TÉRMINOS DE REFERENCIA (TdR) PARA LAS AUDITORÍAS DE INFORMES FINANCIEROS DE PROYECTOS COFINANCIADOS POR EL MINISTERIO FEDERAL ALEMÁN DE COOPERACIÓN ECONÓMICA Y DESARROLLO (BMZ)

A continuación, se exponen los Términos de Referencia (TdR) con los que la parte contratante (en adelante denominada "el beneficiario") acepta nombrar al contratista (en adelante denominado "el auditor") para que realice la(s) auditoría(s) acordada(s) por contrato de los estados financieros de un proyecto financiado con la subvención del BMZ con los informes correspondientes.

Los TdR son parte integral del contrato de auditoría celebrado entre la parte Contratante y el Contratista a efectos de esta/s auditoría/s.

1. PARTES IMPLICADAS

El Ministerio Federal Alemán de Cooperación Económica y Desarrollo (BMZ) es el principal financiador del proyecto, cuyos estados financieros deben ser auditados. El BMZ aporta el 75% de la financiación total del proyecto. El BMZ ha encargado a una autoridad administrativa, Bengo, que se encargue en su nombre de la presentación de informes y la gestión financiera de los proyectos aprobados. Las directrices de financiación en las que se basa esta subvención se recogen en un contrato de subvención celebrado entre Bengo y Kindernothilfe e.V. (véase más adelante). Entre otras condiciones, estas directrices también exigen la realización de auditorías de los informes financieros de los proyectos y los correspondientes informes de auditoría que cumplan con los requisitos específicos establecidos en estos términos de referencia.

La ONG alemana Kindernothilfe e.V. (KNH) es el socio contractual directo del BMZ/Bengo para este proyecto. KNH es el socio del El Beneficiario para la realización del proyecto y para garantizar la responsabilidad ante el BMZ/Bengo. KNH aporta el 25% de los fondos del proyecto y remite los fondos del BMZ junto con su propia cuota de financiación a El Beneficiario para la realización del proyecto. Para ello, KNH ha celebrado un Acuerdo de Proyecto con El Beneficiario. Este Acuerdo de Proyecto y sus anexos establecen las directrices de financiación que KNH y El Beneficiario deben cumplir para la ejecución y la responsabilidad financiera. El Acuerdo de Proyecto y sus anexos son los documentos clave de referencia para el Auditor en la realización de la auditoría.

El beneficiario es la organización ejecutora del proyecto en el país del proyecto. Es el receptor final de la subvención aprobada por el BMZ y KNH para este proyecto. El Beneficiario es responsable de proporcionar un informe financiero con una lista de comprobantes asociada para el proyecto y de garantizar que este informe financiero y la lista de comprobantes puedan conciliarse adecuadamente con el sistema de contabilidad del Beneficiario y con las cuentas y registros subyacentes.

El Auditor es responsable de llevar a cabo la(s) auditoría(s) del proyecto, tal y como se especifica en estos TdR, y de presentar un informe a la gerencia con hallazgos al Beneficiario y a KNH. El Auditor es miembro de la asociación nacional de contabilidad o auditoría de su país de residencia.

1. TIPO DE COMPROMISO Y OBJETIVO

Los presentes términos de referencia describen los requisitos para realizar procedimientos específicos acordados de auditoría(s) sobre los informes financieros correspondientes a los proyectos financiados por BMZ/KNH. Estos requisitos están referidos en el "Contrato para la realización de auditorías de informes financieros del proyecto" celebrado entre el beneficiario y el auditor. El objetivo es verificar que los gastos declarados por El Beneficiario en el informe financiero se han realizado ("realidad"), son

precisos ("exactos") y subvencionables, y presentar a El Beneficiario y a KNH un informe de conclusiones objetivas con respecto a los procedimientos realizados. La elegibilidad significa que los fondos proporcionados para el proyecto se han gastado de acuerdo con los términos y condiciones del Acuerdo de Proyecto y sus anexos asociados.

1. FUENTES DE INFORMACIÓN

El Auditor deberá consultar las siguientes fuentes de información en el proceso de auditoría y el Beneficiario deberá ponerlas a su disposición. Dado que las fuentes de información disponibles y pertinentes pueden variar de un proyecto a otro, la siguiente lista se adaptará en función de las características del proyecto y de los requisitos de la auditoría:

• Estatutos y normas permanentes del Beneficiario
• Plan de cuentas y cuentas del libro mayor
• Políticas de la organización para la gestión financiera y los controles internos, códigos de conducta de la organización (por ejemplo, sobre la prevención de la corrupción y el procedimiento correspondiente), directrices de los recursos humanos y reglamentos internos, como, por ejemplo, para el mantenimiento y la protección de activos, para los gastos de viaje o de alimentación.
• El acuerdo de proyecto celebrado entre el beneficiario y KNH con todos los anexos asociados (documento de propuesta de proyecto, plan de financiamiento del proyecto en euros y en moneda local, formatos para la estructura y el contenido del informe financiero y la lista de comprobantes asociada, formato para la lista de inventario del proyecto).
• Todos los extractos bancarios, libretas de ahorro y recibos de depósito relevantes para el proyecto, nombres y funciones de los firmantes autorizados
• Registro del talonario de cheques / cheques anulados (incluidos los anulados)
• Entrega y listas de distribución
• Si aplica, cualquier documento aprobado de modificación del proyecto con su respectivo plan de financiamiento aprobado válidos en el momento de la auditoría.
• El informe financiero que debe preparar El Beneficiario para cada auditoría con una lista de comprobantes asociada.
• Toda la información relevante para el proyecto en el sistema de contabilidad y teneduría de libros del Beneficiario y sus cuentas y registros subyacentes, por ejemplo, todas las facturas, recibos de transferencia u otros documentos de pago relacionados con los gastos del proyecto.
• Evidencias de todos los ingresos del proyecto (de las transferencias de KNH, de los ingresos por intereses acumulados en la cuenta del proyecto, de las contribuciones del grupo destinatario y/o de los ingresos recibidos de terceros por el uso de los productos/servicios del proyecto). Con respecto a las transferencias recibidas de KNH, dichas pruebas son, en particular, todos los recibos de los fondos del proyecto acreditados en la cuenta bancaria en euros o en moneda local del Beneficiario, todas las transferencias de los fondos del proyecto de una cuenta bancaria en euros a una cuenta bancaria en moneda local, toda la información sobre los tipos de cambio en las respectivas fechas de conversión de los fondos.
• Todos los contratos relacionados con el proyecto (contratos de personal y de honorarios, contratos de alquiler, contratos de construcción, etc.).
• Con respecto a los costes de personal del proyecto: El cuadro de personal y salarios del proyecto en el que se basa el Plan de financiamiento aprobado, con información sobre el número y los puestos del personal del proyecto, su porcentaje de horas de trabajo por el proyecto y sus salarios aprobados, si aplica, los pagos adicionales aprobados, las nóminas para el período examinado.

• Hojas de asistencia de los empleados pagados parcialmente por el proyecto
• Una lista de inventario actual de los activos del proyecto
• Libros de registro de los vehículos del proyecto, incluyendo el control del seguro y del combustible / registros de mantenimiento y reparación
• Todos los documentos de contratación relacionados con el proyecto (cotizaciones de pedidos (i. a.), ofertas recibidas, selección de ofertas documentada y realización de pedidos).
• Para responder a las preguntas que no puedan resolverse mediante la consulta de los documentos, se buscará la comunicación con miembro/s de la organización y/o personal del proyecto para una entrevista.

1. ALCANCE DEL TRABAJO - PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

Obtener una comprensión suficiente del proyecto y de los términos y condiciones de la subvención y del convenio del proyecto, incluidas las modificaciones aprobadas.

El Auditor consigue una comprensión suficiente de los términos y condiciones de la gestión de la subvención mediante la revisión del Acuerdo de Proyecto/Subvención y sus anexos y otra información pertinente (véase más arriba), y mediante la consulta al Beneficiario. Si el Auditor considera que los términos y condiciones no son lo suficientemente claros, deberá solicitar una aclaración al Beneficiario y/o a KNH como socio contractual directo del BMZ para este proyecto.

Requisitos de subvención (cumplimiento de normas) y procedimientos de auditoría

El cuadro que figura a continuación establece los requisitos del BMZ para los distintos aspectos de la gestión de los fondos para proyectos y los procedimientos de auditoría que deben realizarse. El auditor informará de los hallazgos y clasificará los errores y deficiencias detectados según el riesgo y el impacto que presenten para la transparencia financiera y la responsabilidad de la gestión de los fondos de proyectos, así como según su causa probable.

Categorización de los hallazgos de auditoría según la gravedad del riesgo/impacto Bajo (se aplican todos los criterios)

• Los términos y condiciones del Acuerdo de Proyecto y sus anexos se cumplen en su mayoría.
• La utilización de los fondos se documenta de forma comprensible a partir de los documentos de proyecto y de pago, los comprobantes y los justificantes.
• Cualquier error detectado puede corregirse fácilmente.
• La localización de los fondos del proyecto transferidos y su utilización para los fines previstos del proyecto son totalmente verificables.

Medio (se aplican todos los criterios)

• Los términos y condiciones del Acuerdo de Proyecto y sus anexos se cumplen parcialmente.
• Mediante correcciones y documentación complementaria, el uso de los fondos puede documentarse de forma comprensible a partir de los documentos de proyecto y de pago, los comprobantes y los documentos justificativos.
• Los puntos débiles detectados pueden remediarse rápidamente y con medidas sencillas.
• La localización de los fondos del proyecto transferidos y su utilización para los fines previstos del proyecto son totalmente verificables.

Alto (se aplican uno o más criterios)

• Los términos y condiciones del acuerdo de proyecto y sus anexos se ignoran considerablemente.
• El uso de los fondos ya no es claramente comprensible.
• Para subsanar las deficiencias detectadas es necesario introducir cambios profundos en las políticas internas o adoptar medidas exhaustivas de capacitación dirigidas a la cualificación del personal o al equipamiento técnico.
• No se puede excluir la pérdida de fondos del proyecto. Extremadamente alto (se aplican uno o más criterios)
• Los términos y condiciones del acuerdo de proyecto y sus anexos no se cumplan repetida y/o gravemente.
• El uso de los fondos no es comprensible.
• Los puntos débiles identificados son múltiples y requieren cambios profundos en las políticas internas o medidas exhaustivas de desarrollo de capacidades dirigidas a la cualificación del personal o al equipamiento técnico.
• Se ha justificado una pérdida de fondos del proyecto.

Categorización de los hallazgos de auditoría según su causa probable Cumplimiento de normas

• Incumplimiento de los términos y condiciones del Acuerdo de Proyecto y sus anexos debido a una mala gestión financiera y administrativa gravemente negligente y a actos intencionados, incluidos el fraude y/o la corrupción.

Directrices

• Ausencia de procedimientos escritos para guiar al personal en el desempeño de sus funciones. Guías
• Inadecuada o falta de supervisión por parte de los supervisores. Error humano
• Errores cometidos por el personal encargado de realizar las funciones asignadas. Recursos
• Falta o insuficiencia de recursos (fondos, competencias, personal, etc.) para llevar a cabo una actividad o función.

No.

Requisitos de la

subvención

Procedimientos de auditoría

Conclusiones de la auditoría

Riesgo/

impacto

Causa

probable

4.1

El sistema de gestión financiera de toda la organización y del proyecto, con todas sus funciones clave y controles internos, debe cumplir con los principios de gestión financiera y contabilidad generalmente aceptados.

El beneficiario debe tener un sistema de contabilidad de doble entrada.

El programa informático utilizado para la contabilidad de los proyectos debe permitir que los ingresos y los gastos de los proyectos sean individuales para cada uno de ellos y según las líneaspresupuestarias.

Los saldosde caja y banco deben conciliarse mensualmente y ser firmados por la dirección del proyecto.

Auditoría inicial: El auditor realiza consultas con el beneficiario para obtener una comprensión suficiente de las capacidades financieras, las políticas y la estructura contable del beneficiario con respecto a cuestiones relativas a la buena gestión financiera del financiamiento del BMZ y al cumplimiento de las condiciones del BMZ. Los ámbitos quese examinan son, por ejemplo, las políticas financieras y los procedimientos de control interno en relación con la repartición de funciones, la prohibición de conflictos de intereses y pagos confidenciales, la supervisión y los controles periódicos, las medidas adoptadas para prevenir las irregularidades, el fraude y la corrupción o la verificación y gestión de los activos.

Para las auditorías posteriores: El auditor pregunta al Beneficiario sobre cualquier cambio en las estructuras, políticas o procedimientos mencionados y examina dichoscambios para versu impacto en el cumplimiento de las directrices del financiamiento delBMZ.

Si aplica: El auditor examina si las recomendaciones para mejorar que son formuladas en el informe de auditoría inicial han sido aplicadas por el Beneficiario.

4.2

El informe financiero y la lista de comprobantes correspondiente están disponibles y son completos, cumplen con la estructura y el contenido de los requisitos del BMZ y pueden conciliarse adecuadamente con el sistema de contabilidad del beneficiario y con lascuentas y registros subyacentes.

En la preparación de los informes financieros y las listasde comprobantes correspondientes, se respetan lasinstrucciones y formatosen el Acuerdo de Proyecto y sus

anexos.

El auditor examina la estructura y el contenido del informe financiero y de la lista de comprobantes en relación con el cumplimiento de los requisitos del BMZ, tal como se establece en el acuerdo de proyecto y sus anexos.

El auditor examina si el informe financiero y la lista de comprobantes pueden conciliarse adecuadamente con el sistema de contabilidad del beneficiario y con lascuentas y registros subyacentes.

El informe financiero verificado y la lista de comprobantes correspondiente deben adjuntarse en un anexo a todos los informes de auditoría.

4.3

Se requiere una modificación oficialmente aprobada del contrato de subvención, del Acuerdo de Proyecto y del Plande Financiamiento adjuntosi a) los gastos de cualquier líneapresupuestaria principal superan el 30% de los gastosprevistos, b) si se modifican las principales estrategias/actividades en el cursodel proyecto, c) si hay que ampliar la duración oficial del proyecto y el períodode gastos y d) si el presupuesto del proyecto se ha aumentado o reducido con la aprobación del BMZ / KNH.

Todas las modificaciones del proyecto que hayan sido aprobadas desde la aprobación inicial del proyecto, con sus posibles cambios resultantes en el Plan de Financiamiento del proyecto, deben estar debidamente documentadas e implementadas en el sistema de contabilidad y teneduría de libros del proyecto con susdocumentos subyacentes.

El Auditor examina si se ha aprobado alguna modificación del proyecto desdela aprobación inicial del mismo y si dichos cambios están debidamente reflejados en el sistema y los documentos contables y contables correspondientes.

El auditordescribe todos los cambiosaprobados oficialmente que se han realizado en el

proyecto desdesu aprobación inicial.

4.4

El grado o ratio de cobertura de gastos (RCE) representa el importe total de los gastos verificados por el Auditor expresado como porcentaje del importe total de los gastos comunicados por el Beneficiario en el informe financiero.

Cada gasto del proyecto debe asignarse a una de las siguientes líneas presupuestarias principales, que a su vez se dividen en líneas subpresupuestarias específicas del proyecto: 1.1 Inversión; 1.2 Gastos de funcionamiento; 1.3Personal; 1.5 Estudios y evaluación.

El RCE que debe verificar el Auditor es de al menos el 65%. El RCE de cada línea presupuestaria principal y de cada línea subpresupuestaria del informefinanciero que debe verificar el Auditor es de al menos el 20%. Si el Auditor encuentra gastos no subvencionables y cuestionables, los procedimientos de verificación deben ampliarse.

El Auditor garantiza una verificación sistemática y representativa. El valor debe ser el principal factor utilizado por el Auditor para seleccionar las partidas de gasto o las clases de partidas de gasto para su verificación.

El Auditor puedeaplicar técnicas de muestreo estadístico en la verificación de los gastossegún las diferentes líneas presupuestarias principales y secundarias del informe financiero.

El auditor explica en el informe de auditoría para qué líneas principales o subpresupuestarias del informe financiero/plan de financiación se ha aplicado el muestreo, el método utilizado en la selección de la muestra, los resultados obtenidos y si la muestra elegida puede, en opinión del auditor, considerarse representativa con respecto a la distribución del gasto total.

4.5

El beneficiario tieneque cumplir con los principios de contabilidad y registro generalmente aceptados.

Los fondos del proyecto deben utilizarse de forma económica y exclusivamente para la finalidad prevista del proyecto, es decir, de acuerdo con los objetivos y las actividades descritas en el documento delproyecto.

Todos los registros de pagos deben ser completos y correctos. Cada pago debe estar respaldado por un justificante de pago (p.ej. facturas, recibos de transferencia o recibos de caja). Para cada pago individual, estos recibos de pago deben contener información sobre el beneficiario, la fecha de pago, el importe del pago y la finalidad del mismo. Cada recibo de pagodebe asignarse de forma clarae inequívoca al proyecto, sellado con el númeroy/o el títulodel proyecto. Además, en cada recibode pago

debe anotarse el número de la líneapresupuestaria principal o subpresupuestaria en la que se contabiliza el respectivo pago.

El Auditorexamina si el Beneficiario ha cumplido con los siguientes principios de contabilidad y mantenimiento de registros:

• La contabilidad que lleva el beneficiario parala ejecución delproyecto es exactay está actualizada;
• Los gastosregistrados de los proyectos han sido firmados de acuerdo con los niveles de autorización formaly respetando el principio de los cuatroojos;
• Las cuentasy los gastos relativos al proyecto son fácilmente identificables y verificables. Cadagasto está debidamente documentado. En particular:
• Los gastosson identificables, verificables y registrados en los registros contables del Beneficiario;
• Los recibosde pago y los documentos justificativos del pagollevan toda la información requerida.

El Auditor verifica, para cada partida de gasto seleccionada en el marco del RCE, el cumplimiento por parte del Beneficiario de los criterios de elegibilidad quese exponen a continuación:

(1) Costes reales 

El Auditor verifica que el gasto de un ítem seleccionado ha sido realmente efectuado por el Beneficiario y corresponde al proyecto examinado. Para ello, el Auditor examina los documentos justificativos (p.ej. facturas, contratos) y loscomprobantes de pago.El Auditor también examina las evidencias del trabajo realizado, los bienes recibidos o los servicios prestados y verifica la existencia de activos, si aplica.

  (2)Presupuestado  

El Auditor verifica que el gasto de un ítem seleccionado se haya indicado en el presupuesto del proyecto.

3. Necesario 

El Auditor verifica si es plausible que el gasto de un ítem seleccionado fuera necesario para la ejecución del proyecto y que tuviera que realizarse para las actividades del proyecto, examinando la naturaleza del gasto con los documentos justificativos.

3. Registrado 

El Auditor verifica que los gastos de un ítem seleccionado se registran en el sistema contable del Beneficiario y se registran de acuerdo con las normas contables aplicables delpaís en el que está establecido el Beneficiario y con las prácticas habituales de contabilidad de costes del Beneficiario.

3. Justificado  

El auditor comprueba que los gastos de un ítem seleccionado están justificados por comprobantes y, en particular, por los documentos justificativos. La documentación de soporte

• debe estardisponible en formade documento, ya sea en papel, en formato electrónico o en otro medio (por ejemplo, un registro escrito de una reunión es más fiable que una presentación oral de los asuntostratados);
• debe estar disponible en forma de documentos originales y no de fotocopias.
• debe obtenerse preferentemente de fuentes independientes ajenas a la entidad (una facturao un contrato original de los proveedores es más fiableque una notade recepción

aprobada internamente);

• que se generainternamente es más fiable si ha sidoobjeto de controly aprobación.

6. Realmente valorado 

El Auditor verifica que el valor monetario de un gasto de un ítem seleccionado concuerda con los documentos subyacentes (p.ej., facturas, declaraciones de salarios) y que se utilizan tipos de cambiocorrectos cuando aplica.

6. Clasificado correctamente 

El auditor examina la naturaleza del gasto de un ítem seleccionado y verifica que el gasto se haclasificado en la línea (sub)presupuestaria correcta del informe financiero.

Tomar en cuenta:

Si el auditor encuentra algún pago cuyos documentos justificativos no estén sellados o asignados al proyecto de forma clara e inequívoca como se ha indicado anteriormente, dicho pagose declarará no subvencionable.

4.6

El beneficiario debemantener una cuentabancaria separada en moneda local para el proyecto. En esta cuenta se trasferirán todos los ingresos del proyecto y desde ella

se efectuarán todos los gastos del mismo. Si los fondos del BMZ/KNH se reciben en una cuenta denominada en una moneda distinta a la local (p.ej., en euros), el importe total de los fondosrecibidos debe transferirse inmediatamente a la cuenta en moneda localdel proyecto.

El Auditor consulta por los documentos bancarios pertinentes para examinar si se cumplentodos los requisitos de la cuentabancaria del proyecto descrita.

El auditor describe los procedimientos utilizados por el beneficiario para convertir los importes eneuros a la moneda local y para determinar el importe en moneda local de los ingresos

recibidos.

4.7

La recepción de todos los fondos en euros y sus transferencias a la cuenta bancaria en moneda local deben documentarse en forma de extractos bancarios que muestrenlas fechas individuales de recepción en cada cuenta bancaria y los importes en euros y en moneda local recibidos.

Cualquier ingresode intereses acumulados en la cuentabancaria del proyecto debe documentarse y notificarse.

Cualquier contribución financiera del grupometa o de terceros en efectivo o como depósito en lacuenta bancaria del proyecto debe documentarse y notificarse.

Transferencias de fondos de KNH: El Auditor examina los registros de transacciones bancarias del Beneficiario para determinar las fechas de recepción de las transferencias KNH, los importes recibidos en EUR y sus respectivos importes en monedalocal tras la conversión.

Todos los ingresos recibidos por el proyecto en el periodo de referencia a través de transferencias de KNH deben enumerarse con las respectivas fechasde recepción, losimportes recibidos en euros y los correspondientes importes en moneda local. Previa solicitud, KNH proporcionará al Auditor una lista completa de los pagos efectuados al Beneficiario en el año del informe.

El Auditor examina si se han devengado intereses en la cuenta del proyecto en el periodo de referencia.  Si se han devengado intereses en la cuenta del proyecto, el importe de los intereses devengados debe figurar como ingresos adicionales del proyecto.

El auditor examina además si se han recibido contribuciones financieras relacionadas al proyecto por parte de los grupos meta y/o terceros en el periodo de referencia y si dichas contribuciones se han registrado correctamente. Cualquier contribución financiera realizada al proyecto por el grupo meta y/o terceros debe documentarse en el informe de auditoría con información sobre el/los pagador/es, el/los objetivo/s del pago, el/los importe/s del pago y la/s

fecha/s de pago.

Los gastos de salarios y costes laborales no salariales (p.ej., cargas sociales, indemnizaciones por despido) deben corresponder a los importes presupuestados en la tabla de personal y salarios, que fue la base de cálculo para la líneapresupuestaria "Personal" del Plan de Financiamiento del proyecto aprobado.

Los niveles salariales de los respectivos puestos de trabajo deben ser los habituales en el país del proyecto. Todas las obligaciones legales, como impuestos o cargas sociales, deben pagarse según la ley.

Para cada períodode auditoría, el beneficiario prepara una lista del personal del proyecto con sus cargosy su porcentaje de trabajoen el proyecto, los salarios recibidos

en el período examinado y todos loscostes laborales no salariales (planilla de personal y salarios para las auditorías de proyectos).

El auditorexamina los contratos de trabajo de los empleados del proyecto paracomprobar que son correctos y completos y que se ajustan a la lista inicial de personal y salarios que sirvió de base para el cálculo de los costes de personal aprobados. Una vez verificada, la lista se adjuntará al informede auditoría en un anexo.

Además, el Auditor verifica la listade empleados del proyecto, sus cargos, porcentaje de trabajo y salarios que fue preparada por El Beneficiario para el período examinado,

comparándola con la lista de personal y salarios en la que se basó el cálculo de los costesde

personal aprobados, así como con la nómina mensual de El Beneficiario y con la información financiera del informe financiero y el sistema contable.

Además, el auditor examina si los niveles salariales de los respectivos puestos de trabajo son habituales en el paísdel proyecto e informa de los resultados.

Además, el auditor examina si se han abonado las prestaciones adicionales, como los impuestos y las cargas sociales, de acuerdo con la ley.

4.9

El término "contribución en especie" se refiere a cualquier contribución no monetaria dada a un proyecto que tiene un valor monetario, pero por la que no se cobra al proyecto. Puede considerarse como un regalo/donativo en especie que seda al proyecto.

ElBeneficiario no podrádeclarar en el sistema contable o en el informefinanciero ningún costeo gasto porbienes o servicios recibidos gratuitamente.

El auditor examina si el proyecto ha recibido contribuciones gratuitas en forma de bienes o servicios en el periodo de referencia y si se han declarado costes/gastos por dichascontribuciones. Dichos costes/gastos deben evaluarse como gastos no subvencionables del

proyecto.

4.10

Los pagos realizados antes de la recepción de los bienes y servicios sólo pueden acordarse o efectuarse si este procedimiento está justificado por circunstancias especiales. Los motivos y cualquier información relacionada con dichospagos deben indicarse en la documentación de pago correspondiente.

Queda estrictamente prohibido el pago poradelantado de sueldosy salarios al personal de la organización y del proyecto con fondos del mismo.

El Auditor examina si se han efectuado pagos anticipados para la adquisición de bienes y servicios o en forma de pagos anticipados de sueldos o salarios para el personal de la organización y de los proyectos en el período examinado. En el caso de los bienesy servicios, el Auditor examinasi estos anticipos eran necesarios e inevitables a causa de circunstancias especiales en el país del proyecto.

4.11

Cualquier pago realizado antes de la fecha oficialde inicio del proyecto o después de su fechaoficial de finalización no es, por lo general, subvencionable, a menos que

esté justificado por circunstancias especiales.

El auditor verifica que los gastos de una partida seleccionada se hayan efectuado durante el período de ejecución del proyecto oficialmente aprobado. Cualquier pagorealizado fuera del periodo oficialdel proyecto debefigurar por separado en el informe de auditoría para que el

BMZ y KNH puedanexaminar su elegibilidad.

4.12

El Beneficiario puede superar los gastos previstos en las principales líneas presupuestarias del Plan de Financiamiento hasta en un 30% con cargo a otras líneas presupuestarias, si es necesario para lograr los objetivos de proyecto. Los aumentos superiores al 30% y todos los cambios de cantidades requieren la aprobación previa del BMZ/KNH a través de unamodificación aprobada del proyecto.

Para todas las desviaciones de los gastos reales con respecto a las estimaciones de costes presupuestadas - en forma de rebasamiento de los gastos y en las líneas presupuestarias principales o subpresupuestarias- se requiere una explicación y una justificación.

El auditor informa sobre los gastos realizados en el año del informe y añade los importes de los gastos por línea presupuestaria al "Gasto acumulado antes del informe actual" en una columna "Gasto acumulado desde el inicio del proyecto" [véase el formato del informe en la sección"Requisitos de los informes"].

El Auditorcompara el gastototal por líneapresupuestaria con losimportes presupuestados en el Plan de Financiamiento aprobado más recientemente con el fin de determinar las desviaciones de la planificación en %. Para todas las líneas presupuestarias principales y las líneas subpresupuestarias en las que el gasto real supera los importes de la planificación en más del 30%, el Auditor obtiene información detallada del Beneficiario sobre las razones de dicho excesode gasto y enumera todaslas desviaciones pertinentes con sus causas en la

sección correspondiente del informe (5.2.4).

Contrato/v alor de pedido

Procedimiento a seguir

< € 1,000

La comprade bienes y servicios debe realizarse de acuerdo con los principios de eficiencia y economía. No es necesario documentar los estudios de mercado o de precios (cotizaciones).

> € 1,000-

€ 15,000*

Adjudicación directa de pedidos/contratos de adquisición de bienes y servicios sobre la base de un estudio de mercado/precio transparente y documentado (mediante, por ejemplo, consultas telefónicas, búsquedas en Internet e impresiones, notastelefónicas, etc.). Debenobtenerse ofertas (cotizaciones) de varios proveedores/prestadores de servicios; el número mínimode ofertas que debenrecibirse y documentarse es de tres.

€ 15.000*

Si los procedimientos formales de contratación son habituales en el país socio (en particular, para los contratos de construcción y los contratos de pedidos grandes), éstos deberían cumplirse, en la medida de lo razonable, aunque su aplicación no sea obligatoria para las ONG. De lo contrario, los pedidos de bienes y servicios tambiénpueden adjudicarse directamente sobre la basede una solicitud y presentación de al menostres ofertas escritas

y una documentación del proceso de contratación.

El Auditor utiliza los recibos del tipo de cambio de las transferencias de fondos para determinar un tipo de cambio apropiado de euros a la moneda local. El Auditor utiliza este tipo de cambio para determinar los equivalentes en moneda local de los importes que figuran en el cuadro anterior.

El Auditor indica el tipo de cambio aplicable y enumera todas las adquisiciones realizadas en el año examinado con un equivalente en moneda local de más de 1.000 euros e informa de si se han cumplido las directrices de contratación, incluida la documentación. El Auditor tiene en cuenta los siguientes indicadores de riesgo: a) incoherencias en las fechas de los documentos o secuencia irracional de fechas; b) semejanzas inusuales en las ofertas de los candidatos que participan en la misma licitación; c) incoherencias en el proceso de selección y decisión de adjudicación; d) un mismo proveedor (o grupo de proveedores) gana una proporción inusual de ofertas; e) un proveedor recibe con frecuencia contratos para diferentes tipos de bienes o servicios; f) el proveedor ganador factura bienesadicionales no previstos en la oferta; g) los

detalles de la factura no coinciden con los detalles de la licitación del bien.

4.14

Debe garantizarse el uso adecuado y económico del equipamiento del proyecto. Esterequisito se aplica, entre otras cosas,también al usode los vehículos y/o motocicletas del proyecto.

Si los costes de vehículos/transporte se cargan al proyecto del BMZ, se deberá proporcionar la siguiente documentación en forma de libro de registro que (bitácora) deberá llevar el beneficiario para cadamedio de transporte empleado para los finesdel proyecto. Información requerida:

• el kilometraje realizado cada día, conindicación de los viajes realizados y su finalidad, así como los nombres del conductor (y delos pasajeros, si aplica),
• el consumo de combustible (con indicación de lasfechas de recarga y la cantidad de litros adquiridos),
• el consumo de otros tipos de consumibles (p.ej., neumáticos, filtros, lubricantes, etc.)

En los recibos de combustible y en las facturas de los trabajos de mantenimiento o reparación de los vehículos o motocicletas del proyecto, se incluirá información sobre la marca del vehículo/motocicleta y el número de matrícula/permiso de circulación para permitir una fácil asignación de los documentos de pago a los vehículos del proyecto.

El auditor examina el libro de registro de los vehículos del proyecto y comprueba la integridad de las anotaciones, el carácter razonable de los viajes indicados y sus propósitos, así como el carácter razonable del consumo real de combustible de los vehículos y su consumo de otros consumibles (p.ej., neumáticos, filtros, lubricantes...). Además, el auditor verifica si todos los comprobantes de pago relacionados con el mantenimiento, las reparaciones o la compra de combustible, lubricantes y piezas de repuesto llevan información sobre la matrícula/el registro. El auditor comprueba si la matrícula/inscripción corresponde a un medio de transporte de los vehículos del proyecto.

4.15

El Beneficiario deberá garantizar que los activos del proyecto se manejen y almacenen de forma adecuada y segura. El Beneficiario deberá elaborar y presentar un inventario de todos los artículos adquiridos con los fondos del proyecto, cuyo valor de fabricación o de compra supere el equivalente en moneda local de 800 euros (sin IVA).El formato y el contenido de este inventario deben cumplir con los requisitos del anexo correspondiente del Convenio de Proyecto.

Si porrazones especiales, el gobierno es o se convierte en el propietario de tales artículos, estodebe indicarse claramente en el inventario.

El Auditor examina si existen políticas organizacionales internas que garanticen la gestión, el almacenamiento y la documentación adecuados y seguros de los bienes del proyecto. El Auditor lleva a cabo controles para averiguar la localización de los bienes del proyecto adquiridos.

Además, el auditor examina si la lista de inventario creadapor el beneficiario cumple con losrequisitos del BMZ y se ajusta al formato del anexo del acuerdo de proyecto.

El auditor informa de qué elementos del inventario se han elegido como muestras paraverificar el inventario del proyecto y su gestión, almacenamiento y documentación de acuerdo con las directrices del BMZ. Se adjuntará al informe de auditoría una lista de inventario que el beneficiario deberá actualizar anualmente de acuerdo con los requisitos del BMZ.

1. ESTRUCTURA DEL INFORME REQUERIDO

1. INTRODUCCIÓN

1. Información sobre los destinatarios de los informes y su utilización

1. Declaración del objetivo de la auditoría

Propuesta de redacción: Nuestro encargo abarcaba la auditoría de los informes financieros del proyecto Construyendo sistemas comunitarios de protección a la niñez en 6 comunidades de los departamentos de La Paz y El Valle en Honduras / Nº de proyecto 82041 para el período de 01/07/2023 a 31/12/2023. El objetivo de esta auditoría era llevar a cabo determinados procedimientos que hemos aceptado y presentar un informe de conclusiones con respecto a los procedimientos realizados.

El alcance de nuestro trabajo se establece en el documento "Términos de referencia para las auditorías" de proyectos subvencionados por el Ministerio federal alemán de cooperación económica y desarrollo (BMZ) que nos ha facilitado "el beneficiario" De acuerdo con estos Términos de referencia, hemos llevado a cabo determinados procedimientos acordados según los requisitos del BMZ para los proyectos cofinanciados.

1. Breve descripción del proyecto a auditar

1. Normas y ética

1. PARTE PRINCIPAL

1. Lista de documentos del proyecto y otras fuentes de información

1. Presentación detallada de los procedimientos de auditoría realizados y de sus resultados (de acuerdo con las especificaciones del punto 4 para el alcance del trabajo y los procedimientos a realizar y la presentación de los resultados).

Si alguna de las cuatro clases de riesgo/impacto (bajo, medio, alto, extremadamente alto) se aplica a los resultados de un procedimiento individual de la auditoría, se hará la clasificación apropiada y se proporcionará una causa probable para la deficiencia identificada. Esto puede hacerse utilizando la tabla presentada en el punto 4. o en otro formato apropiado.

1. Estado de cuentas de aplicación de los fondos de acuerdo con los cuadros siguientes: Estado de aplicación de los fondos

Número de proyecto del BMZ <7312>

Para el período de <01/07/2023 a 31/12/2023>.

A

GASTOS

Distribución según el Plan de Financiamiento de

.....[fecha]

Gastos reales del proyecto

Desviación

Moneda local

EUR

Gastos reales del periodo de referencia en moneda local  

Gastos acumulados antes del informe actual en moneda local

Gasto acumulado (desde el inicio del proyecto) en

 moneda local 

En monedalocal  

en %

(a)

(b)

(c)

(d)

(e) = (c) + (d)

(f) = (a) - (e)

(g) = (e)/(a)*

100

1

Para la inversión

1.1

1.2

1.3

1.4

...

2

Para gastos de funcionamiento

2.2

2.3

2.4

...

3

Para el personal

3.1

3.2

...

4

Para las visitas de monitoreo de KNH 1

5

Para estudios y evaluaciones

5.1

5.2

...

Costes directos del proyecto

Reservapara costes adicionales inevitables e imprevisibles 3,5%.

2

1 Línea presupuestaria reservada para KNH - no se puede insertar ningún gasto

2 Reserva/Presupuesto: todos los gastos deben asignarse a la línea presupuestaria correspondiente

Subtotal

Gastos administrativos  de KNH 3

Total del proyecto

B

INGRESOS

Ingresos presupuestados según el Plan de Financiación de

....[fecha]

Ingresos realesdel proyecto

Desviación

monedalocal

EUR

ingresos reales del periodo  de referencia

ingresos acumulados antes del informe

actual

ingresos acumulados desde el inicio del

proyecto

Presupuesto- ingresos acumulados

Moneda local

En %

moneda

local

moneda local

moneda local

(a)

(b)

(c)

(d)

(e) = (c) +

(d)

(f) = (a) - (e)

(g) = (e)/(a)* 100

Subvención del BMZ y

contribución financiera de

KNH

Contribución del beneficiario, del grupo objetivo y/o de otra fuente en el país en

desarrollo

Ingresos adicionales (por ejemplo, por intereses, ingresos por

ventas)

Total del

proyecto

Estado financiero al

Total de ingresos Gastos totales Balance

Gastos en exceso

En moneda local

3 Línea presupuestaria reservada para KNH - no se puede insertar ningún gasto

Redacción requerida: "Se confirma que no se disponía de otros fondos para el financiamiento del proyecto diferente de los ingresos mencionados anteriormente. También se confirma que todos los gastos eran necesarios, que los fondos se utilizaron de forma eficiente y económica y que la información facilitada es conforme a los libros y comprobantes. "

1. Presentación del exceso de gastos de las líneas presupuestarias y de las explicaciones y justificaciones de las desviaciones de al menos un 30% respecto a las estimaciones de costes del plan de financiamiento (tanto para las líneas principales como para las subpresupuestarias (si aplica):

Si no ha habido ninguna desviación importante por línea presupuestaria, hay que indicarlo.

1. Presentación de los resultados materiales (si aplica):

La información es importante si su omisión, inexactitud u ocultación puede influir razonablemente en las decisiones del BMZ y de KNH, como donantes del proyecto, con respecto a la continuación y el apoyo financiero posterior del proyecto. Al cumplimentar este apartado, deberán tenerse en cuenta los resultados/clasificaciones/causas del punto 5.2.2.

1. Certificado de auditoría

El certificado de auditoría debe tener el siguiente contenido (requisito mínimo), que debe ser formulado claramente por el auditor y ajustado si es necesario:

Redacción requerida: "Por la presente certificamos que hemos auditado el estado de cuentas de <El beneficiario> en relación con el financiamiento del proyecto Construyendo sistemas comunitarios de protección a la niñez en 6 comunidades de los departamentos de La Paz y El Valle en Honduras / Nº de proyecto 82041 sobre la base de los documentos/fuentes de información enumerados en el apartado

1. Para ello, hemos inspeccionado los libros y los comprobantes e informamos que:

[El auditor está obligado a proporcionar información concreta sobre las siguientes cuestiones:]

1. ¿En qué medida los ingresos y gastos del proyecto están acreditados debidamente en forma de comprobantes y recibos de pago?

1. ¿En qué medida los gastos que se han justificado se ajustan al documento del proyecto y a la finalidad prevista en el plan de financiamiento vigente? ¿Se describen y explican por separado las desviaciones del plan de financiamiento vigente?

1. ¿En qué medida el importe y el origen de los ingresos documentados, que se contabilizan como contribuciones de contrapartida realizadas por El Beneficiario, el grupo destinatario y/u otros organismos del país del proyecto, se presentan y explican correctamente de acuerdo con los requisitos?

1. ¿En qué medida se han respetado los requisitos del BMZ en el acuerdo de proyecto y sus anexos? ¿Se han respetado los requisitos adicionales vinculados a la aprobación de la subvención de este proyecto? ¿En qué puntos no se respetaron posiblemente los requisitos del financiamiento del BMZ y cuáles son las razones/causas del incumplimiento en estos casos?

1. Notas especiales: ¿Cuáles son las particularidades positivas o negativas del proyecto que hay que mencionar?

[Con el Certificado de Auditoría Final, el Auditor debe sacar una conclusión clara sobre el cumplimiento global por parte del Beneficiario de los requisitos relacionados con la subvención establecidas en el Acuerdo de Proyecto].

.....................................................                                                                                                   .................................................................

(Lugar)                                                                                           (Fecha)

..............................................................................

(Firma y sello)

[La firma sólo puede ser realizada por un representante debidamente autorizado de El Contratista]

1. ANEXOS

• Términos de referencia de la auditoría
• Informe financiero
• Lista de comprobantes
• Lista de Personal y planilla correspondiente
• Lista de inventario
  1. CARTA A LA GERENCIA Y RESPUESTA DE LA GERENCIA Carta a la gerencia:

1. Declaración de hallazgos de auditoría
2. Recomendaciones para mejorar los controles internos, la contabilidad de los proyectos, los informes financieros, etc.
3. Inicio de la segunda auditoría de proyecto: Seguimiento de las conclusiones y recomendaciones de la auditoría anterior.

Respuesta de la gerencia:

1. Respuesta de la gerencia a las conclusiones y recomendaciones de la carta a la gerencia.