I. Introducción
ChildFund International USA, con oficinas de representación en Honduras; somos una organización sin fines de lucro, que inició operaciones en nuestro País en el año 1982, implementando desde entonces programas que incorporan salud, educación, nutrición y formación, a fin de garantizar la protección de los niños, niñas y adolescentes e impulsar su pleno desarrollo dentro de sus comunidades.
II. Alcance del concurso
ChildFund invita a todos los interesados a presentar Oferta para la creación de un s “Sistema de manejo de inventarios” para control de insumos en Bodega.
III. Antecedentes
Los desastres naturales, como terremotos, huracanes, inundaciones, incendios forestales, y deslizamientos de tierra, pueden ocurrir con poca o ninguna advertencia, causando estragos en las comunidades afectadas. Estos eventos no solo amenazan la vida humana, sino que también destruyen infraestructuras críticas, interrumpen servicios básicos y provocan desplazamientos masivos de población. Aunque las catástrofes, los fenómenos naturales extremos y las crisis son intrínsecamente neutros y afectan a todos en el entorno inmediato, su impacto no lo es y en Honduras en particular, gran parte del territorio tiene zonas de alta vulnerabilidad, en especial durante el periodo de mayo a octubre, y para este año se predice que afecte pudiendo formarse tormentas tropicales que se convirtieran posteriormente en huracanes, según expertos en temas climáticos. Bajo este contexto, la preposición de insumos es una estrategia vital para asegurar que las comunidades vulnerables tengan acceso a los recursos necesarios inmediatamente después de un desastre. La rapidez con la que se puede movilizar la ayuda a las áreas afectadas a menudo marca la diferencia entre la vida y la muerte, así como entre una recuperación rápida y un sufrimiento prolongado. Ante esta realidad, es necesaria la implementación de un sistema de inventarios que asegure que el almacenamiento de insumos sea eficiente, controlado y transparente. Un sistema adecuado nos permitirá conocer en tiempo real la cantidad, ubicación, rotación y estado de los insumos, facilitando la reposición oportuna y evitando tanto la escasez como el exceso de stock. Además, mejora la capacidad de planificación, optimiza los recursos y fortalece la resiliencia organizacional ante cualquier contingencia. En el marco de este proyecto, ChildFund busca una solución integral que permita el control del inventario, así como el proceso de entradas y salidas de y poder generar informes que ayuden a optimizar la gestión los productos preposicionados para garantizar que estén disponibles y en óptimas condiciones los cuales ayudarán a dar respuesta ante alguna crisis que suscite en el país.
IV.Objetivo
A través de la implementación de la solución integral se pretende controlar los inventarios almacenados en tres diferentes bodegas, garantizando el adecuado registro de los insumos desde su ingreso, poniendo a disposición del usuario herramientas que puedan generar reportes y consultas de forma oportuna.
V. Especificaciones técnicas:
Los objetivos principales de la solución informática son los siguientes: 1. Registrar insumos, bodegas proyectos y proveedores y receptores de donación en una base de datos para su posterior uso al momento de registrar entradas y salidas de inventarios, dicha base de datos deber permitir la edición o eliminación de los registros antes mencionados a conveniencia de ChildFund. 2. Registrar entradas las entradas y salidas de inventarios en la base de datos La solución informática deberá contar con las siguientes funcionalidades
• Registro de productos La solución informática deber ser capaz de crear o eliminar registros de productos, bodegas y proyectos.
• Control de inventarios La solución informática debe mostrar las existencias actuales, los registros de entradas y salidas, con fechas y cantidades proveedores y receptores de donación.
• Ubicación del inventario La solución informática debe mostrar el inventario disponible de las diferentes bodegas utilizadas.
• Proyectos y proveedores La solución informática debe permitir saber de qué proveedor y en qué proyecto están almacenados los productos ya sean existencias actuales, entradas o salidas de inventario.
• Trazabilidad La solución informática debe mostrar el historial completo de los movimientos de cada producto incluyendo fechas, de los movimientos, cantidades, proveedor, proyecto y receptor de donación, así como la respectiva documentación de soporte.
• Fechas de vencimiento Para productos que apliquen es necesario que la solución informática permita registrar y visualizar las fechas de vencimiento.
• Control de costos La solución informática debe registrar el precio unitario de cada producto, así como el valor total de las unidades y el valor promedio.
• Reglas de validación La solución informática debe contar con reglas de validación para prevenir el ingreso de información incorrecta o incompleta.
• Reportes y consultas La solución informática debe permitir la generación generar reportes del inventario general y de los movimientos, combinando variables como proyecto, bodega, producto, proveedor y receptor de donación. Todos los reportes deben ser generados en formato PDF, XLS y CSV
• Roles y permisos La solución informática debe permitir crear, configurar y editar una cantidad ilimitada de roles de usuario y usuarios, que podrán ser creados, editados o eliminados a conveniencia de ChildFund, administrables un módulo creado para ese fin
• Actas de entrega La solución informática debe contar con un módulo para generar actas de entrega a partir de una plantilla en donde se ingresen datos como el producto, cantidad, valor y receptor de donación, las actas de entrega se generarán cada vez que se registre una salida del inventario.
Para las funcionalidades principales, la solución informática y todos sus módulos deberán ser una sola herramienta configurable accesible a través de la web por medio de un entorno Windows o dispositivo móvil Android o iOS
La solución provista podrá ser ofertada a través de un desarrollo a medida o a través de la personalización de una solución existente. La condición principal es que el ChildFund será dueño de la propiedad intelectual de la solución desarrollada o adaptada y de su código fuente.
Los componentes utilizados tendrán que poder ser usados sin pago de licencia, por ejemplo, de tipo Open Source bajo MIT, Apache, GNU, BSD, etc. o del dominio público. Se aceptarán componentes propietarios siempre y cuando no vinculen en el tiempo a ChildFund a un proveedor, ya sea por razones contractuales, tecnológicas o de competencia, es decir, que el costo del licenciamiento a perpetuidad deberá estar incluido en la propuesta financiera.
La solución debe permitir validarse a través de login por medio de AD mediante el protocolo LDAP con vencimiento de la sesión, por tiempo de inactividad o doble sesión. La base de datos central podrá estar alojada en un cloud host provisto por ChildFund con replicación automática al datacenter de ChildFund. Toda licencia adicional o equipo requerido por la solución ofertada debe ser incluido en la propuesta técnica y financiera del oferente.
La solución no debe generar conflictos con las aplicaciones de antivirus, VPN, auditoría, tracking de GPS, controlador de dominio y otras que corren en los equipos de ChildFund.
El oferente debe tener la capacidad de desarrollar nuevas funcionalidades o cambios a la aplicación que el ChildFund pueda requerir en el futuro.
La solución debe admitir idiomas español e inglés.
VI. Módulos
La solución informática contara con 4 módulos principales los cuales son: Gestión de registros, movimientos, consultas, y facturación
VII. Implementación
La oferta económica debe incluir y considerar los costos relacionados la puesta en producción de la solución “Sistema de manejo de inventarios” incluyendo el desarrollo requerido de la solución, la instalación, configuración y parametrización, documentación de usuario y técnica, pruebas y aceptación, acompañamiento, y puesta en producción de la solución. GESTION DE PRODUCTOS MOVIMIENTOS CONSULTAS Y REPORTES FACTURACION Registro y edición de productos (nombre, descripción, proveedor unidad de medida, etc.) Entradas de Inventario: registro de productos recibidos, asociar entradas a proveedores, fechas de vencimiento, precios Consulta de stock disponible por bodega o ubicación Generacion de actas de entrega para cada salida de inventario Clasificación por tipo, familia o marca Salidas de Inventario: registro de productos despachados, asociar salidas a destinatario de donación, fechas, cantidad, precio Control de niveles mínimos y máximos Registro de proveedores y clientes relacionados a las operaciones de entrada y salida Ajustes de inventario (por pérdida, daño, conteo físico) Kardex o historial de movimientos por producto Reportes de stock, productos vencidos, rotación de inventario MODULOS el manual de usuario debe incluir toda la funcionalidad de la solución. La documentación técnica y/o material didáctico deberá incluir como mínimo: • Instalación de la aplicación • Administración de parámetros • Administración de usuarios y roles • Diccionario de datos y diagrama entidad-relación • Manuales de usuario y de sistema • Capacitación presencial sobre el uso de l sistema Toda la documentación y manuales de referencia deben presentarse en idioma español y formato digital.
VIII.Garantía de mantenimiento y soporte preventivo-correctivo anual
La Propuesta Financiera deberá incluir y considerar los costos relacionados al mantenimiento y soporte preventivo y correctivo de la solución integral. En la oferta deberán incluirse los costos del servicio por un período total de un (1) año contado a partir de la fecha del Acta de Aceptación Definitiva para este mantenimiento y soporte. • Acuerdo de nivel de servicio, detallando niveles, horarios de atención y tiempos de respuesta. • Medios de reporte de incidentes y fallas. • Reportes de fallas y atención a las mismas. • Nuevas versiones y actualizaciones si se deben a fallos y mantenimiento correctivo El proveedor deberá incluir en su Propuesta Técnica un diagrama o descripción del escalamiento de reporte de fallas e incidentes, así como un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) indicando las diferentes prioridades y los tiempos que se compromete a cumplir.
IX. Servicios Post Implementación
En su Propuesta Financiera el proveedor deberá incluir la cotización del costo de un bolsón opcional de 25 horas de desarrollo a demanda, que podría usarse para el desarrollo de funcionalidades no amparados bajo estos términos, es decir, que dicho valor será puesto a consideración Childfund en caso de que se determine la necesidad de proceder con el desarrollo de nuevas funcionalidades o adaptaciones que sean posteriores a la puesta en marcha. El bolsón opcional de 25 horas de desarrollo deberá considerar: • Desarrollo de nuevas funcionalidades o versiones con su respectiva documentación • El precio ofertado del bolsón opcional de 25 horas de desarrollo deberá estar vigente por un período mínimo de un año a partir del Acta de Recepción Provisional.
• El proveedor deberá presentar una oferta detallada de los servicios ofrecidos, incluyendo el desglose de precios por ítem y el total general de la oferta económica más el ISV, • La propuesta debe especificar claramente cada servicio incluido, asegurando transparencia en los costos y condiciones. • Oferta debidamente firmada y sellada • Referencias de empresas con quien ha trabajado. • Todas las ofertas deberán estar acompañadas de una declaración de mantenimiento de oferta por al menos 30 días
X. Participantes
Podrán presentar oferta o cotización TODOS LOS PROVEEDORES legalmente constituidos en la República de Honduras, que cumplan con los requisitos establecidos por ChildFund International en estos Términos de Referencia. XII. Requerimientos administrativos en caso de no estar certificados • Fotocopia de Escritura de Pública de Constitución de Sociedad o Comerciante Individual • Fotocopia de RTN de Empresa y si aplica constancia de pagos a cuenta emitida por el SAR • Fotocopia de RTN e Identidad de Gerente y/o representante Legal de la empresa • Fotocopia Documento Fiscal Vigente • Copia de Permiso de Operaciones Vigente, extendido por la Municipalidad • Solvencia fiscal • Fotocopia documento fiscal vigente Consolidar documentación en orden de letra anteriormente descritos, en un solo archivo PDF. XIII. Criterios de evaluación ChildFund International USA, utilizará para la evaluación de oferta los siguientes criterios: Cumplimiento de especificaciones técnicas y requerimientos administrativos, experiencia en desarrollar soluciones similares, garantía de producto y mantenimiento de oferta. Los oferentes que cumplan con el máximo de criterios de evaluación pasarán a la evaluación de precios considerando la oferta más económica
XI. Plazo para la presentación y cumplimiento de oferta
Presentar cotización en moneda de curso legal Honduras, conteniendo vigencia de precios y plazos de entrega; dirigida a ChildFund International USA.- Proyecto Gestión y Almacenaje UNICEF, a los correos electrónicos: [email protected]; con copia a [email protected] y [email protected]; presentado en un solo archivo consolidado en PDF. Fecha máxima de presentación de ofertas el viernes 23 de mayo de 2025 a las 4:00 pm. Hora de Honduras. Las ofertas que no cumplan en fecha, hora, forma solicitada, incumplimiento de especificaciones técnicas y falta de documentos legales, serán rechazadas.
XII. Política de Salvaguarda y Protección de la Niñez y Adolescencia
ChildFund es una organización internacional sin fines de lucro centrada en el desarrollo de la niñez y adolescencia en comunidades vulnerables, cuyo trabajo se fundamenta en la Convención de Naciones Unidas de los Derechos de la Niñez, incluyendo su derecho a ser protegidos de influencias perjudiciales, abuso y explotación. Por tal razón, ChildFund aplica una Política de Salvaguarda de Niñez y Adolescencia, la cual tiene un alcance a las personas que trabajan o están asociadas a la organización (voluntarios, patrocinadores, consultores y contratistas). Conforme a lo expresado, el consultor/a seleccionado para la presente convocatoria deberá firmar y cumplir los principios establecidos en la Política de Salvaguarda de Niñez y Adolescencia.