TÉRMINOS DE REFERENCIA

OFICIAL ADMINISTRATIVO

DATOS GENERALES

Nombre de la Posición          Oficial de Administración y Finanzas

Unidad                                      Operaciones

Lugar de Trabajo                     San Pedro Sula, Cortés con alcance a nivel nacional

Reporta a                                  Gerente de Operaciones.

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

El propósito del SDG IDIQ es construir la rendición de cuentas sistémica y la capacidad de respuesta del Gobierno de Honduras (GOH) a los ciudadanos, al mismo tiempo que fortalece la sociedad civil, aumentando la confianza, salvaguardando los derechos humanos e incentivando a los hondureños a permanecer en su país y participar en su democracia. El resultado esperado de alto nivel de esta actividad es un mejor entorno de gobernanza en Honduras caracterizado por una mayor eficacia, transparencia y rendición de cuentas; capacidad de respuesta a las necesidades públicas; y una mayor participación ciudadana, especialmente entre los jóvenes. El logro de este resultado fortalecerá la capacidad de Honduras para abordar sus persistentes desafíos de desarrollo por falta de oportunidades económicas, inseguridad, corrupción y migración irregular, al tiempo que mejorará la confianza ciudadana en la democracia. 

OBJETIVO DE LA POSICIÓN

El Oficial de Administración y Finanzas asistirá todas las funciones de administración y financieras, soporte de IT, logística, Compras, y el apoyo a la planificación de eventos del proyecto, asegurando que se implementen procesos efectivos y transparentes. Las actividades incluirán, entre otras, las siguientes:

RESPONSABILIDADES

Administración:

1. Asistir en mantener las instalaciones del Proyecto WSP, asegurando el cuidado y mantenimiento adecuado de su oficina, incluida la coordinación con los proveedores de servicios. 
2. Asistir y apoyar con los equipos técnicos y de finanzas/administración del proyecto la realización de capacitaciones, viajes de campo y eventos. Esto puede incluir:

• Identificación, selección, preparación y pago del lugar de entrenamiento.
• Preparación de refrigerios, comidas, material de impresión, alojamiento y viáticos (según corresponda) para los participantes
• Arreglos de transporte, logística y alquiler de equipos audiovisuales, según se requiera.
• Garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos de WSP y USAID, supervisar las disposiciones de seguridad, salud y protección, y preparar y presentar la documentación requerida para los informes de gastos y la facturación. 

1. Asistir en el suministro de papelería, asegurando la disponibilidad de suministros suficientes para satisfacer las necesidades de la oficina.
2. Apoyar en los controles de inventario de equipos informáticos (hardware y software) y otros activos del proyecto adquiridos para la operación del Proyecto y beneficiarios.
3. Asistir en los Planes de Política de Viaje del Proyecto y velar por el cumplimiento establecido en los manuales y protocolos de operaciones en coordinación con el Gerente de Operaciones. 
4. Asistir con la compra de los suministros requeridos y otras solicitudes. 
5. Responsable de la administración de Fondos Operativos.
6. Cumplir con otras tareas que le asigne su supervisor inmediato.

Finanzas

1. Asegurar que la oficina del proyecto establezca procedimientos y lineamientos adecuados para responder adecuadamente a cualquier auditoría financiera.
2. Administrar el flujo de fondos y realizar un seguimiento de los gastos.
3. Mantener reportes separados de viajes, capacitación y visitas de campo.
4. Desarrollar y presentar informes de efectivo y supervisar la entrada de datos relevantes.
5. Cumplir con otras tareas que le asigne su supervisor inmediato.

Compras:

1. Apoyar en la elaboración y seguimiento del plan de adquisiciones del proyecto.
2. Apoyar los procesos de cotizaciones, cuadros comparativos, adjudicación y gestión de pagos a proveedores de bienes y servicios.
3. Apoyar los procesos de precalificación de proveedores, gestión de la debida diligencia.
4. Realizar análisis de precio / costo / razonabilidad.
5. Realizar las gestiones relacionadas con las órdenes de compra exentas en la plataforma PAMEH: generación, cierre, elaboración y presentación del informe mensual de OCEs ante la Secretaria de Finanzas.
6. Apoyar al personal del proyecto a comprender los requisitos para presentar solicitudes precisas y completas, estimaciones de costos, términos de referencia y otras especificaciones técnicas.
7. Preparar la documentación de respaldo completa para las compras de la actividad y procesar su pago correspondiente.
8. Asegurar que las adquisiciones sean aprobadas por la gerencia requeridas y/o se reciban las aprobaciones necesarias del cliente, antes de que se otorguen las adjudicaciones.
9. Realizar las revisiones diarias de la documentación de respaldo relacionada con las adquisiciones para garantizar que estén completas.
10. Ayudar y colaborar en auditorías externas o internas según sea necesario.
11. Asistir en la preparación de información para cualquier requisito contractual de informes de adquisiciones.
12. A través de esfuerzos de investigación de mercado, identificar y calificar proveedores potenciales (de productos / servicios), asegurando que se creen y mantengan relaciones beneficiosas, éticas y abiertas con los proveedores de acuerdo con las políticas de adquisiciones.
13. Cumplir con otras tareas que le asigne su supervisor inmediato.

Logística

1. Apoyar con envió, recepción y control de documentación entre oficinas y del área administrativa. 
2. Apoyar en actividades de levantamiento de listados, apoyo en eventos y actividades de campo asignadas por la unidad de operaciones.
3. Apoyo con levantamiento y actualización de inventario a la unidad de operaciones.
4. Apoyar con la preparación de documentación de respaldo para el abastecimiento de combustible del vehículo.
5. Apoyo en atención a clientes, proveedores y beneficiarios del proyecto.
6. Cumplir con otras tareas que le asigne su supervisor inmediato.

Estudios Profesionales

Licenciatura en Administración de Empresas o afines o Licenciatura de las Ciencias Financieras.

Experiencia Profesional:

Tres (3) años mínimos de experiencia en la asistencia administrativa, operativas y de logística.

Tres (3) años de experiencia trabajando con Organismos Internacionales o de Cooperación Internacional. De preferencia con Proyectos de USAID.

Competencias Generales:

• Buenas habilidades de lectura y escritura en español (la habilidad del idioma inglés es una ventaja).
• Fuertes habilidades cuantitativas.
• Dominio del uso de aplicaciones de MS Office Suite (Word, Excel, Outlook) 
• Capacidad para relacionarse con compañeros de trabajo en un entorno empresarial profesional.
• Capacidad para trabajar de forma independiente.
• Fuertes habilidades de comunicación y organización.

Interesados(as) en aplicar deberán:

Deberán enviar su Carta de Expresión de Interés y CV actualizado al correo: [email protected] a más tardar el viernes 1 de noviembre 2024.

En el CV debe detallar: e-mail, número de celular y fotografía reciente.

En el asunto del correo debe escribir "Oficial Administrativo Zona Norte"