Antecedentes 

La Asociación Calidad de Vida, necesita contratar los servicios de una profesional en el área administrativa, quien será la responsable de gestionar el ciclo de compras, optimizar costos y asegurar la disponibilidad oportuna de bienes y servicios, además de brindar soporte administrativo a la organización para facilitar su operación diaria y el cumplimiento de sus programas.

La Asociación Calidad de Vida es una organización de mujeres, fundada el 5 de junio de 1996, con el objetivo de proteger la vida de las mujeres víctimas de las violencias, definiendo o haciendo real un plan de vida libre de violencia. Nuestro trabajo se realiza en 6 departamentos del país. Visión: Al 2026 ser una organización líder en la atención integral que contribuye al mejoramiento y calidad de vida de la mujer y la niñez, con un equipo multidisciplinario comprometido y solidario; creando alianzas regionales e internacionales de forma sostenible. Misión: Cubriendo las necesidades prácticas, sociales, psicológicas, médicas, legales, ocupacionales y educativas; de manera oportuna con calidad, calidez y confidencialidad en coordinación con redes e instituciones gubernamentales, no gubernamentales, locales, nacionales e internacionales.

Objetivo general de la posición

• Garantizar la gestión eficiente de las compras y la buena administración de los diferentes proyectos, asegurando la disponibilidad oportuna de bienes y servicios, la optimización de costos y la precisión en procesos, manteniendo relaciones efectivas con proveedores y cumpliendo las políticas internas y normativas aplicables de los donantes.

Descripción de las funciones: 

Bajo la supervisión de la administradora General, La Oficial de compras y asistencia administrativa desarrollará las siguientes funciones: 

• Gestión de compras

  • Identificación de necesidades de la Asociación en coordinación con el área de programas.

  • Elaboración de órdenes de compra y seguimiento de procesos de adquisición.

  • Realizar procesos de cotización, evaluación y selección de proveedores, negociando condiciones favorables para la organización.

  • Negociación de condiciones y contratos marco, y control de cumplimiento.

  • Gestión de inventarios, recepción de mercancías y control de las bodegas.

  • Preparación de presupuestos de compras y seguimiento de gastos.

  • Cumplimiento de normativas éticas y de transparencia (anticorrupción, conflictos de interés) así como el estricto cumplimiento del manual administrativo de la Asociación 

  • Implementación de mejoras en gestión de archivos, control de inventarios y trazabilidad.

  • Implementación de políticas de responsabilidad social y ética en compras.

  • Supervisar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización, garantizando la calidad y el cumplimiento de los plazos establecidos.

  • Gestión de pagos a proveedores.

• Gestión financiera y Contable

  • Registro de gastos y apoyo en conciliaciones contables básicas en sistema PRISM.

  • Preparación de documentación para auditorías y donantes.

  • Gestión de facturas, pagos y conciliación de proveedores.

  • Generar información financiera en Microsoft Excel.

  • Escaneo de documentos financieros para los donantes

• Gestión administrativa

• Elaborar y mantener actualizados los archivos, registros y documentación administrativa, financiera y legal de la organización.

• Supervisar la gestión de servicios generales, como mantenimiento, seguridad, y suministros de oficina, garantizando un ambiente de trabajo eficiente y seguro.

• Organización y archivo de documentos, Liquidaciones, facturas, información financiera

• Coordinación logística para eventos, talleres y actividades comunitarias.

• Preparación de materiales y suministros para proyectos.

Calificaciones

Educación 

• Licenciatura en administración de empresas, Contaduría Pública o carrera afín a las ciencias económicas.

Experiencia laboral: 

• Mínimo 2 años de experiencia en compras, adquisiciones y/o administración en ONG o sector social (Indispensable).

Habilidades

• Pensamiento analítico y atención al detalle.

• Habilidades de negociación y resolución de conflictos.

• Organización, planificación y gestión de tiempo.

• Trabajo en equipo y capacidad de coordinación interdepartamental.

• Comunicación clara y efectiva 

• Capacidad de adaptación a un entorno dinámico y a cambios en prioridades.

• Manejo de programas de computación Office: Word, Excel, Power Point.

• Dinámica y con iniciativa

Competencias 

• Demostrar integridad personal a partir de practicar valores como honestidad, respeto y ética personal y profesional

• Experiencia de trabajo con grupos multidisciplinarios.

• Sensible a la temática de violencia contra las mujeres

• Compromiso con la misión de la ONG, confidencialidad y protección de datos.