Duración : 12
Fecha de inicio : 06-Jan-2025
 

Contribuirás a acabar con el hambre en el mundo por ...

El/La Técnico de Cumplimiento y Archivo será responsable de garantizar que ACH cumpla con la normativa aplicable en cuanto a la gestión documental y las políticas de cumplimiento de proyectos financiados por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) y la Ley 38/2003, así como con las normativas relacionadas con el desarrollo y la implementación de proyectos de innovación en el contexto de la cooperación internacional. Además, se encargará de la organización y gestión eficiente de los archivos, tanto físicos como digitales, asegurando la trazabilidad, la transparencia y la accesibilidad de la documentación en todo momento.

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivo 1: Auditorías

Tareas:

• Gestionar la respuesta a la auditoría externa e interna del proyecto Innova-AECID.

• Gestión entre los departamentos y contrapartes para dar respuesta a estos requerimientos.

• Dar seguimiento al inicio, desarrollo y finalización de la auditoria del proyecto.

• Cerciorarse que todo el requerimiento quede completo al inicio de la auditoria según lo normado por el donante.

• Velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos, financieros, de contratación, uso adecuado de los fondos, justificar los gastos conforme a las condiciones de la subvención, etc. establecidos en Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, regula las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional en proyectos de innovación.

• Ser el punto focal sobre normativa del donante en todo lo relativo a informes financieros y el área técnica.

Objetivo 2: Gestión documental

Tareas:

• Organizar y mantener un sistema de archivo eficiente que permita la correcta gestión de los documentos del proyecto, incluidos los contratos, informes, justificaciones de gastos, entre otros, para la integración y consolidación de archivo del proyecto.

• Coordinar y garantizar la conservación, archivo y acceso a la documentación administrativa y financiera del proyecto, cumpliendo con las normativas de seguridad y confidencialidad

• Seguimiento de la correcta implementación del procedimiento de archivo en la base.        

• Mantener el adecuado control mensual del archivo del proyecto y cuando se consolide.

• Participar en la definición y seguimiento de planes de archivo incluyendo socios y acción contra el hambre.  

• Implementar procesos y formatos que mejoren los procesos de archivo (a través de flujograma de procesos, protocolos y manuales, previa aprobación por superior jerárquica). 

• Gestiona, revisar y archivar la documentación de soporte de la Contrapartida del proyecto.

• Gestiona, digitaliza, resguardar la documentación legal y administrativa que se tramita con el donante. (NO objeciones, acuerdos, ROP, Contratos, etc)

• Asegurar que los archivos electrónicos y físicos estén actualizados, organizados y sean accesibles para auditorías o revisiones.

Objetivo 3: Control Preventivo (CP)

Tareas:

• Implementar el control preventivo a nivel del proyecto socios y ACH.   

• Revisar los documentos relacionados con la ejecución de los fondos, asegurando que se mantengan registros precisos y completos de todas las transacciones y actividades del proyecto.

• Participar activamente en la revisión de documentos y en la verificación de la adecuación de los procedimientos de archivo, con el fin de garantizar la transparencia y la correcta gestión de los fondos públicos.

• Revisar lo concerniente a la documentación emitida en los departamentos de finanzas, logística, recursos humanos, área técnica y socios, debe ser una muestra.

• Preparar el análisis de riesgo y mejora en base a los controles preventivos, emitir el informe de cumplimiento.

• Proveer informes de avances en relación con las actividades del área de cumplimiento, archivo y gestión documental al supervisor del proyecto.

 Objetivo 4: Apoyo en formación a equipos involucrados sobre gestión documental, auditorías y la normativa del donante

    Tareas:

• Brindar asesoría técnica a los equipos del proyecto y otras áreas de la organización en materia de cumplimiento normativo y gestión documental. 

• Participación en talleres o reuniones para dar a conocer lineamientos de trabajo para la gestión documental a nivel de todo el proyecto.

• Participación en la elaboración de contenidos formativos de gestión documental y normativa del donante, (presentaciones).      

Objetivo 5:  Gestionar y liquidar el archivo final del proyecto 

Tarea:

• Tener un archivo físico y digital de todo el proyecto tomando en cuenta que la consolidación final del archivo se hace en base al Informe Financiero que se entrega al Donante, recibido de Finanzas o los cargados en el sistema GESPRA.

• La justificación se basa en los requerimientos mínimos de materia económica del donante para su justificación final.

• La integración del archivo del proyecto debe contener toda la documentación de soporte siendo esta la de Recursos Humanos, Técnica, Logística, Financiera, de Operaciones y contrapartes.

• Debe Gestionar la entrega digital o física del archivo con el Socio según el MoU y poder tener consolidado todo el archivo del proyecto.

• Rotular, almacenar y resguardar el archivo físico y digital por contrato, debe quedar identificado en archivadores y en un lugar físico adecuado esto para el buen manteamiento de la documentación al momento de ser requerida por el Donante o Sede, en caso de la digital debe quedar una copia en su ordenador y una en un dispositivo USB o plataforma por la seguridad de la información.

• Producto Final de Archivo, En Misión dejar el archivo físico-digital y para completar el ciclo del archivo por contrato debe enviarse a Sede de forma digital o cargarlo en la plataforma de archivo para que Compliance HQ pueda dar de alta GESPRA y quede entregado.

Esta descripción encaja contigo?

Formación:    

• Estudios a nivel superior en Derecho, Contaduría pública, Contabilidad de costes o similar. mínimo Cierre de Pensum.

Características y conocimientos técnicos específicos:    

• Conocimiento profundo de la Ley 38/2003, General de Subvenciones y su reglamento. (Preferencia)
• Manejo de herramientas de gestión documental y archivo..
• Gestión de auditorías.
• Experiencia en gestión de archivos departamentales y consolidación en respuesta al donante.
• Aplicación de control interno para detectar insuficiencias a la justificación.
• Elevada capacidad de organización y planificación.
• Aplicación de la normativa de donantes Españoles AECID entre otros.
• Ser capaz de trabajar por objetivos con una elevada autonomía responsable y metódico.

Experiencia previa:

•  Valorable experiencia en gestión documental o archivo de ONG de al menos 2 años.
• Deseable experiencia en temas de justificación económica y cumplimiento de subvenciones preferiblemente de cooperación internacional de al menos 6 meses.

Conocimientos complementarios del sector:          

• Indispensable

Conocimiento de ACH:    

• Preferencia

Idiomas:    

Español

Ofimática y sistemas específicos:

• Dominio MS Office. Nivel medio de Excel.
•  Conocimiento de sotware contable, como Agresso u otro ERP.
• Uso de equipo informáticos; multifuncionales, escaner y fotocopiadora.
• Uso de software editor de PDF u otro.
• De preferencia conocimiento de la base de datos o nube Teams

Movilidad (local/nacional):

• Tegucigalpa / Honduras

Nuestro paquete retributivo:

Los postulantes deberán cargar:

• Currículum vitae. 
• Carta de interés  CON PRETENSIÓN SALARIAL.
• Antecedentes Penales vigentes.
• Antecedentes Policiales vigentes.
• Todo debe subirse en solo archivo en formato PDF.

**Los candidatos que no cumplan con estos requisitos no serán considerados su postulación.

Último día para postular:  14 de diciembre del 2024