Términos de Referencia (TdRs)
Contratación de Servicios de Comunicación Institucional
1. Antecedentes
La Fundación Hondureña de Ambiente y Desarrollo Vida (Fundación Vida), en el marco de su proceso de reactivación institucional y alineación al Plan Estratégico Institucional (PEI) 2025–2029, reconoce la comunicación como un componente crítico para el cumplimiento de su misión, la sostenibilidad organizacional y el fortalecimiento de su posicionamiento estratégico.
Más allá de la visibilidad, la Fundación busca consolidar una comunicación que contribuya activamente a la incidencia, la generación de confianza con donantes, la legitimidad social ante comunidades y el posicionamiento técnico en temas socioambientales. En este contexto, la comunicación deja de ser un componente operativo aislado para convertirse en una herramienta de gestión institucional y movilización de recursos.
La organización cuenta con una trayectoria relevante que requiere ser sistematizada, reinterpretada y proyectada estratégicamente. Por ello, se hace necesario contar con un acompañamiento especializado que permita construir una estrategia integral de comunicación, alineada al PEI, basada en evidencia y orientada a resultados medibles.
2. Objetivo de la contratación
El objetivo de la presente contratación es diseñar, validar y dejar instalados los fundamentos operativos de un Sistema Integral de Comunicación Institucional, que articule la comunicación estratégica, la gestión de marca, la producción de contenidos y los mecanismos para la visibilidad, respuesta y proyección institucionales.
Este sistema deberá permitir a Fundación Vida pasar de una comunicación reactiva a una comunicación estratégica, planificada y medible, que contribuya directamente a sus objetivos de posicionamiento, sostenibilidad financiera e incidencia pública.
3. Alcance de los servicios
El servicio deberá estructurarse como un proceso integral, secuencial y basado en evidencia, iniciando con un diagnóstico riguroso y avanzando hacia el diseño de instrumentos estratégicos, normativos y operativos plenamente aplicables.
Diagnóstico de imagen y posicionamiento
El punto de partida será un análisis profundo de la percepción y posicionamiento actual de Fundación Vida. Este diagnóstico deberá evaluar cómo es vista la organización por sus principales públicos —donantes, aliados actuales y potenciales, comunidades con las que se ha trabajado o no, actores institucionales, sector privado y opinión pública— así como identificar brechas entre la imagen actual y el posicionamiento estratégico deseado.
El análisis deberá incluir revisión documental, evaluación de materiales existentes, análisis comparativo y levantamiento de información primaria por métodos cualitativos y cuantitativos. No se aceptarán diagnósticos genéricos; estos deberán sustentarse en evidencia específica y concreta.
Estrategia de comunicación institucional (horizonte 5 años)
Con base en el diagnóstico, el proveedor deberá desarrollar una estrategia de comunicación de corto y mediano plazo alineada al PEI, que defina con claridad el rol de la comunicación en el logro de los objetivos institucionales.
Esta estrategia deberá estructurar la narrativa institucional, definir mensajes diferenciados por audiencia, establecer prioridades comunicacionales, determinar canales y frecuencias, e incorporar un sistema de indicadores que permita medir avances en posicionamiento, visibilidad y confianza.
Asimismo, deberá integrar un enfoque de gestión de reputación, vocería institucional y prevención de crisis, asegurando coherencia entre la comunicación interna y externa.
Plan de comunicación anual
El proveedor deberá traducir la estrategia en un plan operativo concreto para el primer año, priorizado y alineado a la capacidad institucional. Este plan deberá definir hitos, campañas, contenidos, mensajes clave, responsables, canales y métricas de seguimiento, asegurando que la estrategia sea ejecutable y no únicamente declarativa.
Manual de marca institucional
Se deberá desarrollar un manual de marca institucional robusto, práctico y orientado a uso real, que garantice consistencia en la identidad visual de la Fundación. Más allá de lineamientos conceptuales, este manual deberá incluir herramientas concretas que faciliten la producción de materiales institucionales de forma estandarizada.
Se espera un enfoque altamente aplicado, con plantillas editables que permitan a la organización mantener consistencia sin depender permanentemente de terceros.
Política comunicación institucional
Se deberá formular un instrumento normativo que regule la política de comunicación institucional, definiendo principios, roles, responsabilidades, flujos de aprobación, lineamientos de vocería y uso de canales oficiales. Este documento deberá ser conciso, aplicable y alineado a la estructura organizativa de la Fundación.
Guía para crisis y vocería
Se deberá desarrollar un protocolo específico que permita a la Fundación anticipar, gestionar y responder a situaciones de riesgo reputacional. Este documento deberá establecer criterios de activación, vocerías autorizadas, mensajes base, tiempos de respuesta y mecanismos de coordinación interna.
Diseño o rediseño de identidad visual (condicional)
En caso de que el diagnóstico evidencie debilidades estructurales en la identidad visual, el proveedor deberá proponer un rediseño de logo y elementos asociados. Esta propuesta deberá estar debidamente justificada y alineada a la estrategia institucional, incluyendo concepto creativo, aplicaciones y lineamientos de uso.
Producción de contenidos base
Como parte del fortalecimiento operativo, el proveedor deberá desarrollar un paquete de al menos sesenta (60) piezas gráficas editables para redes sociales (Facebook, Instagram, TikTok, Whastapp…) alineadas a la estrategia y al manual de marca. Estas piezas deberán ser reutilizables, versátiles y orientadas a cubrir necesidades recurrentes de comunicación institucional a lo largo del año, facilitando la comunicación consistente de fechas de conmemoración ambiental, logros institucionales, convocatorias, resultados de proyectos, mensajes de incidencia, educación ambiental, transparencia y alianzas estratégicas.
4. Productos esperados
Como resultado de este proceso, se espera contar con un conjunto de productos que no solo reflejen el análisis riguroso encomendado, sino que sean plenamente aplicables en la operación diaria de la Fundación. Los productos se desarrollarán de manera progresiva, iniciando con el diagnóstico, seguido del diseño estratégico y finalmente la elaboración de herramientas operativas y normativas. Los productos esperados son los que a continuación se enumeran:
- Diagnóstico de imagen y posicionamiento institucional sustentado en evidencia
- Estrategia de comunicación institucional a cinco (5) años (2026-2031)
- Plan de comunicación anual
- Manual de marca Institucional con plantillas editables
- Política de comunicación institucional
- Guía para crisis y vocería
- Propuesta de rediseño de identidad visual (si aplica)
- Paquete de 60 piezas gráficas editables
- Toolkit de comunicación institucional (incluyendo plantillas editables y guías de uso)
- Taller de transferencia de capacidades al equipo
5. Metodología de trabajo
La propuesta deberá incorporar una metodología participativa y estructurada que combine la revisión documental con procesos de consulta interna y, en la medida de lo posible, externa. Se valorará la realización de entrevistas, talleres o espacios de validación que permitan construir una propuesta alineada a la realidad institucional y a las expectativas de los actores clave identificados.
El proceso deberá incluir momentos claros de retroalimentación y validación con el equipo de la Fundación y la Junta Directiva, asegurando que los productos finales respondan a las necesidades identificadas y cuenten con el aval institucional necesario para su implementación.
Se espera que el proveedor sustente sus propuestas en evidencia específica y concreta recopilada durante el diagnóstico y no en supuestos generales. El proveedor deberá demostrar cómo su metodología garantiza la aplicabilidad de los productos en el contexto operativo de la Fundación.
6. Responsabilidades de la Fundación
La Fundación Vida facilitará al proveedor el acceso a la información institucional necesaria, así como la coordinación con el equipo interno y otros actores que se acuerden como relevantes para este proceso. Asimismo, designará un punto focal que dará seguimiento al proceso y apoyará en la revisión y validación de los productos entregados.
7. Duración del contrato
El servicio tendrá una duración estimada de aproximadamente noventa (90) días calendario, contemplando las fases de diagnóstico, diseño estratégico, desarrollo, validación y socialización de los productos.
8. Perfil de consultor o firma consultora
Se aceptarán propuestas de firmas consultoras o consultores individuales con capacidad demostrada en procesos de formulación y desarrollo de comunicación estratégica y experiencia relevante en el desarrollo de servicios similares a los requeridos, preferiblemente en el sector de desarrollo, ONG o cooperación internacional.
Se valorará experiencia en reposicionamiento institucional y fortalecimiento de imagen en organizaciones en transición o reactivación, diseño de estrategias de comunicación, manejo de reputación y crisis, así como en el desarrollo de sistemas de comunicación integrales para organizaciones en procesos de fortalecimiento. No se considerarán propuestas que se limiten a enfoques operativos o exclusivamente de diseño gráfico.
9. Criterios de evaluación de propuestas
Las propuestas serán evaluadas de manera integral, considerando la calidad técnica, la experiencia del oferente y la capacidad para desarrollar una comunicación institucional de carácter estratégico. Se valorará especialmente la claridad en la comprensión de los Términos de Referencia, la solidez metodológica y la coherencia entre diagnóstico, estrategia y productos propuestos, priorizando enfoques orientados al posicionamiento institucional y la sostenibilidad.
Asimismo, se tomará en cuenta la experiencia del oferente y su equipo técnico en trabajos similares, particularmente en organizaciones sin fines de lucro o cooperación internacional, así como la calidad y pertinencia de trabajos previos. Finalmente, se evaluará la viabilidad del plan de trabajo y cronograma presentado. La Fundación podrá descalificar propuestas que no cumplan con los requisitos mínimos o que no evidencien experiencia y enfoque estratégico adecuados. Se priorizarán propuestas que evidencien pensamiento estratégico y capacidad de vincular la comunicación con resultados institucionales.
10. Propiedad de la información
Todos los productos, documentos, materiales y herramientas desarrollados en el marco de esta contratación serán propiedad exclusiva de Fundación Vida, quien podrá utilizarlos, adaptarlos o reproducirlos según sus necesidades institucionales.
11. Forma de pago
La forma de pago será definida en el contrato, estableciéndose según el cronograma de trabajo, contra entrega y aprobación de los productos acordados.
12. Reserva de derechos institucionales
La Fundación Hondureña de Ambiente y Desarrollo Vida se reserva el derecho de:
- Modificar, suspender o cancelar el presente proceso en cualquier momento, sin que ello genere obligación alguna de adjudicación.
- Solicitar aclaraciones o información adicional a los proponentes durante el proceso de evaluación.
- Rechazar cualquiera o todas las propuestas recibidas, total o parcialmente, sin necesidad de expresar causa.
- Declarar desierto el proceso si lo considera conveniente a sus intereses institucionales.
13. Recepción de ofertas
La propuesta deberá incluir una metodología detallada, cronograma de trabajo y descripción del equipo asignado y portafolio o ejemplos de trabajo similares.
Las propuestas deberán enviarse en formato digital (PDF) al correo institucional de la Fundación: [email protected] indicando en el asunto “Propuesta – Contratación de Servicios de Comunicación Institucional”.
Fecha límite de recepción: 14 de mayo 2026, 4 pm
No se considerarán propuestas recibidas posterior a la fecha y hora establecidas.
14. Consultas y aclaraciones
Los oferentes podrán realizar consultas o solicitar aclaraciones sobre los presentes Términos de Referencia a través del correo electrónico indicado, hasta el 7 de mayo 2026.
Las respuestas serán compartidas de manera uniforme a todos los interesados, a fin de garantizar la transparencia del proceso.