Cámara de Comercio e Industrias del Sur

1. CONTEXTO GENERAL:

El propósito de la servicios profesionales a contratar es determinar el estado actual de los documentos contenidos en la bodega de gestión documental de la Cámara de Comercio e Industrias del Sur -CCISUR en el área de servicios registrales de Choluteca y Valle; determinando las condiciones actuales de las instalaciones físicas existentes, condiciones ambientales, así como las condiciones actuales en lo que a administración, custodia y manejo se refiere.

Como resultado de esta consultoría se espera una propuesta para el diseño de nuevos procesos y políticas, si así se requiriese, para mejorar las condiciones actuales de custodia y conservación adecuados para la documentación; las que tienen una importancia estratégica para la Cámara de Comercio e Industrias del Sur -CCISUR.

Esta consultoría se deberá realizar sobre el estado actual de las instalaciones y documentos existentes archivados y no en la gestión física y ordenamiento de los procedimientos archivísticos utilizados por la CCISUR.

2. ACTIVIDADES SUGERIDAS:

• Inspección General
• Instalaciones físicas
  • Condiciones físicas
  • Seguridad de las instalaciones
  • Condiciones ambientales
  • Volumen documental
  • Metodología de almacenamiento de la documentación
• Documentación
  • Condición general de almacenamiento
  • Condiciones de los documentos
  • Metodología de conservación documental.

Instrumentos Requeridos:

• Formatos de inspección y levantamiento de información
• Equipo de medición de temperatura y humedad

3. CONDICIONES:

1. El trabajo deberá de realizarse en horario extraordinario a la jornada laboral de la CCISUR, para lo que deberá de realizar las coordinaciones respectivas en tiempo y forma de acuerdo con la política de seguridad de la CCISUR. En el caso de la Circunscripción de Valle se puede realizar en la jornada laboral siempre y cuando se cumpla con las coordinaciones previas y se respeten los lineamientos de seguridad establecidos por la CCISUR.
2. No se reembolsarán gastos de viaje, alojamiento, alimentación, seguros o demás gastos/inversiones colaterales en el desarrollo de esta consultoría
3. Un solo pago contra entrega y aceptación del informe respectivo por parte de la Dirección Ejecutiva de la CCISUR.
4. CCISUR se obliga hacer la retención correspondiente según Ley del Impuesto Sobre Renta por servicios profesionales y realizar la declaración de los mismos ante las oficinas del Servicio de Administración de Renta (SAR) o en su defecto EL CONTRATADO (DA) se obliga hacer la declaración de Impuestos siempre y cuando el mismo este apegado al Régimen de Pagos a Cuenta correspondiente por Ley; el cual está obligado a presentar periódicamente a la Administración de CCISUR; como medio de verificación la CONSTANCIA ELECTRÓNICA DE ESTAR SUJETO AL RÉGIMEN DE PAGOS A CUENTA, emitida por la oficina del SAR, la cual debe estar vigente en el período que corresponde su pago; dicho documento será adjuntado al pago según corresponda. La CCISUR hará entrega del respectivo comprobante de retención de impuesto sobre la renta de conformidad al régimen de facturación.

4. PERIODO DE CONTRATACIÓN:

• Su duración será de cinco días máximo.

5. ESTRUCTURA PROPUESTA PARA EL INFORME

Introducción

1. Objetivos
   1. Objetivo General
   2. Objetivos Específicos
2. Contexto
3. Fase de levantamiento
   1. Información general
   2. Situación actual
      • Estructura organizacional
      • Instalaciones físicas
      • Seguridad de las instalaciones
      • Condiciones ambientales
      • Volúmenes de documentación
   3. Resumen fase de levantamiento
      • Hallazgos y/o problemática actual
4. Fase de ejecución / apreciaciones
   1. Instalaciones físicas
   2. Seguridad
   3. Condiciones ambientales
   4. Condiciones de los Documentos
   5. Aspectos de Mejora
5. Anexos

6. FECHA MÁXIMA PARA RECIBIR PROPUESTAS: 10 de junio del 2024

7. FECHA PREVISTA PARA INICIAR CON LA ACTIVIDAD: 17 de junio del 2024