IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PUESTO
Nombre del titular:
Titular del Puesto: Secretaría Ejecutiva
Jefe Inmediato: Coordinadora del Proyecto
Jefe del Jefe Inmediato:Director de la División de Investigación y Desarrollo
Dirección / División: División de Investigación y Desarrollo
Área / Unidad: Ganadería y manejo del ambiente (GAMMA)
Sede: Oficina Nacional Honduras
subalternos: n / A
Código:#XXXXX
Coordinar, organizar y apoyar el desarrollo de las actividades administrativas diarias en estrecha relación y asistencia con el Coordinador del Proyecto y el Oficial Administrativo, a fin de cumplir eficientemente con todos los requerimientos del proyecto, asegurando el desarrollo eficiente y oportuno de las actividades del Proyecto, así como el buen uso y resguardo de los materiales y demás.
1. Responsable de la atención al cliente y todos los compañeros del Proyecto y recepción en la oficina.
2. Llevar y organizar la agenda del Coordinador del proyecto y demás miembros del equipo.
3. Responsable del control de la correspondencia, entrega, seguimiento y archivo, así como del procesamiento de formularios, a través de los sistemas respectivos para dar respuesta oportuna a las solicitudes del personal del Proyecto.
4. Brindar apoyo al personal técnico en tareas administrativas, recepción y realización de llamadas telefónicas, órdenes de compra, solicitud de vehículos, boletas de salida, entre otros.
5. Apoyar y controlar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con las normas institucionales y del donante, solicitud de material de oficina, trámites de solicitud de bienes y servicios.
6. Apoyo en la organización de reuniones, talleres, conferencias, dando apoyo logístico y financiero, además de tramitar anticipos de viaje.
7. Organizar viajes de personal nacional e internacional, compra de boletos aéreos, reservaciones, adelantos de dinero, coordinación de transporte, adelantos de dinero, liquidaciones de viajes, entre otros.
8. Responsable de apoyar la gestión y seguimiento de convenios y convenios de colaboración con socios locales y nacionales.
9. Responsable de la seguridad y calidad de los bienes de la unidad, llevar el control de los movimientos de mercancías, registro y exclusión en conjunto con el Oficial Administrativo del Proyecto.
10. Coordinar y apoyar en la preparación de pagos a proveedores.
11. Elaboración de informes y memorias de reuniones de las distintas actividades.
13. Brindar apoyo a todas las actividades técnicas de logística y organización del Proyecto, participando activamente, para brindar un servicio adecuado, eficaz y eficiente.
14. Apoyar a la coordinación y personal técnico de la unidad en el seguimiento y aplicación de la normativa institucional.
15. Brindar apoyo en el seguimiento administrativo de los proyectos del Programa: informes, cartas, solicitudes de fondos, envío de propuestas y mantenimiento de comunicación verbal y escrita con los donantes, para asegurar el buen funcionamiento del sistema de proyectos.
16. Crear y mantener un archivo físico/digital de información de los proyectos en ejecución: documentos de proyecto, productos, informes de avance, informes de viaje y otros, para facilitar el acceso a la información a los miembros del Proyecto.
19. Tramitar, en coordinación con el Oficial Administrativo del Proyecto, la contratación de los servicios profesionales del Proyecto, así como los pagos, evaluaciones y cancelaciones de contratos de conformidad con los términos de referencia.
22. Cumplir con cualquier otra actividad que dentro de la naturaleza y ámbito de su competencia le fuera encomendada por sus jefes inmediatos.
23. Apoyo efectivo y eficiente al Oficial Administrativo en su labor.
24. Mecanografiar y traducir correspondencia y otros documentos del inglés al español y viceversa.
25. Colaborar con las unidades y departamentos del CATIE.
Nivel académico: Secretaría Ejecutiva bilingüe con conocimientos en administración o afines.
Experiencia: Dos años en tareas similares
- Búsqueda: información de búsqueda
- Comunicación
- Proactividad
- Servicios al cliente
- Capacidades analíticas
- Orientado a los resultados
- Planificación y organización
- Tranvía
- Toma de decisiones
- Dominio del inglés – nivel C1 – nivel avanzado en escritura y expresión oral – por favor adjunte prueba de certificado de inglés
- Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, Access, Power Point, etc.), otros programas son una ventaja.
- Dominio de herramientas de comunicación digital (correo electrónico, internet, edición de páginas web).
- Excelentes habilidades de escritura en español e inglés.
- Experiencia en organización de eventos a nivel nacional e internacional, así como eventos de capacitación.
- Proactivo, con fuertes habilidades de planificación y organización.
Firma del Funcionario(a) Firma del Supervisor Inmediato Fecha