ANTECEDENTES, OBJETIVOS Y ALCANCE GENERAL DE LA AUDITORÍA
I. ANTECEDENTES
La Asociación de Municipios de Honduras (AMHON) surge oficialmente con la obtención de su personería jurídica el 11 de abril de 1962, se constituye como una entidad civil, representativa de los Municipios, sin fines de lucro, no partidarista, con patrimonio propio y libre administración de sus bienes e integrada por todas las Municipalidades del país. Entre sus propósitos principales está el mantenimiento de la autonomía municipal, representar los intereses de las Municipalidades y asistirlas por los medios a su alcance.
A finales del año 2023, la AMHON aprobó su plan estratégico institucional para el periodo 2023-2027 el que fue aprobado por la Junta Directiva. En el PEI se estableció fortalecer la gestión financiera de la Asociación y se actualizo la Misión y Visión de la siguiente manera:
MISIÓN
Somos una asociación gremial líder en la representación y asistencia de todos los gobiernos municipales, defendiendo la autonomía, promoviendo el buen gobierno y el desarrollo de los territorios.
VISIÓN
Al año 2007 ser la asociación vanguardista en la representación de los interese gremiales de todas las municipalidades mediante la Modernización Institucional, el Fortalecimiento de la Gestión Municipal y el Desarrollo integral de los Municipios.
II. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Realizar una auditoría de los estados financieros y control interno de la AMHON, para el período 1º de enero del 2023 al 31 de diciembre de 2024, siendo el objetivo principal la emisión de la opinión del Auditor sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y Flujos de efectivo, así como evaluación del control interno, incluyendo la verificación del cumplimiento financiero bajo el Marco del POA/Presupuesto, la verificación del gasto conforme a los procedimientos, políticas y normas a las contrataciones/adquisiciones de bienes, obras, servicios y suministros.
El auditor deberá presentar un informe con una opinión independiente, sobre la situación encontrada.
II. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Emitir una opinión del auditor, sobre los estados financieros auditados de los dos periodos.
Evaluar el cumplimiento del control interno y determinar si AMHON, cumple con las leyes, regulaciones, políticas internas y estándares contables vigentes.
Analizar la ejecución presupuestaria.
Evaluar sobre el comportamiento de las inversiones efectuadas.
Verificar la exactitud y transparencia de los registros financieros, Confirmar que los estados financieros reflejan fielmente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la organización.
Medir la eficiencia en el uso de recursos determinar si los recursos financieros han sido utilizados de manera eficiente y alineados con los objetivos operativos y estratégicos.
III.- ALCANCE DE LA AUDITORIA
a.- De los Estados Financieros: El Auditor debe garantizar la utilización de la Planeación de la Auditoria como base para los programas de auditoría y la revisión de los Estados financieros del periodo del 1 de enero 2023 al 31 de Diciembre 2024, (Balance General, Estado de Resultados, Flujos de Efectivo/Rendición de Cuentas y estado patrimonial), planes acostumbrados para este tipo de organizaciones, los cuales deberá incluir en su oferta técnica/económica presentada. El producto esperado es una Opinión que indique la razonabilidad de las cifras de los mismos.
b.-Del Control Interno: Evaluar la estructura y funcionamiento de control interno a fin de medir el riesgo alto, medio o bajo, para identificar áreas de riesgo que puedan dar lugar a errores significativos.
La estructura de los Estados Financieros importantes a ser evaluados incluye, pero no se limitan, a cada cuenta de balance, Resultado y del Estado de Flujos de efectivo. Para ello el Auditor debe:
Obtener un entendimiento suficiente de la estructura de control interno para planificar la auditoria y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a ser realizadas.
Evaluar el riesgo inherente y el riesgo de control, y determinar el riesgo combinado. El riesgo inherente es la susceptibilidad de una aseveración, tal como el saldo de una cuenta, o una declaración errónea material, asumiendo que no hay políticas ni procedimientos de control interno relacionados con la aseveración. El riesgo de control es el riesgo que una declaración errónea material pueda ocurrir en una aseveración y no sea prevenida o detectada oportunamente por la estructura de control interno del beneficiario, sus políticas o procedimientos. El riesgo combinado (a veces referido como el riesgo de detección) es el riesgo a que el auditor no detecte una declaración errónea material que exista en una aseveración.
Resumir las evaluaciones de riesgo para cada aseveración en los papeles de trabajo. Las evaluaciones de riesgo deben considerar las siguientes categorías generales bajo las cuales cada aseveración debe clasificarse: (a) existencia u ocurrencia; (b) que esté completo; (c) derechos y obligaciones; (d) valorización o asignación; y (e) presentación y divulgación. Como mínimo, los papeles de trabajo deben identificar el nombre de la cuenta o aseveración, el saldo de la cuenta o la cantidad representada por la aseveración, el nivel evaluado de riesgo inherente (alto, moderado o bajo), el nivel evaluado de riesgo de control (alto, moderado o bajo), el riesgo combinado (alto, moderado o bajo), y una descripción de la naturaleza, alcance, y oportunidad de las pruebas realizadas basadas en el riesgo combinado. Este resumen en los papeles de trabajo debe ser referenciado con los papeles de trabajo que contienen el análisis detallado del trabajo de campo. Si el riesgo de control se evaluó a menos del nivel máximo (alto), entonces la base para la conclusión del auditor tiene que documentarse en los papeles de trabajo.
Evaluar el ambiente de control, lo adecuado del sistema contable, y los procedimientos de control. Enfatizar las políticas y procedimientos pertinentes a la capacidad del beneficiario para registrar, procesar, resumir, y reportar información financiera consistente con las aseveraciones contenidas en cada cuenta del estado de rendición de cuentas. Este énfasis debe incluir, pero no limitarse a, los sistemas de control para:
Asegurar que los cargos a Los Estados Financieros son apropiados y están adecuadamente documentados;
La administración de efectivo disponible y en cuentas de banco;
Políticas y procedimientos de compra;
Administración de inventario y de recepción de inventario (papelería y útiles)
Administración de las funciones de personal, tales como, control de tiempo, política de salarios, beneficios, otros que el auditor considere convenientes.
Administración y disposición de bienes comprados (tales como vehículos, equipos, mobiliario, etc.)
Otras que el auditor considere importantes de acuerdo a su relatividad.
Obtener una carta de representación de acuerdo con la sección 580 de las Normas Internacionales de Auditoría de IFAC.
- Incluir en el estudio y evaluación otras políticas y procedimientos que pudieran ser relevantes, si fueran pertinentes a datos que el auditor usa al aplicar procedimientos de auditoría. Esto puede incluir, por ejemplo, políticas y procedimientos pertinentes a datos no financieros que el auditor utiliza en procedimientos analíticos.
c. Para cumplir con el requisito de auditoría relacionado con el entendimiento de la estructura de control interno y para evaluar el nivel de riesgo de control, el auditor, como mínimo, debe seguir las guías contenidas en el SAS Nos. 55, 60, y 78 del AICPA (AU319A, AU325, y AU319), respectivamente titulada "Consideración de la Estructura de Control Interno en una Auditoria de Estados Financieros," "Comunicación de Asuntos Relacionados Con la Estructura de Control Interno Observados en una Auditoria," y "Consideración de Control Interno en una Auditoria de Estados Financieros, asi como también las establecidas en las Normas Internacionales de Auditoria (NIA’s) específicamente NIA 240 y NIA 800.
d. El informe del auditor debe incluir todas las conclusiones, basadas en la evidencia obtenida, que un fraude o acto ilegal ha ocurrido o es probable que haya ocurrido. Al informar fraude material, actos ilegales, u otros incumplimientos, el auditor debe exponer sus hallazgos en la perspectiva apropiada.
Al planear y efectuar sus pruebas de cumplimiento, el auditor debe, si es aplicable:
a. Determinar la naturaleza, el momento oportuno, y alcance de los procedimientos y pasos de auditoría para hacer pruebas para detectar errores, fraude, y actos ilegales que provean una seguridad razonable de detectar casos de incumplimiento intencional o no intencional con los términos de los convenios, y con leyes y regulaciones aplicables, que pudieran tener un efecto material sobre el estado de rendición de cuentas/ flujo de efectivo.
b.- Preparar un papel de trabajo principal que identifique cada uno de los requisitos de cumplimiento específicos incluidos en la revisión, los resultados de las evaluaciones de riesgo inherente, de control, y combinados (de detección) para cada requisito de cumplimiento, los pasos de auditoría usados para hacer pruebas de cumplimiento con cada requisito basado en la evaluación de riesgo, y los resultados de las pruebas de cumplimiento de cada requisito. El papel de trabajo principal debe ser contra-referenciado con papeles de trabajo detallados que documenten adecuadamente los hechos y conclusiones contenidos en el papel de trabajo principal.
IV) SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES PREVIAS
El Auditor debe revisar el estado de las acciones tomadas sobre los hallazgos y recomendaciones incluidos en los informes de auditorías previas, la más reciente a diciembre 2022. El informe del auditor debe divulgar el estado de los hallazgos y recomendaciones materiales no corregidos de las auditorias previas que afecten la auditoria de los estados financieros de los años 2023 y 2024.
V) INFORMES DE AUDITORÍA
La Firma Auditora contratada, debe someter a la Dirección Ejecutiva el informe de auditoría sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y evaluación del control Interno, enviando en primera instancia un borrador inicial, que luego de la discusión con la Dirección se convierte en un Informe final o definitivo.
Los hallazgos que involucran efectos monetarios deben:
Ser cuantificados e incluidos
Ser divulgados sin importar si las condiciones que los originaron fueron corregidas
Ser informados ya sea que AMHON esté o no de acuerdo con los hallazgos y,
Contener suficiente información necesaria para facilitar el proceso de resolución de auditoría (por ejemplo, número de rubros examinados, tamaño del universo, tasa de error, montos correspondientes en lempiras, etc.).
Los informes también deben incluir, después de cada recomendación, los puntos de vista pertinentes de los representantes oficiales de AMHON concerniente a los hallazgos del auditor y a las acciones tomadas por el beneficiario para efectuar las recomendaciones. Cuando los comentarios de los representantes de la AMHON se oponen a los hallazgos, conclusiones o recomendaciones, y no son en la opinión del auditor válidos, el auditor debe indicar después de los comentarios del beneficiario sus razones para rechazarlos. Por el contrario, si los comentarios son válidos, el auditor debe modificar su informe.
VI) DURACION Y FORMA DE PAGOS
La fecha efectiva de este contrato será la fecha en que el mismo sea firmado por el Director Ejecutivo de la AMHON. La fecha de inicio se estima el lunes 10 de febrero 2025. La firma Auditora deberá presentar en su oferta técnica el Cronograma de Trabajo que muestre tanto el inicio de la auditoria como la entrega del Informe final, productos de esta contratación. El Informe Final debe ser entregado a AMHON a más tardar el 07 de abril 2025.
El pago será como sigue: 30% a la fecha de presentación del plan de trabajo y firma del contrato, 30% al presentar el borrador del informe en español aceptable para la AMHON y 40% al presentar el informe final en español plenamente aceptado por la AMHON.
PRESENTACIÓN DE PROPUESTA
Las propuestas deberán ser presentadas en un sobre sellado y por separado la propuesta técnica y económica para la auditoria referida, el día lunes 3 de febrero 2025 a más tardar a las 12:00 pm. Esta debe ser dirigida al Lic. Nelson Licona, director ejecutivo, Oficina Principal, Col. Matamoros una cuadra al norte de Comercial Su venta Bulevar Los Próceres, Tegucigalpa, M.D.C.
La propuesta técnica y la propuesta económica deben ser presentados en sobres separados en original y copia debidamente sellados e identificados en la parte central con el nombre del proceso "Auditoría Financiera de Control Interno y Operativo de la AMHON, periodo del 1 de enero del 2023 al 31 de diciembre del 2024" identificando más abajo la propuesta (Técnica o Económica), que contiene el sobre, en la parte superior izquierda del sobre debe colocarse el nombre de la firma que presenta dicha propuesta, incluyendo su dirección, teléfono y correo electrónico.
El sobre conteniendo la propuesta técnica y el sobre conteniendo la propuesta económica debe ser colocado en otro sobre, el que debe identificarse así:
Nombre y Dirección del Oferente
Contratación de Auditoría Financiera de Control Interno y Operativo de la AMHON, periodo del 1 de enero del 2023 al 31 de diciembre del 2024
Contiene sobre propuesta técnica y sobre propuesta económica
1. Propuesta Técnica
Las páginas de la propuesta técnica deben estar numerada correlativamente, no contener tachaduras, ni borrones y estar firmada y sellada por el representante autorizado legalmente para actuar en nombre de la firma, no revelar precio ni datos ni valores de la propuesta económica, y contener lo siguiente:
1.1. Documentación legal, incluyendo lo siguiente:
a.- Carta de presentación de la propuesta técnica en la cual se exprese que la firma ha leído y comprendido los términos de referencia para ejecutar la "Auditoria Financiera de Control Interno y Operativo de la AMHON, periodo del 1 de enero del 2023 al 31 de diciembre del 2024" y que en base a ello ejecutara el trabajo. Además, en otro párrafo debe indicarse que la propuesta técnica y propuesta económica estará vigente hasta 30 días calendarios contados a partir de la fecha máxima de presentación de las propuestas, estar firmada y sellada por el representante legal.
b.-Fotocopia de la escritura pública de constitución de la firma y sus reformas.
c.- Fotocopia del poder de Administración con que actúa el representante legal de la firma.
d.-Fotocopia de la identidad y RTN del representante legal.
e.-Fotocopia de la solvencia municipal vigente de la firma.
f.-Fotocopia de la solvencia fiscal vigente de la firma.
g.-Fotocopia del permiso de operación vigente de la firma.
h.-Fotocopia vigente del Registro de Auditores Externos (RAE) en la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS).
Estos documentos, durante el periodo de evaluación de la propuesta técnica serän verificados bajo el criterio si cumple o no cumple, en caso de que un oferente no cumpla con los requisitos de la documentación legal se le notificara para que subsane dichos requisitos en un periodo máximo de dos días (2) días calendario, en caso de que no subsane estos requisitos durante dicho periodo, la firma será descalificada del proceso.
1.2. Metodología y enfoque general de la Auditoria.
1.3. Plan de Trabajo y cronograma de ejecución.
1.4. Conformación del equipo de trabajo incluyendo el curriculum vitae acompañado de fotocopia de títulos o diplomas.
1.5. Listado de experiencias específicas de ejecución de trabajos similares ejecutados por la firma durante los últimos diez (10) años incluyendo:
a. Nombre del trabajo.
b. Nombre del contratista.
c. Periodo de ejecución del trabajo.
d. Alcance del trabajo.
e. Monto del Contrato.
f. Personal de la firma participante en el trabajo.
Las experiencias que no estén respaldadas por fotocopia de constancias de servicios, actas de recepción o el contrato, NO SE LES OTORGARAN PUNTOS EN ESTE CRITERIO.
2. Propuesta Económica
La propuesta debe ser expresada en lempiras y detallar su costo asi:
Honorarios | L. |
Gastos de Impresión | L. |
Sub Total | L. |
Impuestos sabre ventas | L. |
Total propuesta económica | L. |
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Al calcular el valor de la propuesta económica, se debe considerar que el trabajo será realizado en la ciudad de Tegucigalpa, en las oficinas de la AMHON, en un horario de lunes a viernes, por lo tanto, no se deben considerar gastos de viaje v otros fuera de la ciudad.
Al respecto, las firmas deben considerar que estas asumen el pago de impuesto sobre la renta, el que será retenido por la AMHON conforme lo establecido en el marco fiscal vigente.
3. Participación y Aclaraciones
Las firmas interesadas deberán expresar su participación en este proceso, mediante correo electrónico dirigido a [email protected] a más tardar el día viernes 31 de enero del 2025, hasta las 12:00 am. En caso de que estas tengan preguntas sobre los términos de referencia, estas se deberán hacer antes de la fecha límite de presentación de ofertas dirigidas al correo [email protected] Sobre estas, se dará respuesta dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud de aclaración.
IX. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS
El día previsto para el cierre de la recepción de las propuestas, el Comité de Evaluación nombrado por el director ejecutivo para la evaluación de las propuestas, levantará un acta de recepción de las propuestas recibidas, en donde se aperturará solamente el sobre, para asegurar que en este se incluyen las dos sobres, uno conteniendo la propuesta técnica y el otro conteniendo la propuesta económica. Los miembros del Comité de Evaluación firmaran los sobre sellados de las propuestas técnicas y económicas presentadas por cada oferente (firmas) y permanecerán selladas en custodia, hasta que se determine su apertura para evaluar en primera instancia las propuestas técnicas y una vez completado este procedimiento evaluar las propuestas económicas.
X. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
La evaluación de propuestas se hará en cuatro (4) etapas que se detallan así:
1. Primera Etapa: Verificación De Documentación Legal
Esta, consiste en la apertura solo del sobre de la propuesta técnica presentada por cada firma participante, para verificar si la firma cumple con los documentos legales solicitados. Esto se hará aplicando el CRITERIO CUMPLE - NO CUMPLE, mediante una matriz elaborada por el Comité de Evaluación.
En caso de que una empresa NO CUMPLE con uno o varios requisitos (exceptuando la nota de presentación de oferta inciso a, numeral 1.1 de estos documentos ya que si no se cumple con ello la propuesta será descalificada), se solicitara de inmediato la subsanación a la firma.
En caso de que la firma cumpla con los requisitos legales se procesará a continuar con la segunda etapa de evaluación de la propuesta técnica.
2. Segunda etapa: La evaluación de la propuesta técnica se hará mediante la asignación máxima de 80 puntos de 100.
En el caso que un ofertante (firma) no alcance su propuesta técnica un puntaje mínimo de 56 de los 80 puntos, esta no pasará a la tercera etapa y será descalificada por no cumplir el puntaje mínimo en su propuesta técnica. Para la asignación de puntos por cada criterio, se utilizarán los criterios y puntos detallados en los criterios de evaluación para calificar las propuestas técnicas los que serán asignados por el Comité de Evaluación con el soporte documental y respaldo, detallado en la información y documentación en cada propuesta técnica presentada por los oferentes (firmas).
Una vez finalizada esta segunda etapa, el Comité Evaluador preparará un informe de evaluación de propuestas técnicas, detallando los hechos y el orden descendente de la evaluación obtenida por cada firma, especificando las firmas que conforme a los puntos obtenidos en su propuesta técnica pasan a la tercera etapa de evaluación de las propuestas económicas, y las que no pasan a la siguiente etapa por no alcanzar el puntaje mínimo técnico.
3. Tercera etapa: Evaluación de Propuestas Económica.
Las propuestas económicas serán evaluadas sobre la base de 20 puntos, ósea que a la propuesta de menor precio se le otorgaran los 20 puntos y al resto se le otorgaran los puntos que resulte de dividir la propuesta de menor valor, entre el valor de la propuesta que se está evaluando y multiplicando el resultado obtenido por los 20 puntos totales y eso serán los puntos que se asignaron a la propuesta económica del oferente evaluado.
Una vez determinado los puntos asignados a cada propuesta económica, el Comité de Evaluación preparará un informe de evaluación de la propuesta económica, detallando en este, los montos de las propuestas económicas recibidas de cada oferente (firma), el cálculo y puntos asignados a la propuesta de cada oferente.
4. Cuarta etapa: Evaluación Final
La evaluación final se hará mediante el Sistema Basado Calidad y Costo (SBCC) mediante la suma de los puntos de la propuesta técnica y de la propuesta económica, por medio de ello se determinará la firma que quedo en primer lugar o sea la que alcanzo el puntaje más alto y las otras por su puntaje le preceden, determinando la del segundo y la que ocupo el último lugar. Concluido el procedimiento, el Comité de Evaluación que elaborará el informe de evaluación y se procederá para la adjudicación y contratación con lo siguiente:
a. Se invitará a negociar los términos del contrato y el monto con la firma que haya ocupado el primer lugar.
b. Si no se llegare una negociación con la firma que ocupo el primer lugar, así invitará a negociar con la firma que ocupo el segundo lugar y así sucesivamente hasta llegar a la firma del contrato.
XI INFORMACION CLAVE:
A Logística | ||
Cuestión | Pregunta | Respuesta |
Localización | 1. ¿Dónde conservan los registros contables, la entidad verificada y las otras entidades responsables del gasto? | Sistema contable alojado en el servidor de AMHON: Sistema contable BOS 7 (2023) y Sistema contable SIAC-ERP (2024) |
2. ¿Dónde conservan los documentos justificativos originales, la entidad verificada y las otras entidades responsables del gasto? | Oficina principal de AMHON en la colonia Matamoros, paseo la campaña casa 721 | |
3. Responsables de proporcionar la información que los auditores requieran | El Director ejecutivo, delegara en el personal correspondiente según la solicitudes requeridas, por parte del auditor. | |
Lenguas | 4. ¿En qué idioma está redactado el contrato? | Español |
5. ¿En qué idioma están redactados los registros contables? | Español | |
6. ¿En qué idioma están redactados los documentos justificativos? | Español | |
7. ¿Qué idiomas hablan las personas clave del proyecto? | Español | |
B Información de registros contables | ||
Informe financiero | 9. Aproximadamente ¿Cuántas operaciones se han contabilizado por año? | 3,675 operaciones, 2023 |
3,760 operaciones, 2024 |