en nuestros procesos. 

Y, en general, ADASBA requiere que la empresa auditora emita una opinión sobre la razonabilidad y veracidad de la información financiera presentada en los estados financieros y sus notas, la transparencia con que se hayan manejado los recursos financieros administrados de las diversas fuentes de financiamiento.

La presente auditoría y su informe respectivo, debe ser realizados de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoria (NIA) emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC). 

De igual manera, se debe formular una opinión técnica, profesional y objetiva sobre si los estados financieros (Estado de Fuentes y Usos e Inversiones) de los programas y proyectos presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la situación financiera de ADASBA, los fondos recibidos y los desembolsos efectuados durante el período auditado, de acuerdo con el marco de referencia contable con base de efectivo y de conformidad con los requisitos de los respectivos convenios firmados con los organizaciones e instituciones donantes. Asimismo, emitir un informe con respecto a lo adecuado de la estructura de control interno en con los relacionados todos los sistemas relacionados con los programas y proyectos que ADASBA ejecuta o implementa.

VII. Alcance de la Auditoría.

La auditoría debe incluir una planeación adecuada y concertada con ADASBA, un proceso de evaluación sobre el proceso y probar la estructura y los sistemas de control interno, y la obtención de evidencia objetiva y suficiente para permitir a los auditores alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar sus opiniones. Tal y como lo mencionamos anteriormente, esta auditoría debe ser ejecutada de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) y por consiguiente debe incluir las pruebas de los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias.

Al realizar su trabajo, los auditores deben prestar atención especial a los siguientes requisitos:

• La auditoría de los estados financieros abarca todas las actividades de los programas y proyectos independientemente del tipo de fuente de financiamiento.

• Todos los fondos de los programas y proyectos deben ser utilizados de acuerdo con las cláusulas de los correspondientes convenios de financiamiento, con la debida atención a los factores de economía y eficiencia, y solamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento.

• Los bienes y servicios financiados deben haber sido contratados/comprados de acuerdo con los términos de los convenios de financiamiento correspondientes y bajo la normativa definida. Se debe tener en cuenta que los Procesos de Adquisición y contrataciones estarán diferenciados bajo la modalidad de revisión previa o revisión posterior y por tanto el ejecutor debe haber dado cumplimiento a estos arreglos de implementación. La empresa auditora deberá realizar un muestreo para revisar dichos procesos y detallar los procesos de adquisiciones/contrataciones que no cumplieron con los criterios establecidos, en caso de ser encontrados.

• Se debe mantener registros de todos los activos fijos comprados con recursos de los programas y proyecto y preparar una lista que, cuando sea práctico, debería ser incluida en el juego de estados financieros.

• Las entidades ejecutoras deben mantener todos los documentos de respaldo, registro y cuentas relacionadas los programas y proyectos que sea necesario y existir relación entre los registros contables y los informes presentados a los donantes.

• Existan adecuados procedimientos de control para preparar los reportes, para

documentar gastos, así como para reportar el uso correcto de los fondos de y la

elegibilidad de los gastos incurridos.

• Revisión de los controles de procesamiento de datos y demás controles internos.

• Los hallazgos identificados deben encontrarse bajo los siguientes capítulos:

a) Estructura Organizacional

b) Sistemas de Información

c) Gestión Financiera

d) Gestión de Adquisiciones

e) Estado de implementación de recomendaciones de auditorías anteriores

En todos los casos deben incorporarse los comentarios del organismo ejecutor a cada uno de los hallazgos planteados por el auditor.

La auditoría debe ser conducida de acuerdo con normas de auditoria aceptables, y por consiguiente debe incluir las pruebas a los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias. Los auditores deben estar alertas para detectar situaciones o transacciones que puedan ser indicativas de fraude, abuso o actos y gastos ilegales. 

VIII. Información Disponible

Se confirma que, para la ejecución del trabajo, la firma auditora tiene derecho de acceso a cualquier información relevante para la realización de la auditoria, relacionada con la documentación suscrita para el manejo de las donaciones a programas y proyectos.

Se pone además a disposición de los auditores la siguiente documentación:

a. Copia del documento de evaluación de los programas y proyectos.

b. Los Convenios correspondientes.

c. Planes de Implementación / Planes Operativos Anuales.

d. Copia de documentos relacionados con la auditoría, los desembolsos, adquisiciones y contrataciones entre otros.

e. Presupuestos y Plan de Adquisiciones.

f. Estados Financieros, notas a los estados financieros e información financiera suplementaria.

g. Reportes Financieros internos.

h. Estados de Cuenta, conciliaciones, mayores, auxiliares, detalles de cuentas.

i. Informes de Auditoría de años anteriores.

j. Cualquier información adicional relevante que requiriere para la realización de la auditoría.

IX. Otras Responsabilidades de la Empresa Auditora.

La Empresa Auditora debe cumplir con los siguientes requisitos:

A. Efectuar reuniones de entrada y salida con la Dirección y cargos intermedios de ADASBA; y, equipos técnicos, administrativos y contables de los programas y proyectos.

B. Planificar las acciones de la auditoría de tal manera que no interrumpa la dinámica ejecutiva del quehacer de ADASBA.

C. Asignar en el cronograma de actividades, por lo menos el 30% del tiempo estipulado en el contrato, para la participación del personal de ADASBA durante la ejecución de la auditoria.

D. Mantener constante comunicación con el personal asignado por ADASBA.

E. Revisar los Informes Financieros presentados por ADASBA durante el período que se auditará.

F. Referenciar independientemente el informe de auditoría antes de emitirlo.

G. Obtener una carta de representación de acuerdo con la sección 580 de las Normas Internacionales de Auditoria de IFAC, firmada por la administración de ADASBA.

X. Responsabilidades de ADASBA

Las principales responsabilidades de ADASBA son:

a. ADASBA es responsable de preparar todos los estados financieros, informes requeridos y notas que se requieran.

b. Asegurarse que: (1) todos los registros necesarios estén disponibles para la auditoria; (2) todas las entradas y ajustes contables hayan sido registrados oportunamente; (3) todas las acciones necesarias para permitir a los auditores emitir el informe final se hayan tomado.

c. ADASBA debe mantener todos los documentos de respaldo, registros y cuentas relacionadas con la implementación de los programas y proyectos que sean requeridos.

XI. Informe de auditoría

La Empresa Auditora emitirá un informe que cuenten con las opiniones y conclusiones específicas requeridas para el período examinado. Todos los aspectos y valoraciones que resulten de la auditoria de los programas y proyectos deberán ser incorporados en un solo documento informe. Este informe, debe ser dirigido y entregado a ADASBA antes de la fecha estipulada para entrega según contrato. Los Informes emitidos por la Empresa Auditora tendrá la firma de la persona que la dirige y de la persona responsable de la Auditoría. El informe se presentará en Español, debidamente firmado y empastado, en original y 1 copia; y adicionalmente 1 copia escaneada. Esta copia escaneada debe dividirse en dos archivos, es decir el informe de auditoría será presentado en un archivo y la sección de observaciones de control interno en otro archivo. El informe de la Auditoría de ADASBA deberá contener al menos los siguientes aspectos:

A. Una página con el título, una tabla de contenido, una carta de envío del informe a ADASBA, y una carta de presentación con un resumen de los principales procedimientos de auditoría ejecutados para planear la auditoria, evaluar el control interno, verificar las cifras incluidas en los estados financieros y otras áreas sujetas a auditoria, y para evaluar el cumplimiento con los términos de los convenios, y las leyes y regulaciones aplicables.

B. Una opinión del responsable de la auditoría con respecto a los estados financieros de ADASBA, sus correspondientes notas e información complementaria. Los estados financieros deberán contener las firmas autógrafas de: (1) titular de la Empresa Auditora o de quien este designe oficialmente; (2) quien da el visto bueno; (3) quien elaboró la información.

C. El informe del auditor con respecto a su compresión de la estructura de control interno relacionada con ADASBA. El informe debe revelar, información discutida en la auditoría, las condiciones reportables (aquellas que tienen un impacto sobre los estados financieros) y las debilidades materiales en la estructura de control interno de ADASBA (en caso de existir). 

Se emitirá un primer informe durante la visita preliminar y otro informe durante la visita final.

D. Un resumen de los principales procedimientos de auditoría ejecutados para planear la auditoría, evaluar la estructura de control interno, verificar las cifras incluidas en los estados financieros y otras áreas sujetas a auditoría y para evaluar el cumplimiento con los términos de los convenios y las leyes y regulaciones aplicables.

Cabe mencionar que de los literales precedentes, “A)”, “B)” y “D)” son aptos para ser publicados, no así el literal “C)”, pues el mismo es exclusivo para ADASBA y para quienes ADASBA designe.

XI. Inspección y Aceptación del Trabajo de Auditoría y de los Informes.

ADASBA es responsable de inspeccionar y aceptar los informes de auditoría, y podrá nombrar personas naturales o jurídicas que efectúen estas labores, incluyendo la revisión de los papeles de trabajo y los controles de calidad correspondientes. Si el informe no es aceptable o no es totalmente satisfactorio debido a deficiencias en el trabajo de auditoria o porque el informe no cumple con los requisitos indicados en los TDRs, la Empresa Auditora hará el trabajo adicional necesario sin costo adicional para complementarlo.

ADASBA puede contactar directamente a los auditores para solicitar información adicional relacionada con cualquier aspecto de la auditoría. Dicha Empresa Auditora debe satisfacer tales solicitudes prontamente.

XII. Cronograma de la Auditoria 

Fecha de contratación: Confirmación al momento de la contratación.

Entrega de informe final: Confirmación al momento de la contratación.

XIII. Términos de Ejecución

Para que la auditoría sea una actividad eficiente y útil a la administración de los programas y proyectos y que los informes sean preparados de una manera oportuna, se requiere evitar la rotación del equipo auditor.

En tal razón se suscribirá un único contrato y se determinará el monto total a ser pagado a la firma auditora.

El contrato determinará la forma de pago:

• Pago del 50% contra la entrega del informe borrador de auditoría.

• Pago del 50% contra la entrega del informe final de auditoría.

Para consultas puede comunicarse al siguiente contacto:

Darwin Rivera

Email: [email protected]

Teléfono: 9439-5133