TÉRMINOS DE REFERENCIA

“DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES”

I. ANTECEDENTES

La institución busca modernizar la gestión de su archivo físico mediante la transformación de expedientes de afiliados a formatos digitales. Debido al volumen de información y la importancia de la agilidad operativa, se requiere una solución que no solo convierta el papel en imágenes, sino que clasifique, indexe y permita la consulta centralizada de los documentos a través de una plataforma tecnológica eficiente y segura.

II. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

Contratar un servicio especializado para la digitalización de expedientes institucionales, que incluya el procesamiento físico, la indexación de datos y el despliegue de una herramienta de consulta (Visor Web) que garantice el acceso oportuno y organizado a la información de los afiliados.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

El proveedor deberá realizar las siguientes actividades:

• Preparación de documentos: Clasificación, limpieza (retiro de grapas, clips) y ordenamiento de los expedientes.
• Digitalización y Captura: Escaneo de documentos con resolución mínima de 300 DPI en formatos PDF o TIFF.
• Indexación y Catalogación: Extracción de datos clave (ej. Nombre del afiliado, DNI, Tipo de documento) para facilitar la búsqueda.
• Control de Calidad: Verificación del 100% de las imágenes para asegurar legibilidad y correspondencia con el físico.
• Carga de Datos: Migración de las imágenes y metadatos al sistema de gestión documental o visor web propuesto.
• Logística de Expedientes: Coordinación para el manejo de documentos ya sea mediante trabajo en las instalaciones de la institución o traslado seguro a las oficinas del proveedor.

IV. RESULTADOS ESPERADOS

4.1 Digitalización de Archivos

• Expedientes digitalizados íntegramente y entregados en formato digital estándar.
• Metadatos asociados a cada documento para búsquedas precisas.
• Reportes de producción diaria/semanal del avance del proyecto.

4.2 Herramienta de Consulta (Visor Web)

• Plataforma accesible vía web con búsqueda por múltiples criterios (DNI, Nombre, Fecha).
• Visualizador de documentos integrado que permita rotar, hacer zoom y descargar archivos.
• Seguridad mediante perfiles de usuario y roles de acceso.

V. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS GENERALES

• Seguridad de la Información: Cumplimiento de políticas de confidencialidad y respaldo de datos.
• Infraestructura: Si la solución es en la nube (SaaS), debe garantizar alta disponibilidad; si es local, debe integrarse a los servidores de la institución.
• Trazabilidad: Bitácora de auditoría para saber qué usuario consultó o descargó qué documento.

VI. ENTREGABLES

1. Plan de trabajo y cronograma de implementación.
2. Unidades de almacenamiento con imágenes e índices.
3. Licenciamiento o acceso al Visor Web de consultas.
4. Manual de usuario y administrador del sistema.
5. Acta de finalización y devolución del archivo físico.

VII. CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN

• Capacidad Operativa: Cantidad de escáneres y personal disponible para cumplir los plazos.
• Funcionalidad del Visor: Facilidad de uso y rapidez en la respuesta de búsqueda.
• Experiencia: Proyectos similares de digitalización masiva documentados.
• Costo por Imagen/Expediente: Claridad en la estructura de precios.

VIII. PLAZO, MODALIDAD Y LUGAR DE LA CONSULTORÍA

• 8.1 Plazo de la contratación: La consultoría tendrá una duración mínima de 1 año y máxima de 3 años a partir de la firma del contrato, abierto a prórrogas si se justifican las mismas o por solicitud de un nuevo alcance, mismos que deberán ser legalmente presentados mediante adendas al contrato principal.
• 8.2 Modalidad de contratación: Se contratará bajo modalidad directa por servicios de consultoría
• 8.3 Lugar de trabajo: El lugar de trabajo será estipulado en el contrato, pudiendo ser en la oficina principal de Cooperativa Chorotega, o en las instalaciones previamente visitadas del proveedor.

IX. FORMA DE PAGO

• Se realizará el pago mensualmente de acuerdo con el % de avance de documentos digitalizados.

X. FORMAS DE APLICAR

• Los interesados deberán enviar sus propuestas técnicas y financieras al siguiente correo: [email protected] o de forma física a las instalaciones de Cooperativa Chorotega oficina principal a más tardar 10 de febrero de 2026.