TERMINOS DE REFERENCIA

Humanity & Inclusion - HONDURAS

SERVICIO DE ALQUILER DE VEHICULO

1. Presentación de la Organización

Humanity & Inclusion (HI) es una organización internacional de solidaridad, independiente e imparcial, que trabaja junto a personas con discapacidad y poblaciones vulnerables en más de 60 países, promoviendo el respeto a su dignidad, derechos fundamentales y la mejora de sus condiciones de vida.

HI trabaja en estrecha colaboración con gobiernos, organizaciones locales y comunidades para desarrollar soluciones sostenibles y adaptadas a las necesidades específicas de cada contexto.

En Honduras operamos desde 2024 con RTN 08019024087829. Como parte de la estrategia operativa de la región, tenemos el objetivo de tener un crecimiento en los proyectos en lo que intervenimos en diversas ciudades, incluyendo Tegucigalpa y San Pedro Sula. 

Para más información sobre la organización: www.hi.org y https://hi-lac.org

2. Objetivo del servicio requerido

Contratar por medio de un Acuerdo Marco, un servicio de alquiler de vehículo que permita el desplazamiento seguro y eficiente del personal de HI, para el desarrollo de actividades de campo, visitas técnicas, reuniones institucionales y apoyo logístico.

3. Cobertura del Servicio

El servicio se llevará a cabo en Honduras.

4. Descripción del Servicio requerido
   1. Descripción General del Servicio:

Se necesitan alquiler de vehículo con cobertura nacional e internacional a países de la región de Centro América para el desplazamiento de nuestros colaboradores a las diferentes misiones de intervención.

1. Características mínimas del servicio requerido:
   • Transporte de personal entre trayectos definidos.
     • Servicio por hora y por día completo según requerimientos operativos.
     • Disponibilidad de unidades para traslados dentro del casco urbano y zonas rurales.
     • Conductores con licencia profesional vigente y experiencia comprobable.
     • Vehículos en óptimas condiciones mecánicas, con cinturones de seguridad, aire acondicionado y seguro contra accidentes.
     • Cumplimiento de normas de tránsito y seguridad.
     • Facturación electrónica conforme a la ley vigente.
     • Disponibilidad conforme a la necesidad y previo acuerdo con HI, incluyendo atención a emergencias o traslados fuera del horario regular cuando sea requerido.

4.3 Aspectos que considerar en su propuesta:

• Los pagos de peajes, de ser aplicables, deberán estar incluidos en la tarifa ofertada por el prestador del servicio.
• Disponibilidad conforme a la necesidad previo acuerdo con HI.
• Cumplimiento de los horarios y rutas establecidas por HI.
• Respaldo logístico para atender emergencias o eventualidades.
• Propuesta de tarifas diferenciadas según trayecto, día completo o por hora.
• Claridad en la facturación electrónica y condiciones de pago.
• Mantenimiento preventivo y correctivo de las unidades.
• Certificación y documentación actualizada de vehículos y conductores.
• Valor agregado: disponibilidad 24/7, atención prioritaria, servicio con GPS, seguros adicionales o cobertura extendida.
• Detalle de los tiempos estimados de traslado por ruta y su costo unitario.

2. Perfil del Proveedor

La agencia deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

• Estar legalmente constituido en Honduras.
  • Contar con RTN activo y permisos en regla.
    • Experiencia mínima de 2 años en alquiler de vehículos y servicios de transporte.
    • Contar con pólizas de seguro vehicular y de accidentes para pasajeros.
    • Disponibilidad de vehículos conforme a los requerimientos operativos de HI.
    • Conductores con licencia profesional, vigentes y con experiencia comprobable en transporte.

3. Criterios de Evaluación

Las propuestas recibidas serán evaluadas de acuerdo con la estructura de evaluación establecida

en el presente documento:

Nota: conforme a la evaluación del Comité, HI puede solicitar una visita en terreno para la validación de flota de transporte ofrecida para el servicio.

5. Presentación de la Propuesta

Los proveedores interesados deberán enviar su propuesta en dos archivos separados (Oferta Técnica y Oferta Económica).

La propuesta deberá incluir obligatoriamente:

1. Oferta Técnica:
   • Descripción del servicio ofrecido.
   • Relación de vehículos disponibles (tipo, año, capacidad).
   • Copias de matrícula, SOAT y póliza de seguro de cada vehículo.
   • Certificados de cumplimiento legal (RTN, permisos municipales).
   • Lista de dos (02) clientes principales con datos de contacto.

2. Oferta Económica:

A continuación, se presenta un listado de servicios mínimos a cotizar, el proveedor en base a su propuesta puede complementarlo:

• No hace falta cotizar todos los servicios y vehículos, sólo los que tengan disponibles.

   

  • Cualquier condición comercial adicional debe precisarla en su propuesta.
    • La propuesta tendrá una vigencia mínima de 60 días.
    • Condiciones de pago: pago a crédito, indicar en su propuesta el tiempo de crédito ofrecido, sujeto a negociación.
    • Moneda: dólares americanos.

6. Cronograma del Proceso:

7. Aspectos Administrativos – Legales

8. El método de contratación será por medio de un Acuerdo Marco de precios fijos que incluirá, entre otros:

   • Plazo de vigencia: 12 meses, renovable hasta por dos periodos consecutivos.
   • Forma de Entrega del Servicio: Conforme al acuerdo operativo de entrega del servicio.
   • Forma y plazos de pago: contra entrega de factura válida, dentro de los días negociados.
   • Documentos por presentar para la firma contrato:
     • Certificado RTN
     • Cédula del representante legal
     • Certificación bancaria
     • Permisos de funcionamiento y DNVT
     • Certificados de seguro y cumplimiento legal.

9. Cumplimiento con las Políticas Institucionales de HI:

   La empresa se compromete a respetar las políticas institucionales de Humanity & Inclusion:

• Código de conducta
• Política en discapacidad, género y edad
• Política de protección de la infancia
• Política de los beneficiarios contra la explotación, el abuso y acoso sexuales
• Política y dispositivo de prevención y lucha contra la corrupción
• Política de seguridad
• Política de planificación, seguimiento y evaluación de proyectos

3. Confidencialidad

El proveedor adjudicado deberá mantener estricta confidencialidad sobre toda la información a la que tenga acceso en el marco de la prestación de los servicios solicitados por Humanity & Inclusion (HI).

Se entiende por información confidencial cualquier dato, documento o comunicación relacionada con el personal, operaciones, beneficiarios o actividades de HI.

El proveedor se compromete a:

• Utilizar la información únicamente para los fines del contrato.

• No divulgarla ni compartirla con terceros sin autorización previa y por escrito de HI.

• Asegurar que su personal respete las mismas obligaciones de confidencialidad.

El incumplimiento de esta obligación podrá ser causal de terminación del contrato y dará lugar a las acciones que correspondan.

4. Ética, Respeto, No Discriminacion, Medio Ambiente

Humanity & Inclusion se reserva el derecho de cancelar el servicio en cualquier momento en caso de estar implicada la empresa en actos de fraude, corrupción, blanqueo de dinero, o estar implicado en una organización criminal o cualquier otra actividad ilegal, o encontrarse en situación de conflicto de intereses o de abuso de poder frente a representantes de HI. Humanity & Inclusion se reserva asimismo el derecho de cancelar si el proveedor no respeta las leyes internacionales en materia de derechos humanos o los derechos fundamentales en materia de derecho laboral tal como los define la Organización Internacional del Trabajo (OIT), especialmente en cuanto a prohibición del trabajo infantil, no-discriminación en el empleo, libertad sindical y derecho de organización, respeto de los salarios mínimos e igualdad de remuneración, prohibición de recurrir al trabajo forzoso y respeto de la jornada laboral y de las condiciones de trabajo e higiene. Humanity & Inclusion se esfuerza por usar técnicas y procesos de producción que respetan las normas fundamentales de protección del medio ambiente (especialmente en lo que se refiere a la deforestación y al uso de agentes químicos que perjudican a la biodiversidad) y espera de sus proveedores y prestadores de servicios una conducta similar. Humanity & inclusion se reserva el derecho de emplear herramientas internacionales de seguimiento de proveedores para comprobar sus antecedentes y su posible implicación en actividades ilegales o deshonestas

8. Cancelación de la solicitud de cotización:

En caso de cancelación de un proceso de solicitud de cotización, HI informará a los ofertantes. La cancelación podría ocurrir cuando:

1. El proceso de cotización no ha sido exitoso.

2. Los parámetros económicos y técnicos del Proyecto fueron modificados sustancialmente;

3. Circunstancias excepcionales o de fuerza mayor que hacen la ejecución del Proyecto imposible;

4. Todas las ofertas técnicamente compatibles superan el presupuesto disponible

5. Han ocurrido irregularidades en el procedimiento, especialmente si estos han impedido la competencia leal

En ningún caso HI será responsable de daños de ningún tipo (en particular daños por lucro cesante) en caso de cancelación de un proceso de solicitud de cotización, incluso si HI ha sido advertida de la posibilidad de daños.