I. ANTECEDENTES
ChildFund International es una organización no gubernamental de desarrollo que contribuye para que la infancia, niñez y juventud que vive en situaciones de carencia, exclusión y vulnerabilidad tengan la capacidad de mejorar sus vidas.
Los programas y proyectos que ofrece se ejecutan gracias al apoyo de donantes individuales o patrocinadores internacionales. Los donantes mantienen una comunicación uno a uno a través de correspondencia con los participantes (niños, niñas, adolescentes y jóvenes) en los países en los que trabajamos en Centro y Sud América: Honduras, Guatemala, Ecuador, Bolivia y Brasil.
Como parte de su proceso de mejora continua, ChildFund busca contratar una empresa legalmente constituida que cuente con la capacidad operativa para prestar servicio logístico de procesamiento de piezas comunicacionales para el patrocinio de participantes incluyendo gestión de correspondencia y gestión de perfiles de participantes (redacción y edición de narrativas). El patrocinio se basa en una relación uno a uno, entre el patrocinador y participante que patrocina de la cual se generan comunicaciones, en idioma inglés, en español, en portugués y en menor cantidad en francés y alemán. La información de los participantes (perfiles) y las comunicaciones son administradas en sistemas previamente establecidos y autorizados por ChildFund y manejados bajo estrictas normas de confidencialidad establecidas también por la organización y con fin primordial de la protección de la niñez participante, sus familias y patrocinadores. Es para estos procesos de manejo de las comunicaciones y de los perfiles de los participantes que ChildFund está en busca de un proveedor calificado para brindar los servicios mencionados.
ChildFund International en Guatemala, Honduras, Ecuador y Bolivia tiene alrededor de 74,500. participantes inscritos, de los cuales 55800 cuentan con patrocinadores. Manejamos alrededor de 240,000 piezas entre correspondencias y perfiles en 12 meses, haciendo un aproximado de 20,000 piezas por mes. El servicio puede ser de recurrencia variable por lo que la empresa debe adaptarse a los cambios de demanda para cumplir con los tiempos y estándares previas coordinaciones con estas Oficinas de País.
Aproximadamente entre enero y junio del año 2026, se planea incorporar a ChildFund Brasil con un aproximado de 300 piezas mensuales de un Socio Local en una primera instancia de prueba. Para este efecto, la empresa debe prever la traducción de piezas de portugués-inglés, inglés-portugués, portugués-francés, francés-portugués, portugués-alemán y alemán-portugués. Más adelante se brinda mayores detalles de los requisitos que la empresa deberá prever.
Cabe subrayar que el procesamiento de todas las piezas será desarrollado en los sistemas proporcionados por ChildFund.
La empresa proveedora deberá acatar la normativa vigente sobre protección de datos personales en cada país donde preste el servicio. En caso de que no exista una regulación específica en el país correspondiente, deberá seguir los lineamientos establecidos por la organización, garantizando la confidencialidad, seguridad y uso adecuado de la información de participantes y patrocinadores. Esto implica utilizar plataformas seguras con mecanismos de cifrado, restringir el acceso solo al personal autorizado y capacitado, con credenciales individuales e implementar medidas efectivas para prevenir y responder ante incidentes de seguridad. Se deben respetar principios universales como el consentimiento informado, la finalidad específica del tratamiento y la minimización de datos. Además, el proveedor deberá evaluar periódicamente la eficacia de sus medidas de protección y permitir auditorías independientes si se requiere. Cualquier subcontratación luego de la firma del contrato deberá ser únicamente referente a impresiones en offset exclusivamente para Reportes de Progreso y Cartas Iniciadas Comunitarias, previa coordinación y autorización expresa de ChildFund y asegurar el mismo nivel de cumplimiento a las normas. El proveedor asumirá responsabilidad solidaria frente a cualquier vulneración de la normativa aplicable.
La prestación del servicio deberá regirse por principios éticos alineados con los derechos de la niñez, conforme a la normativa nacional e internacional, y con las políticas internas de ChildFund.
1.1. Objetivo de la Contratación
Contar con una empresa con experiencia comprobada en logística documental y gestión de procesos operativos (back office), con enfoque en innovación y digitalización de procesos que garantice el cumplimiento de los estándares establecidos por ChildFund en términos de calidad, trazabilidad, oportunidad, protección infantil, seguridad de la información y protección de datos personales en cada una de las fases del servicio.
II. GENERALIDADES DE LA SOLICITUD DE PROPUESTA
ChildFund International en Honduras, Guatemala, Ecuador y Bolivia (en adelante, “ChildFund”) invita a empresas legalmente constituidas a presentar una Propuesta Técnica y una Propuesta Financiera las cuales servirán como base para el proceso de evaluación, negociación y, eventualmente, para la suscripción de un contrato para la prestación de servicios en la Gestión Operativa de Patrocinio: Correspondencia y Perfiles de participantes (en adelante, el “Servicio”).
Los presentes Términos de Referencia detallan el alcance, condiciones y criterios asociados a dichos servicios.
2.1 Perfil de la Empresa que proveerá servicios
La empresa debe estar legalmente constituida y habilitada para prestar el Servicio; la evaluación del perfil de la empresa considerará principalmente los siguientes criterios:
Constitución legal y representación:
La empresa debe estar legalmente constituida en el país desde donde prestará el servicio y, contar con un apoderado con residencia y facultades suficientes en cada uno de los países donde brindará el servicio convocado de manera remota, para garantizar el cumplimiento de las leyes nacionales y/o políticas/lineamientos organizacionales de protección de datos personales y políticas de Salvaguarda Infantil de ChildFund International. Se proporciona mayor detalle en la pg. 7 “Documentación Requerida” inciso (f).
Infraestructura física y seguridad:
Instalaciones independientes con espacios físicamente delimitados por país de atención, y con medidas de seguridad apropiadas (cámaras internas y externas, alarmas, control de acceso restringido) y con seguro para las instalaciones para garantizar la seguridad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información manejada.
Capacidad técnica y recursos materiales:
Equipamiento mínimo requerido incluye: computadoras preferentemente con procesador i7, impresoras láser a color y en blanco y negro, lectores de código de barras, conexión a internet de alta velocidad, antivirus (ESET, Norton, McAfee) y software de encriptación (como DLP, ESET, DeskLock o Bitlocker). Se proporciona mayor detalle en la pg. 15 “Recursos Proporcionados por la empresa”.
Experiencia institucional:
Mínimo dos (2) años de experiencia comprobada en manejo logístico de procesos y servicios administrativos para empresas u organizaciones no gubernamentales. Se valorará positivamente experiencia previa con ChildFund.
Capacidad operativa del equipo humano:
Personal con al menos un (1) año de experiencia en digitación, gestión de datos, manejo de herramientas TIC (bases de datos, CRMs, reportes de indicadores), servicios de traducción y administración de operaciones.
Servicio de traducción profesional:
Servicios de traducción certificados, con experiencia mínima de dos (2) años en traducciones español–inglés–español y español–francés–español, aplicados a correspondencia entre participantes y patrocinadores y redacción de narrativas de participantes en inglés. A partir de enero 2026, el servicio contempla traducciones de portugués – inglés, inglés – portugués, portugués – francés, francés – portugués, portugués – alemán, alemán – portugués, según volumen especificado más adelante.
2.2 Costos de la Propuesta
La empresa será responsable de todos los costos asociados con la preparación y presentación de su propuesta. ChildFund no asumirá ningún gasto relacionado ni estará obligado a aceptar alguna de las propuestas recibidas.
2.3 Duración del servicio y forma de pago
ChildFund elegirá una empresa para brindar el servicio por un período de 12 meses a partir de julio del 2025 hasta el 30 de junio del 2026. Por tanto, la propuesta financiera deberá indicar y detallar los costos estimados del servicio que cubran este período y todo costo deberá presentarse en moneda local en el país en el que reside y de forma referencial, su equivalente en dólares americanos. Los pagos se realizarán de forma mensual y se dará mayor detalle en la cláusula correspondiente en el Contrato de Servicio que será suscrito con la empresa seleccionada.
En caso de incumplimientos atribuibles al proveedor, ChildFund podrá aplicar una penalización del 10% sobre el valor de la facturación mensual. Esta penalización será descontada del pago correspondiente, previa notificación formal del incumplimiento. No se aplicarán multas en casos de fuerza mayor debidamente justificados, ni en situaciones en las que el retraso o incumplimiento sea atribuible a ChildFund, lo cual deberá constar por escrito entre las partes.
La duración del contrato podrá ser ampliada previa evaluación y siempre que la empresa haya demostrado un desempeño satisfactorio según los estándares establecidos. La ampliación se dará en el caso de que las partes estén de acuerdo.2.4 Entrega de propuestas
Las propuestas deberán entregarse mediante formato PDF a más tardar en la siguiente fecha, hora y dirección electrónica según país de su procedencia:
Fecha: 30 de junio, 2025
Hora: 23:00 pm horas (hora local donde resida la empresa)
Correo: [email protected]
NOTA: NO se aceptarán ofertas después de la fecha y hora indicadas.
2.5 Aclaraciones
Las Empresas podrán solicitar aclaraciones a partir de la publicación hasta el 11 de junio al correo electrónico: [email protected]; sin embargo, las respuestas y mayores detalles se brindarán en reunión aclaratoria de fecha 12 de junio del año en curso, de acuerdo a calendario establecido para este proceso (ref. pg. 18)
2.6 Conflicto de interés
La Empresa tiene la obligación de revelar a ChildFund cualquier situación de conflicto real o posible que afecte su capacidad para atender los intereses de ChildFund. Si no lo hiciere, podría dar lugar a la descalificación de su Propuesta y a futuro de su Contrato.
No se podrá adjudicar un Contrato a una Empresa que tenga relación de parentesco con algún empleado, proveedor o beneficiario de algún programa de CHILDFUND INTERNATIONAL, dentro del cuarto grado de consanguinidad y/o segundo de afinidad, en algún aspecto de: i) la elaboración de la SDP y sus respectivos Términos de Referencia ii) el proceso de selección para el Contrato, o iii) la supervisión del Contrato, a menos que el conflicto originado por esta relación haya sido resuelto de manera aceptable para ChildFund y así se mantenga durante todo el proceso de selección y ejecución del Contrato.
2.7 Consideraciones para la elaboración de la propuesta
PROPUESTA TECNICA: La Propuesta Técnica deberá elaborarse utilizando los formularios estándar incluidos en la sección de Propuesta Técnica. No deberá incluir información financiera. Toda Propuesta Técnica que contenga información financiera significativa se desestimará por falta de conformidad.
PROPUESTA FINANCIERA: La Propuesta Financiera deberá elaborarse utilizando los dos formularios estándar incluidos en la sección de Propuesta Financiera.
IMPUESTOS: La Empresa es responsable de cumplir con todas las obligaciones tributarias que surjan del Contrato.
MONEDA DE PROPUESTA: La Empresa deberá expresar el precio de su oferta en su moneda local y sólo como referencia su equivalente en dólares americanos.
MONEDA DE PAGO: Todos los pagos se harán en moneda local donde reside la empresa previa presentación de la factura de ley (sobre mes vencido de la prestación de servicios).
2.8 Formato presentación de oferta
La Empresa oferente deberá presentar la Propuesta Técnica, la Propuesta Financiera y la Documentación Legal en carpetas separadas, los archivos electrónicos en formato PDF indicando el nombre de cada carpeta de la manera siguiente:
1.Propuesta Técnica_Nombre de la Empresa
2.Propuesta Financiera_Nombre de la Empresa
3.Documentación Legal_Nombre de la Empresa
Ejemplo: Propuesta Técnica_Overseas services
Propuesta Financiera_ Overseas services
Documentación Legal_ Overseas services
En el Asunto del Correo deberá indicar: (“Propuesta”- País procedente – Nombre empresa-Gestión de Operaciones de Patrocinio)
Ejemplo:
“Propuesta”-Ecuador-Overseas services-Gestión de Operaciones de Patrocinio
2.9 Documentación Requerida:
La información que la carpeta con documentación de la Empresa debe contener es la siguiente:
a.Datos del Representante Legal principal: Nombre completo, documento de identidad, dirección, correo electrónico y número de teléfono.
b.Datos generales de la empresa: Dirección legal, teléfonos fijos y celulares, correo electrónico y contacto de al menos dos personas de referencia laboral (nombre, cargo y teléfonos).
c.Estructura organizacional: Organigrama y detalle del personal asignado para prestar el servicio en cada uno de los países involucrados.
d.Documento de personería jurídica: Copia del documento habilitante según la legislación del país donde está registrada la empresa (ej. RUC, acta de constitución, registro mercantil).
e.Poder o nombramiento del Representante Legal: Copia del documento que acredita la representación legal de quien firma la propuesta.
f.Representación legal en países de operación: En cumplimiento con las Leyes de Protección de Datos Personales en los países en los que prestará el servicio de forma remota, la empresa adjudicada deberá, antes de la firma del contrato, presentar un poder debidamente legalizado y registrado que designe un apoderado especial domiciliado en dichos países, con facultades suficientes para representar a la empresa ante las autoridades competentes.
Este requisito no será exigido durante la fase de postulación. Sin embargo, los oferentes deberán declarar expresamente en su propuesta que, en caso de ser adjudicados, están en condiciones de cumplir con esta obligación dentro del plazo establecido para la formalización del contrato, además de asumir el costo correspondiente.
g.Documentos de constitución legal de la empresa: Según el país donde se encuentra domiciliada.
h.Inscripción en el sistema tributario: Según el país de origen.
Toda información presentada será utilizada solamente para el proceso de evaluación de la Empresa y será manejado como información CONFIDENCIAL.
2.10 Proceso de Evaluación
La evaluación incluirá la revisión de la información pertinente de la empresa, la evaluación de la propuesta técnica y la evaluación de la propuesta financiera. La selección de la empresa será de acuerdo con los intereses de ChildFund y sobre la base de eficiencia, costo-beneficio y seguridad de cumplimiento de los servicios requeridos. Las Empresas que no cumplan las instrucciones indicadas podrán ser descartadas.
ChildFund verificará in situ las instalaciones, equipo y capacidades de la(s) empresa(s) finalistas según su criterio, previo a entrar en negociaciones y adjudicación del contrato.
2.11 Negociaciones y adjudicación
Una vez que se haya evaluado y seleccionado la Empresa que mejor Propuesta haya presentado, ChildFund invitará a las negociaciones técnicas y financieras. Las negociaciones técnicas incluirán conversaciones sobre la metodología propuesta, el equipo propuesto y las condiciones del Contrato. Las negociaciones financieras estarán enmarcadas en la forma de pago, la cantidad de personal propuesto y su forma de pago y las obligaciones tributarias y laborales.
III. TÉRMINOS DE REFERENCIA
3.1 Implementación Gradual
ChildFund en las Américas comenzará a operar con un prestador de servicios Multipaís desde julio de 2025 comprendiendo las Oficinas País de Guatemala, Honduras, Ecuador y Bolivia. La implementación será gradual, siguiendo un plan que permita una transición cuidadosa y la realización de ajustes y coordinaciones necesarias para mejoras oportunas y mitigación de riesgos.
Para el área de Patrocinio, una implementación gradual es crucial porque minimizará riesgos, permitirá una adaptación progresiva de los actores principales (Socios locales, Prestador de Servicios y Oficinas País), facilitará ajustes y mejoras continuas, mejorará la coordinación entre los actores, y permitirá una evaluación continua del progreso y el impacto de los cambios. Se espera que la implementación completa de todos los Socios Locales de Guatemala, Honduras, Ecuador y Bolivia se logre en un lapso de 9 meses divido en 3 trimestres a partir de la firma del contrato, ello dependerá del resultado de la evaluación de desempeño en cada fase (ver cuadro de proceso de implementación gradual).
También, de enero a junio del año 2026, se planea incorporar a la Oficina de País de Brasil con un aproximado de 300 piezas mensuales de un Socio Local; en este semestre se evaluará la eficiencia y dependiendo de los resultados, se tomará la decisión de proseguir con la incorporación gradual de los volúmenes de piezas del resto de sus Socios Locales a partir de Julio 2027. Para tal efecto, se podrá firmar una adenda con mayores especificaciones para brindar el servicio también a esta oficina país.
El número de piezas proyectadas para ser procesadas de julio 2025 a julio 2026 por la empresa seleccionada, oscila entre 235,000 y 240,000. Sin embargo, cabe señalar que el número de piezas es fluctuante debido al incremento o reducción del patrocinio en las Oficinas País.
3.2 Descripción de los Servicios
Para facilitar el entendimiento del alcance de los servicios esperados, se ha dividido las principales actividades en 4 componentes:
1.Gestión de correspondencia
2.Gestión de perfiles de participantes (niñez y jóvenes afiliados)
3.Reportería y Coordinación
4.Innovación y Mejora Continua
A continuación, se describe cada uno de los componentes:
3.2.1 Gestión de Correspondencia
Es el manejo operativo de la correspondencia digital y física entre participantes y patrocinadores a través de sistemas y procesos establecidos por ChildFund, asegurando el cumplimiento de sus políticas y estándares de tiempo y calidad. Esto incluye:
a)Cargado de archivos/cartas digitales en el sistema para ser traducidos
El 100% de cartas de patrocinadores suscritos para recibir correspondencia electrónica (opt-in) son cargadas en LTE (Language Translation Exchange).
Cartas de patrocinadores que reciben correspondencia física también son cargadas en LTE; sin embargo, las Oficinas de País coordinarán previamente con la empresa, el tipo de cartas que requieren sean cargadas al LTE.
b)Filtro de calidad de contenido asegurando el cumplimiento de los estándares
100% de archivos/cartas son revisados antes y durante la traducción
c)Traducción de correspondencia:
En mayor porcentaje (85%): español - inglés, inglés - español,
En menor porcentaje (15%): español - francés, francés – español
Aspectos importantes a considerar:
Por lo general las cartas de los participantes tienen una extensión de corta a mediana (tamaño media hoja carta)
Por lo general las cartas de patrocinadores tienen una extensión de mediana a larga
Por lo general, las cartas de los participantes son de lenguaje sencillo acorde a su edad
Por lo general, las cartas de los patrocinadores son de lenguaje sencillo y accesible, sin tecnicismos
d)Cierre de correspondencia en los sistemas
100% de la correspondencia recibida por la empresa, debe ser procesada y cerrada en los sistemas dentro de los plazos establecidos.
e)Envío de correspondencia digital y física (impresión, ensobrado, etiquetado y envío por Courier)
En promedio, el 55% del total de la correspondencia es enviada de forma digital y automáticamente.
En promedio, el 45% del total de la correspondencia es enviada de forma física lo cual incluye: impresión de la carta del participante y su traducción, ensobrado y etiquetado según estándares para envío por Courier.
Un número imporante de cartas son las Cartas Iniciadas Comunitarias que son piezas comunicacionales estándar/formato. Siendo un solo formato, se requerirá una única traducción lo cual cada Oficina País coordinará con la empresa;
Por ser cartas estándar las Cartas Iniciadas Comunitarias, no requieren traducción ni impresión de traducción. Estas pueden ser enviadas de forma digital (opt-in) o en físico, según la modalidad correspondencia establecida para cada patrocinador y previa coordinación con cada Oficina de País.
* Para mayor referencia de los procesos de los que estará a cargo la empresa, revise los flujogramas en los anexos de “Correspondencia”
3.2.2 Gestión de perfiles de participantes (niñez y jóvenes afiliados)
Es el manejo operativo de los perfiles o información de la niñez y jóvenes afiliados a ChildFund utilizando sistemas y procesos establecidos por ChildFund, asegurando el cumplimiento de sus políticas y estándares de calidad. Esto incluye:
a)Filtro de calidad de contenido asegurando el cumplimiento de los estándares
100% del material de los participantes (Formularios, fotografías y documentos) son revisados previo y durante el procesamiento
b)Inscripción/afiliación, actualización y salidas/desafiliaciones de participantes en el sistema
100% de afiliaciones, reactualizaciones y salidas recibidas por parte de la empresa, son procesadas en los plazos establecidos.
c)Redacción de narrativas o historias en inglés
100% de las narrativas de afiliaciones, actualizaciones y salidas (desafiliaciones) son elaboradas y cargadas en Salesforce en los plazos establecidos y cumpliendo los estándares de calidad
Aspectos importantes a considerar:
Las narrativas o historias de participantes de afiliaciones y reactualizaciones tienen un máximo de 1150 caracteres con espacio
Las narrativas de salidas o desafiliaciones de participantes tienen un máximo de 750 caracteres con espacio
d)Filtro de calidad y cargado de fotografías en el sistema respectivo
100% de las fotografías de los participantes son revisadas antes de ser cargadas al sistema
*Para mayor referencia de los procesos de los que estará a cargo la empresa, revise los flujogramas en los anexos de “Perfiles”
3.2.3 Reportería y Coordinación
a)Generación y envío de reportes semanales y mensuales conforme a los procesos internos de ChildFund
b)Comunicación y coordinación estructuradas y regulares con responsables asignados de cada Oficina País
3.2.4 Innovación y mejora continua
La empresa deberá proponer al menos dos (2) iniciativas o proyectos anuales orientados a la optimización de procesos, eficiencia operativa, mejora de calidad o incorporación de herramientas tecnológicas. Estas propuestas deberán ser presentadas de forma semestral y estarán sujetas a revisión y validación por parte de ChildFund.
3.3 Incorporación de la Oficina de País de Brasil
Para brindar el servicio a la Oficina de País de Brasil, con un volúmen aproximado de 300 piezas mensuales, entre correspondencia y perfiles de participantes, se iniciarán coordinaciones con la empresa aproximadamente desde noviembre 2025 por lo cual debe asegurar contar con al menos una persona con fluides en portugués para coordinaciones con el equipo de la Oficina de Brasil y su Socio Local, previo al inicio de servicio que será en enero 2026.
La empresa debe prever traducción en los siguientes idiomas para el inicio del servicio a Brasil:
portugués – inglés, inglés – portugués, portugués – francés, francés – portugués, portugués – alemán, alemán – portugués
15
3.4 Recursos proporcionados por ChildFund
Para el desarrollo de los servicios contratados ChildFund proporcionará lo siguiente:
1.Capacitación de los procesos de Patrocinio, política de Salvaguardia y Protección de la niñez, política de confidencialidad y seguridad de los datos e información de ChildFund, manejo de sistemas y plataformas de ChildFund, información sobre ChildFund y operación programática
2.Manual y flujogramas de los procesos de patrocinio de los cuales estará a cargo la empresa
3.Manuales o direcciones de uso de softwares y plataformas (Salesforce, LTE/Donor Portal, FTP)
4.Gestión de licencias de los softwares requeridos por ChildFund (Salesforce, LTE)
5.Soporte técnico en el uso de sistemas y plataformas de ChildFund
6.Sistema de Transferencia de documentos y trazabilidad de piezas
7.Cajas y sobres manila para envíos de correspondencia física por Courier
* ChildFund no ofrecerá espacio de oficina ni equipo tecnológico tal como computadoras, impresoras, lectores ópticos ni fotocopiadoras.
3.5 Recursos proporcionados por la empresa
3.5.1 Instalaciones independientes
La empresa deberá contar con un área de trabajo exclusiva para la prestación del servicio a ChildFund, equipada con medidas de seguridad adecuadas, incluyendo cámaras de vigilancia, sistema de alarmas, y control de acceso restringido únicamente al personal autorizado. Asimismo, deberá garantizar condiciones que aseguren la confidencialidad en el manejo de la correspondencia.
Será indispensable que la empresa disponga de espacios físicamente separados para el procesamiento de materiales correspondientes a cada Oficina de País: uno para Honduras, uno para Guatemala, uno para Bolivia, uno para Ecuador, y, a partir de enero de 2026, uno para Brasil. Este requerimiento es obligatorio y deberá ser descrito detalladamente en la Propuesta Técnica.
3.5.2 Recursos tecnológicos
Lo suficientes para brindar el servicio a cada Oficina País, se sugiere:
Un mínimo de 3 computadores por país, de preferencia con procesadores i7 (por la demanda de los sistemas)
Equipos con Windows Pro o Enterprise con activación de Bitlocker para cifrar
Clave única por equipo y usuario
Usuarios con contraseñas de seguridad alta
Aplicación mensual de parches a los controladores de hardware y software, a excepción de los programas que tengan restricciones preestablecidas. Todos los ordenadores deben mantenerse actualizados y funcionales.
No permitir que los programas y configuraciones accedan a computadoras remotas (excepto FTP)
1-2 lectores de código de barras por país
Soporte técnico interno adecuado
1 impresora a tinta negra para cada país como mínimo
3 impresoras a color de alto tráfico (para los 4 países)
Internet, idealmente con enlace dedicado con 2 Mbps de bajada y subida por persona o enlace residencial con alta velocidad mínimo de 30 Megas para garantizar las operaciones sin interrupciones.
3.5.3 Suministros de procesamiento y logística
La empresa se hará cargo del material necesario para impresión y ensobrado como por ejemplo: hojas bond para impresión de todas las cartas que deben ser enviadas físicamente (bond de 75gr., full color anverso), hojas con diseño simple impreso (bond de 75gr., full color anverso, tamaño 14X21 cm.) para la impresión de traducciones de correspondencia; sobres blancos tamaño C5/6 (11.4 x 22.9 cm) con impresión de dirección de retorno y dirección de envío en color negro para envío de la correspondencia. Papelería, material de apoyo, etc.
Impresión de Cartas Iniciadas con información Comunitaria en papel bond 90gr. full color anverso y reverso, tamaño carta (impresión offset); previa coordinación con cada Oficinas País.
La empresa también debe prever la impresión de los Child Progress Reports (Informes de Progreso de Participantes) en papel bond de 90gr. full color anverso (información individual, impresión digital) y reverso (impresión offset), tamaño de papel carta o A4, previa coordinación con cada Oficina País. También deberá prever sobres C5/6 (11.4 x 22.9 cm); las Oficinas País notificarán a la empresa si los sobres de los Child Progress Reports serán con o sin ventana de forma anticipada.
Un aspecto importante que la empresa debe considerar respecto a los Child Progress Reports, es que se estima que del total participantes patrocinados, el 60% sea impreso y el 40% sea enviado de forma electrónica. Las Oficinas País coordinarán con la empresa de forma anticipada.
PRESENTACIÓN DE PROPUESTA
Las propuestas de las empresas oferentes deben tener el siguiente contenido:
Propuesta Técnica
Carta de la oferta (Formulario TEC 1)
Organización y Experiencia de la Empresa (Formulario TEC 2)
Descripción del Enfoque y Metodología (Formulario TEC 3)
Composición del Equipo Propuesto (Formulario TEC 4)
Hoja de Vida del personal (Formulario TEC 5)
Propuesta Financiera Precios Unitarios Estimados (Formulario FIN 1)
Carta de Presentación de la Propuesta Financiera (Formulario FIN 2)
4.1 Propuesta Técnica
En las páginas siguientes se indican los formularios que la empresa deberá utilizar obligatoriamente para la presentación de la propuesta técnica. Los mismos no deberán ser modificados ni obviados. La empresa presentará su propuesta en digital, con el siguiente contenido:
Formulario TEC 1: Carta de la oferta
La empresa deberá preparar esta Carta de la Oferta en hoja con membrete que indique claramente el título de la propuesta, su nombre completo, su dirección comercial y país en el que se encuentra.
Elimine este recuadro cuando elabore la carta.
Fecha de presentación de esta Oferta: [indique país, la fecha (día, mes y año) de la presentación de la Oferta]
Señores
ChildFund International
Región de América
(a)Sin reservas: Hemos examinado los Términos de Referencia, y no tenemos reserva alguna al respecto.
(b)Elegibilidad: Cumplimos con los requisitos de elegibilidad y no tenemos conflictos de intereses.
(c)Cumplimiento de las disposiciones: Ofrecemos proporcionar los Servicios descritos los Términos de Referencia.
(d)Precio de la Oferta: El precio total de nuestra Oferta, es el siguiente [inserte el monto total de la oferta en moneda local y sólo como referencia su equivalente en dólares americanos.]
(e)Período de Validez de la Oferta: Nuestra Oferta se mantendrá vigente por el período siguiente: [inserte el número de meses de mantenimiento de validez de la oferta siendo el mínimo un mes y el máximo cuatro meses] y seguirá teniendo carácter vinculante para nosotros y podrá ser aceptada en cualquier momento antes del vencimiento de dicho período.
(f)Asociación u Organización de patrocinio: [seleccione la opción correspondiente y elimine la otra]: “No somos una asociación u organización basada en patrocinio o que tiene participantes apadrinados”.
(g)Contrato vinculante: Entendemos que esta Oferta, junto con su debida aceptación por escrito incluida en su Carta de Aceptación, constituirá una obligación contractual entre nosotros hasta que se haya preparado y perfeccionado un contrato formal.
(h)Contratante no obligado a aceptar: Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar la Oferta con el costo evaluado más bajo, la oferta más conveniente ni ninguna otra Oferta que reciban.
(i)Fraude y Corrupción: Por el presente, certificamos que hemos tomado las medidas necesarias para garantizar que ninguna persona que actúe en nuestro nombre o representación incurra en prácticas fraudulentas o corruptas.
Nombre legal de la Empresa [inserte el nombre completo de la empresa]
Nombre del Representante Legal de la Empresa*: [inserte el nombre completo de la persona que firma la Oferta]
Título de la persona que firma la Oferta: [inserte el título completo de la persona que firma la Oferta]
Firma de la persona nombrada anteriormente: [inserte la firma de la persona cuyo nombre y capacidad se indica anteriormente]
Fecha de la firma: El día ____ del mes de _________ de ____ [inserte la fecha de la firma].
21
Formulario TEC-2: Organización y Experiencia de la Empresa
(3 páginas máximo)
1.Proporcione aquí una breve descripción de los antecedentes, descripción de los servicios que presta y la organización de su compañía. Describa además los trabajos anteriores similares que ha prestado directamente la empresa y que pueden ser sustentados si se requiere.
2.Incluya un organigrama de la empresa y lista de los miembros directivos y propietarios efectivos.
Formulario TEC-3: Descripción del Enfoque Técnico, Metodología y Seguridad de la Información
A. Enfoque técnico y metodología
Explique lo que usted entiende sobre los objetivos del trabajo según los Términos de Referencia, así como el enfoque técnico y la metodología que usted adoptaría para llevar a cabo y cumplir con las tareas incluyendo: atención personalizada por país, gestión de calidad, recursos técnicos, seguridad, confidencialidad y protección de datos, gestión de riesgos y cumplimiento de estándares de ChildFund.
B. Seguridad de la Información
Describa las medidas de seguridad que ofrece en cuanto a sus instalaciones y en la cadena de todo el proceso. Considere que todas las piezas o material que procesarán contiene información de participantes y patrocinadores y el cumplimiento de nuestros estándares son cruciales: control de acceso físico, vigilancia y monitoreo, seguridad digital, cadena de custodia, capacitación del personal, etc.
Formulario TEC-4: Composición del Equipo Propuesto
Describa la composición del equipo propuesto (operativo / administrativo y traductores), indicando los roles de cada persona y tiempo destinado a su función (tiempo completo, medio tiempo, por trabajo específico, etc.). Incluya un organigrama para facilitar la comprensión del funcionamiento del equipo.
Use el Formulario TEC-5 para la Hoja de Vida del personal (incluyendo el Coordinador/ jefe de Equipo similar) que estará involucrada directamente en el proyecto y que su salario o parte de su salario estaría siendo cargado a este proyecto. También adjunte documento que acredite que el personal no tiene ninguna restricción para trabajar con niños, jóvenes y adolescentes, o su equivalente dependiendo del país donde se encuentre. (certificado de antecedente penales/policiales o similar disponible en el país base del personal acreditado)
Se solicita a las empresas proponer su costo unitario por pieza en moneda local y como referencia en dólares americanos, para cada uno de los rangos. Para el rango 3, considere la posibilidad de incorporación de la Oficina de País de Brasil en su totalidad, y en caso de concretar una adenda con la empresa seleccionada para la gestión julio 2026-junio 2027.
Para realizar su propuesta de costo unitario, además de revisar los porcentajes del recuadro de “Procesamiento” (porcentajes de digital, físico y porcentajes de con y sin traducción); también revise lo descrito en los Términos de Referencia respecto a la Implementación Gradual, el Cuadro referencial de volúmenes por fase y por Socio Local, los componentes de Gestión de correspondencia, Gestión de perfiles de participantes (niñez y jóvenes afiliados), Reportería y Coordinación, Innovación y Mejora Continua además de los flujogramas en los anexos.
PARA SOLICITAR DOCUMENTO TÉRMINOS DE REFERENCIA Y ANEXOS EN FORMATO PDF ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO A LA SIGUIENTE DIRECCIÓN: [email protected]