Simplificación administrativa de procesos municipales bajo la implementación de Ventanilla Única en 1 municipio de la Región del Golfo de Fonseca 181

Términos de Referencia de la Consultoría

Simplificación administrativa de procesos municipales bajo la implementación de Ventanilla Única en 1 municipio de la Región del Golfo de Fonseca

 

  1. INTRODUCCIÓN

El Proyecto “Oportunidades Rurales” de Swisscontact, financiado por Global Affairs Canadá (GAC), está contratando un(a): Consultor(a) para la habilitación de 01 Ventanilla Única de Tramites Municipales en San Marcos de Colon, Choluteca el cual es parte de la Región Golfo de Fonseca.

El Proyecto Oportunidades Rurales ejecutado por Swisscontact tiene como objetivo general: “mejorar el bienestar económico de los pequeños empresarios y productores en la Región 13, Golfo de Fonseca, especialmente de las mujeres, los jóvenes y las personas marginadas que viven en la pobreza”.

Para cumplir con los indicadores establecidos el proyecto cuenta con un Equipo Técnico con Asesores en varias disciplinas (emprendedurismo, cadenas de valor, servicios financieros, agroindustria, género, desarrollo económico local), pero todos interrelacionados. Además, cuenta con un experto en Monitoreo, Evaluación y Gestión del Conocimiento.

Para Swisscontact y la Cooperación Canadiense (GAC) la identificación de oportunidades laborales y empresariales para mujeres y jóvenes es una tarea priorizada dentro del Proyecto. El concepto de Ventanilla Única sobre el que plantea trabajar el Proyecto Oportunidades Rurales no se refiere sólo a facilitar a través de un único punto de contacto toda la información relativa al acceso y ejercicio de una actividad de servicios, sino que exige a las Alcaldías Municipales que garanticen la posibilidad de desarrollar y cumplimentar todos los trámites necesarios para el acceso y ejercicio de sus actividades de servicios a través de dicho punto único. Es decir, involucra tanto los procesos que se unifican en el punto de contacto, como a la abarcabilidad concreta de los trámites.

En estas experiencias entre otras cosas se resalta la contribución en la generación de ingresos para hombres y mujeres en zonas rurales con un afianzamiento de la sostenibilidad de las MIPYMES en cadenas agroindustriales, alimentarias y no alimentarias con intervenciones bajo el enfoque de Cadenas de Valor (CdV) y Desarrollo Económico Local (DEL).

El proceso de Simplificación Administrativa de Procesos Municipales (SAPM), comienza a desarrollarse en Honduras en el año 2007 en el municipio de Villanueva, departamento de Cortés, con la introducción de la Ventanilla Única de Trámites, como parte de la asistencia técnica brindada por el componente de Gobernabilidad y Transparencia de la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos de América (USAID).

En el año 2009, la Asociación de Municipios de Honduras (AMHON) decide en primera instancia transferir la experiencia a la municipalidad de La Esperanza y posteriormente a la municipalidad de Intibucá, dando como resultado la implementación de procesos de simplificación administrativa, acompañados con acciones de monitoreo y seguimiento para la mejora continua.

El Proyecto Oportunidades Rurales desde el año 2018 a la fecha, ha implementado Ventanilla Única de Trámites Municipales en 5 municipios de la Región Golfo de Fonseca.

 

 

  1. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

Objetivo General:

Facilitar el establecimiento de 1 Ventanilla Única de Trámites Municipales en municipio “polo de desarrollo” de la Región Golfo de Fonseca de Honduras.

Objetivo Específico:

  • Analizar en cada municipio el actual proceso burocrático de tramitación de permisos de construcción, operación de negocio y la constitución de nuevas empresas. (Diagnóstico y la Ingeniería de Procesos – DIP).
  • Apoyar, en base al análisis arriba mencionado, las autoridades municipales y actores claves del municipio en la implementación de un proceso de cambio organizacional en la municipalidad para simplificar los permisos de construcción, operación de negocio y la constitución de nuevas empresas, adaptando el Manual de Simplificación Administrativa de Procesos Municipales preparado por la Asociación de Municipios de Honduras AMHON.
  • Contribuir a optimizar y simplificar los procesos de otorgamiento de permisos de operación de negocios, construcción, constitución de nuevas empresas/negocios y atención al cliente, mediante la aplicación del enfoque de Ventanilla Única de Trámites Municipales.

 

  • PRODUCTOS E INFORMES QUE ENTREGAR – CALENDARIO DE ENTREGAS
  1. Productos por entregar:

Los productos previstos de la consultoría deberán ser entregados en las siguientes fechas, según las diferentes etapas del proceso:

 

         A un mes de iniciado la Consultoría

  • Etapa I, Actividades previas: El producto final de esta etapa es una lista validada de los procesos a intervenir que muestra la sensibilización de los mandos medios y altos de la institución, y la firma del Convenio de Cooperación entre instituciones.

 

A dos meses de iniciado la Consultoría

  • Etapa II, Diagnóstico e ingeniería de procesos: El producto esperado de esta etapa es un Diagnóstico de la situación de cada municipalidad.

 

A tres meses de iniciado la Consultoría

  • Etapa: III, Construcción de la propuesta de simplificación: El producto final de esta etapa es el documento de propuesta de la Simplificación Administrativa del Proceso, debidamente aceptado y validado por las autoridades municipales.

 

A cuatro meses de iniciado la Consultoría

  • Etapa IV, Implementación de la nueva solución: El producto esperado es un primer borrador del Manual de Procedimientos Administrativos y Normativos para ser utilizados en el proceso de Ventanilla Única para cada una de las municipalidades. Además, habrá funcionarios capacitados y empoderados en la nueva solución, apertura y funcionamiento de la Ventanilla Única de Trámites y difusión de la actividad.

 

A cinco meses de iniciado la Consultoría

  • Etapa V: Monitoreo y evaluación: Que incluye un informe final del trabajo contratado y mecanismos claros para la retroalimentación de impacto.

 

  1. Informes por entregar:
  • Al mes 1: Informe preliminar que incluirán las actividades desarrolladas en la Etapa I.
  • Al mes 2: Informe parcial que incluirán las actividades realizadas en la Etapa II
  • Al mes 3: Informe parcial y Etapa III del proceso.
  • Al mes 4: Informe parcial que incluya las actividades desarrolladas en la Etapa IV
  • Al mes 5: Informe incluyendo Etapa V e informe final.

 

Todos los informes serán revisados y en caso de existir comentarios u observaciones al mismo serán remitidos al Consultor quien deberá incorporarlas al documento; que finalmente será aprobado por la Coordinación del Proyecto.

 

  1. ACTIVIDADES O TAREAS POR REALIZAR

Se considera pertinente realizar al menos las siguientes actividades:

 

Etapa I: Actividades previas

  1. Taller de cobertura cuya finalidad es la de determinar de forma conjunta los trámites a intervenir, con la participación de los funcionarios y empleados municipales de los departamentos participantes. Esta primera parte permite iniciar un proceso de sensibilización de los mandos altos y medios.
  2. Integración de un Equipo Técnico conformado con los funcionarios de la municipalidad que participarán en el proceso, el cual acompañará al Consultor en todo el proceso de apertura de la Ventanilla Única de Trámites Municipales; entre los que se pueden considerar: Unidad de Desarrollo Económico Local, Catastro, Control Tributario, Gerencia Administrativa, Justicia Municipal, Unidad Municipal Ambiental entre otros. Se debe garantizar la participación de mujeres funcionarias en este Grupo.

 

Etapa II: Diagnóstico e ingeniería de procesos

En la segunda etapa se desarrolla el Diagnóstico y la Ingeniería de Procesos (DIP). Esta etapa tiene como objetivo determinar la “fotografía” de los trámites que desarrolla la Alcaldía Municipal en la actualidad.

 

  1. Realización de un mapeo preliminar de los procesos que se intervendrán en colaboración con el Equipo Técnico y los expertos de Swisscontact. Esta actividad permitirá la construcción del circuito administrativo del trámite o macroproceso y los diferentes flujos que lo componen.
  2. Entrevistas calificadas con los funcionarios y técnicos municipales para llenar vacíos de información que eventualmente puedan quedar.
  3. Entrevista con usuarios de los servicios que brinda la Alcaldía, especialmente mujeres empresarias, para conocer su percepción por medio de la aplicación de instrumentos que permitan obtener información sobre su opinión de los trámites. Esta información permitirá posteriormente (al final del proyecto) valorar el grado de satisfacción de los empresarios con la nueva solución implementada. Además, se busca conocer también la percepción de los funcionarios a fin de valorar aspectos de interés y las posibles barreras que podrían influir en una posterior implementación de la propuesta de simplificación.
  4. Desarrollo de un taller de presentación y validación de los principales resultados y conclusiones del diagnóstico con el Equipo Técnico y los expertos de Swisscontact. La finalidad de la etapa es validar todas las oportunidades de mejora detectadas. En este evento participarán funcionarios y empleados de la Alcaldía Municipal.
  5. Incluir en el informe final un análisis de riesgos y su forma de mitigación de eventuales efectos negativos.

 

Etapa III: Construcción de la propuesta de simplificación

En la tercera etapa se desarrolla la Propuesta de Simplificación, cuya finalidad es realizar y presentar las mejoras correspondientes en documentación, requisitos legales, reducciones en tiempo y mejoras en la secuencia de las operaciones y disminución de las visitas de los clientes. Con base en la información anterior se construye una propuesta de simplificación.

 

  1. Taller de presentación y validación de la propuesta y con la incorporación de los cambios correspondientes, en sesión de la Corporación Municipal respectiva, enfatizando el acceso de mujeres empresarias al nuevo sistema.
  2. Propuesta de adaptaciones / reformas en equipo informático, software, instalaciones físicas y formulario de tramites etc.

 

Etapa IV: Implementación de la nueva solución

  1. Elaboración del Manual de Procedimientos, la Guía del Usuario y los Formularios correspondientes que serán utilizados en la Ventanilla Única para atender los diferentes tramites que demanden los ciudadanos del municipio.
  2. Realización de un taller de sensibilización e inducción a los funcionarios donde se les capacita en la nueva reforma, los nuevos requisitos, tiempos y formularios.
  3. Desarrollo de dos pruebas de simulación del nuevo proceso con la finalidad de eliminar al máximo inconsistencias y contar con una propuesta funcional.
  4. Hacer incidencia para que las autoridades municipales incorporen en el Plan de Arbitrios los cambios referentes a los permisos de operación de negocios y permisos de construcción y nuevas empresas.
  5. Apoyar en la apertura de la Ventanilla Única de Trámites Municipales y de los nuevos procesos de trabajo.

 

Etapa V: Monitoreo y evaluación

  1. Realización de actividades de monitoreo que busquen valorar la funcionalidad de la solución y el relevamiento de información (cuantitativa y cualitativa) que permita determinar oportunidades de mejora o el fortalecimiento de puntos específicos.
  2. Coordinar con los expertos de Swisscontact el monitoreo del avance del trabajo de la consultoría de acuerdo con los resultados esperados.
  3. Constitución de un equipo de monitoreo con los funcionarios municipales, que permitirá el aseguramiento de la calidad del proceso implementado, siendo este el encargado de velar por el cumplimiento de la nueva reforma en el tiempo.
  4. Elaborar e implementar un mecanismo de medición de satisfacción de usuarios de la ventanilla.

 

  1. METODOLOGÍA

Para la implementación de las Ventanillas Únicas de Trámites Municipales, el Consultor deberá considerar la metodología utilizada por la Asociación de Municipios de Honduras AMHON en proyecto similar desarrollado en la Alcaldía Municipal de La Esperanza, Intibucá, con las experiencias de las Ventanillas que ya operan en la Región Golfo de Fonseca o adaptaciones que considere conveniente incorporar.

 

 

  1. REQUISITOS DEL CONSULTOR (A) / EMPRESA
  2. Formación Académica
  • Profesional a nivel medio o universitario (deseable), preferiblemente administración de empresas, economía, etc.

 

  1. Otros estudios / especializaciones
  • Conocimientos adquiridos sobre Simplificación Administrativa de Procesos Municipales, y diseño y desarrollo organizacional.
  • Conceptos de Desarrollo Económico Local

 

  1. Experiencia general
  • Al menos 7 años de experiencia en proceso de coordinación interinstitucional, sector público, privado y cooperación internacional.

 

  1. Experiencia especifica
  • Elaboración de al menos un (1) proceso de simplificación administrativa / reingeniería (Incluye el conocimiento y trabajo de campo y experiencia en trabajos similares) con enfoque de Ventanilla Única de Tramites Municipales.
  • Aplicación y dominio de al menos dos (2) metodologías participativas en trabajos con gobiernos locales.
  • Experiencia de trabajo de al menos 1 año con Alcaldías Municipales de la Región Golfo de Fonseca.

 

  1. Conocimientos específicos
  • Conocimiento de la legislación hondureña y en especial la Ley de Municipalidades,
  • Conocimiento de implementación de políticas públicas.

 

  1. Habilidades y recursos requeridos
  • Manejo de los paquetes informáticos básicos (office), así como de conocimientos generales de programas relacionados con sistemas de información.
  • Poseer vehículo propio (facilidad para movilizarse) y computadora.

 

Los criterios de calificación serán basados de la siguiente manera:

 

Competencias y Habilidades Académicas del Recurso Humano Propuesto
Formación Académica 20%
Título de educación media 10%
Título de Licenciatura en las ramas de ciencias administrativas, industriales, contables, económicas, agronómicas o carreras afines 10%
Otros estudios – Especializaciones 10%
Cursos en Simplificación Administrativa de procesos municipales:

–      Hasta 3 cursos………………. 2 puntos

–      4 ó 5 cursos………………….. 3 puntos

–      Más de 5 cursos……………..  5 puntos

5%
Cursos en Diseño o Desarrollo Organizacional:

–      Hasta 2 cursos………………. 3 puntos

–      Más de 2 cursos……………..  5 puntos

5%
Experiencia general 20%
Años contados a partir de la fecha de su primer título, 1 punto por cada año transcurrido entre el año de obtención del título y el 2018, hasta un máximo de 20 puntos.  
Experiencia especifica 50%
Elaboración e implementación de procesos de simplificación administrativa / reingeniería (Incluye el conocimiento y trabajo de campo y experiencia en trabajos similares) con enfoque de Ventanilla Única de Trámites Municipales:

–      Igual o mayor a 1 procesos……… 20 puntos

–      Igual o mayor a 2 procesos……… 25 puntos

–      Igual o mayor a 3 procesos……… 30 puntos

30%
Aplicación y dominio de metodologías participativas en trabajos con gobiernos locales:

–      Igual o mayor a 2 metodologías…. 5 puntos

–      Igual o mayor a 3 metodologías…. 10 puntos

–      Igual o mayor a 4 metodologías…. 15 puntos

15%
Experiencia de trabajo con Alcaldías Municipales:

–      Igual o mayor a 1 año e inferior a 2 años……….           2 puntos

–      Igual o mayor a 2 años e inferior a 3 años………4 puntos

–      Igual o mayor a 3 años……………………………………..5 puntos

 5%
Total 100%
Calificación Mínima 60%

 

  • COMPROMISOS DEL CONSULTOR (A) / EMPRESA

Recursos provistos por el Consultor:

  1. Propuesta técnica y económica, considerando todos los gastos necesarios que implica el levantamiento de datos y honorarios.
  2. El Consultor proveerá todo el material, equipos (laptop), herramientas y medios de transporte para el buen desempeño de esta consultoría.
  3. Para efecto de revisión de sus informes el Consultor deberá proporcionar 1 copia impresa y una digital a las Oficinas del Proyecto en la ciudad de Choluteca.
  4. Una vez aprobados los productos deberá proporcionar 3 copias originales de formato digital a la Oficina del Proyecto. Los documentos duros deberán ser presentados en paquetes debidamente rotulados.

 

  • COMPROMISOS DE SWISSCONTACT / PROYECTO OPORTUNIDADES RURALES

Recursos provistos por la entidad contratante:

La entidad contratante proporcionará al Consultor (a) un espacio físico, con servicio de internet y facilitará la información pertinente y de forma oportuna para agilizar los procesos, de igual forma coordinará las acciones para garantizar los resultados esperados.

 

Además, la entidad contratante solicitará las mismas condiciones laborales para el consultor durante el trabajo de campo en las instalaciones de cada municipalidad.

Considerando que el Consultor deberá realizar ejercicios participativos, reuniones y otros para cumplir con el producto explicado en el inciso de “Productos Esperados”, la entidad contratante será la responsable del pago de meriendas y/o almuerzos para los actores invitados en caso de ser necesarios.

La entidad contratante designa como enlace de contacto para esta Consultoría al Asesor en Desarrollo Económico Local del Proyecto Oportunidades Rurales.

Toda la información manejada por el estudio se considera confidencial, tanto la información suministrada como los productos objeto del trabajo de Consultoría. A la Entidad Contratante le corresponde la propiedad intelectual de todos los trabajos y los resultados obtenidos.

 

  1. CONSULTAS

Cualquier consultor (a) o empresa que haya recibido estos Términos de Referencia, podrá solicitar por escrito aclaraciones de estas. Se podrán recibir consultas por escrito a más tardar tres (3) días antes de la fecha de recepción de las ofertas.

Para consultas Técnicas Para consultas Administrativas
Nombre: Oscar Israel Cruz Pérez

Asesor en Desarrollo Económico Local.

E-mail: oscar.cruz@swisscontact.org

 

Yohana Galo

Administradora del Proyecto

E-mail: yohana.galo@swisscontact.org

Jessica Avendaño

Asistente de adquisiciones y logística

E-mail: Jessica.avendano@swisscontact.org

 

Nota: al enviar correo electrónico con sus consultas, favor copiar al contacto de Administración.

Si se le ha pedido proporcionar información para los mismos productos, vía telefónica que frustre el propósito de una competencia justa, por favor contáctenos a las oficinas de SWISSCONTACT al Teléfono: 2780-5082

No se tomarán en consideración aquellas consultas, ofertas o modificaciones de ofertas que se hagan verbalmente o por vía telefónica.

 

  1. PERIODO DE EJECUCIÓN

La duración de la Consultoría está planteada para que pueda desarrollarse en un período máximo de 150 días (5 meses) calendario a partir de la fecha de contratación, en apego al Contrato, Términos de Referencia y Cronograma de Trabajo (incluye todas las etapas), acompañado por la documentación que soportara la aceptación de los medios de verificación de cada una de las actividades.

 

Cronograma propuesto para realizar en forma simultánea la consultoría.

Descripción de actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5
Etapa I: Actividades previas

 

Etapa II: Diagnóstico e ingeniería de procesos

 

Etapa III: Construcción de la propuesta de simplificación

 

Etapa IV: Implementación de la nueva solución

 

Etapa V: Monitoreo y evaluación

 

  1. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO

Características de la consultoría

Forma de pago: El presupuesto total de la consultoría será cancelado en moneda nacional, como se detalla a continuación:

Detalle Cronológico de Pagos Valor
Primer pago El 20% del monto total del contrato en carácter de anticipo, a la firma del contrato. El Consultor (a) entrega su Plan de trabajo que incluye: Cronograma y actividades.
Segundo pago Un 15% contra la entrega de los productos de Etapa I
Tercer pago Un 15% contra la entrega de los productos de Etapa II.
Cuarto pago Un 15% contra la entrega de los productos Etapa III.
Quinto Un 15% contra la entrega de los productos Etapa IV.
Sexto y último pago Un 20% contra la entrega del producto Etapa V e informe final

La empresa o consultor (a) deberá estar inscrito en el Régimen de Facturación del Servicio de Administración de Rentas (SAR). Contar con recibo de honorarios exigido con su respectivo CAI de identificación.

A los honorarios se les harán las deducciones del 12.5% del Impuesto Sobre la Renta ISR, en caso de que el Consultor esté bajo el régimen de Pagos a Cuenta, deberá anexar en su oferta económica una copia de la constancia.

 

  • CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PROPIEDAD INTELECTUAL

Toda la información manejada por el estudio se considera confidencial, tanto la información suministrada como los productos de Consultoría. A la Entidad Contratante le corresponde la propiedad intelectual de todos los trabajos y los resultados obtenidos.

 

  • PRESENTACIÓN DE PROPUESTA

Los interesados (as) que reúnan los requisitos establecidos deben enviar su expresión de interés, propuesta técnica y económica a la siguiente dirección info.honduras@swisscontact.org   a ref. Consultoría “Simplificación administrativa de procesos municipales bajo la implementación de Ventanilla Única en un municipio de la Región del Golfo de Fonseca, hasta el jueves 23 de mayo de 2019 a las 5:00 pm o entregarlos en las oficinas de Swisscontact en Choluteca, ubicado en Residencial Los Llanos, dos cuadras al oeste de la Escuela South International.

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