I. Datos generales

Consultoría para la solicitud de ofertas para la producción de audiovisuales, difusión de estos en redes sociales, lanzamiento y ejecución de campaña promocional.

Tipo de Consultoría: Consultoría Empresarial Local

Lugar de Trabajo: Tegucigalpa, Honduras

II.       Antecedentes

La Misión de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) en Honduras, desde finales del 2023 inició la implementación del Programa para la Gobernanza Democrática (El Programa, de acá en adelante) cuyo propósito es mejorar la transparencia y la eficacia del gasto público; mediante el desarrollo de la capacidad institucional para una gestión financiera pública eficaz y un control interno, centrándose en la aplicación y el cumplimiento de las leyes existentes relacionadas con la gestión financiera pública, el fortalecimiento de la transparencia en las contrataciones, el fortalecimiento de la rendición de cuentas y la capacidad de respuesta sistémica por parte de las entidades públicas de Honduras a los ciudadanos, al mismo tiempo que fortalece la sociedad civil, aumentando la confianza, salvaguardando los derechos humanos e incentivando a los hondureños a permanecer en su país y participar en su democracia. El logro de los objetivos deberá fortalecer la capacidad de Honduras para abordar sus persistentes desafíos de desarrollo por falta de oportunidades económicas, inseguridad, corrupción y migración irregular, al tiempo que mejorará la confianza ciudadana en la democracia. 

El Programa Gobernanza Democrática tiene tres objetivos: 

1. Mejora de la capacidad de gobernanza efectiva, la transparencia y la capacidad de respuesta ciudadana de las instituciones del Gobierno de Honduras.
2. Mejora de la capacidad de supervisión y rendición de cuentas del Gobierno de Honduras para combatir la corrupción y garantizar el uso adecuado de los fondos públicos. 
3. La sociedad civil, los medios de comunicación y los ciudadanos (especialmente los jóvenes) y el sector privado están facultados para combatir la corrupción, exigir responsabilidades al gobierno, participar en la reforma de la gobernanza y promover una cultura de derechos humanos e integridad. 

Para contribuir al logro de los objetivos planteados, el Programa colabora con la Secretaría de Gobernación, Justicia y Descentralización (SGJD), específicamente con la Dirección de Regulación, Registro y Seguimiento de Asociaciones Civiles (DIRRSAC), a fin de incrementar su capacidad de respuesta a la ciudadanía, mediante la implementación de un mecanismo novedoso de vídeo tutoriales, que mostrarán las vías más expeditas para realizar trámites ante esa dependencia, utilizando su plataforma informática.

III. Objetivos de la Consultoría Empresarial Local

3.1 Objetivo General:

Contribuir en la mejora del entorno habilitante para asociaciones civiles y fortalecer la capacidad de respuesta a la ciudadanía desde la institucionalidad pública, incrementando la destreza de sus representantes y apoderados legales al realizar trámites en la plataforma digital de la DIRRSAC.

3.2 Objetivos Específicos: 

1. Establecer un innovador mecanismo de aprendizaje (Paquete de Videos Tutoriales) en la plataforma digital de la SGJD, dirigido al sector de asociaciones civiles, academia y ciudadanía en general, que enseñe cómo realizar de manera expedita trámites en el sistema informático de la DIRRSAC.
2. Difundir el Paquete de Videos Tutoriales, mediante una campaña de difusión en redes sociales, dirigida particularmente a abogados, asociaciones civiles, facultades de Derecho y de manera general a la ciudadanía. Además, identificar redes y federaciones de asociaciones civiles con las cuales establecer asocios para difundir los vídeos entre sus asociados.

IV. Resultados Esperados: 

• Resultado1

Paquete de seis videos tutoriales: Conjunto de videos con una duración de entre 8 a 12 minutos cada uno que, mínimamente deben contener lo que se especifica en la tabla Síntesis de Audiovisuales. 

• Resultado 2

Plan de Organización y coordinación de evento de lanzamiento de vídeos y campaña: Un plan que incluya participantes clave, cronograma de actividades, entregables, y programación de desembolsos a proveedores de servicios para la realización del evento.

• Resultado 3

Informe del Evento de lanzamiento de videos y Campaña: Que incluya, entre otros puntos, resultados de la convocatoria, retroalimentación de los asistentes, cobertura de medios de comunicación tradicionales y digitales, medición del logro de objetivos, vídeos de entrevistas a asistentes o expositores.

• Resultado 4

Plan y Ejecución de campaña de difusión en redes sociales: Diseñar, lanzar, ejecutar y evaluar la campaña pública de difusión de los videos tutoriales y realizar una evaluación de la experiencia de los usuarios con el sistema informático de DIRRSAC. El Plan de Campaña debe contener los siguientes elementos: i) Objetivos de la campaña; ii) Análisis del Público Objetivo; iii) Selección de Plataformas; iv) Contenido y Mensajes Clave; v) Artes Gráficas y Audiovisuales; vi) Estrategia de Publicación; vii) Presupuesto; viii) Colaboraciones y Alianzas; ix) KPIs, Métricas e Indicadores de Éxito; x) Interacción y Gestión de la Comunidad.

Con la campaña se buscará, mediante un vínculo digital, redirigir al público objetivo desde la publicación en redes sociales al sitio web donde se alojan los videos. Adicionalmente, deberán identificarse redes y federaciones de asociaciones civiles con las cuales establecer asocios para difundir los vídeos entre sus asociados. La empresa / organización que lleve a cabo esta iniciativa debe garantizar el/los accesos/s a las plataformas o sitios web propuestos desde donde se llevará a cabo la campaña para poder obtener las métricas necesarias para medir y evaluar los resultados de la misma.

• Resultado 5

Informe de evaluación y análisis post-campaña: Al finalizar la campaña, realizar un análisis de los resultados obtenidos frente a los objetivos establecidos, identificando aprendizajes clave, aspectos exitosos y las áreas de mejora para futuras campañas.

V. Metodología de La Consultoría

Presentar ante la ciudadanía, con particular énfasis ante representantes de organizaciones de sociedad civil y abogados, los vídeos tutoriales que conjuntamente la SGJD y el Programa Gobernanza Democrática producirán. Esta iniciativa busca incrementar la capacidad de respuesta de la DIRRSAC a la ciudadanía, mediante la implementación de un mecanismo novedoso de vídeo tutoriales que mostrarán las vías más expeditas de realizar trámites ante esa dependencia al utilizar su plataforma informática.

Para logra lo anterior, el/la consultor/a deberá

• Presentar la metodología a ser utilizada para realizar el trabajo, que incluirá un plan de ejecución y un cronograma de trabajo, con cada una de las actividades a ser desarrolladas.
• Ejecutar el plan de trabajo aprobado por el Programa y la Dirección de Regulación Registro y Seguimiento de Asociaciones, de acuerdo con su cronograma y metodología; así como recopilar información y realizar revisión documental pertinente, realizar visitas propuestas y las entrevistas con la Dirección.

VI. Actividades por Realizar:

1. Definir metas: La consultoría deberá ayudar a definir al equipo enlace de la SGJD y del Programa Gobernanza Democrática, las metas concretas que se buscan alcanzar con este evento: ¿Qué se espera lograr con este evento? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Qué temas se discutirán?
2. Establecer el presupuesto: Costos de la organización, promoción, alojamiento y alimentación de los asistentes, entre otros.
3. Seleccionar la fecha y el lugar: La consultoría deberá ayudar a definir al equipo enlace de la SGJD y del Programa Gobernanza Democrática, la elección de la fecha y el lugar adecuados es esencial para el éxito del evento. Es importante elegir una fecha que sea conveniente para los asistentes y que no coincida con otros eventos importantes. El lugar debe ser fácilmente accesible y tener suficiente espacio para acomodar a todos los asistentes.
4. Coordinar con conferencistas: Coordinar la convocatoria y la participación de los conferencistas y expertos que participarán en el evento.
5. Promocionar el evento: Utilizar una variedad de canales de marketing, como las redes sociales, tarjetas de invitación en papel, correo electrónico, mensajerías instantáneas, llamadas telefónicas y los medios de comunicación tradicionales, para llegar a un público meta. También será responsable de todo el proceso previo de invitación y confirmación de asistencia de participantes y conferencistas.
6. Formato del evento: El evento será híbrido, con asistentes de manera presencial y transmisión en vivo por los canales de la SGJD y del Programa Gobernanza Democrática.
7. Materiales del evento: Los folletos, programas y materiales audiovisuales de presentación deberán prepararse con anticipación para garantizar que estén listos para el día del evento.
8. Convocatoria y atención a medios de comunicación: Incluye las acciones previas con medios de comunicación para dar a conocer el evento, la asistencia de expositores y organizadores a programas periodísticos en vivo previo al evento, invitación a medios, elaboración y distribución de notas y comunicados de prensa, así como el informe del seguimiento de la cobertura periodística del evento.
9. Coordinar la logística: Incluye la coordinación de transporte, alojamiento y catering para los asistentes, así como la disposición de equipos y tecnología necesarios para las presentaciones, tales como maestro de ceremonias, traducción simultánea a Lengua de Señas Hondureña (LESHO), sonido, pantallas audiovisuales, decoración, mobiliario, acceso a internet de banda ancha, entre otros.
10. Gestionar los registros: La gestión de los registros es esencial para garantizar que se registren correctamente y de manera ágil todos los asistentes al evento. Esto puede incluir la creación de un sitio web de registro.
11. Evaluación del evento: Incluir la realización de encuestas de satisfacción de los asistentes y la revisión de los objetivos establecidos al principio. Puede incluir entrevistas audiovisuales a los participantes y socios.
12. Agradecimientos y seguimiento: Enviar agradecimientos a los copatrocinadores (instituciones y OSC), conferencistas y participantes, con el fin de mantener el contacto con ellos para futuras colaboraciones o eventos.

Nota: En este momento solamente se pide cotizar el costo de los servicios de coordinación del evento, no incluir en la oferta económica otros costos de carácter logístico. 

El mecanismo de pago de todos los demás costos, tales como contratación de alimentación, logística de sonido y pantallas durante el evento, local, hospedajes, reproducción de materiales, y otros similares, será negociado una vez se haya contratado al proveedor de los servicios requeridos en esta solicitud de ofertas.

VII. Productos Para Entregar: 

Tabla 1

Productos y Plazos de Entrega

Los productos finales deberán cumplir con las regulaciones de marca establecidas para los programas de USAID.

• Una vez aprobados por líder del componente II, los productos generados bajo la consultoría serán propiedad de Gobernanza Democrática y deberán ser entregados en forma electrónica editable en español, a satisfacción de la dirección y del programa, asimismo la empresa consultora deberá entregar copia de la información relevante que hubiese sido recolectada con propósitos de la consultoría.
• La versión final de los productos deberá incluir los comentarios y retroalimentación recibida por parte de la Dirección de Regulación, Registro y Seguimiento de Asociaciones Civiles y de las 

entidades de control externo y otros entes del Estado con funciones de transparencia ética y lucha contra la corrupción, así como del líder componente II del programa.

Para ser aprobados los productos finales, éstos deberán cumplir con las regulaciones de marca establecidas para los programas de USAID.

VIII. Plazo o Duración del Servicio:

Para el desarrollo de esta consultoría el Programa reconocerá un máximo de 145 días/ 6 meses Solo en caso de que exista una justificación autorizada por la dirección del Programa de Gobernanza Democrática se podrá realizar un adendum.

IX. Forma de Pago:

Para proceder al pago de los servicios pactados en la Orden de Compra con la Empresa local deberá:

• A satisfacción del Programa Gobernanza Democrática, los productos definidos en la Tabla 1, según la fecha y la calidad requerida conforme al Plan de trabajo y cronograma.
• El/Los Productos deberán ser aprobados por la Dirección del Programa, ante recomendación del respectivo Liderazgo a cargo de la Consultoría, quien deberá contar con un informe de satisfacción por parte de la entidad o entidades beneficiadas directamente con los entregables de esta Consultoría. 
• Los gastos de emisión y entrega de los productos/reportes, correrán por cuenta de la Empresa Consultora.
• La Empresa Consultora cubrirá los gastos de movilización, hospedaje y alimentación durante la ejecución de la consultoría
• Los costos de talleres y reuniones que se requieran realizar durante la consultoría serán cubiertos por La Empresa Consultora y no por el Programa.
• La entrega de los servicios empresariales será cancelada en lempiras.
• Se aplicará la retención del Impuesto según Ley Tributaria del Servicio de Administración de Rentas (SAR).

X. Requisitos de La Empresa Consultora Local:

El presente es un proceso abierto y competitivo. Todas las productoras audiovisuales, agencias de comunicación, eventos, mercadeo o publicidad, u otras empresas de rubros vinculados legalmente registradas en el país están invitadas a revisar esta Solicitud de Ofertas Referencia y presentar propuestas que cumplan con los requerimientos de elegibilidad y cuenten con la capacidad para realizar los audiovisuales, organizar el evento de lanzamiento de la campaña y la campaña de difusión descritos en estos términos de referencia. 

Las ofertas se evaluarán en base a: 

1) Descripción técnica de la propuesta; 

2) Metodología y Plan de trabajo; 

3) Experiencia en producción audiovisual (Mostrar catálogo de trabajos similares);

4) Experiencia en producción y ejecución de campañas de mercadeo en redes sociales (Mostrar catálogo de trabajos similares); 

5) Experiencia en organización y montaje de eventos (Mostrar catálogo de trabajos similares); 6) Descripción de la capacidad técnica y profesional del ofertante;

7) Oferta económica.

La evaluación técnica tiene una ponderación del 80% y para que sea aceptada se requerirá una calificación mínima de 56%, quedando descalificados los oferentes que no alcancen el puntaje mínimo.

La evaluación técnica se hará en base a la tabla siguiente:

Factores de Evaluación:

Puntuación máxima / 100

1. Descripción técnica de la propuesta.

Debe ser detallada y debe incluir todos los aspectos de la creación de los videos, de su estrategia de difusión, y del evento de lanzamiento. Debe proporcionar detalles clave sobre los aspectos creativos, logísticos y técnicos del proyecto.

15%

1. Metodología y Plan de trabajo.

• Debe asegurar que el cliente entienda los pasos necesarios para cumplir con los objetivos del Proyecto, ajustándose a las especificaciones y recursos disponibles.
• Debe contener plan de entrega que incluya formatos de entrega, para que plataforma serán optimizados los productos, número de revisiones en el proceso de postproducción y calendario de entrega de versiones preliminares y producto final.

16%

1. Experiencia en producción audiovisual (Mostrar catálogo de trabajos similares).

13%

1. Experiencia en producción y ejecución de campañas de mercadeo en redes sociales (Mostrar catálogo de trabajos similares).

13%

1. Experiencia en organización y montaje de eventos (Mostrar catálogo de trabajos similares).

13%

1. Descripción de la capacidad técnica y profesional del ofertante.

• Descripción de los equipos y Programas Informáticos que se utilizaran en Preproducción, Producción y Postproducción.
• Perfiles cortos de la experiencia profesional individual del personal que se involucrará en la producción de los videos y en la campaña de difusión en redes sociales de éstos.

10%

PROPUESTA TÉCNICA

80%

PROPUESTA ECONÓMICA

20%

TOTAL

100%

La sumatoria de la evaluación técnica y económica dará como resultado la calificación final que servirá de base para la adjudicación.

XI. Supervisión y Coordinación:

La Empresa Consultora mantendrá comunicación y coordinación fluida con personal técnico de la Unidad Desarrollo de Capacidades y Comunicaciones y con apoyo de la Líder del Componente II del Programa, quien será su supervisor inmediato, con quien acordará los aspectos metodológicos y presupuestarios de las actividades a realizarse. La consultoría requerirá de la coordinación y comunicación fluida con el personal de WSP Honduras según las orientaciones recomendadas por el Líder del componente 1I del programa.

XII. Requisitos Para Postularse a La Consultoría

Enviar al correo [email protected]  a más tardar el 28/11/2024 a las 7:00 am.

Nota a considerar: Con el acompañamiento de la DIRRSAC, habrá una sesión presencial para aclarar dudas y preguntas, podrán participar en una sesión para aclaración de dudas el lunes 18 de noviembre de 2024 a las 2:00 pm en las oficinas de Gobernanza Democrática de manera virtual o presencial. 

Fecha máxima para recibir preguntas: 20 de noviembre 2024, 11:59pm

Para la postulación deben presentar lo siguiente:

1. Propuesta Técnica en formato en PDF; incluir las siguientes secciones:

• Enfoque técnico. Se deben describir los servicios a proveerse los cuales deben cumplir y expresar las especificaciones técnicas solicitadas en los entregables.
• Se debe resumir la experiencia institucional
• Se debe describir la composición del equipo propuesto, los roles y responsabilidades de cada integrante, y presentar sus hojas de vida del equipo de trabajo. 
• Se deben incluir al menos cuatro (4) cartas de referencia sobre trabajos previos relacionados.  Dichas cartas deberán contener información del nombre del cliente, firmante de la carta, descripción del servicio brindado y fecha. En caso de que alguno de los clientes no haya emitido la carta de referencia respectiva, pueden ser presentados como referencia copia de contratos, ordenes de inicio u otros documentos similares que den fe del servicio ofrecido por la firma consultora.
• Presentar evidencia si cuenta con alguna certificación como empresa.

1. Propuesta Económica, considerar lo siguiente:

La propuesta económica deberá ser entregada como se detalla en la tabla de entregables y puede ser presentada en la plantilla de la propuesta económica adjunta a esta solicitud. El Proveedor debe completar esta plantilla incluyendo la mayor cantidad de información posible. 

Para envíos por correo electrónico la dirección a la que deberán enviar la propuesta es: [email protected] 

La propuesta económica será principalmente evaluada para determinar si los costos son razonables. Si las puntuaciones técnicas de las propuestas son similares entonces la propuesta económica será el factor determinante.

WSP otorgará un subcontrato al Proveedor cuya propuesta representa el mejor valor. Gobernanza Democrática puede otorgar el subcontrato/orden de compra a un Proveedor con una propuesta económica mayor si determina que la propuesta técnica tiene concordancia con este costo mayor.

Responsabilidad General De La Empresa Consultora

1. Proveer una copia de los documentos legales como la constitución de la organización y la vigencia de poderes del representante legal según el establecimiento constitucional de Honduras.
2. Evidencia de un número UEI (En caso de necesitar apoyo o no tener número asignado a la empresa, favor solicitar al correo: [email protected] el instructivo para la solicitud del UEI a USAID).

Que Es Identificador Único De Entidad UEI (Sam)

Es un requerimiento obligatorio para la organización proveer un número UEI a WSP. El UEI es un sistema desarrollado y regulado por SAM.gov donde se asigna un número único identificador referido como “Identificador Único de Entidad (SAM)” a cada entidad o negocio. Sin el número UEI, WSP no puede considerar a un Oferente “responsable” para ejecutar un negocio y por lo tanto, WSP no entrará en un subcontrato/orden de compra o acuerdo monetario con ninguna organización. 

La determinación de un Proveedor seleccionado que resulte de esta solicitud es contingente de que el ganador provea su número UEI a WSP. Los Proveedores que no provean su número UEI, no recibirán una adjudicación y WSP seleccionará al siguiente Proveedor en el ranking de calificación que cuente con su número UEI. 

Todas las organizaciones extranjeras o americanas que reciban subcontratos/órdenes de compra de primer nivel con un valor de o mayor a US$ 25,000, están requeridas a obtener un número UEI previo a la firma del subcontrato/orden de compra.

1. Que la fuente, origen, y nacionalidad de los productos o servicios no provienen de un país prohibido (explicado abajo).

Fuente Y Nacionalidad

Bajo el código geográfico autorizado para este subcontrato/orden de compra, WSP únicamente puede contratar bienes o servicios de los siguientes países:

Código Geográfico 937: Bienes y servicios de cualquier área o país, incluyendo el país cooperante, excepto los países de fuente prohibida. Para ver más detalles puede revisar la ADS 310 en http://www.usaid.gov/who-we-are/agency-policy/series-300.

Al someter una propuesta en respuesta del RFP, los proveedores confirman que no están violando los requerimientos de Fuente y Nacionalidad de los bienes y servicios ofrecidos y que los bienes y servicios cumplen con los requerimientos del Código Geográfico y de las exclusiones para los países prohibidos descritos en https://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/Programs/Pages/Programs.aspx

1. Tener los suficientes recursos financieros para ejecutar el trabajo o la habilidad de obtener financiamiento sin recibir adelantos de WSP Se deberán presentar los estados financieros de los últimos tres años. WSP se reserva el derecho de visitar las oficinas del proveedor, previa coordinación con ellos.
2. Los Proveedores deben proveer información completa, confiable y actual en respuesta a la licitación. La penalidad por material falso está prescrita en la Sección 1001 del Título 18 del Código de los Estados Unidos.
3. Tener un récord de desempeño satisfactorio.

1. Incluir en el asunto del correo: Consultoría para la solicitud de ofertas para la producción de audiovisuales y difusión de estos en redes sociales.