*No incluye período de informe final

1. Introducción

En el presente documento se recogen los Términos de Referencia (TdR) sobre cuya base la Junta Directiva y de Vigilancia de la Organización se comprometen a encargar al Auditor[1] la realización de una auditoría financiera y de cumplimiento legal, la elaboración de un informe en el cual se plantee los resultados del análisis realizado con su respectiva Opinión. Los TdR han sido elaborados para ser una guía que utilizará el Auditor, la Junta de Vigilancia y Directiva de AFH; los resultados de la auditoría que se deriven del mismo no deben ser transferidos a segundas o terceras partes, sin previa autorización de la estructura directiva de AFH.

La Junta de Vigilancia de la AFH junto a su personal administrativo serán los responsables directos para dar seguimiento a este proceso.

La invitación a ofertar sobre los productos descritos en los presentes TdR será a través de lista corta.

1. Antecedentes

La Agenda Forestal Hondureña (AFH), nace en 1996 por la necesidad de contar con una organización que apoye la coordinación interinstitucional para uso racional de los recursos forestales, que contribuyan al combate de la pobreza y al mejoramiento ambiental acorde a una nueva visión de desarrollo basado en el principio del desarrollo humano integral. La AFH obtiene la personalidad jurídica en el año 2009.

La AFH es una organización independiente, no gubernamental, apolítica, de interés y derecho público, sin fines de lucro que se desenvuelve entre actores del sector forestal y que promueve iniciativas y coordina procesos de intercambio de lecciones aprendidas y experiencias para orientar el desarrollo sostenible de los recursos forestales del país.

Su fin primordial es mejorar la contribución del sector forestal al desarrollo sostenible del país con la apropiación y la implementación del Marco Legal e Institucional, la Política Nacional Forestal, el Plan Nacional Forestal, de las Áreas Protegidas y Vida Silvestre por parte de la sociedad hondureña. La AFH tiene el objetivo de contribuir a la facilitación de los procesos de concertación entre los diferentes actores del Sector Forestal público y privado incluyendo la cooperación internacional. 

La AFH comparte en su visión la transparencia, rendición de cuentas y sana proyección de las acciones que emprende. Así mismo, busca el crecimiento operacional y administrativo que toda organización de sociedad civil necesita para ganar la confianza de sus colaboradores, donantes y aliados.

1. Objetivos

El objeto de la auditoría lo constituyen los gastos e ingresos consignados en los Estados Financieros durante los periodos fiscales comprendidos en los años 2022, 2023 y 2024. 

Los objetivos específicos de esta auditoría son permitir al Auditor expresar una opinión que certifique en qué medida: 

• Las autenticidades de los hechos se reflejan en los registros contables y en los procedimientos administrativos.

• Los criterios utilizados por la Administración para reflejar esos hechos en la contabilidad y los estados financieros.

• Que los hechos y criterios se apliquen de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Honduras y de manera uniforme.

• Uso y normas legales aplicados por la Organización, claridad en los procesos administrativos y directivos.

• Los hallazgos y recomendaciones para la actualización de los procedimientos, que se encuentren en el desarrollo de la Auditoría.

• Una carta con la Opinión del Auditor. 

1. Obligaciones del Auditor
2. Principios generales

Al aceptar los presentes TdR el Auditor cumplirá los siguientes requisitos:

1. El Auditor deberá estar debidamente registrado en el Colegio Profesional respectivo, y autorizados a dar opinión.

2. Contar con documento fiscal vigente.

3. El auditor debe ser absolutamente imparcial e independiente, en todos los aspectos, de la gestión o de los intereses financieros de la entidad auditada, o bien de su organismo ejecutor/supervisor o de otras entidades relacionadas en forma directa. Durante el período que cubre la auditoría y durante el período en que se realiza la auditoría, el auditor no podrá desempeñarse como empleado, actuar en carácter de director, o mantener relaciones comerciales estrechas o financieras con ningún funcionario de jerarquía a cargo de la gestión de la Organización. El auditor debe revelar cualquier relación con el ente auditado que pudiera comprometer su independencia.

   1. Cualificaciones, experiencia y composición del auditor o equipo auditor

Cualidades y experiencia

1. El Auditor cuenta con experiencia demostrada y de reconocida trayectoria a nivel nacional y/o internacional. 

2. El Auditor prestará sus servicios profesionales de manera hábil para ejercer con transparencia y experiencia. 

3. Tener conocimientos de las normas contables nacional e internacionalmente aceptadas, tales como las Normas Internacionales de Auditoría (ISA). 

4. Tener experiencia con auditorías a organizaciones no lucrativas y del área social.

5. Estar certificada por el Colegio de Peritos Mercantiles y Contadores Públicos o por el Colegio Hondureño de Profesionales Universitarios en Contaduría Pública para emitir dictámenes de auditoría.

6. Presentar el perfil y listado de sus principales clientes e información sobre las auditorías realizadas. 

7. Presentar la hoja de vida del Director (a) o puesto equivalente, quien será el responsable de firmar la opinión y del equipo de auditores (en caso sea empresa). 

8. Indicar al Jefe de Equipo (en caso de empresa).

9. Cinco años de experiencia específica del personal que ejecutará la auditoría (incluir hoja de vida). 

La Junta de Vigilancia examinará las hojas de vida antes de firmar el contrato de servicios profesionales u otro documento contractual aplicable a este encargo, y los rechazará si considera que no se ajustan a las exigencias de este. Posterior remitirá los resultados a la Junta Directiva quien dará opinión sobre la contratación.

1. Alcance

   1. la documentación, el archivo y el registro de los gastos e ingresos;

En la realización de la auditoría, debe prestarse especial atención a lo siguiente: 

a. Cumplimiento de la legislación y procedimientos aplicables – Verificar que los estados financieros cumplan en todos los aspectos materiales con cualquier legislación y procedimientos aplicables; 

b. Gastos de los fondos - Los fondos recibidos por los desembolsos, o generados, que se han gastado de acuerdo con la regulación interna de la organización.

c. Cuentas de banco designadas. - Los auditores deben examinar: (a) la elegibilidad y la exactitud de las transacciones financieras durante el período bajo examinación y el balance de cuentas al final del período; (b) el funcionamiento y el uso de las cuentas; y (c) que los controles internos sobre el funcionamiento de las cuentas sean adecuados; 

d. Salvaguarda de los activos - Verificar que se ha puesto en marcha mecanismos para el seguimiento y la salvaguarda de los activos comprados y que éstos han sido utilizados para los fines previstos. 

e. Conservación de datos y documentación de apoyo – Verificar que todos los documentos justificativos necesarios, registros y cuentas se hayan conservado. 

El Auditor deberá adquirir una comprensión suficiente del contexto del encargo, del que forman parte las subvenciones (proyectos), AFH y las condiciones contractuales. El Auditor deberá prestar una especial atención a las condiciones contractuales en lo que respecta a:

1. la elegibilidad de los gastos e ingresos;

2. las normas en materia de adjudicación de contratos y origen en la medida en que sean condiciones pertinentes para determinar la elegibilidad de los gastos;

3. la gestión de los activos (gestión y control de los bienes, por ejemplo, el equipo);

4. gestión de nóminas y del tiempo;

5. contabilidad (incluido el uso de tipos de cambio) y elaboración de informes financieros sobre los gastos y los ingresos; controles internos, en especial los controles financieros internos. 

1. Procedimientos de auditoría

El Auditor realizará la auditoría de conformidad con los procedimientos de auditoría financiera, que abarcan los aspectos de documentación y obtención de evidencia, planificación, ejecución y elaboración del informe de auditoría. El Auditor deberá actuar con la diligencia profesional y el criterio debido y determinar la naturaleza, la planificación y el alcance de los procedimientos de auditoría en consonancia con los objetivos, el alcance y el contexto de la auditoría. 

1.  

2. Planificación

Período de la auditoría

Se pretende dar por iniciada el 03 de febrero y finalizar el 03 de marzo de 2025. Para lo que se espera recibir antes el plan de trabajo a desarrollar. 

1. 6.2 Términos de Ejecución de la Auditoría

El Auditor o Firma auditora deberá:

1. Efectuar una reunión de entrada, previa al inicio de la auditoría y una reunión de cierre al concluir el trabajo.

2. Planear el trabajo de auditoría de tal manera que se efectúen revisiones interinas durante el período bajo examen, con el fin de evaluar los sistemas de control interno y comunicar en el informe final de la auditoría las situaciones que ameriten atención. 

3. El informe de control interno y cumplimiento (intermedio) será presentado de acuerdo con lo establecido en la sección “Productos requeridos” y “Plazos de ejecución”.

6.3 Productos Requeridos

Estos deberán ser elaborados en idioma español. Todos los productos deberán ser presentados en dos (2) copias impresas y una (1) copia digital.

1. Plan de trabajo, que incluya el cronograma de actividades a realizar.

2. Informe intermedio: que contenga las recomendaciones para el mejoramiento del sistema de control interno y cumplimiento legal, que incluirá los resultados de todas las comprobaciones realizadas, constar todos los hallazgos encontrados, a fin de facilitar la subsanación de todas las observaciones que puedan ser justificadas. 

3. Un informe final, conteniendo lo establecido en la sección de “Informes de Auditoría”. Deberá incluir el resultado de todas las comprobaciones realizadas, debiendo incluirse las opiniones y conclusiones de las situaciones debidamente aclaradas. Irá acompañado de una carta de recomendación dirigida a los Directivos de AFH detallando todas las recomendaciones que la Auditoría considera puedan contribuir a la mejora de la gestión contable. 

4. Carta a la Gerencia, que contenga las recomendaciones y hallazgos surgidos durante la auditoría.

6.4 Plazos para la Ejecución de Auditoría

Por la dinámica siguientes serán los plazos conteniendo los días efectivos para el cumplimiento de lo solicitado:

1. Plan de trabajo ajustado: este debe ser presentado a más tardar 5 días después de firmado el contrato de servicios. 

2. Informe intermedio: deberá ser presentados a más tardar 40 días después de finalizada la revisión de auditoría.

3. Informe final: el informe deberá ser presentado por la Auditora, a más tardar 60 días posteriores de finalizado el período de realización física de la auditoría.

1. Condiciones de contratación y honorarios 

Se celebrará un contrato de prestación de servicios, cumpliendo las normas legales aplicables para tal efecto. El pago de los honorarios se efectuará de la siguiente forma: 

1. 20% a la presentación y aprobación por parte de Junta Directiva del plan de trabajo ajustado y firma de contrato, con el visto bueno de la Junta de Vigilancia

2. 50% a la presentación y aprobación por parte de Junta Directiva del informe intermedio ajustado, con el visto bueno de la Junta de Vigilancia

3. 30% a la aprobación del Informe Final por parte de la Junta Directiva, con el visto bueno de la Junta de Vigilancia. 

1. Acceso a instalaciones y documentos disponibles 

Los registros financieros, archivos y toda la documentación soporte se encuentran en las instalaciones de la AFH en Tegucigalpa, M.D.C. El Auditor tendrá total y pleno acceso en cualquier momento a todos los registros y documentos y a los empleados. 

1. Gastos del auditor 

Todo gasto generado por trabajo de campo en caso lo considere el auditor o empresa (combustible, viáticos, hospedaje, alimentación, transporte, otros) corre por cuenta de sí mismo.

1. Presentación de ofertas 

La propuesta técnica deberá proporcionar la información indicada en los siguientes subpárrafos:

a) Una breve descripción de la organización del Auditor y una referencia de la experiencia reciente como auditor externo de proyectos en los últimos tres años. Para cada caso, la sinopsis deberá indicar, entre otras referencias: duración de la auditoría, monto aproximado del contrato, descripción del trabajo realizado y nombre del contratante. La información deberá ser proporcionada solamente para esas tareas para las cuales el auditor fue legalmente contratado como firma auditora independiente. Los Auditores deberán estar preparados para comprobar la experiencia presentada, si así lo exigiera la AFH. 

b) Descripción del enfoque, metodología y propuesta de plan de trabajo para ejecutar la auditoría. El plan de trabajo deberá ser consistente con el calendario de actividades del personal, el cual deberá mostrar en un gráfico de barras el tiempo propuesto para cada actividad y el organigrama del equipo de profesionales o auditor independiente. 

c) Presupuesto de horas del personal asignado a la propuesta, necesario para ejecutar el trabajo. 

e) El o los currículos del personal profesional firmado por el personal mismo, o por el representante autorizado del personal profesional. 

La oferta económica deberá detallar los precios unitarios y totales de la oferta a presentar. En moneda local.

Forma y Contenido de la propuesta 

- Fotocopia de escritura de constitución (en caso de ser empresa).

- Fotocopia de permiso de operación (en caso de ser empresa). 

- Fotocopia del RTN de la empresa y del Representante legal de la empresa.

- Poder de representante legal (si fuere diferente al indicado en la escritura) 

- Referencias escritas de un mínimo de dos clientes para los que se haya realizado servicios similares en organismos nacionales y/o internacionales. 

- Declaración jurada sobre el mantenimiento (validez) por el término de 45 días (cuarenta y cinco días) de la oferta. 

- Declaración jurada que afirme que durante el período que cubre la auditoría y durante el período en que se realiza la auditoria ningún miembro del equipo de la firma auditora o independiente se ha desempeñado como empleado ni ha actuado en carácter de Director durante el último año, o mantiene relaciones comerciales estrechas o financieras con ningún empleado de la Organización o miembro de Junta Directiva. 

1. Forma de Evaluación de Ofertas 

Las ofertas técnicas y económicas serán evaluadas por un comité evaluador tomando en cuenta los factores siguientes:

Experiencia específica del auditor                                                                         10 puntos 

Enfoque metodológico y plan de trabajo                                                            30 puntos

Experiencia profesional del personal                                                                   40 puntos 

Oferta económica                                                                                                      20 puntos

En primer lugar, se evaluará la oferta técnica y ésta deberá acumular un mínimo de 70 puntos para pasar a la evaluación de la oferta económica. La combinación de ambas calificaciones dará como resultado la Firma o independiente que será invitada a negociar.

1. Generales de la Recepción y Apertura de Ofertas 

a) La propuesta original (técnica y económica) no deberá contener escritos entre líneas ni sobre el texto mismo. Los formularios incluidos en estos TdR deberán ser utilizados por los auditores para la presentación de sus propuestas. 

b) El Representante autorizado de la Auditoria debe firmar la propuesta y poner sus iniciales en @todas las páginas del original de las propuestas técnica y económica. 

c) Las propuestas deben enviarse a la siguiente dirección: Casa 402, Colonia Palmira, Tegucigalpa. Frente a Parque Benito Juárez. Municipio del Distrito Central. Tel: +504 2238-5530 o remitido al correo electrónico [email protected] . Serán recibidas a más tardar a las 14:00 horas y en fecha 24 de enero de 2025. 

Cualquier propuesta que se reciba después de vencido el plazo para la presentación de las propuestas no será considerada. 

d) La AFH abrirá la propuesta técnica en presencia del comité de evaluación inmediatamente después de la fecha y hora límite para su presentación. Las propuestas económicas permanecerán sin ser revisadas. 

1. Costos de elaboración de la propuesta 

Los costos de elaboración y presentación de la propuesta serán a cargo del proponente y la AFH en ningún caso será responsable de los mismos. Se deberá elaborar la propuesta, de acuerdo con lo establecido en estos términos y anexar la documentación solicitada.

1. Consultas y Aclaraciones 

Cualquier consulta en relación con el proceso puede dirigirla a la dirección de correo electrónico [email protected] antes del 10 de enero de 2025 hasta las 5:00 p.m. 

La AFH se reserva el derecho de: 

a. Realizar enmiendas a este proceso, las cuales serán notificadas a los oferentes que hayan confirmado su participación, así como de continuar el proceso con la recepción de una sola oferta. 

b. Aceptar o rechazar cualquier oferta, cancelar todo el proceso o rechazar la totalidad de las ofertas en cualquier momento previo a la adjudicación de estas sin incurrir en responsabilidad alguna ante los oferentes, o de informar a estos las razones de tal acción. 

c. Solicitar a una oferente documentación adicional o en caso de que la solicitada no fuera suficiente o completa, con la finalidad de subsanar el proceso de evaluación. 

d. En caso de que la oferta técnica no cumpla con los requisitos estipulados, no se le revisará la oferta económica, y no se proseguirá el proceso de evaluación del oferente. 

[1] Entiéndase por profesional independiente acreditado o firma auditora