Términos de Referencia

Para Licitación de Proveedores de Alimentación para eventos en PI LENCA Visión Mundial Honduras

Visión Mundial Honduras

DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

Toda la información contenida en esta invitación a licitar, independientemente de la forma de comunicación, se brinda bajo absoluta confidencialidad y no puede ser divulgada sin el permiso por escrito de la Asociación Visión Mundial Honduras.

Carta de invitación............................................................................................................................. 3

Instrucciones a los licitantes

VisiónMundialHonduras............................................................................................................................. 1

Términosde Referenciade Licitaciónpara Contrataciónde Proveedor de Alimentación paraEventos de Visión MundialHonduras en............................................................................................... 1

Documentos de la Licitación............................................................................................................................. 1

Carta de invitación…..................................................................................................................... 3

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Instrucciones a los licitantes..................................................................................................................... 2

Instrucciones a los Licitantes............................................................................................................................. 4

1. Introducción..................................................................................................................... 4
   1. Alcance                                                                                                                4
   2. Disposiciones                                                                                                                5
   3. Licitanteselegibles                                                                                                                5
   4. Número de ofertas porlicitante                                                                                                                5
   5. Costode la licitación                                                                                                                5
2. Aclaracionesde la licitación........................................................................ 6
3. Preparación de las ofertas............................................................................ 6
   1. Idioma de la oferta................................................................................. 6
   2. Documentos incluidosen la oferta........................................................ 6
4. Introducción................................................................................................. 7
   1. Definición de lo solicitado..................................................................... 7
   2. Datos mínimos para presentar cotización:............................................. 7
      1. Funcionales Mínimos..................................................................... 7
      2. Contractuales Mínimos.................................................................. 8
      3. Económicos Mínimos.................................................................... 8
   3. Nombre y direccióndel Contratante...................................................... 8
5. Precio y moneda de la oferta........................................................................ 9
6. Preparación y presentación de las ofertas.................................................... 9
7. Evaluación de las ofertas.............................................................................. 9
8. Adjudicación de la licitación..................................................................... 10

viernes, 14 de febrero de 2025

A: Gerencia de Ventas

Estimados Señores:

Nos complace anunciarle que su empresa ha sido seleccionada para participar en la licitación sobre “Servicios de alimentación para Eventos de PI LENCA, de Visión Mundial Honduras”, por lo tanto, los invitamos a enviar sus ofertas para dicha licitación.

Con la presente carta digital le entregamos documentación electrónica relacionada con la licitación. En caso de no contar con dicha documentación se puede adquirir un juego completo de los documentos de licitación solicitándolo a:

Blanca Nuñez

Teléfono (504) 3284-8935

Correo electrónico: [email protected]

Les rogamos acusar recibo de esta carta digital a la mayor brevedad posible. Si no tienen la intención de presentar ofertas, les agradeceríamos que tuvieran a bien informarnos igualmente, de esa decisión.

Atentamente,

Karla Gabriela Cruz

Gerente    de     Cadena                  de                  Abastecimiento                  y administración

Instrucciones a los Licitantes

1. 
   Introducción

   1. Antecedentes

World Vision es una organización cristiana de desarrollo y atención a emergencias, parte de una Confraternidad Internacional que promueve el desarrollo humano integral, ofreciendo apoyo material, social y espiritual a millones de personas a través de las diferentes oficinas nacionales.

El compromiso de la organización es trabajar con los niños, niñas, familias y comunidades para superar la pobreza y la injusticia social, sin distinción de religión, raza, etnia o género, ayudándoles a garantizar un mejor futuro enfocándose en la transformación y empoderamiento de sus familias y comunidades. Nuestras áreas de intervención son: Salud, Educación, Desarrollo Económico, Asuntos Humanitarios y de emergencia, Promoción de la Justicia y Valores y Gestión para el desarrollo.

World Vision implementa programas y proyectos que responden a realidades del contexto nacional, en temas que afectan directamente a las familias empobrecidas en especial a la niñez. Promociona el Desarrollo Transformador, y en su contenido, la Seguridad de Medios de Vida en especial énfasis en la Seguridad Alimentaria y Nutricional.

Operamos con las Áreas de Enfoque Primario que son una estrategia de promoción humana para impulsar el desarrollo sostenible de una micro región, organizando y empoderando a las comunidades de uno o varios municipios para la ejecución de proyectos de desarrollo según sus necesidades y potencial.

Vision Mundial Honduras tiene “Cero” tolerancia hacia los incidentes de violencia o abuso contra niños o adultos cometidos por empleados u otros afiliados de WV(incluyendo voluntariado/pasantes, donantes, patrocinadores, visitas, socios, personas que integran la Asamblea y Junta Directiva, consejo asesor, proveedores de bienes o servicios), por lo que incluye estándares que son las medidas que la Confraternidad de Visión Mundial exige para desarrollar, implementar y monitorear la protección a la niñez y beneficiarios adultos. Por lo que deberá comprometerse a conocer, firmar y cumplir la Política de Protección de la Niñez y Salvaguardia de Adultos.

1. Alcance

Visión Mundial, en adelante denominado “El Contratante”, invita a presentar ofertas para “Servicios de alimentación y hospedaje para Eventos de Visión Mundial Hondura, que se describe en los Datos

de la Licitación a proveedores, cuyo giro del negocio está enfocado en prestaciones de servicios de alimentación que en adelante será denominado “Licitante”.

En este documento de licitación, las palabras “propuesta” y “oferta” y sus derivados se emplean como sinónimos, y la palabra “día” significa día laboral.

2. Disposiciones

El principio que fundamenta la presente disposición busca promover la libre competencia y crear condiciones de equidad para todos los licitantes, por lo que todo lo que contravenga este principio y el incumplimiento de alguna de las disposiciones anteriores produce nulidad de la oferta.

Para preparar su oferta, el concursante deberá examinar cuidadosamente lo descrito en cada una de las secciones y anexos del presente documento. Por consiguiente, el Contratante no será responsable de las consecuencias derivadas de la falta de conocimiento o mala interpretación de las bases la licitación.

La presentación de la oferta por parte del licitante, dará por aceptada las indicaciones contenidas en estas bases de licitación.

Las ofertas que se presenten se considerarán finales y no se aceptarán aumentos o decrementos en su valor, ni rectificaciones o modificaciones en los precios ofertados, después de efectuada la entrega de las mismas hasta la pre adjudicación de la licitación.

Las ofertas deberán formularse desarrollando todos y cada uno de los apartados y anexos, conforme a lo establecido en este documento, con el objeto de generar homogeneidad en la presentación.

El Licitante ganador, o adjudicatario, deberá cumplir con los plazos señalados en los Datos de la Licitación, a contar de la fecha de notificación de la entrada en vigor del Contrato.

3. Licitantes elegibles

   1. Podrán participar en esta licitación todos los licitantes que reúnan siguientes requisitos:
      1. La empresa de los licitantes debe operar bajos las leyes comerciales y/o fiscales del país.
         1. Los licitantes no deben haber sido objeto de una declaración de inelegibilidad por prácticas corruptas o fraudulentas.

4. Número de ofertas por licitante

Cada licitante podrá presentar solamente una oferta. Los licitantes que presenten más de una oferta serán descalificados.

5. Costo de la licitación

Serán de cargo del Licitante todos los gastos vinculados con la preparación, presentación y envío de su oferta, y en ningún caso el Contratante responderá o será responsable de ellos, independientemente de cuál sea el desarrollo y el resultado del proceso de licitación.

2. 
   Aclaraciones de la licitación

Todo Licitante que necesite alguna aclaración de la licitación podrá solicitarla al Contratante mediante comunicación por correo electrónico: [email protected]

El Contratante dará respuesta a toda solicitud de aclaración recibida a más tardar 24 horas antes de que venza el plazo para la presentación de las ofertas. Se enviará copia de la respuesta del Contratante, incluida una explicación de la consulta, pero sin identificar su procedencia, a todos los que hayan adquirido la carta digital de invitación a la licitación.

3. 
   Preparación de las ofertas

   1. Idioma de la oferta

La oferta que prepare el Licitante, así como toda la correspondencia y los documentos relativos a ella que intercambien el Licitante y el Contratante, deberán redactarse en idioma español.

6. Documentos incluidos en la oferta

La oferta que presente el Licitante deberá incluir los siguientes documentos debidamente preparados:

1. Carta de presentación, indicando una breve historia desde la fundación de la empresa incluyendo dirección, teléfono, contacto y sucursales, catálogo de servicios, etc.

2. En caso de no ser un proveedor precalificado de WVHonduras, deberá adjuntar:
   1. Copia de Escritura de constitución
   2. Copia de RTN
   3. Copia de Identidad del Representante Legal
   4. Copia de Permiso de operación año 2025
   5. Copia de la solvencia fiscal o pagos a cuenta vigente
   6. Copia de una factura, puede ser emitida o anulada
   7. Firmar la política de “código de conducta” que se adjunta
   8. Completar el formulario de datos generales que se adjunta

3. La oferta (formato Excel adjunto) deberá contener precios detallados, indicados y desglosados los valores unitarios, impuestos, tiempos de entrega y totales de todos los servicios solicitados de acuerdo a los Datos de la Licitación.

En caso de que no pueda descargar los archivos en Excel, por favor solicitarlos vía correo a [email protected],

Datos de la Licitación

1. 
   Introducción

   1. Definición de lo solicitado:

Se requiere contratar a un proveedor para abastecer los servicios de Alimentación y h o s p e d a j e - PI LENCA para los eventos que lleven a cabo los

diferentes departamentos y proyectos de Visión Mundial Honduras.

El objetivo primario de la contratación de estos servicios es mantener una estrategia de costo, que otorgue condiciones preferenciales a precios fijos, garantizando la calidad en tiempo y forma en todos los eventos, talleres y capacitaciones que Visión Mundial realiza.

1. Datos mínimos para presentar cotización:

   1. Funcionales Mínimos

Administración de cuenta de Visión Mundial con tarifas preferenciales.

Disponibilidad de generar factura con su respectivo comprobante de entrega al finalizar los eventos para trámite de pago correspondiente.

Disponibilidad de otorgar un crédito de 30 días.

 Que el precio de la alimentación incluya la bebida.

Agregar un ítem de meriendas especiales (por ejemplo: 1 croasanwich grande, frutas enteras, yogurt) entre otras.

Se exige puntualidad en la entrega de la alimentación.

Indicar el tiempo de anticipación con que debe requerirse un servicio. Agregar el número mínimo de días o monto mínimo para atención a eventos.

El precio por flete o transporte debe ser cotizado por día.                                                                                                   No por tiempo de alimentación.

En los eventos especiales, sobre todo con participantes internacionales, que exista opción de seleccionar comidas vegetarianas o especiales.

Que los menús seleccionados sean los que se sirvan en el evento. De lo contrario comunicarse con el encargado del evento para su autorización.

Se harán evaluaciones cada año a los proveedores seleccionados para garantizar la calidad y buen servicio.

1. Contractuales Mínimos

Establecer un contrato y acuerdos de niveles de servicios, calidad, tarifas preferenciales.

Vigencia del contrato a 1 año con opción a renovación a 2 años más por desempeño y con pruebas de verificación.

La vigencia del contrato será del 13 de marzo de 2025 al 12 de marzo de 2026.

El contrato no debería contener penalidades por cancelación de servicios en caso de cierre de oficinas o cancelación de programas y proyectos.

Los presentes términos de referencia, así como la propuesta técnica y económica presentada por el oferente seleccionado formaran parte de los anexos del contrato a ser suscrito para los servicios requeridos.

2. Económicos Mínimos

Presentar oferta por precio base de ítem detallado en anexo, tarifas preferenciales, cortesías, disponibilidad de otorgar descuentos por pronto pago y otros descuentos.

2. Nombre y dirección del Contratante

Visión Mundial Honduras, Colonia Montecarlo, al final del Blvd. Morazán, 3ra. Avenida, 1ra. Calle. Apdo. Postal 3204, Tegucigalpa Honduras.

2. 
   Precio y moneda de la oferta

La moneda solicitada por el Contratante es: “Lempiras” y para lo solicitado en esta licitación no está exento de impuestos.

3. 
   Preparación y presentación de las ofertas

4. Las ofertas se presentarán en sobre sellado en nuestra oficina ubicada en Instalaciones del Hotel Huella Lenca, Oficina de Visión Mundial, El Pericón, Yamaranguila Intibucá, Desvió hacia la frontera con el Salvador, Calle que conduce a Yamaranguila, como a 25 metros

” dirigido a:

Blanca Nuñez

Comprador de la Cadena de Abastecimiento Visión Mundial Honduras

2. Será de exclusiva responsabilidad del licitante:
   1. Que la oferta sea recibida en tiempo y forma, de acuerdo a lo establecido en estas bases de licitación.

1. Que la integridad, disponibilidad y confidencialidad del sobre y sus propuestas, sean recibidos por el Contratante.

2. Las ofertas deberán tener una validez de al menos 30 días laborales a partir de la presentación de la oferta al Contratante.
3. El Plazo máximo para la presentación de la oferta es el día miércoles, 19 de febrero.
4. Las ofertas que se presenten después de esta fecha y hora se considerarán extemporáneas y no serán tomadas en consideración.

4. 
   Evaluación de las ofertas

Para selección de las ofertas se evaluará:

1. Tiempo de Crédito 20%
2. Aceptar que firmen Contrato 20%
3. Cumplimiento de documentación y experiencia del licitante 20%
4. Cumplimiento de las condiciones preferenciales (buen precio, gerente de cuenta, entregas a los lugares solicitados.)15%
5. Precio de la oferta 25%

5. 
   Adjudicación de la licitación

6. El Contratante se reserva el derecho de adjudicar la licitación parcial o totalmente.

2. El Contratante notificará su decisión sobre esta licitación a más tardar el día lunes 10/03/25. Si dentro de este plazo no se hubiere decidido acerca de ella, los participantes podrán desistir de sus ofertas.