Duración : 10
Fecha de inicio : 03-Mar-2025
 

Contribuirás a acabar con el hambre en el mundo por ...

El puesto de Asistente de Archivo y cumplimiento tiene como objetivo apoyar a la Responsable de Auditorias, Cumplimiento y Archivo de la misión en la gestión de cumplimiento, auditorias y archivo, asegurando un efectivo seguimiento en el cumplimiento de la normativa, revisar y controlar la aplicación de los procedimientos y políticas internas y de los donantes sobre la implementación de los contratos, junto con el equipo de Producción de la Misión, bajo el enfoque de cumplimiento, minimización de riesgos y optimizar el archivo físico y digital.

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivo 1: Auditorías

Tareas:

• Gestionar la respuesta a las auditorías externas e internas de los proyectos
• Gestión entre los departamentos y contrapartes para dar respuesta a estos requerimientos.
• Dar seguimiento al inicio, desarrollo y finalización de las auditorias anuales y final del proyecto.
• Cerciorarse que todo el requerimiento quede completo al inicio de la auditoria según lo normado por el donante.
• Velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos, financieros, de contratación, etc.
• Ser el punto focal sobre normativa del donante en todo lo relativo a informes financieros. 

Objetivo 2: Gestión documental

Tareas:

• Comprender y aplicar el procedimiento interno de gestión documental para la integración y consolidación de archivo del proyecto.
• Seguimiento de la correcta implementación del procedimiento de archivo en la base.        
• Mantener el adecuado control mensual del archivo del proyecto y cuando se consolide.
• Participar en la definición y seguimiento de planes de archivo incluyendo socios y acción contra el hambre.        

Objetivo 3: Control Preventivo (CP)

Tareas:

• Implementar el control preventivo a nivel del proyecto socios y ACH.  
• Revisar lo concerniente a la documentación emitida en los departamentos de finanzas, logística, recursos humanos, área técnica y socios, debe ser una muestra.
• Preparar el análisis de riesgo y mejora en base a los controles preventivos, emitir el informe de cumplimiento.

Objetivo 4: Apoyo en formación a equipos involucrados sobre gestión documental, auditorías y la normativa del donante

Tareas:

• Dar apoyo a los equipos sobre gestión documental, auditorías y sobre la normativa de donantes     
• Participación en talleres o reuniones para dar a conocer lineamientos de trabajo para la gestión documental a nivel de todo el proyecto.
• Participación en la elaboración de contenidos formativos de gestión documental y normativa del donante, (presentaciones).      

Objetivo 5:  Gestionar y liquidar el archivo final del proyecto 

Tarea:

• Tener un archivo físico y digital de todo el proyecto tomando en cuenta que la consolidación final del archivo se hace en base al Informe Financiero que se entrega al Donante, recibido de Finanzas o los cargados en el sistema GESPRA.
• La justificación se basa en los requerimientos mínimos de materia económica del donante para su justificación final.
• La integración del archivo del proyecto debe contener toda la documentación de soporte siendo esta la de Recursos Humanos, Técnica, Logística, Financiera, de Operaciones y contrapartes.
• Debe Gestionar la entrega digital o física del archivo con el Socio según el MoU y poder tener consolidado todo el archivo del proyecto.
• Rotular, almacenar y resguardar el archivo físico y digital por contrato, debe quedar identificado en archivadores y en un lugar físico adecuado esto para el buen manteamiento de la documentación al momento de ser requerida por el Donante o Sede, en caso de la digital debe quedar una copia en su ordenador y una en un dispositivo USB o plataforma por la seguridad de la información.
• Producto Final de Archivo, En Misión dejar el archivo físico-digital y para completar el ciclo del archivo por contrato debe enviarse a Sede de forma digital o cargarlo en la plataforma de archivo para que Compliance HQ pueda dar de alta GESPRA y quede entregado.

Esta descripción encaja contigo?

Formación:

Mínimo 2do. semestre de carrera en auditoría, administración, u otra carrera afín. 

Conocimientos técnicos específicos:

• Conocimiento en normativa, características y requisitos de Donantes y/o agencias de cooperación.
• Conocimiento en legislación laboral, tributaria, contable  
• Experiencia en gestión de archivo
• Conocimiento en gestión de compras y conocimientos informáticos.
• Aplicación de control interno para detectar insuficiencias a la justificación.
• Elevada capacidad de organización y planificación.
• Ser capaz de trabajar por objetivos con una elevada autonomía responsable y metódico.

Experiencia previa:

• Experiencia deseable de mínimo 1 año en organizaciones no lucrativas internacionales con enfoque en contratos de financiación, convenios de cooperación con donantes y contrapartes locales e internacionales
• Experiencia demostrada mínimo de 2 años en la gestión documental y archivo en empresas u organismos del sector público o privado.

Conocimiento del sector humanitario:

• Conocimiento, compromiso y respeto de los Principios Humanitarios
• Conocimiento de Acción contra el Hambre Valorado el conocimiento de la organización y sus ejes de acción.

Idiomas:

Español nativo 

Ofimática y sistemas específicos:

• Dominio de Windows, manejo avanzado de paquete Office.
• Conocimiento de herramientas TIC.
• Uso de equipo informáticos; multifuncionales, escáner y fotocopiadora.
• Uso de software editor de PDF u otro.

Movilidad (nacional/ internacional):

Disponibilidad para la movilidad geográfica (viajes a las zonas de trabajo, apoyo puntual a las mismas).

Compromiso con la Igualdad de Género:

Valorable experiencia previa en temas relacionados con la promoción de la igualdad de género u compromiso personal con la igualdad de género.

Gestión de sistema de PQR:

Conocimiento, apropiación y rigurosidad en la Política antisoborno, corrupción y abuso de poder.

Nuestro paquete retributivo:

Los postulantes deberán cargar:

• Currículum vitae.
• Carta de interés  CON PRETENSIÓN SALARIAL.
• Antecedentes Penales vigentes.
• Antecedentes Policiales vigentes.
• Todo debe subirse en solo archivo en formato PDF.

**Los candidatos que no cumplan con estos requisitos no serán considerados su postulación.

Último día para postular:  02 de marzo del 2025.

Acción contra el Hambre se compromete a prevenir cualquier tipo de comportamiento no deseado en el trabajo, incluyendo el acoso sexual, la explotación y el abuso sexual, la falta de integridad y /o mala praxis financiera; Esperamos que todo nuestro personal y personas voluntarias compartan este compromiso y compartan nuestro código de conducta y otras políticas relacionadas ya que sólo aquellas personas que compartan nuestros valores y código de conducta serán reclutadas para trabajar para nosotros.