1. IDENTIFICACION DEL PUESTO |
1.1 Titulo del puesto: | Coordinación Administrativa y Financiero. |
1.2 Área: | Administración |
1.3 Titulo del jefe Inmediato: | Dirección Ejecutiva |
1.4 Grado de Supervisión: | Directa: Contabilidad y asistentes administrativo |
Indirecta: Servicios Generales |
1.5 Ubicación del puesto: | Tegucigalpa M.D.C. |
2. DESCRIPCION DEL PUESTO |
2.1 RESUMEN DEL PUESTO: |
Responsable de la administración general en la organización, deberá elabora informes, presupuestos, cuidado de cierres mensuales y anuales, declaraciones de impuestos, encargarse de la gestión de riesgo, gestión de personal financiero y técnico, tener conocimiento de donde ingresan los activos para la institución y así mismo a quien deberá hacer rendición de cuentas. Tener conocimientos de las normativas de la cooperación internacional (Específicamente las que son de apoyo para nuestra organización). Capacidad de análisis técnico y no solo numérico, siendo eficaz en la redacción de documentos cualitativos, correos, analizar informes, etc. Tener visión sobre las unidades administrativas y dar acompañamiento a la unidad directiva.
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Responsabilidades del puesto: Supervisar y verificar los registros contables y estados financieros. Esto incluye el proceso, anexos a los Estados Financieros y todas las conciliaciones respectivas. Solicitar autorización de traspasos bancarios para protección de cuentas y para la elaboración de cheques de los diferentes movimientos generados en el ejercicio del Presupuesto. Preparar planillas quincenas y mensuales de empleados y se asegura de las adecuadas o retenciones. Elaborar el Presupuesto Anual. Apoyar a la Dirección ejecutiva en la elaboración, actualización y aplicación de políticas, procedimientos y manuales administrativos. Proporcionar la información y atención requerida por firmas auditoras y fiscalizadoras de recursos. Realizar todas las actividades relacionadas con el cierre del ejercicio del año. Dar acompañamiento administrativo y financiero a los emprendimientos generados en los programas por la población atendida. Dar acompañamiento a la dirección en la aplicación de la legislación laboral, seguridad social y gestión de recursos humanos. Dar seguimiento al proceso de aprobación y adquisición de bienes y servicios. Participar en la contratación y desarrollo de personal de servicios generales. Dar cumplimiento en la presentación de declaraciones tanto gubernamentales como de otras instituciones a que se está obligado. Asegura el pago de retenciones y aportaciones de toda naturaleza en tiempo y forma. Mantiene actualizados los reportes de activo fijo y depreciación. Elabora reportes de la gestión de cobros (pagos realizados, saldos morosos, etc.) y otros reportes a solicitud.
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3. FUNCIONES |
3.1 FUNCIONES DIARIAS: |
Verificar e informa a la Dirección Ejecutiva de las transferencias de fondos enviadas por las fuentes financieras. Verificar que todo desembolso de efectivo se realice cumpliendo con las normas y procedimientos contables. Revisar la emisión de cheques para cumplir con obligaciones diversas contraídas por la Institución. Revisar y verificar órdenes de compra de acuerdo a lo establecido en el reglamento del comité de adquisiciones. Registrar y/o Procesar en el sistema contable todas las operaciones generadas durante el día, asegurándose que todos los egresos tengas la respectiva documentación de soporte.
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3.2 FUNCIONES PERIODICAS: |
Funciones Semanales: Participar en reuniones de coordinación con la Dirección para abordar asuntos técnicos, administrativos u otros que se requieran. Procesar información para presentar en reunión mensual de Junta Directiva. Realiza visitas a los centros de desarrollo comunitario, zonas geográficas y eventos para la identificación de necesidades y gestionar la solución de los mismos, así como verificar el cuidado, buen uso y aprovechamiento de los recursos aprobados en el CPABS para las diferentes unidades y programas.
Funciones Mensuales: Coordinar los planes de trabajo de las secciones a su cargo con el propósito de cumplir eficientemente con los objetivos trazados. Preparar y presentar reporte de resultados con el fin de evaluar las metas alcanzadas. Preparar, Revisar y aprobar reporte financiero mensual con el propósito de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos a efecto de presentarlos a la Dirección Ejecutiva para su visto bueno. Presentar a Dirección y otras instancias informes de ejecución presupuestaria de los diversos programas y proyectos.
Funciones Trimestrales: Presentar plan de actividades por realizar durante el siguiente trimestre. Preparar informe de actividades y resultados alcanzados durante el periodo anterior. Dirigir revisión trimestral de presupuesto para realizar los ajustes correspondientes si así se requiere. Presentar estados financieros a dirección y entes donantes. Participar en las jornadas de análisis y aprobación de proyectos trimestrales. Revisar los procesos de compra de activos y su registro en el inventario.
Funciones Semestrales: Verificar el adecuado uso de activos corrientes y fijos de la organización. Elaborar y presentar informes financieros del trimestre.
Funciones Anuales: Elaborar plan operativo anual y cronograma. Elaborar informe de actividades realizadas por la Administración. Revisar políticas y procedimientos de compra y otros relacionados a las funciones de Servicios Generales para asegurar su actualización y eficiente aplicación. Verificar el cumplimiento de las instrucciones sobre cierre de operaciones en el área contable Coordinar compra de equipo diverso requerido para cumplir eficientemente con las funciones de la Institución. Realiza evaluaciones de desempeño del personal bajo su cargo. Coordinar preparación de presupuesto anual de proyectos asegurando el cumplimiento de las guías presupuestarias. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto institucional. Elaborar el flujo de caja anual. Verificar o actualizar el control de inventario de activo fijo. Atender los requerimientos de la auditoría externa.
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3.3 FUNCIONES OCASIONALES: |
Apoyar a la Dirección Ejecutiva en el seguimiento de trámites administrativos ante diferentes instancias públicas y privadas. Asistir en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad de administración. Participar en el proceso de selección, contratación e inducción en el sentido administrativo de personal. Se reúne con equipo de Dirección cuando se requiere su participación. participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
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4. REQUISITOS DEL PUESTO |
4.1 EDUCACION: |
Licenciatura en Contaduría Pública, en Administración de Empresas y con maestría en Gestión de Proyectos. |
4.2 EXPERIENCIA: |
Experiencia mínima de tres años. |
4.3 HABILIDADES, CAPACIDADES: |
Dominio en análisis financiero y presupuestos, orientación a resultados, trabajo en equipo, negociación, capacidad para solucionar problemas, apertura para aceptar sugerencias, organizado. Habilidad para evaluar, analizar, razonar, construir o crear soluciones, visión estratégica, buena presentación. |
4.4 CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: |
Conocimientos de computación, procesador de palabras, paquetes contables. |