TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE RENTA DE VEHÍCULOS POR UN AÑO
FECHA MÁXIMA PARA PRESENTAR OFERTAS: VIERNES 19 DE ENERO DEL 2024
JUSTIFICACIÓN:
Cruz Roja Hondureña, institución no lucrativa, de interés social y voluntaria, que presta auxilio a la población que se encuentra en riesgo o que ha sido víctima de desastres, que forma parte del movimiento internacional de Cruz Roja y Media Luna Roja y cuyo fin es aliviar el dolor humano mediante atenciones inmediatas de acuerdo a cada situación en particular.
Con 85 años de servicio, Cruz Roja Hondureña actualmente tiene representación en casi todo el territorio hondureño y ejecuta más de 40 proyectos en colaboración con diferentes cooperantes y socios en temas de desarrollo social, salud, migración, gestión de riesgos, restablecimiento familiar, reconstrucción, mejora de medios de vida, entre otros, beneficiando a la población hasta las zonas más distantes y movilizando a los voluntarios y personal diariamente para cubrir nuestras actividades.
La flota vehicular se ha vuelto una necesidad para Cruz Roja Hondureña debido al crecimiento de nuestros proyectos y las zonas de intervención.
Nos caracterizamos por ser un equipo humano que trabaja con la comunidad, los poderes públicos del Estado y los cooperantes, respetando el marco normativo, con sistemas modernos de gobierno y gestión que garantizan la integridad y procuran la sostenibilidad de nuestra Sociedad Nacional y cumpliendo con la imparcialidad en la Acción Humanitaria.
OBJETIVO GENERAL:
Contratación de una o más empresas de servicio de alquiler de vehículos por un año, para que cubran la necesidad inmediata de movilización de nuestro personal y voluntarios ya sea dentro de las áreas urbanas y/o rurales.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
- Identificar empresas de alquiler de vehículos que ofrezcan el servicio de renta de vehículos según los modelos requeridos a corto y largo plazo con servicio de conductor o sin conductor.
- Proporcionar a las empresas que participen en la convocatoria toda la información y las características técnicas y mecánicas de los vehículos requeridos, así como los equipos mínimos de seguridad requeridos, requisitos de los conductores y la cobertura necesaria que debe cumplir el seguro ante la ocurrencia de un accidente vehicular.
- Ahorrar tiempo en la adquisición del servicio y recursos físicos para proveer soluciones inmediatas a nuestros clientes internos.
ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO / SERVICIO SOLICITADO:
Características de los vehículos que Cruz Roja Hondureña podrá solicitar a la empresa arrendadora:
- Vehículos convencionales SUV´s
El arrendador proporcionará vehículos con las siguientes especificaciones técnicas:
Descripción Características
Marca y Modelo Toyota Prado, Ford Explorer u otro de 3 líneas
Año De 2021 en adelante
Número de puertas Cinco (05)
Capacidad de pasajeros Cinco (05)
Cilindraje 2000 a 3000 cc
Tipo de transmisión Mecánica o automática
Tipo de tracción 4x4 Doble Tracción
Tipo de motor Diesel
Cinturones de seguridad Cinco (5) cinturones de seguridad, 02
delanteros de tres puntos cada uno; y tres
(3) posteriores.
Bolsas de aire Piloto, Copiloto y Pasajeros
Aire acondicionado Sí
2. Vehículos Pick Up de doble cabina
El arrendador proporcionará vehículos con las siguientes especificaciones técnicas:
Descripción Características
Marca y Modelo Toyota Hilux, Nissan Frontier, Mitsubishi L200, Ford Ranger, Isuzu Dmax
Año De 2021 en adelante
Número de puertas Cuatro (04)
Capacidad de pasajeros Cinco (05)
Cilindraje 2.400 c.c. a 2.600 c.c.
Tipo de transmisión Mecánica o automática
Tipo de tracción 4x4 Doble Tracción
Tipo de motor Diesel
Cinturones de seguridad Cinco (5) cinturones de seguridad, 02
delanteros de tres puntos cada uno; y tres
(3) posteriores.
Bolsas de aire Piloto, Copiloto y Pasajeros
Aire acondicionado Sí
3. Vehículos tipo bus
El arrendador proporcionará vehículos con las siguientes especificaciones técnicas:
Descripción Características
Marca y Modelo Toyota Hiace techo alto o bajo
Año De 2021 en adelante
Número de puertas Cuatro (04)
Capacidad de pasajeros De 15 en adelante
Tipo de transmisión Mecánica o automática
Tipo de tracción 4x2
Tipo de motor Diesel
Cinturones de seguridad Cinco (5) cinturones de seguridad, 02
delanteros de tres puntos cada uno; y para pasajeros
Bolsas de aire Piloto, Copiloto y Pasajeros
Aire acondicionado Sí
Requerimientos especiales en todos los tipos de vehículos
- Equipo de seguridad preventiva, como extintor, kit de herramientas básicas, implementos de seguridad, gata hidráulica, triángulo, cono de seguridad, botiquín básico de primeros auxilios, llanta de repuesto, cámara de retroceso, faros de neblina halógenos, alarma de retroceso, radio FM.
- Tarjetas de propiedad y placas vigentes.
- Sistema de monitoreo satelital GPS, que deberá ser compartido con el encargado de seguridad para uso de la plataforma de Cruz Roja Hondureña al momento de la contratación de los vehículos, el GPS debe tener monitoreo en tiempo real de la ubicación de los vehículos, rastreo en línea, estado de los vehículos las 24 horas del día, informes de rutas, pausas y paradas.
- Seguro de vehículo FULL COVER y 0 deducible, con cobertura de daños por todo tipo de siniestro, quebraduras de cristal, pérdida total, robo, responsabilidad civil por bienes y personas, gastos médicos, seguro de vida para ocupantes, servicio de grúa los 365 días del año, asistencia vial, asistencia legal, seguro obligatorio para accidentes contra tercero.
- Todos los vehículos deben ser color blanco y no deben tener ningún tipo de polarizado.
El servicio proporcionado por la empresa debe incluir:
- Mantenimientos preventivos periódicos de acuerdo a las exigencias del fabricante, reparaciones de desgaste normal (mano de obra más partes accesorios y repuestos) sin costos adicionales a la oferta por vehículo.
- Reposición inmediata del vehículo ante algún desperfecto o avería que inhabilite su funcionamiento, dentro de las dos (2) horas de recibida la notificación en el caso de que la avería sea en un radio de respuesta inmediata, y dentro de un máximo de seis (12) horas de recibida la notificación en el caso la avería sea en el interior de Honduras.
- Al realizarse el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos en alquiler, la empresa deberá proporcionar de forma inmediata otro vehículo en sustitución mientras se realiza el mantenimiento respectivo. La sustitución del vehículo deberá ser de las mismas características por el que se sustituye cualquier vehículo, y deberá ser por el período que dure la reparación, sin costo alguno adicional para la Cruz Roja Hondureña.
- Los vehículos deberán ser asignados por la empresa y estarán disponibles siempre que sean requeridos.
- La empresa deberá contar con un call center o número de teléfono disponible para llamadas de emergencia y contar con personal adecuado para atender cualquier emergencia en el menor tiempo posible.
Responsabilidades de la empresa para el servicio de alquiler de vehículos con conductor:
- La empresa deberá comprobar que los conductores contratados para manejar los vehículos en alquiler estén debidamente contratados y gocen de todos sus beneficios de ley vigentes en Honduras.
- La empresa será responsable de validar los antecedentes policiales, penales y de que tengan todos sus documentos en regla de los conductores, así como responsable por su buen comportamiento durante el servicio.
- El pago de infracciones de tránsito deberá ser realizado por la empresa en el caso el vehículo sea manejado por conductor de la empresa de alquiler.
Responsabilidades de la Cruz Roja Hondureña para el servicio de alquiler de vehículos sin conductor:
- Se hará responsable de cualquier costo de estacionamiento y tarifas de peajes y combustible.
- Velar por el adecuado cuidado del vehículo.
- Supervisar y asegurar el buen comportamiento de los conductores de los vehículos en alquiler.
- Todas las demás responsabilidades de acuerdo a nuestro reglamento interno.
EXPECTATIVAS/PERFIL REFERENTE AL PROVEEDOR
DERECHO DEL CONTRATANTE DE ACEPTAR Y/O RECHAZAR CUALQUIERA O TODAS LAS OFERTAS.
Solo se aceptarán las ofertas de aquellos oferentes que en el tiempo solicitado presentaron su propuesta, si así lo estima conveniente a sus intereses; en tal caso los oferentes no podrán reclamar indemnización de ninguna clase. Asimismo, se reserva el derecho de declarar, desierta o fracasada esta convocatoria en cualquier momento previo a la adjudicación, sin que por ello se incurra en responsabilidad con los oferentes.
MOTIVOS DE RECHAZO Y DESCALIFICACIÓN DE LAS OFERTAS
Se hace del conocimiento de los participantes que pueden ser excluidos del proceso en caso que ocurra lo siguiente:
- Falta u omisión de alguno de los documentos requeridos en el tiempo definido en los TDR´s.
- Incumplimiento a la fecha de entrega de oferta.
- Conocimiento de acciones irregulares que falten a la ética y transparencia del proceso y la política antifraude y corrupción de Cruz Roja Hondureña, adjunta a este documento.
COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO
Toda solicitud de vehículo será coordinada con la Unidad de Adquisiciones de Cruz Roja Hondureña y el servicio solamente será prestado y dará inicio con la entrega de una orden de compra debidamente autorizada.
En caso de desperfectos de los vehículos en arrendamiento, la coordinación será con el conductor asignado al vehículo, informando siempre a la Unidad de Adquisiciones.
CONTRATO
La contratación de los servicios será regulado mediante un contrato marco suscrito entre Cruz Roja Hondureña y el proveedor seleccionado y tendrá una duración de 12 meses.
FORMA DE PAGO Y GARANTÍAS
Todo pago será tramitado después de entregado:
- Factura comercial a nombre de Cruz Roja Hondureña, de acuerdo al nuevo régimen de facturación de Servicio de Administración de Rentas (SAR).
- Contrato individual por cada vehículo firmado por la persona que recibirá el vehículo o en su caso un comprobante de entrega.
- Constancia de pagos a cuenta si fuese necesario.
- Copia de orden de compra emitida por el servicio solicitado.
- Garantizar el costo del arrendamiento de cada tipo de vehículo por 12 meses, podrán negociarse los precios durante la duración del contrato, siempre y cuando la causa sea justificada y comprobada, solicitando la negociación por escrito y siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo.
GARANTÍA DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
El Oferente/Proveedor deberá acompañar en su oferta una "Garantía de Calidad del servicio", la cual se encuentra adjunta en los presentes TdR como Anexo, esta misma debe tener una vigencia de 12 meses, en el cual garantice que el servicio ofertado tiene fecha de vencimiento hasta la fecha de finalización de los servicios. Confirmando la calidad y la entrega de los vehículos en perfecto estado, aceptando que cualquier tipo de reclamo por daño natural será atendido inmediatamente después de ser presentado el reclamo y que si éste no es atendido se procederá a hacer el reclamo por daños y perjuicios ocasionados a la Cruz Roja Hondureña por el mal estado del producto y/o servicio adquirido.
GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
El ofertante deberá acompañar a su oferta la garantía de cumplimiento por medio del cual se compromete a entregar los servicios, tal y como fueron ofertados respondiendo a cualquier reclamo por servicios no prestados.
APLICACIONES
Pueden aplicar todas las empresas que se encuentren legalmente constituidas según las leyes de Honduras y que se dediquen al rubro de alquiler de vehículos.
PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Presentación de la Propuesta
- Presentación en físico: Deberá ser enviada en sobre sellado, debidamente rotulado con el nombre de la empresa y el nombre “CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ALQUILER DE VEHÍCULOS” dirigido a la Unidad de Adquisiciones, atención a Lic. Saraht Ruiz y entregado en las oficinas de Cruz Roja Hondureña, Bo. Concepción, entre 1ra. y 2da. Avenida, 7ma. Calle de Comayagüela, esquina opuesta al Parque La Libertad.
- Consultas sobre el proceso: deberán ser enviadas al correo [email protected].
Contenido de la Propuesta
Oferta Económica
- Su oferta deberá ser detallada en precio unitario por cada vehículo solicitado, detallando el precio por día y por mes.
- Deberá detallar los datos de la empresa, teléfono, dirección, correo electrónico, persona de contacto.
- Los costos deberán presentarse en moneda local, detallando por separado el precio correspondiente al impuesto sobre ventas.
- Debe estar sellada y firmada.
- Vigencia de cotización, mínimo de 30 días a partir de la fecha de apertura de las ofertas mientras esta no haya sido adjudicada.
- Tiempo de crédito, mínimo 30 días después de emitida la factura.
- La oferta deberá especificar si los precios ofertados se mantendrán vigentes durante todo el contrato.
Nota: Los precios ofertados podrán negociarse trimestralmente durante la vigencia del contrato, siempre y cuando sea solicitado por escrito y justificado, esta variación de precio no debe superar del 5% del valor inicial ofertado.
Oferta Técnica
- Detalle de la cantidad de flota disponible para arrendamiento.
- Características de los vehículos que se ofrecen según los requerimientos solicitados, puede incluir fotografías.
- Detalle de las coberturas que ofrece el seguro de vehículos.
- Mencionar si cuenta con todos los requerimientos especiales detallados en el inciso “Especificaciones detalladas del producto / servicio solicitado” es decir si los vehículos cuentan con GPS, etc.
- Disponibilidad inmediata de los vehículos.
Anexos
- Copia de escritura pública, debidamente registrada.
- Copia de RTN
- Copia de DNI del representante legal de la empresa.
- Permiso de operación vigente.
- Otros permisos requeridos según el rubro
- Anexos de TdR firmados.
ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
Para facilitar el proceso de revisión, evaluación, comparación y calificación de ofertas, el comité de compras podrá, a su discreción, solicitar de los oferentes, aclaraciones acerca de sus ofertas; no serán consideradas las aclaraciones presentadas por los oferentes que no sean en respuesta a aclaraciones solicitadas por el comité. Toda aclaración deberá ser hecha por escrito.
No se solicitará, ofrecerá, ni permitirá ninguna modificación al precio ofrecido, al plazo de la oferta y a la garantía de mantenimiento de oferta, incluyendo su monto y tipo, ofertas totales o parciales y alternativas, si fueran admisibles, excepto para confirmar la corrección de errores aritméticos descubiertos por el Comité de Compras en la evaluación de las ofertas.
Los costos por elaboración de la propuesta es responsabilidad de los oferentes.
Con la presentación de la propuesta los oferentes declaran que conocen y aceptan los términos de referencia, condiciones y especificaciones, además es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para este proceso.
FECHA LÍMITE DE REMISIÓN DE OFERTA
La oferta económica/cotización, oferta técnica y los documentos solicitados, deberán ser entregados a más tardar el 19 de enero del año 2024, a las 23:59, en la dirección física mencionada.
NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE LA COMPRA
Antes de la expiración del período de validez de las ofertas, el Contratante notificará al adjudicatario, por escrito, que su oferta ha sido aceptada. Al mismo tiempo, notificará por escrito a todos los oferentes, el resultado de la convocatoria.
