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Consultoría para el Diseño de una Estrategia de Comunicación para Visibilizar y Difundir el Sistema de Cumplimiento Social del IHCAFE y sus 6 Herramientas a través del Departamento de Comunicación del Instituto Hondureño del Café (IHCAFE)
Área Profesional
Comunicaciones
Departamento
Francisco Morazán
Tipo de Contrato
Freelancer
Fecha max. de Postulación
Correo para aplicar:
[email protected]

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Descripción

Términos de Referencia para el Diseño de una Estrategia de Comunicación para Visibilizar y Difundir el Sistema de Cumplimiento Social del IHCAFE y sus 6 Herramientas a través del Departamento de Comunicación del Instituto Hondureño del Café (IHCAFE)

 

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

En los últimos años el rubro del café en Honduras ha tenido un crecimiento importante y ha logrado alcanzar altos niveles de calidad que le han permitido suplir los mercados internacionales más exigentes. Honduras ocupa el quinto lugar entre los países productores de café del mundo y representa el 5% de la producción mundial, solamente superada por Brasil, Vietnam, Colombia e Indonesia. De esta actividad productiva dependen de forma directa 120,000 familias, de las cuales el 91% son pequeños productores y que contribuyen al 50% de la producción total a nivel nacional. Ante esto el sector café se ha comprometido a cumplir con los requerimientos exigidos por el mercado internacional para lograr mantenerse, entre ellos el aprender, instruirse y desarrollar mecanismos de sostenibilidad, incluyendo adoptar normas de cumplimiento social. 

 

La Organización Internacional del Trabajo (OIT), en convenio con el Consejo Hondureño de la Empresa Privada (COHEP) y el Instituto Hondureño del Café (IHCAFE) se encuentran ejecutando el proyecto “Abordando el Trabajo Infantil en la Cadena de Suministro del Café en Honduras / El café de Honduras sí cumple”, el cual es financiado por el Departamento de Trabajo de Estados Unidos y se enfoca en el diseño e implementación de un Sistema de Cumplimiento Social orientado a prevenir y erradicar el trabajo infantil y promover condiciones aceptables de trabajo para hombres y mujeres en la cadena de suministro del café. 

 

Este Sistema de cumplimiento Social, ha sido implementado a través de 7 organizaciones, de las cuales todas ellas han obtenido su declaración de conformidad. Por medio de la implementación de dicho sistema, las cooperativas y la exportadora de café han podido conocer los beneficios que otorga el contar con un sistema de cumplimiento social, los cuales repercuten en toda la cadena de suministro del café. 

Es en ese sentido, en el marco de los pilares de producción, social y ambiental que conlleva una Caficultura Responsable y para posicionar y visibilizar a nivel nacional e internacional todas aquellas acciones enmarcadas en el Sistema de Cumplimiento Social y sus 6 herramientas se ha contemplado crear una estrategia de comunicación a nivel institucional la cual se desarrollará de manera transversal e integral al conjunto de actividades que ya realiza el IHCAFE.

 

  1. OBJETIVO GENERAL

 

Diseñar, producir y asesorar en la implementación de una estrategia de comunicación para promover la implementación del sistema de cumplimiento social con los actores de la cadena de suministro del café de Honduras, para extender su uso en todos los niveles de la cadena, especialmente a nivel de exportadores y compradores internacionales. 

 

La estrategia comunicacional se dirigirá a un público general, a nivel nacional e internacional, mediante intervenciones en redes sociales. Asimismo, considerará a los medios de comunicación como socios para multiplicar el alcance de los mensajes institucionales a partir de gestiones de prensa particulares.

 

 

  1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

 

  1. Realizar un diagnóstico organizacional de las capacidades de Comunicación del IHCAFE, no solo de su Departamento encargado, que abarque: comunicación interna, presencia de marca, cobertura mediática, imagen organizacional, identidad corporativa, relacionamiento con stakeholders y demás que requiera el departamento de comunicación del IHCAFE para poder llevar a cabo la implementación de la estrategia con el apoyo del proyecto y la empresa consultora.
  2. Producir un mapa de actores, socias/os estratégicos en redes sociales para ampliar la comunicación que realiza el IHCAFE actualmente sobre los pilares de la caficultura responsable.
  3. Diseñar una estrategia de comunicación para promover el uso del sistema de cumplimiento social en la cadena de valor del IHCAFE.
  4. Producir contenidos para difundir en prensa y redes sociales sobre hitos, resultados, hallazgos e intervenciones del sistema de cumplimiento social del IHCAFE.
  5. Desarrollar una campaña de sensibilización con contenidos multimedia para fomentar la adopción del sistema de cumplimiento social a nivel nacional en los actores de la cadena de suministro y a nivel internacional que los compradores/tostadores reconozcan el valor agregado de entablar relaciones comerciales con actores que ya cuentan con la Declaración de Conformidad.

 

 

  1. ACTIVIDADES

 

La empresa consultora contratada deberá llevar a cabo las siguientes funciones:

  1. Coordinar reuniones con el equipo de proyecto, representantes del IHCAFE y el especialista del proyecto a fin de establecer los lineamientos generales para elaborar la estrategia comunicacional del sistema de cumplimiento social del IHCAFE. 
  2. Trabajar de la mano con el equipo del proyecto, la oficial de comunicación de la OIT y los representantes del departamento de comunicación del IHCAFE para la construcción de la Estrategia de comunicación.
  3. Elaboración de una propuesta detallada de lo que será la Estrategia de Comunicación que deberá incluir al menos lo siguiente:
  • Objetivos.
  • Capacidades que debe aportar el IHCAFE para las actividades de difusión (administración de redes sociales, canales de comunicación, voceros, locaciones)
  • Mapa de actores y socias/os estratégicos sugeridos para involucrar en la estrategia
  • Líneas de acción estratégica que considere:
    • Nombre y mensaje principal de la campaña;
    • definición de destinatarios y contextos;
    • mensajes clave;
  • Una propuesta de trabajo calendarizada que contemple actividades a realizar como parte de la Estrategia de Comunicación. Incluyendo la campaña de socialización del sistema de cumplimiento social. El calendario deberá incluir una instancia de evaluación final para medir el impacto y extraer lecciones aprendidas y recomendaciones de la campaña.
  • Definición de mecanismos de monitoreo en proceso y evaluación de impacto.
  • Canales de difusión primarios y secundarios.
  1. Una vez aprobada la propuesta de la Estrategia se iniciará con la fase de conceptualización, diseño de arte y creatividad, para el desarrollo de las piezas audiovisuales. Esto incluye insumos gráficos, fotografías, y videos. El paquete deberá contemplar los contenidos y guiones que fueran necesarios, gestiones de permisos de rodajes (si fueran necesarios) y de cesión de derechos de uso en caso de imágenes. Se utilizará música libre de derechos. En todos los casos, además de las piezas finales presentadas en los formatos que se acuerden, se entregarán los crudos y proyectos originales de edición y diseño. Los lineamientos estéticos y de identidad visual de marca de la OIT se encuentran detallados en http://brand.ilo.org.

 

El paquete debe contener: 

 

Los videos se centrarán en temas definidos durante la etapa de planificación, todos deben subtitularse en idioma inglés. Según corresponda, los videos deben incluir: desarrollo de storyboard, imágenes /ilustraciones/ fotografías/musicalización originales o libres de derecho de autor; costos de producción y post producción (por ej. jornada de grabación, equipos, cashes, viáticos, seguros, y otros costos relacionados a la realización de los mismos).

  1. Presentar de manera formal los documentos de la Estrategia comunicacional del SCS y demás a los representantes del IHCAFE y el equipo del proyecto. 

 

  1. Cualquier otra actividad que de acuerdo con sus capacidades y experiencia le sea solicitada por el Coordinador del Proyecto

 

  1. PRODUCTOS

Producto 1: Documento con la propuesta de la Estrategia de Comunicación del Sistema de Cumplimiento Social que implementará de acuerdo con lo estipulado en la actividad 3, el documento debe tener una extensión de 10 a 12 páginas máximo en formato word, detallando la propuesta y el plan de trabajo. Tiempo de Entrega: Un mes después de que se ha firmado el contrato de consultoría

Producto 2: Informe de presentación del proceso creativo, propuesta estética de la campaña, mensajes claves y guiones para los 2 videos según lo establecido en la actividad 4. El informe se entregará en formato Word con una extensión aproximada de 20 páginas. Tiempo de Entrega: Dos meses después de la firma del contrato. 

Producto 3: Entrega de todos los productos audiovisuales mencionados en la actividad 4 segundo párrafo y los materiales relacionados:

  • Un pack con al menos diez stickers digitales para utilizar en apps de mensajería, cinco GIF animados, y dos fondos de zoom/wallpapers.

 

 

Producto 4: Informe de impacto y evaluación de la campaña en base a los logros principales a alcanzar acordados en la actividad 3. Se entregará un documento (.doc, .pdf o ppt) que reúna un registro de las piezas audiovisuales producidas y las acciones realizadas durante la consultoría para su difusión (Actividad 4), destacando métricas[1], clippings y logros principales, con una extensión aproximada de 25 páginas.

Todos los productos pasaran por las revisiones correspondientes por parte del equipo del Proyecto, la oficial de comunicaciones, el especialista designado al proyecto y las contrapartes del proyecto (IHCAFE – COHEP).

  1. CONDICIONES REQUERIDAS POR PARTE DE LA EMPRESA CONSULTORA

 

  1. Disponer de la capacidad técnica para el desarrollo de la consultoría durante el tiempo que dure la misma, relacionándose con el proyecto y sus contrapartes.
  2. Presentar la versión borrador de los documentos acordados para revisión y comentarios en el tiempo estipulado en el cronograma de trabajo, así como los productos finales. 
  3. Contar con el equipo y herramientas audiovisuales necesarias para desarrollar la consultoría de conformidad al proceso metodológico previamente definido. 
  4. Seguir las pautas definidas por el Proyecto para el acercamiento a lo interno del IHCAFE. Manteniendo una estrecha comunicación para facilitar el trabajo a realizar.
  5. Documentar y guardar los respaldos correspondientes del material producido.
  6. El proyecto por medio del equipo integrado para trabajar en este proceso proveerá a la empresa consultora toda la información necesaria para la preparación de la Estrategia y demás productos solicitados en los Términos de Referencia. 

 

Nota Importante: Los Términos de Referencia están estipulados para una empresa consultora, legalmente constituida. En caso de participar como un consultor de servicios profesionales de comunicación, debe de contar con un equipo multidisciplinario de apoyo e indicar en la propuesta los respaldos correspondientes, como ser referencias y CV del equipo de apoyo.

 

  1. SUSPENSIÓN DE LA CONSULTORÍA 

 

El acuerdo de trabajo será suspendido en caso de negligencia o incumplimiento de los términos de referencia, así como en caso de fuerza mayor (desastres naturales, incendios, etc.) que impidan a la OIT continuar con el proyecto y/o con el acuerdo firmado entre las partes. En ambos casos la decisión será tomada en base a la coordinación del proyecto y los especialistas de la OIT a cargo del proyecto.

  1. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y PROPUESTA ECONÓMICA 

 

La propuesta técnica debe incluir: Una metodología detallada de como realizará el trabajo, explicar el alcance tomando en cuenta los productos que se deben entregar, el detalle del contenido propuesto y los canales de difusión a utilizar.

La propuesta económica: Debe detallarse el costo por cada producto.

 

  1. FECHAS DEL CONTRATO

 

La consultoría tendrá una duración de 3.5 meses, iniciando en noviembre 2023 y finalizando en febrero 2024.

 

  1. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

Los derechos intelectuales de los trabajos y documentos elaborados por la presente consultoría son propiedad de la Oficina Internacional del Trabajo, así como toda aquella información interna de la institución a la que tenga acceso para la ejecución de este trabajo. Cualquier uso de esta información, deberá ser autorizada previamente por escrito por la OIT. 

 

La utilización indebida de estos documentos o de la información conocida por la consultoría será sancionada conforme a lo que estipulen las leyes respectivas y dará lugar a la finalización automática del contrato sin responsabilidad para la Oficina Internacional del Trabajo.

 

  1. FORMA DE PAGO

 

El monto total de la consultoría se pagará de la siguiente forma:

 

Pago 1: Correspondiente a la entrega y aprobación del Producto 1, que corresponde al 25% del monto total de la consultoría. 

 

Pago 2: Correspondiente a la entrega y aprobación del Producto 2, que corresponde al 25% del monto total de la consultoria.

 

Pago 3: Correspondiente a la entrega y aprobación del Producto 3, que corresponde al 30% del monto total de la consultoría.

 

Pago 4: Correspondiente a la entrega y aprobación del Producto 4, que corresponde al 20% del monto total de la consultoría.

 

Nota aclaratoria: Todo el material generado por la presente consultoría deberá alojarse en un espacio digital (Google drive, wire transfer u otras carpetas compartidas).

 

Los pagos del presente contrato se harán efectivos con la aprobación expresa de la Coordinación Nacional del Proyecto después de completarse las revisiones y aprobaciones correspondientes de la oficial de comunicaciones y del especialista a cargo del proyecto radicados en la oficina de la OIT para América Central, Haití, Republica Dominicana y Panamá.

 

XI. CRITERIOS DE SELECCIÓN

 

  1. Experiencia comprobada en la creación de estrategias de comunicación: 20 puntos
  2. Formación profesional del equipo consultor en Publicidad y/o Comunicación Social, comunicación Política o Estratégica: 15 puntos
  3. Mínimo dos (2) años de experiencia en el área de comunicación y visibilidad de proyectos: 10 puntos
  4. Al menos tres (3) años de experiencia específica en comunicación institucional ya sea sector privado o público: 10 puntos
  5. Experiencia previa en colaboraciones o contratos previos con la OIT: 10 puntos
  6. Pertinencia y claridad de la propuesta presentada para adjudicarse la consultoría: 15 puntos
  7. Oferta Económica presentada: 20 puntos


 

[1] Métricas de conversación: post, alcance, impresiones, interacción, engagement rate entre otras que se estime necesarias. Métricas en redes Instagram/ Twitter: audiencia, influencia, contenido, top content, earned media.

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