Global Communities esta buscando tener una base de datos con candidatos calificados que puedan unirse a nuestra organización en los nuevos Programas Sociales, por lo que compartimos el siguiente perfil de puesto.

OBJETIVOS O PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO

Realizar la gestión para atender los requerimientos administrativos y de compras menores en el marco del presupuesto aprobado, cumpliendo con las políticas y manuales de finanzas y de adquisiciones de Global Communities.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Revisar y procesar las solicitudes de compra de materiales y servicios previo a su aprobación, de acuerdo a la normativa de micro compras aprobada. 
• Solicitar y brindar seguimiento a las cotizaciones de productos y servicios, vía correo electrónico u otro mecanismo aprobado.
• Llevar un registro de todas las compras efectuadas durante la vida del programa y un registro de los activos de la oficina, en archivos individuales, ordenados y completos según la normativa de Global Communities. 
• Reportar mensualmente los procesos realizados y bienes adquiridos.
• Asegurar que el área de adquisiciones reciba de forma oportuna las facturas proformas por parte de los proveedores para la emisión de órdenes de compra exentas, y asegurar el envío de estas últimas a los proveedores.
• Revisar y coordinar el envío oportuno de las solicitudes de pago para viáticos del personal de campo y administrativo a la oficina en Tegucigalpa
• Llevar control del mantenimiento a los vehículos asignados al proyecto.
• Brindar apoyo logístico y administrativo para el desarrollo de actividades de campo (talleres, capacitaciones, reuniones y otros análogos)
• Apoyar en la revisión de los documentos de soporte generados de las operaciones del Programa, así como apoyo en la revisión de las rendiciones de cuentas que presenten las organizaciones que reciben subvenciones.
• Responsable del manejo de la caja chica de la oficina
• Mantener control de las facturas originales, listas de asistencia, informes narrativos, actas de recepción y cualquier otro documento de soporte recibido o pendiente por recibir y asegurar el envío oportuno a la oficina sede en Tegucigalpa.
• Coordinar la recepción y envío oportuno de encomiendas y su correcta distribución al personal correspondiente 
• Atender llamadas telefónicas y visitas del personal de los socios, entidades implementadoras y beneficiarios de los proyectos, proveedores y personal del Programa. 
• Recibir y entregar bienes a las entidades sub receptoras, dando el seguimiento oportuno a la distribución en las diferentes regiones solicitantes. 
• Llevar control del inventario de materiales de oficina. 
• Preparación de órdenes de compra para aprobación.
• Coordinación de hospedaje para giras y envío de documentos.
• Recibe, revisa, controla y distribuye la correspondencia recibida.
• Ejecuta las acciones y actividades establecidas en los Manuales de administración y finanzas.
• Apoyar cualquier otra tarea que su jefe inmediato le solicite.

COMPETENCIAS

• Amplia comprensión de los principios de acción humanitaria ayuda de emergencia y los objetivos de resiliencia, y en particular de sectores como transferencias monetarias, vouchers y la protección humanitaria. 
• Habilidades de trabajo en contextos de emergencia y manejo de mecanismos distribución rápida de insumos de ayuda humanitaria
• Excelentes habilidades de pensamiento crítico y buen juicio. 
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita y alto nivel de organización y atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y escucha, incluyendo la capacidad de interactuar con las partes interesadas internas y externas de una manera profesional.
• Capacidad para trabajar en un entorno de equipo intercultural y disperso geográficamente. 
• Capacidad demostrada para trabajar con supervisión limitada. 
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y oral.
• Buena negociación y habilidades de resolución de problemas.
• Conocimiento de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Sensibilidad social y cultural, para manejar con paciencia, tacto y diplomacia situaciones complejas de necesidad, vulnerabilidad y riesgo 

REQUISITOS DEL PUESTO

• Grado de licenciatura de las carreras administrativa contables.
• Mínimo 3 años de experiencia en proceso administrativos y de compra, 
• Experiencia previa en el ámbito humanitario, preferiblemente con organizaciones humanitarias 
• Capacidad para trabajar en ambientes complejos de seguridad, bajo presión y en condiciones estresantes

CONDICIONES PARA APLICAR

• Interesado enviar su hoja de vida al correo electrónico
•  y hoja de vida, carta de interés y su aspiración salarial de preferencia en formato PDF con la siguiente nomenclatura en el asunto del correo: [email protected] CV-nombre de quien aplica y OFICIAL ADMINISTRATIVO , especificar la zona de interés 
• Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
• En caso de recibir alto volumen de aplicaciones, solamente se contactará a las personas calificadas en el proceso.
• No se considerarán aplicaciones incompletas, que no cumplan los requisitos y recibidas fuera de la fecha límite de aplicación
• Documentos a incluir: constancias que acrediten conocimiento experiencia, copia tarjeta de identidad.
• Fecha límite de aplicación: 26 de julio de 2024