Request for Proposal (RFP)

Subject RFP #:                                               217762- Payroll and Accounting Services- Honduras
RFP Issue Date:                                            June 30, 2023
Terms of Reference / Specifications:  Payroll and Fiscal Services 

Project:                                                            Data.FI Honduras
The Company:                                              Palladium International, LLC

Country of Performance:                         Honduras
Closing Date and Time:                            August 31, 2023, at 5:00 PM EST

Contact Person:                                          Ingrid Lagos
Details for Submission                             [email protected]
 

Thank you for your interest in the above procurement. As implementer for the Data.FI, Palladium invites you to submit a proposal for the terms of reference below. Your proposal must be valid for the Validity Period.

Please submit your proposal in accordance with the Details for Submission above by the Closing Date and Time. This RFP in no way obligates Palladium to award a contract nor does it commit Palladium to pay any cost incurred in the preparation and submission of a proposal. Palladium bears no responsibility for data errors resulting from transmission or conversion processes.

I look forward to your response. If you have any queries, please send your questions to: Martin Rozenberg ([email protected]) and Liziem Valladares ([email protected])

Yours sincerely,

Martin Rozenberg
Manager, Project Delivery, Data.FI 

Terms and conditions

1.    Proposal Conditions
By submitting a proposal, potential suppliers are bound by these terms and conditions. Potential suppliers must submit offers with all details provided in English and with prices quoted in a single currency.

2.    Proposal Lodgement
The Company may grant extensions to the Closing Time at its discretion. The Company will not consider any quotes received after the Closing Time specified in the RFP unless the Company determines to do so otherwise at its sole discretion.

3.    Evaluation
The Company may review all proposal to confirm compliance with this RFP and to determine the best proposal in the circumstances.

4.    Alterations
The Company may decline to consider a proposal in which there are alterations, erasures, illegibility, ambiguity or incomplete details.

5.    The Company’s Rights
The Company may, at its discretion, discontinue the RFP; decline to accept any proposal; terminate, extend or vary its selection process; decline to issue any contract; seek information or negotiate with any potential supplier that has not been invited to submit a proposal; satisfy its requirement separately from the RFP process; terminate negotiations at any time and commence negotiations with any other potential supplier; evaluate proposals as the Company sees appropriate (including with reference to information provided by the prospective supplier or from a third party); and negotiate with any one or more potential suppliers.

6.    Amendments and Queries
The Company may amend, or clarify any aspect of the RFP prior to the RFP Closing Time by issuing an amendment to the RFP in the same manner as the original RFP was distributed. Such amendments or clarifications will, as far as is practicable be issued simultaneously to all parties.
Any queries regarding this RFP should be directed to the Contact Person identified on the cover page of this RFP.

7.    Clarification
The Company may, at any time prior to execution of a contract, seek clarification or additional information from, and enter into discussions and negotiations with, any or all potential suppliers in relation to their proposals. In doing so, the Company will not allow any potential supplier to substantially tailor or amend their proposal.

8.    Confidentiality
In their proposal, potential suppliers must identify any aspects of their proposal that they consider should be kept confidential, with reasons. Potential suppliers should note that the Company will only agree to treat information as confidential in cases that it considers appropriate. In the absence of such an agreement, potential suppliers acknowledge that the Company has the right to disclose the information contained in their proposal.
The potential supplier acknowledges that in the course of this RFP, it may become acquainted with or have access to the Company’s Confidential Information (including the existence and terms of this RFP and the TOR). It agrees to maintain the confidence of the Confidential Information and to prevent its unauthorised disclosure to any other person. If the potential supplier is required to disclose Confidential Information due to a relevant law or legal proceedings, it will provide reasonable notice of such disclosure to the Company. The parties agree that this obligation applies during the RFP and after the completion of the process.

9.    Alternatives
Potential suppliers may submit proposals for alternative methods of addressing the Company’s requirement described in the RFP where the option to do so was stated in the RFP or agreed in writing with the Company prior to the RFP Closing Time. Potential suppliers are responsible for providing a sufficient level of detail about the alternative solution to enable its evaluation.

10.   Reference Material

If the RFP references any other materials including, but not limited to, reports,plans, drawings, samplesor other reference material, the potential supplier is responsible for obtaining the referenced materialand considering it in framing their proposal. And provide it to the Company upon request.

11. Price/Cost Basis

Prices or costs quoted must show the tax exclusive price, the tax component and the tax inclusive price. The contract price, which must include any and all taxes, supplier charges and costs, will be the maximum price payable by the Companyfor the Goods and/or Services.

12. Financial information

If requested by the Company, potential suppliers must be able to demonstrate their financial stability and ability to remain viable as a provider of the Goods and/or Servicesover the term of any agreement.

If requested by the Company, the potential supplier must promptly provide the Company with such information or documentation as the Company reasonably requires in order to evaluate the potential supplier’s financial stability.

13. Referees

The Company reserves the right to contact the potential supplier’s referees, or any other person, directly and without notifying the potential supplier.

14. Conflict of interest

Potential suppliers must notify the Company immediately if any actual, potential or perceived conflict of interest arises (a perceived conflict of interest is one in which a reasonable person would think that the person’s judgementand/or actions are likely to be compromised, whether due to a financialor personal interest(including those of family members)in the procurement or the Company).

15. Inconsistencies

If there is inconsistency between any of the parts of the RFP the following order of precedence shall apply:

1. these Terms and Conditions;
2. the first page of this RFP; and
3. the Schedule

so that theprovision in the higher ranked document will prevail to the extent of the inconsistency.

16. Collusion and Unlawful Inducements

Potential suppliers and their officers,employees, agents and advisors must not engage in any collusive, anti-competitive conduct or any other similar conduct with any other potential supplier or person or quote any unlawful inducements in relation to their proposalor the RFP process.

Potential suppliers must disclose where proposals have been compiled with the assistance of current or former the Company employees (within the previous 9 months and who was substantially involved in the design, preparation, appraisal, review, and or daily management of this activity) and should note that this may exclude their proposal from consideration.

Potential suppliers warrant that they have not provided or offered any payment, gift, item, hospitality or any other benefit to the Company, its employees, consultants, agents, subcontractors (or any other person involvedin the decision-making process relatingto this RFP) which could give arise to a perception of bribery or corruption in relation to the RFP or any other dealings between the parties.

17. Jurisdiction

This RFP shall be subject to the laws of the District of Columbia, United States of America. The language of the arbitration will be English.

The Potential Supplier and the Company will use their best effortsto settle amicablyany dispute, controversy, or claim arisingout of, or relating to this RFP or the breach, termination, or invalidity thereof.If no agreeable settlement can be found, any dispute,controversy, or claim arising out of or relating to this RFP or the breach, termination, or invalidity thereof, shall be settled by mediation throughthe American Arbitration Association by filing a request for mediation with the AAA and the other party. The Partieswill be boundby any arbitration award renderedas a result of such arbitration as thefinal adjudication of any such dispute.

Schedule - Terms of Reference

Purpose

Palladium is seeking an experienced external accounting firm to manage, file, and consolidate Palladium’s fiscalreporting requirements in Honduras. The selected firm would managethe preparation and presentation of the reports and fiscal requirements to the Tax authority in Honduras and other entities as required by HonduranLaw, and in compliance with USAID and Palladium’s rules and regulations for future, and possibly, currentfiscal year.

Palladium expects to sign a contract for at least one year with possibility of extension. The assignment includespreparation and as requested by the company,submission of all financial reporting requirements. Palladium will be responsible for its own internal companyreporting.

The selected firm will also provide expert advice on filing and tax requirements for Palladium, including VAT/IVAand Income Tax (ISR Impuestosobre la renta).The selected firm will be providing servicesfor the subsidiary in Honduras of the parent company; the selected company will only be providing services for operations in Honduras.

Type of Contract

Fixed Price Contract 

Anticipated Contract Term 

September 21, 2023, onwards.

Company Information

Palladium is a global leader in the design,development, and deliveryof Positive Impact— the intentional creation of enduring social and economic value. We work with corporations, governments, foundations, investors, communities, and civil society to formulate strategies and implement solutions that generate lastingsocial, environmental, and financial benefits.

Project

Data.FI is a five-year global project funded by the U.S. President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) and USAID, whose goal is to accelerate and sustain access to high-quality data to expedite COVID-19and HIV epidemic control and maintenance. Data.FIis led by Palladium, in partnership with JSI Research & Training Institute; Johns Hopkins University, Department of Epidemiology; Right to Care; Cooper/Smith; DT Global; Jembi Health Systems;and Macro-Eyes.

Timeline

Due date for RFP is August 31, 2023.We require a validity periodfor the quotation of 30 days. We expect to issue a contract before60 days of RFP closedate, provided background checks are completed.

Scope of Work and Standards

As of the date agreed between the selected firm and Palladium, the selected firm will manage the administration, accounting, registration, and archiving of Palladium Honduras transactions according to local national law. This includes, but is not limited to, the preparation and submission of all financial reporting requirements. Palladium will be responsible for providing the information that the selected firm needs to access the transactions under Palladium’s projects and to be able to complete the accounting reportingneeded to have accurate, verifiable, and updated fiscal accounting.

The selected firm must prepare a detailed annual and monthly schedule of all activities, tasks, and designated personnel. The plan will includea calendar of deliverables and presentation of reports to the Honduran Tax authority, Serviciode Administración de Rentas (SAR),and other regulatory entities.

The selected firm will prepare and review policies pertinent to international wire transfers and deposits, petty cash, salaries,bonuses, donations, classification of SAR and Regimen de Aportaciones y Pensiones (RAP), Instituto Hondureño del Seguro Social (IHSS) and others (INFOP, Municipality for the impuesto vecinal)as required by local law payments to ensure compliance with local financialregulations.

The selected firm will advise Palladium to ensure fiscal compliance with Honduran law and provide financial, administrative, tax, and accounting strategies to comply with legal requirements and to assistas applicable with Palladium operations in relationto those requirements.

The selectedfirm will reconcilethe necessary accountsas required for fiscal report including but not limitedto advances to employees and consultants, VAT/IVA(ISR /ISV) collection, accounts payable for tax incomeor loss, paymentsto the SAR for employees and other labour, and other balancesheet accounts.

The selected firm will generateaccounting books requiredunder Honduras law (daily, major,balance, financial statements, and general integration books).

The selected firm will update and review daily book preparation, general ledger, balance sheet, and monthlyjournal reports requiredunder Honduras law, as well as the needed printingof those accounting books within 25 days of theclose of each calendar month.

The selected firm will prepare,review, and submit purchase, sales,and inventory books.

The selected firm will advise on VAT/IVAexemption processes for specific donor-funded project and for funds receivedfrom abroad for projects fundedby international donors,including other governments.

The selected firm will prepare the monthly and annual tax calculations for ISR, RAP, and IHSS reports for all employees, including for employeeterminations, raises, or salary reductions, as well as the presentation of said changesto the required entities.

The selected firm will present all the reports required to be provided to the government or other Honduras entities responsible for control and fiscal requirement. These will be presented to Palladium at least five (5) businessdays prior to the deadlinefor review.

The selected firm must presentthe following reportsto Palladium signed:

• Monthly Reports: General Balance, Income Statement, Copy of Accounting Books, Actualization of the RAP and IHSS for Employee When Required, Creation and Submission of SAR, RAP and IHSS Platform, and Completion of Forms for the Paymentof Monthly RAP, IHSS and SAR Reports.
• Quarterly Reports:General Balance and Income Statement.
• Annual Reports: General Balance, Statement of Income, Cash Statement, Statement of Changesin Assets/Liabilities, Reconciliation of Income Taxes, and Statistical Report from Employerfor the Ministryof Employment.

The selected firm will reviewthe inventories of Palladium Hondurasto present them to the local tax authorities.

The selected accounting firm must reportand update Palladium personnel within ten business days of any change in tax regulations that may affect Palladium in any way.

Evaluation and Award Process

Best Value Procurement 

TechnicalSubmission – 50

Cost Submission – 50 

Total Possible – 100 points

• The Technical Submission must:

  Include the following information clearly identified:

  • experience in performing similar work for other international or donor fundeddevelopment programs;
  • experience advisingcompanies on VAT regulations for USAID fundedprograms;
  • sample outlineof the expected monthly and yearly reporting (including related to payroll) requirements and timing. There should be on outline for if an entity is registered as anon-profit AND anotherif an entity is registered as a local subsidiary;
  • sample pricing to complete reporting if closing/terminating registration as a non-profit;
  • fees expressed in either Lps or USD (tables of fee breakdown may be includedas an annex if desired).Fees should include pricing for consultation on VAT exemptionprocesses;
  • proposed staffingmethodology including information on if a central point of contactwill be assigned;
  • proof of company registration in Honduras; and
  • contact information of at least two professional references.

The Cost Submission must include:

• If payment shall be made in either Lps or USD;
• Relevant taxes for all prices;
• Pricing of fees for consultation on VAT exemptionprocesses;
• Expected payment timing;
• Pricing if an entity is registered as a non-profit AND another if an entityis registered as a localsubsidiary;
• Pricing to completeclose-out reporting if closing/terminating registration as a for profit;
• Excluding any variations in the rate of duty or foreignexchange, Tenderers shall state whetherthe prices offeredare:
  • firm, that is prices offeredshall not be varied eitherup or down for any reason;
  • firm for a period, in which case the period must be stated;
  • subject to otherprice variations eitherup or down.

Palladium reserves the right to award under this solicitation withoutfurther negotiations. The offerors are encouraged to offer their best termsand prices with the originalsubmission.

PROCUREMENT INTEGRITYAND ETHICS

It is Palladium’s Policy that no gifts of any kind and of any value be exchangedbetween vendors/contractors and Palladium personnel. Discovery of the same will be groundsfor disqualification of the vendor/contractor from participation in any Palladium’s procurements and may result in disciplinary actions against Palladium personnel involved in such discovered transactions.

Instructions to the Offerors

The following items are requiredto be submitted as part of the proposal:

• Technical Proposal
• Cost Proposal
• Evidence of Contractor Responsibility: Overview of Financial Resources, Licensing, Bank Guarantees, Credit History, etc
• Certifications and Representations under Contract (attachment)
• Past Performance Report

Attachments

Please review the additional documentation and proposed contracts terms and conditions which should be given consideration when preparing your proposal. By submitting your bid, you will certifythat that you arein agreement with the contractterms and conditions as included in this solicitation and that all prices includeall aspects of the requiredcompliance with the terms and conditions of the proposed contract.

• Vendor Reference Check Form
• Due Diligence Form
• Foreign Concerns - International Anti-Corruption Questionnaire
• TEMPLATE_FFP ServicesSubcontract under USAID CPFF (Copy of the Contract – blank with all the conditions including flowdowns)

Any contract/purchase order resulting from this solicitation must be signed by both parties in order to be considered valid and in force. All costs associated with, but not limited to, production, preparation and/or delivery of goods or services, including deliveries, accepted by Palladium staff, without a fully executed (signedby both parties)contract/purchase order, are at the vendor’s risk only. Palladium shall not pay for any costs, withoutlimitation, associated with production, preparation or delivery of goods and/or services under this or any other contract/purchase order,which has The duty off not been signed by both parties.

If your proposal is successful, you will be required to enter into the Company’s standard contract for the types of goods or services being provided. In the provisionof the Goods and Services,you will be required to comply with the Company’s policies, including (without limitation) its Business Partner Code of Conduct and any relevant client terms and conditions. Potential suppliers must also comply with the Company’s Business Partner Code of Conduct in the submission of any proposals pursuantto this RFP.

If you are bidding as part of a joint venture, partnership or similar, pleasemake this clear in your submission. Likewise, if you propose to subcontract any part of the goods or services provision, then disclose this fact within your submission. The Company may require additional information from you and approval for subcontracting will not be automatic as subcontractors will be subject to Palladium’s Due Diligence processand may be requiredto submit for USAID Partner Vetting.

01 de julio de 2023

Convocatoria de propuestas 

Asunto y número de la convocatoria:

217762. Servicios de nómina (planilla) y contabilidad en Honduras

Fecha de emisión de la convocatoria: 01 de julio 2023

Términos de referencia / especificaciones: Servicios fiscales y de nómina 

Proyecto: Data.FI Honduras

Empresa: Palladium International, SRL

País donde se prestarán los servicios: Honduras

Fecha y hora de cierre: 31 de agosto de 2023 a las 5:00 p.m. (hora del este de los Estados Unidos) 

Persona de contacto: Ingrid Lagos

Detalles de envío: [email protected]

Muchas gracias por su interés en la contratación de los servicios mencionados anteriormente. Como empresa ejecutora del proyecto Data.FI, Palladium le invita a presentar una propuesta que aborde los términos de referencia siguientes. Su propuesta deberá ser válida durante el período de validez estipulado. 

Por favor envíe su propuesta según los detalles de envío estipulados anteriormente, a más tardar a la hora y en la fecha de cierre. La convocatoria de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) no obliga de ninguna forma a Palladium a adjudicar algún contrato, ni compromete a la empresa a pagar cualquier costo incurrido en la elaboración y el envío de una propuesta. Asimismo, Palladium no es responsable de los errores en los datos que resulten de los procesos de transmisión o conversión de información.

Espero que recibamos su respuesta a esta convocatoria. Si tiene alguna duda, por favor envíe sus preguntas a Martin Rozenberg ([email protected]) y a Liziem Valladares ([email protected]) 

Atentamente,

Martin Rozenberg

Gerente de ejecución de proyectos, Data.FI

Términos y condiciones

1. Condiciones de la propuesta

Al presentar una propuesta, los posibles proveedores se regirán por estos términos y condiciones. Los posibles proveedores deberán enviar sus ofertas con todos los detalles en inglés y los precios deberán cotizarse en una única moneda. 

2. Presentación de la propuesta

A su entera discreción, la empresa podrá conceder prórrogas para la hora de cierre de esta convocatoria. La empresa no tendrá en cuenta ninguna cotización que se reciba después de la hora de cierre que se especifica en la convocatoria, a menos que a su entera discreción, determine lo contrario. 

3. Evaluación

La empresa podrá revisar todas las propuestas para confirmar el cumplimiento de los requisitos de la convocatoria, y para determinar cuál es la mejor propuesta, teniendo en cuenta las circunstancias. 

4. Cambios o alteraciones 

La empresa podrá negarse a tomar en consideración una propuesta en la que existan alteraciones, supresiones o tachaduras, y que sea ilegible o ambigua, o cuyos detalles estén incompletos. 

5. Derechos de la empresa

A su entera discreción, la empresa podrá suspender la convocatoria, negarse a aceptar cualquier propuesta, terminar, ampliar o variar su proceso de selección; negarse a emitir un contrato, buscar información o negociar con cualquier posible proveedor al que no se haya invitado a presentar una propuesta, satisfacer sus requisitos independientemente del proceso de la convocatoria, suspender las negociaciones en cualquier momento e iniciar negociaciones con cualquier otro posible proveedor, evaluar las propuestas como la empresa lo considere adecuado (incluso con referencia a la información suministrada por el posible proveedor o por un tercero), y negociar con uno o más posibles proveedores.

6. Enmiendas y consultas

La empresa podrá enmendar o aclarar cualquier aspecto de la convocatoria de propuestas antes de su hora de cierre, al emitir una enmienda a la convocatoria de la misma manera en que se distribuyó el documento original de la misma. En la medida de lo posible, se enviarán estas enmiendas a todas las partes de forma simultánea. Cualquier consulta sobre la convocatoria deberá dirigirse a la persona de contacto que se identificó en la portada de este documento. 

7. Clarificaciones 

En cualquier momento antes de la ejecución de un contrato, la empresa podrá solicitar clarificaciones o información adicional a cualquier posible proveedor con relación a esta propuesta, y a entablar conversaciones y realizar y negociaciones con estos. Al hacerlo, la empresa no permitirá que ningún posible proveedor adapte o enmiende su propuesta. 

8. Confidencialidad

En sus propuestas, los posibles proveedores deberán identificar cualquier aspecto de estas que consideren que deberá mantenerse de forma confidencial, señalando los motivos de esto. Los posibles proveedores deberán tener presente que la empresa solo acordará tratar información como confidencial en aquellos casos que lo considere adecuado. Si no se logra un acuerdo, los posibles proveedores reconocen que la empresa tiene el derecho de divulgar la información incluida en su propuesta. 

El posible proveedor acepta que, en el transcurso de esta convocatoria, podrá llegar a conocer o a tener acceso a información confidencial de la empresa (lo que incluye la existencia y los términos de esta convocatoria, así como los términos de referencia —TOR, por sus siglas en inglés). El posible proveedor también acepta que mantendrá la confidencialidad de esta información y que evitará su divulgación no autorizada a cualquier otra persona. Si el posible proveedor se ve obligado a divulgar información confidencial debido a una ley o un procedimiento legal pertinente, le enviará una notificación a la empresa sobre tal divulgación con un tiempo razonable de anticipación. Ambas partes acuerdan que esta obligación se aplicará y estará vigente tanto durante la convocatoria como después de que finalice el proceso. 

9. Alternativas

Los posibles proveedores podrán presentar propuestas de métodos alternativos para abordar el requisito de la empresa descrito en la convocatoria cuando la opción de hacer esto se haya establecido en la misma o se haya acordado por escrito con la empresa antes de la hora de cierre de la convocatoria. Los posibles proveedores son responsables de incluir un nivel suficiente de detalles sobre la solución alternativa para así permitir su evaluación. 

10. Material de referencia

Si la convocatoria hace referencia a cualquier otro material, lo que incluye, sin limitación alguna, informes, planos, dibujos, muestras u otro material de referencia, el posible proveedor será responsable de obtenerlos y de tenerlos en cuenta al momento de estructurar su propuesta, y facilitárselos a la empresa, si así se le solicita. 

11. Base de los precios/los costos 

Los precios o los costos cotizados deben mostrar el precio sin impuestos, el componente de los impuestos y el precio con impuestos ya incluidos. El precio del contrato, que deberá incluir todos y cada uno de los impuestos pertinentes, así como los cargos y los costos del proveedor, será el precio máximo que pagará la empresa por concepto de bienes y servicios.

12. Información financiera

Si así se los solicita la empresa, los posibles proveedores tendrán que poder demostrar su estabilidad financiera y su capacidad de seguir siendo viables como proveedores de los bienes y servicios durante el plazo de cualquier contrato. Si así se lo solicita la empresa, el posible proveedor deberá enviar con prontitud a la empresa la información o la documentación que esta requiera de forma razonable para evaluar la estabilidad financiera de ese posible proveedor. 

13. Referencias

La empresa se reserva el derecho de comunicarse con las personas de referencia del posible proveedor o con cualquier otra persona, directamente y sin notificárselo al mismo. 

14. Conflicto de intereses

Los posibles proveedores deberán notificar de inmediato a la empresa si surge algún conflicto de intereses, ya sea real, posible o percibido (un conflicto de intereses percibido es aquel en el que una persona razonable pensaría que su juicio o sus acciones pueden verse comprometidos, ya sea debido a un interés financiero o personal, incluidos los de los miembros de su familia), en la contratación o en la empresa. 

15. Incongruencias  

Si hay alguna incongruencia entre alguna de las partes incluidas en la convocatoria, se aplicará el siguiente orden de precedencia: 

1. Estos términos y condiciones;
2. La primera página de este documento de convocatoria; y 
3. El anexo.

De tal forma que la disposición incluida en el documento de mayor jerarquía prevalezca al grado en que se presente esa incongruencia. 

16. Colusión e incentivos ilegales

Los posibles proveedores, así como sus funcionarios, empleados, agentes y asesores no deberán participar en ninguna conducta que sea colusoria o anticompetitiva, o en cualquier otro comportamiento similar con otro posible proveedor o persona, ni citar ningún incentivo ilegal con relación a su propuesta o el proceso de convocatoria. 

Los posibles proveedores deberán revelar si han elaborado sus propuestas con la ayuda de empleados actuales o anteriores de la empresa (en los últimos nueve meses y que hayan participado de forma considerable en el diseño, la elaboración, la evaluación, la revisión o la gestión diaria de esta actividad) y deberán tener en cuenta que esto puede dar origen a la exclusión de su propuesta. Los posibles proveedores aseguran que no han hecho ni ofrecido ningún pago, regalo, artículo, atención social o cualquier otro beneficio a la empresa, sus empleados, consultores, subcontratistas o agentes (o a cualquier otra persona que participa en el proceso de toma de decisiones sobre esta convocatoria), que pudiera dar origen a una percepción de soborno o corrupción con relación a la convocatoria o cualquier otro trato entre las partes. 

17. Jurisdicción

Esta convocatoria estará sujeta a las leyes del Distrito de Columbia, Estados Unidos de América. El idioma del arbitraje será el inglés. El posible proveedor y la empresa harán su mejor esfuerzo por resolver de forma amistosa cualquier disputa, controversia o reclamo que surja o se relacione con esta convocatoria, o bien, su incumplimiento, rescisión o invalidez. 

Si no se puede llegar a una solución aceptable, todo reclamo, disputa o controversia que surja o se relacione con esta convocatoria, o bien, su incumplimiento, rescisión o invalidez se resolverá a través de una mediación con la Asociación Americana de Arbitraje (AAA, por sus siglas en inglés), al enviar una solicitud de mediación a la AAA y a la otra parte. Todo laudo arbitral que se dicte como resultado de este arbitraje será vinculante para las partes, como resolución final y definitiva de esa disputa. 

Anexo. Términos de referencia

 Propósito

Palladium se encuentra buscando una empresa con experiencia en contabilidad externa para gestionar, archivar y consolidar los requisitos para la presentación de informes fiscales de Palladium en Honduras. La empresa seleccionada se encargaría de gestionar la elaboración y el envío de los informes y los requisitos fiscales al Servicio de Administración de Rentas (SAR) de Honduras, así como a otras entidades, según lo requieran las leyes de ese país, y en cumplimiento de las normas y los reglamentos tanto de USAID como de Palladium para años fiscales futuros y posiblemente el actual. 

Palladium espera firmar un contrato de al menos un año con la posibilidad de prorrogarlo. Entre las tareas a realizar se incluyen la elaboración y, a solicitud de la empresa, el envío de todos los informes financieros requeridos. Palladium se encargará de todos sus propios informes internos. 

La empresa seleccionada también ofrecerá asesoría experta sobre la presentación de informes y el cumplimiento de los requisitos tributarios de Palladium, lo cual incluye el impuesto Sobre la Venta  (ISV) y el impuesto sobre la renta (ISR). La empresa seleccionada prestará servicios a la filial de la empresa matriz en Honduras. Asimismo, la empresa seleccionada sólo prestará servicios para las actividades realizadas en ese país. 

Tipo de contrato

Contrato a precio fijo.

Plazo previsto del contrato

Del 21 de septiembre de 2023 en adelante. 

Información de la empresa

Palladium es una empresa líder a nivel mundial en el diseño, el desarrollo y la aplicación del Impacto Positivo, que es la creación intencional de un valor social y económico perdurable. Trabajamos con empresas, gobiernos, fundaciones, inversionistas, comunidades y la sociedad civil para formular estrategias y aplicar soluciones que generen beneficios sociales, ambientales y financieros duraderos. 

Proyecto

Data.FI es un proyecto a nivel mundial de cinco años de duración, financiado por el Plan de Emergencia del Presidente de los Estados Unidos para el Alivio del Sida (PEPFAR, por sus siglas en inglés) y USAID. Su propósito es incrementar y mantener el acceso a datos de calidad, a fin de agilizar el control de la epidemia de COVID-19 y de VIH. Palladium se encarga de dirigir la implementación del proyecto Data.FI, en alianza con el Instituto JSI de Investigaciones y Capacitación, la Universidad Johns Hopkins, el Departamento de Epidemiología, Right to Care, Cooper/Smith, DT Global, Jembi Health Systems y Macro-Eyes. 

Cronograma

La fecha límite para enviar propuestas es el 31 de agosto de 2023. Se requiere que la cotización tenga un período de validez de 30 días. Esperamos emitir un contrato antes de 60 días a partir de la fecha de cierre de la convocatoria, siempre que se puedan finalizar las debidas investigaciones de antecedentes. 

Ámbito del trabajo y normas afines 

A partir de la fecha acordada entre Palladium y la empresa seleccionada, esta se encargará de la administración, la contabilidad, la inscripción y el archivo de las transacciones de Palladium en Honduras, de conformidad con las leyes nacionales del país. Esto incluye, sin limitación alguna, la elaboración y el envío de todos los informes financieros que se requieran. Palladium se encargará de suministrar la información que necesite la empresa seleccionada para tener acceso a las transacciones en el marco de los proyectos de Palladium, así como para poder finalizar los informes contables necesarios para poder disponer de una contabilidad fiscal precisa, verificable y actualizada. 

Además, la empresa seleccionada deberá elaborar un detallado calendario anual y mensual de todas las actividades, tareas y personal designado a estas. Este plan incluirá un calendario de productos a entregar y la presentación de informes al Servicio de Administración de Rentas (SAR) de Honduras y a otras entidades reguladoras pertinentes. 

La empresa escogida también elaborará y revisará políticas pertinentes a depósitos y transferencias bancarias internacionales, caja chica, salarios, bonificaciones, donaciones, clasificaciones del SAR y del Régimen de Aportaciones y Pensiones (RAP), del Instituto Hondureño del Seguro Social (IHSS) y de otros entes (como el INFOP, las municipalidades para el impuesto vecinal, etc.) que se requieran de conformidad con los pagos que estipulan las leyes de este país, a fin de velar por el cumplimiento de los reglamentos financieros locales. 

La empresa seleccionada asesorará a Palladium para velar por el cumplimiento fiscal de las leyes hondureñas y ofrecerá estrategias financieras, administrativas y tributarias para satisfacer los requisitos legales y prestar asistencia, según sea pertinente, a las actividades de Palladium con relación a esos requisitos. 

La empresa seleccionada conciliará las cuentas necesarias, según se requieran para la presentación de informes fiscales, lo que incluye, sin limitación alguna, los anticipos efectuados a los empleados y los consultores, el cobro del IVA (ISR /ISV), las cuentas por pagar por ingresos o pérdidas fiscales, los pagos al SAR para los empleados y otra mano de obra, y otras cuentas de balance. 

La empresa seleccionada generará los libros contables necesarios, según lo exijan las leyes hondureñas (diario, mayor, balance, estados financieros y de integración general).

La empresa seleccionada actualizará y revisará la preparación de los libros siguientes: diario, mayor y balance, así como informes mensuales del diario, según lo exijan las leyes de Honduras, y también imprimirá los libros contables necesarios en un plazo de 25 días a partir del cierre de cada mes calendario. 

La empresa seleccionada preparará, revisará y presentará los libros de compras, ventas e inventarios.

La empresa seleccionada brindará asesoría sobre los procesos de exención del ISV para proyectos específicos financiados por donantes y para los fondos recibidos del extranjero para utilizarlos en proyectos financiados por donantes internacionales, incluidos otros gobiernos. 

La empresa seleccionada preparará los cálculos tributarios mensuales y anuales para los informes sobre el impuesto sobre la renta (ISR), el Régimen de Aportaciones y Pensiones (RAP) y el Instituto Hondureño del Seguro Social (IHSS) de todos los empleados, lo que incluye despidos y aumentos o reducciones salariales, así como la presentación de tales cambios ante las entidades pertinentes.

La empresa seleccionada también presentará todos los informes que se deban entregar al gobierno o a otras entidades hondureñas encargadas del control y de los requisitos fiscales.  Se presentarán estos informes a Palladium al menos cinco (5) días hábiles antes del plazo de entrega para su revisión.   

La empresa seleccionada deberá presentar a Palladium los siguientes informes firmados: 

• Informes mensuales: balance general, estado de resultados, copia de los libros contables, actualización del RAP y del IHSS para los empleados cuando así se requiera, creación y envío de la plataforma del SAR, el RAP y el IHSS, y finalización de los formularios necesarios para el pago de los informes mensuales del RAP, el IHSS y el SAR. 
• Informes trimestrales: balance general y estado de resultados. 
• Informes anuales: balance general, estado de resultados, estado de caja, estado de cambios en los activos/pasivos, conciliación de los impuestos sobre la renta e informe estadístico del empleador para el Ministerio de Trabajo. 

La empresa seleccionada revisará los inventarios de Palladium en Honduras para presentárselos a las autoridades tributarias locales. La empresa contable seleccionada deberá informar y poner al día al personal de Palladium, en un plazo de diez días hábiles, sobre cualquier cambio en los reglamentos o las normas fiscales que puedan repercutir de alguna manera en Palladium.

Evaluación y proceso de adjudicación

Contratación con el mejor valor.

Propuesta técnica: 50 puntos.

Propuesta de costos: 50 puntos.

Puntos totales posibles: 100 puntos.

• La propuesta técnica deberá:
  • Incluir la siguiente información, la cual se deberá identificar claramente: 
    • experiencia en la realización de labores similares para otros programas de desarrollo internacional o financiados por donantes; 
    • experiencia en asesorías a empresas sobre impuestos al valor agregado (IVA) para programas financiados por USAID;
    • un esquema de muestra sobre los requisitos y los plazos previstos para la presentación de informes mensuales y anuales (incluidos los informes de nóminas). Se deberá presentar un esquema en el caso de que una entidad esté inscrita como organización sin fines de lucro y otro en el caso de que una entidad esté inscrita como una sucursal o filial local; 
    • precios de muestra para finalizar los informes si se cancela o se termina la inscripción de la entidad como organización sin fines de lucro; 
    • tarifas expresadas en lempiras o en dólares estadounidenses (si se desea, se pueden incluir cuadros con desgloses de estas tarifas como anexo). Las tarifas deberán incluir precios de las consultas sobre los procesos de exención del ISV; 
    • la metodología propuesta para la dotación de personal, lo que incluye información sobre si se asignará un punto central de contacto; 
    • alguna prueba de la inscripción de la empresa en Honduras; e
    • información de contacto de al menos dos referencias profesionales. 
• La propuesta de costos deberá incluir lo siguiente: 
  • Si el pago se efectuará en lempiras o en dólares estadounidenses. 
  • Los impuestos correspondientes para todos los precios. 
  • Precios de las tarifas por las consultas sobre los procesos de exención del ISV. 
  • Los plazos previstos para los pagos. 
  • Una cotización de precios si una entidad está inscrita como organización sin fines de lucro y otra si una entidad está inscrita como una sucursal o filial local.
  • Una cotización de precios para finalizar informes de cierre si se cancela o se termina la inscripción de la entidad como organización sin fines de lucro.  
  • Excluyendo cualquier variación en las tasas arancelarias o en el tipo de cambio, los licitadores deberán señalar si los precios ofrecidos: 
    • son firmes; es decir, si los precios ofrecidos no variarán (ya sea con un alza o una baja de estos) por alguna razón; 
    • son firmes durante un período determinado, en cuyo caso se deberá señalar cuál es ese período; 
    • están sujetos a otras variaciones de precios (ya sea con un alza o una baja de estos).

Palladium se reserva el derecho de adjudicar el contrato bajo esta convocatoria sin necesidad de realizar negociaciones adicionales. Se exhorta a los oferentes a presentar sus términos y precios más favorables con el envío de su propuesta original.

INTEGRIDAD Y ÉTICA DE LA CONTRATACIÓN

Es política de Palladium que no se intercambien regalos de ningún tipo y de ningún valor entre los proveedores/contratistas y el personal de la empresa. Si se descubre un intercambio de este tipo, esto será motivo de descalificación de ese proveedor o contratista para su participación en cualquier contratación de Palladium y también podrá dar origen a medidas disciplinarias contra el personal de Palladium que haya participado en las transacciones que se han descubierto. 

Instrucciones para los oferentes

Se requiere el envío de los siguientes documentos como parte de la propuesta: 

• La propuesta técnica. 
• La propuesta de costos.
• Pruebas de la responsabilidad del contratista: una reseña de sus recursos financieros, licencias, garantías bancarias, historial crediticio, etc. 
• Certificaciones y declaraciones en virtud del contrato (anexo). 
• Informe sobre su desempeño anterior.

Anexos

Por favor revise la documentación adicional, así como los términos y las condiciones que se proponen, los cuales deberán tenerse en cuenta cuando elabore su propuesta. Al enviar su licitación, usted dará fe de que está de acuerdo con los términos y las condiciones del contrato, tal como se incluyen en esta convocatoria, y que todos los precios contienen todos los aspectos relativos al cumplimiento requerido de los términos y las condiciones del contrato propuesto. 

• Formulario de verificación de referencias del proveedor. 
• Formulario de diligencia debida. 
• Cuestionario anticorrupción internacional — asuntos exteriores. 
• PLANTILLA. Subcontrato de servicios a precio fijo cerrado (FFP, por sus siglas en inglés) bajo costos más tarifa fija (CPFF, por sus siglas en inglés) de USAID (copia del contrato — en blanco con todas las condiciones del caso, incluidas las obligaciones transferidas). 

Ambas partes deberán firmar todo contrato u orden de compra que surja de esta licitación, para que se consideren como válidos y en vigor. Todos los costos relacionados, sin limitación alguna, con la producción, la elaboración, la entrega de bienes y la prestación de servicios, incluidos los envíos, que acepte el personal de Palladium sin un contrato o una orden de compra totalmente ejecutados (es decir, firmado por ambas partes), correrán solamente por cuenta y riesgo del proveedor. Palladium no se hará cargo de ningún costo, sin limitación alguna, relacionado con la producción, la elaboración, la entrega de bienes y la prestación de servicios bajo este o cualquier otro contrato u orden de compra, si ambas partes no han firmado los debidos documentos.

Si se acepta su propuesta, se requerirá que usted suscriba el contrato estándar de la empresa para los tipos de bienes o servicios en cuestión. Al suministrar los bienes y prestar los servicios mencionados, usted deberá cumplir con las políticas de la empresa, lo que incluye, sin limitación alguna, su Código de conducta para socios comerciales y cualquier término que sea pertinente para los clientes. Los posibles proveedores también deberán cumplir con ese código de conducta de la empresa en la presentación de cualquier propuesta conforme a esta convocatoria.

Si está licitando como parte de una empresa conjunta, asociación o entidad similar, por favor indíquelo claramente en su propuesta. Asimismo, si usted propone la subcontratación de alguna parte del suministro de bienes o de la prestación de servicios, también manifiéstelo así en la propuesta. La empresa podrá solicitarle información adicional y la aprobación de la subcontratación no será automática, ya que los subcontratistas estarán sujetos al proceso de diligencia debida de Palladium y es posible que deban someterse al proceso de investigación de socios por parte de USAID. 

Enlace al TDR

https://palladiumgroup-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/ingrid_lagos_thepalladi…

Correo o URL para aplicar:

[email protected]