Justificación para la Compra de un Sistema Contable
La CONEANFO, ha experimentado un significativo crecimiento, durante la última década, encontrándose en un entorno cada vez más competitivo y regulado, la gestión financiera eficaz es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. La adopción de un sistema contable ofrece una serie de beneficios clave que justifican su inversión, tanto para pequeñas y grandes organizaciones. A continuación, se describen algunas consideraciones importantes para la compra de un sistema contable:
Precisión y Reducción de Errores: El manejo manual de la contabilidad puede llevar a errores humanos, que redundan en informes financieros inexactos y/o dificultades con las autoridades regulatorias. Un Sistema contable automatiza los cálculos y procesos, minimizando el riesgo de errores y garantizando que los datos financieros sean precisos y confiables.
Eficiencia Operativa: Los procesos contables tradicionales pueden ser lentos y laboriosos. Por lo cual, con un Sistema contable, tareas como la conciliación bancaria, la emisión de comprobantes y la generación de informes financieros se realizan de manera rápida y eficiente; esto permite que el personal contable se concentre en actividades más estratégicas y de mayor valor.
Cumplimiento Normativo: Las normativas fiscales y contables están en constante cambio. Por ello, un Sistema contable actualizado garantiza que la organización cumpla con las leyes y regulaciones vigentes, facilitando la presentación de informes y la gestión de auditorías, y evitando sanciones por incumplimiento.
Acceso a Información en Tiempo Real: Los Sistemas contables permiten el acceso a datos financieros en tiempo real desde cualquier lugar, gracias a las soluciones en la nube, esto facilita una toma de decisiones informada y oportuna, basada en la situación financiera actual de la organización.
Mejora en la Gestión Financiera: Con funcionalidades como la elaboración de presupuestos, el seguimiento de gastos e ingresos, y el análisis de tendencias financieras, el sistema contable ofrece herramientas que ayudan a gestionar y planificar mejor los recursos financieros de la organización.
Seguridad de la Información: La protección de datos financieros es crucial. Los Sistemas contables modernos ofrecen medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de datos y copias de seguridad automáticas, que protegen la información de accesos no autorizados y pérdidas accidentales.
Escalabilidad y Adaptabilidad: A medida que una organización crece, sus necesidades contables pueden cambiar. Los Sistemas contables suelen ser escalables, lo que significa que pueden adaptarse a las nuevas necesidades y requisitos de la organización sin la necesidad de una reestructuración completa.
Invertir en un sistema contable es una decisión estratégica que aporta beneficios significativos en términos de precisión, eficiencia, cumplimiento y seguridad. La implementación de esta herramienta no solo optimiza las operaciones contables, sino que también contribuye al éxito global de la organización al proporcionar una base sólida para la gestión financiera.
Objetivos
Objetivo General al adquirir un Sistema contable:
Adquirir e implementar, mediante consultoría especializada, un sistema contable administrativo financiero para la CONEANFO. El sistema deberá modernizar los procesos contables, robustecer la gestión administrativa y técnica, y asegurar el cumplimiento normativo según las NIIF, así como la rendición de cuentas ante cooperantes y autoridades fiscales.
Objetivos específicos:
Optimizar los procesos contables: Automatizar tareas repetitivas, reducir errores manuales y agilizar el cierre contable.
Mejorar la eficiencia y productividad: Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y permitir que el personal contable se enfoque en análisis más estratégicos.
Aumentar la precisión de los datos financieros: Garantizar la integridad y confiabilidad de la información contable para una toma de decisiones más acertada.
Cumplir con las normativas contables: Asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones contables aplicables.
Facilitar la colaboración y el acceso a la información: Permitir a diferentes áreas de la organización acceder a la información contable de manera segura y oportuna.
Optimizar los procesos contables: Automatizar tareas repetitivas, reducir errores manuales y agilizar el cierre contable.
Mejorar la eficiencia y productividad: Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y permitir que el personal contable se enfoque en análisis más estratégicos.
Aumentar la precisión de los datos financieros: Garantizar la integridad y confiabilidad de la información contable para una toma de decisiones más acertada.
Cumplir con las normativas contables: Asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones contables aplicables.
Facilitar la colaboración y el acceso a la información: Permitir a diferentes áreas de la organización acceder a la información contable de manera segura y oportuna.
Automatizar:
Registro de transacciones
Conciliación bancaria
Generación de reportes financieros
Integrar:
Con diferentes formatos de archivo (Excel, PDF, etc.)
Generar:
Reportes financieros personalizados (balance general, estado de resultados, flujo de efectivo, etc.)
Análisis financieros (índices financieros, tendencias, etc.)
Controlar:
El acceso a la información contable
Los permisos de usuario
- Funcionalidades Principales
El sistema contable deberá contener como mínimo los siguientes módulos:
Contabilidad General: Este es el núcleo del sistema y debe incluir:
Plan o catálogo de cuentas: Define la estructura y clasificación de las cuentas contables.
Asientos contables: Permite registrar y gestionar las transacciones financieras.
Informes financieros: Genera balance general, estado de resultados, balanzas de comprobación, diario de transacciones, libro mayor y balances general.
Gestión de cuentas bancarias:
Registro de transacciones:
Generación de cheques: Facilita la generación e impresión de cheques para pagos.
Transferencias bancarias, depósitos y demás relacionados
Conciliación bancaria: (se valorará)
Reporte de movimientos de bancos (cheques, depósitos, notas de débito y crédito, transferencias bancarias)
Gestión de cuentas auxiliares:
Que permita generar reportes de todas las cuentas que figuren en el catálogo contable y que forman parte del balance general y estado de resultado, a manera de ejemplo las siguientes:
Cuentas por Pagar (CxP), proveedores y otros.
Cuentas por Cobrar (CxC), anticipos, cuentas por liquidar.
Activos Fijos (Propiedad Planta y Equipo) (se valorará)
Informes financieros: El sistema contable genera automáticamente, los siguientes reportes:
Estados de resultados.
Balance generale.
Flujo de efectivo (Se valorará)
Balanza de comprobación
Libro diario y mayor
Conciliaciones bancarias
Funcionalidades Complementarias
El sistema contable deberá ser multiusuario y permitir el acceso simultáneo de al menos tres usuarios con diferentes roles:
Maestro: Usuario con permisos totales para administrar el sistema, incluyendo la configuración, creación de usuarios y acceso a todas las funcionalidades.
Operador: Usuario con permisos para ingresar y procesar datos contables, pero con restricciones en cuanto a la configuración y acceso a ciertas funciones sensibles.
Consulta y generación de reportes: Usuario con permisos limitados a la consulta de información y generación de reportes, sin capacidad para modificar datos.
El sistema deberá ser multiproyectos y tener la capacidad de generación de reportes consolidados y separados. El sistema deberá ser intuitivo y fácil de usar, permitiendo a los usuarios crear nuevos proyectos, en los que se pueda efectuar sus propios registros, de bancos, de activos y pasivos, de ingresos, gastos y otros. Asimismo, el sistema deberá generar reportes personalizados ejemplo: de estado de resultados, reportes de balance general, balanzas. Estos reportes podrán ser consolidados para obtener una visión general de todos los proyectos, o separados para analizar el detalle de cada uno.
- La arquitectura del sistema deberá facilitar la adición de nuevos usuarios y roles en el futuro según las necesidades de la CONEANFO.
Migración de datos históricos del sistema actual al nuevo sistema (preferiblemente).
Capacidad de exportar informes a diferentes formatos:
PDF (Portable Document Format)
Excel (Microsoft Excel)
Word (Microsoft Word)
CSV (Comma Separated Values)
3. Seguridad y control:
Control de acceso: debe permitir asignar permisos y roles a los usuarios para garantizar la seguridad de la información bancaria.
Auditoría de transacciones: debe permitir realizar un seguimiento de las transacciones realizadas por los usuarios para identificar posibles errores o fraudes.
Respaldo de información: Facilitar la creación de copias de seguridad de la información para protegerla de pérdidas o daños.
Productos a Entregar:
El oferente deberá entregar un sistema contable en completa funcionalidad, conforme a los requerimientos de estos términos de referencia, deberá ser con código abierto (opensource), o software privativo.
El oferente deberá brindar las especificaciones técnicas del servidor web necesario para el buen funcionamiento del sistema contable.
El oferente elaborará y entregará los manuales de usuario manuales técnicos necesarios.
La instalación y configuración del sistema se llevará a cabo en servidores de la CONEANFO, o en otros servidores propiedad de terceros, que cumplan con los estándares de seguridad, confiabilidad y estabilidad de la información.
El oferente deberá brindar capacitación al personal administrativo y técnico informático en el uso del sistema.
Aspectos Metodológicos o Lineamientos Orientados/Alcances
1. Tipo de Licencia.
El sistema podrá ser con código abierto (opensource) o software privativo.
2. Garantía.
El Oferente deberá indicar en su oferta el periodo de garantía ofrecido, en cuyo caso no podrá ser menor a seis (6) meses, cuando haya sido recibido el sistema de manera satisfactoria por parte de la CONEANFO.
El Oferente deberá garantizar la atención de incidentes atribuibles al sistema y a la atención de consultas adicionales, posterior a la puesta en marcha del producto.
El Oferente debe comprometerse a que durante el periodo de garantía se repondrán instalaciones o configuraciones a causa de defectos sin costos alguno para la CONEANFO, e indicar el plazo máximo en que lo hará.
Soporte y Mantenimiento
El Oferente deberá incluir en su oferta un plan de soporte y mantenimiento, un servicio de 8x5 (disponible los 5 (cinco) días de la semana, durante 8(ocho) horas, normalmente de lunes a viernes).
Las horas incluidas son para capacitaciones, instalaciones, cambios de reportes o adición de nuevos reportes, cambios y/o adiciones menores de programación, soporte remoto o soporte presencial en caso de ser necesario.
Las horas de visita comienzan a contar desde que el especialista o técnico de El Oferente llega a las instalaciones de la CONEANFO, el horario actual de la CONEANFO es de 8:00 am a 4:00 pm de lunes a viernes, el cual puede variar si el mantenimiento del sistema lo requiere. En el caso de la necesidad de efectuar mantenimiento en horas no hábiles deberá coordinar con la coordinación de administración y finanzas y/o la contadora general, su permanencia en las instalaciones de la CONEANFO y el acceso a la información.
La atención del sistema se dará vía web, telefónica o presencial a los usuarios o técnicos con el objetivo de resolver problemas, reportar fallas, aclarar puntos y obtener asistencia en el horario laboral normal de la CONEANFO.
Los usuarios del sistema de la CONEANFO serán los encargados de reportar los incidentes de fallos o errores.
Derecho de actualizaciones o mejoras
El derecho a las actualizaciones o mejores (updates y upgrades) del sistema solicitado no deberá generar costos para la CONEANFO y deberá tener acceso oportuno a:
Actualizaciones o mejoras del sistema.
Parches o mejoras de seguridad para la versión en uso.
El Oferente debe garantizar por escrito que cada actualización es totalmente compatible con el “hardware” y “Sistema” que la CONEANFO posee en ese momento y que los efectos serán, en todo caso, positivos para la CONEANFO quien se reserva el derecho de valorar la conveniencia de aceptar o no cualquier actualización del Sistema.
La vigencia del derecho a las actualizaciones, mejoras y al soporte técnico entrará a regir a partir del momento de la implementación del sistema.
Privacidad y confidencialidad de la información
Privacidad: el oferente y su personal, deberán comprometerse a manipular y procesar todos los datos institucionales dentro de un ámbito de discreción, privacidad e integridad, de acuerdo con las políticas de control y seguridad institucionales. Bajo ninguna circunstancia el contratista podrá utilizar información de la CONEANFO para propósitos no contemplados en los procedimientos normales de desarrollo del servicio solicitado. La utilización indebida o negligente de los recursos institucionales, por prácticas imputables a El Oferente, serán consideradas factores de incumplimiento a la contratación y objeto de las sanciones administrativas y penales correspondientes.
Es obligación del oferente presentar, una carta compromiso de confidencialidad de la información ante el representante legal de la CONEANFO misma que será firmada en el momento de la firma del contrato y será parte integrante de este.
Información confidencial: El término información confidencial se refiere a toda aquella información obtenida directa o indirectamente de la CONEANFO sin importar el medio en que ésta se encuentre (a manera de ilustración, sin limitarse únicamente a ellos, se pueden citar los siguientes medios de almacenamiento de información: físico, electrónico, ideas, conceptos, conocimiento –“know how”, técnicas).
Uso de información confidencial: el oferente y su personal, no podrán utilizar la información confidencial de la CONEANFO para fines distintos a los alcances y objetivos contemplados en los términos de referencia y contratos. Así mismo, El Oferente no podrá divulgar ni transferir a terceros, bajo ningún motivo, la información confidencial de la CONEANFO.
Aseguramiento de la información confidencial: el oferente y su personal están obligados a procurar mecanismos que protejan la confidencialidad e integridad de la información obtenida de la CONEANFO resultado de su interacción con éste.
Tiempo para la implementación del sistema (Plazo de Ejecución)
El oferente deberá indicar en su oferta el plazo (días hábiles) y cronograma de entrega, del sistema ofertado, dicho plazo no podrá ser superior a cuarenta y cinco (45) días hábiles.
Perfil del oferente
Experiencia y Especialización.
El oferente debe certificar un tiempo mínimo de 7 (siete) años de experiencia en el mercado de sistemas informáticos, preferiblemente en sistemas contables en instituciones públicas, privadas u organizaciones no gubernamentales.
El oferente deberá haber implementado como mínimo cinco (5) soluciones semejantes, para lo cual deberá presentar constancias de la experiencia de los sistemas implementados.
Las empresas que oferten y cumplan con los términos de referencia (TDR) realizarán una demostración operativa del sistema contable.
Funcionalidades del Software:
Cumplimiento normativo: El software debe cumplir con las normas contables y fiscales vigentes en Honduras.
Amplio catálogo de funciones o herramientas: Debe cubrir todas las áreas de la contabilidad, como gestión de cuentas por pagar y cobrar, inventario, nóminas, impuestos, generación de reportes financieros, etc.
Facilidad de uso: La interfaz debe ser intuitiva y fácil de aprender, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos en contabilidad.
Soporte Técnico:
Atención al cliente: El Oferente debe ofrecer un servicio de atención al cliente eficiente y rápido, ya sea por teléfono, correo electrónico o chat en línea y/o presencial.
Capacitación: Deben ofrecer programas de capacitación para que los empleados puedan utilizar el software de manera efectiva.
Actualizaciones: El software debe actualizarse periódicamente para incluir nuevas funcionalidades y adaptarse a los cambios en la legislación y necesidades de la CONEANFO.
Seguridad y Confidencialidad
Protección de datos: El software debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial de la CONEANFO.
Respaldos: El Oferente debe ofrecer soluciones de respaldo para garantizar la recuperación de los datos en caso de pérdidas o daños.
Requerimientos legales del oferente
Fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad y sus reformas debidamente inscritas en el Registro Mercantil correspondiente. Autenticada.
Solvencia del Servicio de Administración de Rentas (SAR) vigente.
Fotocopia Permiso de Operación vigente de la Alcaldía Municipal de donde aplique.
Fotocopia legible del poder del representante legal, que acredita que tiene las facultades suficientes para participar y representar a la empresa, debidamente inscrito en el Registro Mercantil. Autenticada
Fotocopia del Documento Nacional de Identificación (DNI) y RTN del Representante Legal. Autenticada.
Fotocopia autenticada del RTN del oferente/la empresa.
Fotocopia de la Certificación vigente o Constancia de Tramite de Inscripción de la empresa en la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE), debidamente autenticada.
La Declaración Jurada de la empresa y de su representante legal de no estar comprendido en ninguno de los casos señalados de los artículos 36,37,38,39,40 y 41 de la Ley Especial Contra el Lavado de Activos.
Constancia original de la Procuraduría General de la Republica de no tener juicios pendientes con el Estado de Honduras.
En caso de estar en trámite la certificación de Inscripción en el Registro de Proveedores y Contratistas del Estado, extendida por la ONCAE de acuerdo con el artículo 57 del Reglamento de la Ley de Contratación del Estado. “la solicitud de inscripción deberá realizarse a más tardar el día calendario anterior a la fecha prevista para la presentación de la oferta quedando condicionada su participación a la Inscripción, la cual será necesaria a los efectos de la adjudicación del contrato.”
Las firmas podrán legitimar en un solo certificado de auténtica; de igual manera las fotocopias podrán autenticarse en un solo certificado de auténtica.
Impuestos aplicables
Se retendrá el 15% de impuesto sobre ventas, CONEANFO, como entidad del estado de Honduras, realiza la retención de impuesto sobre ventas, conforme Decreto No.5-2001, Número 29,455 de fecha 18 de abril del 2021.
Se retendrá el 12.5% de impuesto sobre renta, por servicios profesionales conforme lo señala el artículo No. 50 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, Decreto Ley No. 25. Se exceptúan de esta disposición, los oferentes con constancia de pagos a cuenta del impuesto sobre renta, vigente.
Idioma
Idioma de la Propuesta: "Se solicita que todas las propuestas sean presentadas en idioma español. Cualquier información adicional proporcionada en otro idioma no será considerada.
Idioma del Software: "El software propuesto debe estar disponible en idioma español, incluyendo la interfaz de usuario, manuales de usuario y documentación técnica."
Modalidades de pago
A continuación, se presenta el cronograma de pagos:
PAGOS | PRODUCTOS | PORCENTAJE | DÍAS EQUIVALENTES |
Primer (1er) |
| 10% | 5 días |
Segundo (2do.) |
| 15% | 10 días |
Tercer (3ro) |
| 15% | 15 días |
Cuarto (4to) |
| 50% | 10 días |
Quinto y último |
| 10% | 180 días |
- Condiciones de contrato
Como resultado de esta contratación se podrá otorgar un contrato de servicios, entre la CONEANFO y el oferente ganador, por un período de 6 (seis) meses, a partir de la fecha de formalización del contrato. Prorrogable por convenio de ambas partes según lo estipula la ley en el artículo No.125, de las Disposiciones Generales del Presupuesto del 2024, de acuerdo con la Ley de Contratación del Estado de Honduras y su reglamento. CONEANFO realizará una retención del 10% del monto total del contrato misma que representa la garantía de cumplimiento la que será devuelta al finalizar el periodo del contrato con la satisfacción total de CONEANFO.
Objeto del Contrato: El contrato tendrá como objeto la adquisición e implementación, instalación, capacitación, puesta en marcha, verificación, validación, ajustes y correcciones de un sistema contable conforme a los términos de referencia establecidos en este documento.
Plazo de Ejecución: El plazo para la ejecución o puesta en marcha del sistema será de un máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles, contados a partir de la firma del contrato. El oferente deberá presentar un cronograma detallado de actividades que garantice el cumplimiento de este plazo.
Garantía: El oferente deberá proporcionar una garantía por escrito, mínima de seis (6) meses a partir que el sistema este operando completamente y a entera satisfacción de la CONEANFO, durante este periodo el oferente se compromete a atender cualquier defecto o falla en el funcionamiento del mismo sin costo adicional para la CONEANFO.
Confidencialidad: El oferente se compromete a mantener la confidencialidad de toda la información a la que tenga acceso durante la ejecución del contrato, así como a no utilizar dicha información para fines distintos a los establecidos en el mismo aun terminado el contrato.
Resolución de Conflictos: En caso de controversias derivadas del contrato, las partes se comprometen a resolverlas de manera amistosa. Si no se logra un acuerdo, se someterán a la jurisdicción de los tribunales competentes de Honduras.
Cláusula de Modificación: Cualquier modificación al contrato deberá ser acordada por ambas partes y formalizada por escrito, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contratación del Estado.
Causales de Terminación: El contrato podrá ser rescindido por las siguientes causas:
Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del oferente.
Fuerza mayor o caso fortuito que impida la ejecución del contrato.
Por mutuo acuerdo entre las partes.
Disposiciones Generales: El contrato se regirá por las disposiciones de la Ley de Contratación del Estado de Honduras, su reglamento y demás normativas aplicables.
Comunicaciones
Los oferentes interesados podrán efectuar sus consultas vía correo electrónico a: [email protected] y [email protected]
Las consultas se recibirán hasta el 14 de marzo de 2025 y serán contestadas únicamente vía correo electrónico.
Requisitos de la propuesta técnica y financiera
Todas las ofertas deberán incluir:
1. Carta de interés para participar en la consultoría.
2. Propuesta Económica.
La estructura de precios deberá incluir un desglose minucioso de todos los costos asociados, incluyendo:
Licencias: Especificar si se trata de licenciamiento perpetuo (pago único) o pagos mensuales por el derecho de uso.
Implementación: Detallar los costos de instalación, configuración y puesta en marcha del sistema.
Capacitación: Indicar los costos de formación del personal que utilizará el sistema.
Soporte: Precisar los costos de soporte técnico y mantenimiento, incluyendo las modalidades (ej.: soporte telefónico, en línea, presencial) y los plazos de cobertura.
Condiciones de pago, indica las formas de pago aceptadas y cualquier descuento o promoción disponible.
Garantía, describir la garantía que se ofrece sobre el funcionamiento del sistema y el servicio postventa.
Propuesta Técnica
Descripción detallada de las funcionalidades del Software
Módulos esenciales.
Cumplimiento normativo.
Seguridad y control de acceso.
Auditoria y trazabilidad.
Implementación y Capacitación
Plan de implementación detallado. Describe las etapas del proceso, desde la configuración inicial hasta la puesta en marcha en optimo funcionamiento, que incluye entre otros.
Cronograma, establece fechas clave y plazos para cada fase.
Recursos necesarios y responsabilidades.
Capacitación del personal, descripción sobre los programas de capacitación que se ofrecerán.
Soporte durante la transición, soporte durante el proceso de migración de los datos existentes al nuevo sistema.
Soporte técnico: Indica el tipo de soporte que se ofrecerá después de la implementación (asistencia remota, visitas in situ, actualizaciones, etc.).
Aspectos adicionales que considerar
Integraciones con otros sistemas.
Seguridad de la información, garantiza la protección de los datos.
Escalabilidad, la posibilidad de adaptar el sistema a las necesidades de La CONEANFO.
Copia de los documentos señalados en el ítem XI.
Experiencia del oferente
Perfil detallado del oferente.
Referencias, deberá presentar al menos (3) tres referencias de otras entidades en las que hayan implementado el software.
Experiencia en el sector público, en caso de existir, deberá presentar una referencia de desarrollo de soluciones para el sector público.
Perfil de los y las profesionales involucrados en la capacitación.
XVIII. Criterios de evaluación
El plazo para presentar las propuestas vence el 21 de marzo de 2025 a las 4:00 p.m. hora oficial de la República de Honduras. Los documentos deberán ser enviados en formato MS Word o Adobe PDF y deberán ser recibidas/presentadas en la dirección Colonia Loma Verde, entrada principal, Edificio CONEANFO atrás de Baleada Express, boulevard centro américa, en horario laboral, comprendido entre las 8:00am y 4:00pm o en la dirección electrónica [email protected] con copia a [email protected] [email protected] y deberá contener la propuesta técnica y financiera que de describe explícitamente en el numeral XVII, diecisiete en números romanos.